于紅

膠州市水利局 山東膠州 266300

1 信息時(shí)代辦公室檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理信息建設(shè)不足

由于很多部門和單位對(duì)辦公檔案信息管理的重要性小認(rèn)識(shí)不足，檔案管理信息化技術(shù)的運(yùn)用沒能在更寬更深的層次得以推進(jìn)。一些地方雖然已開始使用信息化的檔案管理，但管理設(shè)施仍是傳統(tǒng)的，檔案管理的信息化建設(shè)，往往存在空間不足、資金難以到位、難以統(tǒng)一規(guī)范和管理權(quán)限的問題。這樣，一些部門和單位在信息建設(shè)領(lǐng)域方面的缺失司空見慣，信息技術(shù)無法在檔案管理工作中得到有效而全面的運(yùn)用。信息化技術(shù)的大背景之下，辦公室檔案管理難以制定統(tǒng)一的規(guī)劃，因此，信息智能化條件下的一體化管理成為奢望[1]。

1.2 傳統(tǒng)的工作方式無法滿足信息化時(shí)代的要求

傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)中，檔案管理往往只是對(duì)檔案材料的收集、分類和收藏，但檔案不是文物，顯然還有它的實(shí)用功能。工作人員在信息化檔案管理中，應(yīng)該適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思路，讓檔案資源服務(wù)于本單位，服務(wù)于大眾。

1.3 信息化管理技術(shù)的落后

在辦公室檔案管理工作中，信息存檔和檔案管理仍然依靠工作人員進(jìn)行人工錄入、編輯，管理技術(shù)落后導(dǎo)致無法對(duì)檔案資料進(jìn)行高效的整理和歸檔，信息化管理的資料檢索功能更是無法發(fā)揮，信息化社會(huì)所要求的檔案服務(wù)功能無法真正實(shí)現(xiàn)。

2 創(chuàng)新信息時(shí)代辦公室檔案管理的有效策略

2.1 創(chuàng)新檔案管理工作的觀念

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化程度的加深，一方面，辦公室檔案管理人員應(yīng)適應(yīng)時(shí)代變化，敢于走出傳統(tǒng)的思想束縛，轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，增強(qiáng)職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，靈活多樣地開展工作，打開檔案管理工作的新局面；另一方面，單位主管部門也應(yīng)改變對(duì)檔案管理人員的偏見，充分重視檔案管理工作的價(jià)值，從源頭上引進(jìn)新型檔案管理人才，對(duì)已有的檔案管理人員，定期定量開展職業(yè)培訓(xùn)和針對(duì)檔案管理的信息化技術(shù)培訓(xùn)。這樣，上下齊心，雙管齊下，信息化技術(shù)的有利因素才能真正推動(dòng)辦公室檔案工作走向新時(shí)代。

2.2 創(chuàng)新檔案管理的工作方式

傳統(tǒng)的檔案管理方式存在不科學(xué)、不合理的地方，比如，檔案排列的雜亂、缺乏條理，檔案丟失，這些都會(huì)嚴(yán)重地影響檔案信息的使用價(jià)值，甚至給部門帶來嚴(yán)重?fù)p失。再如，工作人員對(duì)檔案沒有進(jìn)行規(guī)范的登記，檔案后續(xù)的查找和使用效率將大受影響，管理工作常常處于被動(dòng)的狀態(tài)，不利于工作的開展。在檔案管理過程中，工作人員要善于發(fā)現(xiàn)問題，善于學(xué)習(xí)科學(xué)的檔案管理知識(shí)，研究解決問題的新方法，有力地提高檔案管理工作效率。

（1）采用科學(xué)的方法，構(gòu)建檔案分類系統(tǒng)。面對(duì)資料的繁多和雜亂，管理人員歸類資料時(shí)，可以進(jìn)行大致分類，構(gòu)建出檔案總系統(tǒng)，總系統(tǒng)再分門別類，建構(gòu)一個(gè)個(gè)檔案子系統(tǒng)，這樣分類歸置，條目清晰，層次分明，利于管理。另外，也需要對(duì)檔案進(jìn)行備份處理，以防檔案丟失，給管理工作帶來負(fù)面影響，給部門的信譽(yù)或經(jīng)濟(jì)造成不必要的損失。

（2）強(qiáng)化管理秩序，構(gòu)建檔案登記系統(tǒng)。做好檔案的登記工作，是對(duì)檔案進(jìn)行管理的開始。檔案管理人員應(yīng)該對(duì)接收的每一個(gè)檔案信息進(jìn)行仔細(xì)登記，構(gòu)建起檔案登記系統(tǒng)。一方面，便于接通查找系統(tǒng)，在實(shí)際運(yùn)作過程中，便于查找、調(diào)閱檔案，檔案管理工作的效率將大為提升；另一方面，強(qiáng)化管理秩序，減少不必要的重復(fù)工作，有效解決傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，以科學(xué)嚴(yán)密的邏輯系統(tǒng)來管理檔案，整個(gè)檔案管理工作將有條不紊、有效展開[2]。

2.3 增強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)

（1）增強(qiáng)檔案管理工作服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。傳統(tǒng)的手工錄入和編輯資料的工作方式，工作效率低下，早已難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代發(fā)展的需要。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)縱深化發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理工作服務(wù)意識(shí)，把信息化的技術(shù)服務(wù)于辦公室檔案管理工作，整合檔案資源，創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的創(chuàng)建，開展辦公室檔案管理工作時(shí)，能夠不受時(shí)空限制，高效地查找或調(diào)取有效信息，讓信息技術(shù)帶動(dòng)檔案管理工作飛速前進(jìn)。當(dāng)然，檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的創(chuàng)建和有效使用需要各單位和政府的共同努力，各單位和政府要建構(gòu)好自動(dòng)化辦公的大環(huán)境，推進(jìn)智能化網(wǎng)絡(luò)辦公方式，推動(dòng)辦公室檔案管理工作在信息化辦公的時(shí)代浪潮中前進(jìn)。

（2）循序漸進(jìn)，提高信息化檔案管理水平。檔案管理工作的信息化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，不可操之過急。對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的整理，讓科學(xué)技術(shù)這只有力的“手”參與到檔案管理工作中來，為檔案管理工作打開一片廣闊的天空。一方面，從檔案管理的實(shí)際出發(fā)，建立系統(tǒng)化的檔案資料庫，不斷優(yōu)化信息化檔案管理平臺(tái)，提高信息化檔案管理的水平；另一方面，在網(wǎng)絡(luò)化資源共享的時(shí)代背景之下，各類信息快速更新，但是，辦公室檔案管理人員無法在短時(shí)間內(nèi)收集檔案信息，這時(shí)候，可以與其他部門實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，建立檔案的共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)價(jià)值的最大化。當(dāng)然，檔案共享平臺(tái)的建立，也應(yīng)該重視服務(wù)受眾的反饋，讓信息鏈上下聯(lián)通，讓大眾反饋檔案管理工作問題，監(jiān)督檔案管理工作有序展開[3]。

3 結(jié)語

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給辦公室檔案管理帶來前所未有的大好前景。各部門抓住時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇，樹立創(chuàng)新意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理觀念，改善工作方式，有序地把科技應(yīng)用于辦公室檔案管理工作中，保障檔案資料的安全，提升從業(yè)隊(duì)伍的技術(shù)水平和專業(yè)素養(yǎng)，真正實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化和智能化，讓信息時(shí)代的檔案管理工作煥發(fā)勃勃生機(jī)，真正服務(wù)于部門，服務(wù)于大眾，服務(wù)于社會(huì)。