馬曉菲

山東省調(diào)水工程運(yùn)行維護(hù)中心濰坊分中心 山東濰坊 261061

水利工程檔案是建設(shè)管理的重要組成部分，是工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄。工程檔案是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成使用全過(guò)程中形成的，包括從項(xiàng)目提出、可行性研究、評(píng)估、立項(xiàng)、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、招（投）標(biāo)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量檢測(cè)與監(jiān)督、建設(shè)管理到竣工驗(yàn)收、運(yùn)行（試）、維護(hù)等過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各參建單位分別均需生成檔案歸檔。

水利工程檔案工作與工程建設(shè)實(shí)行“四同步，一超前”管理。即從工程建設(shè)項(xiàng)目論證同步進(jìn)行文件材料的收集、整理工作；建管單位組織招投標(biāo)，簽訂勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同（協(xié)議）時(shí)，設(shè)置專門條款，對(duì)檔案的載體形式、質(zhì)量、份數(shù)、移交工作提出明確要求；支付工程預(yù)付款及結(jié)算、檢查工程進(jìn)度與質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查檔案的收集、整理情況；成果評(píng)審、鑒定和工程質(zhì)量評(píng)定時(shí)，要同時(shí)審查檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)及檔案質(zhì)量是否符合驗(yàn)收要求；單位工程完竣工驗(yàn)收前，首先對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收,并形成對(duì)應(yīng)的驗(yàn)收意見(jiàn)。組卷及整編過(guò)程繁瑣而細(xì)致，要遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用[1]。做到組卷整編規(guī)范、合理，符合國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。整編方法具體可分為以下幾個(gè)方面：

一是根據(jù)山東省引黃濟(jì)青改擴(kuò)建工程文件材料歸檔范圍，劃分文件材料的類別，按文件種類組卷。同一類型的文件材料以分部或單位工程組卷，如工程質(zhì)量評(píng)定資料以分部工程組卷，竣工圖以單位工程或不同專業(yè)組卷；管理性文件材料以標(biāo)段或項(xiàng)目組卷。產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和維護(hù)中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨(dú)組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說(shuō)明和標(biāo)注。

二是歸檔內(nèi)容及分卷劃分整理好后進(jìn)行檔案整編工作。以山東調(diào)水改擴(kuò)建件檔案整編要求為例分為以下幾個(gè)部分：

（1）檔案盒。由山東省檔案局監(jiān)制，右側(cè)粘貼式黃色整體配紅色邊緣或者綠色邊緣紙質(zhì)檔案盒。檔案盒厚度要求為3、4、5厘米，不建議過(guò)厚。照片檔案盒及光盤檔案盒為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11821-2002，為2 厘米。

（2）封面、脊背條。檔號(hào)由省中心統(tǒng)一編制。保管期限根據(jù)檔案管理辦法分為永久、長(zhǎng)期、短期。封面及脊背條由與檔案盒外觀無(wú)差異的黃色牛皮紙打印后裁剪相同大小貼上，編制單位蓋章。

（3）目錄及裝訂。卷內(nèi)目錄為本卷內(nèi)容的總體呈現(xiàn)，不裝訂，不編寫頁(yè)碼，為獨(dú)立單頁(yè)。裝訂時(shí)去掉金屬物，先修復(fù)破損的文件材料。不易修復(fù)的應(yīng)復(fù)制，與原件一并立卷，將空白紙和重份材料剔除。大膠裝，由一本或者多本膠裝后的資料組成，則卷內(nèi)目錄則就為幾條，計(jì)幾件，目錄序號(hào)相對(duì)應(yīng)。大膠裝內(nèi)附卷內(nèi)目錄，該頁(yè)目錄編入頁(yè)碼，頁(yè)數(shù)欄改為頁(yè)號(hào)。若本卷沒(méi)有膠裝，裝訂方式為三孔一線線裝，則形成幾件資料，目錄為幾條。卷內(nèi)目錄的頁(yè)數(shù)項(xiàng)即為本件的頁(yè)數(shù)，每件獨(dú)立編寫頁(yè)碼，備注填寫PDF 頁(yè)碼及最后一條要寫該件案卷的起止頁(yè)。日期填寫該件資料中的最晚日期。立卷單位填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的部門。

（4）頁(yè)碼。案卷內(nèi)文件材料每件的頁(yè)碼獨(dú)立編寫，有內(nèi)容即為一頁(yè)，不論內(nèi)容多少，驗(yàn)收時(shí)要求頁(yè)碼逐頁(yè)用打碼機(jī)打碼，注意不要遺漏或重復(fù)。單面書(shū)寫的材料在右下角編寫頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫的材料，正面在其右下角，反面在其左下角編寫。已經(jīng)印刷成冊(cè)的材料，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)號(hào)；與其它文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄[2]。

（5）施工圖紙。竣工圖紙需要加蓋竣工圖章，并且填寫完整，圖樣幅面按照統(tǒng)一國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型以手風(fēng)琴式折疊，標(biāo)題欄露在右下角，圖紙均需蓋檔號(hào)章，逐漸編號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄。如果有設(shè)計(jì)變更，則需要在圖紙上標(biāo)注，在說(shuō)明欄內(nèi)標(biāo)注變更依據(jù)。監(jiān)理加蓋竣工圖確認(rèn)章。

（6）備考表：注明案卷內(nèi)形成文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)及在整編過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題，立卷人和審核人簽字為手簽，填寫完成立卷和審核的日期?；ヒ?jiàn)號(hào)填寫反應(yīng)同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)。即照片檔案的檔號(hào)。

（7）檔號(hào)章及正副本章：在確定案卷內(nèi)容無(wú)誤后，在案卷的每件右上角空白處加蓋正本章、檔號(hào)章，上面為紅色正本章，下面為藍(lán)色檔號(hào)章，并且用黑色中性筆認(rèn)真填寫檔號(hào)和序號(hào)，與目錄對(duì)應(yīng)。副本則在復(fù)印件上加蓋副本章及檔號(hào)章。

（8）照片檔案：依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）照片總說(shuō)明包括照片內(nèi)容，工程概況，參建單位等。分說(shuō)明一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說(shuō)明。包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物（姓名、身份、職務(wù)職稱、位置）、背景、攝影者等六要素，時(shí)間用阿拉拍數(shù)字表示。根據(jù)分類情況組卷，將照片與說(shuō)明一起固定在A4 芯頁(yè)正面，案卷芯頁(yè)以十五頁(yè)左右適宜。并附卷內(nèi)目錄與卷內(nèi)備考表。以照片的自然張內(nèi)容編寫目錄，照片號(hào)即案卷內(nèi)照片的順序號(hào)；照片題名在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下填寫照片名稱，一般不應(yīng)超過(guò)50 字。參見(jiàn)號(hào)即與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。照片檔案的總說(shuō)明、目錄及備考表應(yīng)重新打印在照片專用紙上放入照片檔案盒，不可打印在A4 紙上粘貼[3]。

（9）光盤檔案：水利工程改擴(kuò)建檔案要求一套光盤檔案內(nèi)容包括合同、照片（PPT、JPG）、PDF、影像資料（50 萬(wàn)以上），共四類光盤且一正兩副，共計(jì)12 張。

（10）所有的電子版材料存入優(yōu)盤，包括光盤刻錄的內(nèi)容及自檢報(bào)告、案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。

水利工程檔案的整編質(zhì)量是衡量工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)、咨詢、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理等各項(xiàng)工作質(zhì)量的重要依據(jù)。必須將其納入工程管理內(nèi)容。檔案驗(yàn)收達(dá)不到規(guī)定要求的，工程不得進(jìn)行鑒定或通過(guò)驗(yàn)收。未按規(guī)定在期限內(nèi)完成歸檔任務(wù)的，不得評(píng)為優(yōu)質(zhì)工程。相關(guān)單位對(duì)最終檔案資料驗(yàn)收不合格的單位，不返還質(zhì)量保證金。因此，為更好的為工程建設(shè)和管理服務(wù)，必須加強(qiáng)檔案信息資源的有效利用和保護(hù)，切實(shí)做好水利工程的檔案管理及整編工作。