李婧一

河北省任丘市華北石油通信有限公司 河北任丘 062550

文書工作是繁瑣的、具體的、失誤多、接觸面廣、隨機性大，因此有著較多不可預料性，在這種既要有原則性、又要有靈活性的文書工作中，工作好壞會直接對辦公室工作開展情況造成影響。那么應當如何更好完成文書工作呢？筆者對近些年來的工作實踐做出總結，認為想要完成文書工作，那么就需要更好地完成下述四點：一是具備極強時效性，二是具備極強保密性，三是具備極強原則性，四是具備極強責任心[1]。

1 具備極強責任心

文書工作是一項嚴格、嚴謹、認真的工作，它涉及到企業(yè)各個方面，因此不允許出現(xiàn)任何錯誤，很多人認為文書工作只不過是傳閱文件、收發(fā)文件、日常性辦事而已，但是這種想法是錯誤的。文書工作雖然離不開傳閱文件與收發(fā)文件，但是想要成為一名優(yōu)秀的文書，并不是一件十分簡單的事情，需要保證每天發(fā)文、收文、督辦等各項工作，不會出現(xiàn)任何差錯因此就需要將認真的態(tài)度加入到每項工作來，認真對待每一份信函、文件，并且做好編號登記。隨后送給領導批示，根據(jù)領導相關的要求轉達給不同的部門，使文件在整個過程中既準確又及時。除此之外，文書也做好督辦工作，因為文書工作性質十分繁雜，且具備較大的隨機性，因此有著較多的臨時性事務。通常這些事務十分緊急，比如一些工作沒干完，又要處理其他緊急事件。這些情況會占用文書人員一天中較多工作時間，所以每天都是忙碌的，要求文書工作人員不能離崗、堅守崗位，因為隨時隨地都可能有他人來辦事，就要求文書人員具備良好的責任心與服務意識，用熱情、真誠的態(tài)度去對待他人，用耐心去解釋各項工作，這些看起來雜碎不堪、簡單的工作，實質上有著極強的重要性。如果在工作中缺乏責任心，那么就難以完成這項工作。

2 具備極強原則性

原則性是每一名文書人員必須履行的基本素質與起碼工作底線，在工作中又要具備眼色，同時也要靈活處理各項任務，這在其他行業(yè)中十分難得，但是在文書工作中卻是堅決不可取的。原則性與靈活性在把握過程中，其中間的度就是制度規(guī)定，靈活性必須保證在原則范圍內的靈活，講究的是通融下靈活，而不是犧牲原則的靈活。如果出現(xiàn)這種情況，那么就會導致企業(yè)制度約束性、權威性逐漸喪失，在工作中，文書人員也保管著企業(yè)公章，這時就要求文書必須了解到，手中的印章代表的是一個公司、一個企業(yè)，而不是個人，因此有一定的嚴肅性和法律性。在使用每個印章時，都需要按照相應的制度去做事，并且在辦理相關手續(xù)后才可以使用。如果某個人在工作中缺乏較強的原則性，對于認識的人不講原則，不該做的事、不該印的章，都會因為關系而喪失原則，那么就難以保證企業(yè)日后更好發(fā)展。與此同時，如果在工作中有著嚴肅認真的工作態(tài)度，在辦事中對事不對人，根據(jù)規(guī)章制度辦事，那么就會得到他人的支持與理解，同時也能提高文書人員工作主動性[2]。

3 具備極強保密性

隨著時代發(fā)展、技術水平提高，這就使得各種信息發(fā)生泄密風險逐漸加劇，企業(yè)保密工作顯得更加重要，它不僅直接關系到企業(yè)切身利益，同時也關系到每個員工利益。所以需要重視保密工作，將保密工作貫穿到工作始終，并且明確了解保密的底線，對于一些明確涉及文件傳遞、收發(fā)、歸檔的職能，需要建立完善的保密制度，由此可以對各項工作進行檢查，使得保密工作在落實過程中有章可循、有法可依。與此同時，保密工作也涉及到企業(yè)中每個員工、各個部門，這是一項群眾性與基礎性工作，而非獨立工作，與其他工作都有著密切的聯(lián)系。如果沒有開展其他工作，那么就不涉及保密工作。而保密工作是為其他各項工作提供服務的前提。所以在這時我們應當常抓不懈、警鐘長鳴，樹立保密意識，保護公司機密，成為每個文書人員應當負起的責任以及樹立的意識。文書每天所接觸的工作內容都與各項信息有關，同時又在領導身邊開展各項工作，因此經(jīng)常性會涉及到保密的資料與信息。在工作中需要按照保密工作要求與職能去開展，按照函件、文件實際情況做好管理與傳閱的工作，在工作中，不該說的不說，不該看的不看，時刻保持警惕，因為往往泄密問題的發(fā)生，就在我們的身邊，并且也是不經(jīng)意的。辦公室工作主要是對于公司內外工作進行溝通與協(xié)調，因此這就決定辦公室有著繁雜的辦公環(huán)境與特點，所以開展保密工作顯得更加重要。

4 具備極強時效性

工作中的時效性主要指的是從傳閱、收文準確性與及時性兩個方面入手，文件及時性主要是對于文書工作實踐上所提出的要求。在文書往來過程中，應當保證將文件傳遞及時以及按時送達，否則會失去文件作用，并且耽誤事情。要保證對于文件中提到的各項事務辦理及時，并且按照領導的要求做好辦理，不可出現(xiàn)拖延不辦等嚴格的，按照文件內容去執(zhí)行與貫徹文件準確性，能夠對文書工作質量提出嚴格的要求。在文件處理、傳閱、接收等各個環(huán)節(jié)，不允許出現(xiàn)差錯，由此才能保證文件具備準確性。如果難以做到上述這點，就會導致文書與文件處理質量被不斷降低，給工作帶來更多損壞[3]。

5 結語

綜上所述，作為一名合格的文書人員，在工作中需要貫徹的要求為：時效性強、保密性強、原則性強、責任性強，只有這樣才能成為一名稱職的文書人員。在工作中應當將求真務實、嚴謹細致的工作作風加入其中，并且從思想角度入手，培養(yǎng)自身的觀念素質，堅持從管理方面著手，加強制度建設，堅持不斷學習，提高個人業(yè)務技能，并且將精益求精與時俱進的態(tài)度，加入到文書文件收發(fā)與傳達工作當中來，認真做好后勤工作，并且用求真務實態(tài)度，真誠熱情的服務去對待每天工作。