陳希江
臨沂市臨沭縣煙草專賣局(分公司) 山東臨沂 276700
煙草商業(yè)企業(yè)的流程建設(shè)優(yōu)化是保障企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要途徑。從目前情況來看,煙草商業(yè)企業(yè)在流程建設(shè)優(yōu)化的過程中存在著較多問題,這些問題會(huì)或多或少的影響煙草企業(yè)的發(fā)展,因此進(jìn)行有效的流程建設(shè)優(yōu)化就顯得尤為重要。
煙草商業(yè)企業(yè)流程建設(shè)優(yōu)化,主要是以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ),以提升企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量以及管理水平為目的,對現(xiàn)有的企業(yè)流程問題進(jìn)行改善。流程優(yōu)化應(yīng)當(dāng)應(yīng)用于企業(yè)的各個(gè)部分,有效的流程優(yōu)化能夠保障企業(yè)運(yùn)行效率,為企業(yè)各部門之間的信息傳遞提供更加便捷有效的環(huán)境。有效的流程優(yōu)化也能夠提升企業(yè)管理效率,幫助各部門解決信息不對等的問題,使職工能夠跨職能順暢溝通,降低企業(yè)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn),規(guī)范員工行為,保障企業(yè)能夠長久發(fā)展。除此以外,流程建設(shè)優(yōu)化能夠?qū)崿F(xiàn)職能向流程的轉(zhuǎn)變,推動(dòng)管理工作的更新升級[1]。
煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)以顧客為中心,打通企業(yè)和客戶之間的溝通渠道,充分了解市場需求。應(yīng)當(dāng)以客戶需求為基礎(chǔ),縮短企業(yè)和客戶的距離,提高市場效率,保障各個(gè)單位部門順利實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到客戶價(jià)值,充分重視發(fā)展過程,將日常工作流程化處理,以此提升流程執(zhí)行效率。
在對煙草商業(yè)企業(yè)流程建設(shè)優(yōu)化過程中,應(yīng)當(dāng)盡量讓獨(dú)立個(gè)人或部門完成單獨(dú)工作,又明確各個(gè)部門之間的關(guān)系,這樣才能夠幫助各部門之間明確責(zé)任劃分,提升信息共享保障工作效率,以此減少工作量。因此,商業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)將相似工作的部門進(jìn)行合并,將工作關(guān)聯(lián)度較高的人員分到同一部門,以確保職責(zé)完整性[2]。
有效的流程設(shè)計(jì),能夠提升企業(yè)的運(yùn)行價(jià)值,并減少不必要的增值工作。流程建設(shè)優(yōu)化的一切活動(dòng)內(nèi)容都應(yīng)緊緊圍繞價(jià)值增值的主體內(nèi)容,應(yīng)當(dāng)完善銷售和生產(chǎn)兩個(gè)主體業(yè)務(wù)的工作體系,要盡量讓優(yōu)化工作條理化、系統(tǒng)化,減少優(yōu)化過程的投入,使流程管理良性發(fā)展持續(xù)提升。
在流程建設(shè)優(yōu)化前,應(yīng)當(dāng)明確流程體系規(guī)劃。要建立高度有效的運(yùn)行體系,將質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),傳統(tǒng)體系進(jìn)行融合,并以此為基礎(chǔ)建立起完善的企業(yè)綜合體系文件,以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的升級,并對其進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理優(yōu)化。此外,還需強(qiáng)化流程分級設(shè)計(jì),要有明確的流程分級標(biāo)準(zhǔn),將企業(yè)流程明確貫通,設(shè)計(jì)出系統(tǒng)層級框架。通過對企業(yè)資源調(diào)配進(jìn)行優(yōu)化,明確優(yōu)化組織架構(gòu),縮短各部門職能之間的間隔。在規(guī)劃階段也要進(jìn)行流程調(diào)研工作,該工作是優(yōu)化前期的重要工作,是通過全面理順現(xiàn)狀,確定改進(jìn)方向,并為接下來的優(yōu)化工作提供參考。在具體工作中,應(yīng)當(dāng)要求各部門對相應(yīng)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行流程問題診斷,對各流程節(jié)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)、效率等多方面進(jìn)行考證,明確流程優(yōu)化的重點(diǎn)難點(diǎn),最終設(shè)計(jì)出結(jié)構(gòu)清晰的流程建設(shè)優(yōu)化清單[3]。
在建設(shè)優(yōu)化過程中,要明確流程編寫優(yōu)化方法,通過對整體問題進(jìn)行分析來改善現(xiàn)有流程。要有效利用現(xiàn)有流程,對新型流程進(jìn)行全面設(shè)計(jì),充分使用優(yōu)化工具,開展流程編寫技能培訓(xùn),可以對VISIO 這類流程編寫工具及節(jié)點(diǎn)描述方式等開展培訓(xùn)工作,確保執(zhí)行人員對流程編寫方法充分了解[4]。要發(fā)動(dòng)全員對優(yōu)化流程進(jìn)行編寫,堅(jiān)持全員參與原則,在此過程中,可以將流程運(yùn)行的步驟要求等信息通過流程圖進(jìn)行展示,綜合各種管理方法,基于架構(gòu)職責(zé)崗位工作流程現(xiàn)存的問題進(jìn)行精簡和優(yōu)化。尤其是要對各部門崗位的職責(zé)劃分,工作步驟等流程節(jié)點(diǎn)現(xiàn)存的降低工作效率的浪費(fèi)點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化處理。
流程建設(shè)優(yōu)化的檢查階段,應(yīng)當(dāng)根據(jù)流程級別開展綜合評審工作。應(yīng)當(dāng)由決策管理層帶頭評審,各部門積極參與評審?fù)ㄟ^整合各部門評審結(jié)果,確保建設(shè)優(yōu)化流程全方面都得到檢驗(yàn),以此得到最終的工作項(xiàng)目優(yōu)化流程,得到現(xiàn)階段最優(yōu)方案。流程建設(shè)優(yōu)化的檢查階段,也是檢驗(yàn)各部門職員在流程具體實(shí)施前對流程認(rèn)同度的措施,能夠以此保障建設(shè)優(yōu)化方案順利執(zhí)行。
在流程建設(shè)優(yōu)化方案具體實(shí)施后,應(yīng)當(dāng)持續(xù)進(jìn)行改進(jìn)工作。在流程評審發(fā)布后,管理人員對流程運(yùn)行進(jìn)行實(shí)時(shí)指導(dǎo),開展內(nèi)部審核工作,對流程的運(yùn)行過程進(jìn)行跟蹤考核,確保流程關(guān)鍵點(diǎn)得到有效執(zhí)行。此外,也應(yīng)當(dāng)對流程運(yùn)行最終結(jié)果進(jìn)行考核,并及時(shí)反饋執(zhí)行情況,以此對現(xiàn)有流程文件進(jìn)行修改。流程建設(shè)優(yōu)化是需要持續(xù)改進(jìn)的過程,要不斷根據(jù)企業(yè)目標(biāo)和內(nèi)外部環(huán)境變化進(jìn)行及時(shí)修改,鞏固流程優(yōu)化成果,持續(xù)提升管理體系運(yùn)行效果。此外,在流程建設(shè)優(yōu)化方案具體實(shí)施過程中也要將流程信息化,實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)上運(yùn)作??梢猿浞掷靡苿?dòng)端,將關(guān)鍵流程在線上進(jìn)行統(tǒng)一管理,實(shí)時(shí)跟蹤執(zhí)行情況,提高執(zhí)行效率。
煙草商業(yè)企業(yè)流程建設(shè)優(yōu)化的水平能夠直接體現(xiàn)企業(yè)管理水平,有效的流程建設(shè)優(yōu)化能夠降低企業(yè)運(yùn)營成本,幫助企業(yè)持續(xù)發(fā)展。對于優(yōu)化建設(shè)企業(yè)業(yè)務(wù)流程,企業(yè)應(yīng)當(dāng)站在更高的層面不斷尋求突破,使業(yè)務(wù)流程能夠更加有效的針對企業(yè)內(nèi)外部情況充分實(shí)現(xiàn)運(yùn)行價(jià)值。