陳希江

臨沂市臨沭縣煙草專賣局（分公司） 山東臨沂 276700

煙草商業(yè)企業(yè)的流程建設(shè)優(yōu)化是保障企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要途徑。從目前情況來看，煙草商業(yè)企業(yè)在流程建設(shè)優(yōu)化的過程中存在著較多問題，這些問題會(huì)或多或少的影響煙草企業(yè)的發(fā)展，因此進(jìn)行有效的流程建設(shè)優(yōu)化就顯得尤為重要。

1 流程建設(shè)優(yōu)化的意義

煙草商業(yè)企業(yè)流程建設(shè)優(yōu)化，主要是以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，以提升企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量以及管理水平為目的，對現(xiàn)有的企業(yè)流程問題進(jìn)行改善。流程優(yōu)化應(yīng)當(dāng)應(yīng)用于企業(yè)的各個(gè)部分，有效的流程優(yōu)化能夠保障企業(yè)運(yùn)行效率，為企業(yè)各部門之間的信息傳遞提供更加便捷有效的環(huán)境。有效的流程優(yōu)化也能夠提升企業(yè)管理效率，幫助各部門解決信息不對等的問題，使職工能夠跨職能順暢溝通，降低企業(yè)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范員工行為，保障企業(yè)能夠長久發(fā)展。除此以外，流程建設(shè)優(yōu)化能夠?qū)崿F(xiàn)職能向流程的轉(zhuǎn)變，推動(dòng)管理工作的更新升級[1]。

2 流程建設(shè)優(yōu)化的原則

2.1 流程建設(shè)優(yōu)化應(yīng)以客戶為導(dǎo)向

煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)以顧客為中心，打通企業(yè)和客戶之間的溝通渠道，充分了解市場需求。應(yīng)當(dāng)以客戶需求為基礎(chǔ)，縮短企業(yè)和客戶的距離，提高市場效率，保障各個(gè)單位部門順利實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到客戶價(jià)值，充分重視發(fā)展過程，將日常工作流程化處理，以此提升流程執(zhí)行效率。

2.2 流程建設(shè)優(yōu)化應(yīng)當(dāng)遵循職責(zé)完整性原則

在對煙草商業(yè)企業(yè)流程建設(shè)優(yōu)化過程中，應(yīng)當(dāng)盡量讓獨(dú)立個(gè)人或部門完成單獨(dú)工作，又明確各個(gè)部門之間的關(guān)系，這樣才能夠幫助各部門之間明確責(zé)任劃分，提升信息共享保障工作效率，以此減少工作量。因此，商業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)將相似工作的部門進(jìn)行合并，將工作關(guān)聯(lián)度較高的人員分到同一部門，以確保職責(zé)完整性[2]。

2.3 流程建設(shè)優(yōu)化應(yīng)當(dāng)遵循價(jià)值增值原則

有效的流程設(shè)計(jì)，能夠提升企業(yè)的運(yùn)行價(jià)值，并減少不必要的增值工作。流程建設(shè)優(yōu)化的一切活動(dòng)內(nèi)容都應(yīng)緊緊圍繞價(jià)值增值的主體內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)完善銷售和生產(chǎn)兩個(gè)主體業(yè)務(wù)的工作體系，要盡量讓優(yōu)化工作條理化、系統(tǒng)化，減少優(yōu)化過程的投入，使流程管理良性發(fā)展持續(xù)提升。

3 流程建設(shè)優(yōu)化步驟

3.1 規(guī)劃階段

在流程建設(shè)優(yōu)化前，應(yīng)當(dāng)明確流程體系規(guī)劃。要建立高度有效的運(yùn)行體系，將質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，傳統(tǒng)體系進(jìn)行融合，并以此為基礎(chǔ)建立起完善的企業(yè)綜合體系文件，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的升級，并對其進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理優(yōu)化。此外，還需強(qiáng)化流程分級設(shè)計(jì)，要有明確的流程分級標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)流程明確貫通，設(shè)計(jì)出系統(tǒng)層級框架。通過對企業(yè)資源調(diào)配進(jìn)行優(yōu)化，明確優(yōu)化組織架構(gòu)，縮短各部門職能之間的間隔。在規(guī)劃階段也要進(jìn)行流程調(diào)研工作，該工作是優(yōu)化前期的重要工作，是通過全面理順現(xiàn)狀，確定改進(jìn)方向，并為接下來的優(yōu)化工作提供參考。在具體工作中，應(yīng)當(dāng)要求各部門對相應(yīng)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行流程問題診斷，對各流程節(jié)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)、效率等多方面進(jìn)行考證，明確流程優(yōu)化的重點(diǎn)難點(diǎn)，最終設(shè)計(jì)出結(jié)構(gòu)清晰的流程建設(shè)優(yōu)化清單[3]。

3.2 建設(shè)優(yōu)化階段

在建設(shè)優(yōu)化過程中，要明確流程編寫優(yōu)化方法，通過對整體問題進(jìn)行分析來改善現(xiàn)有流程。要有效利用現(xiàn)有流程，對新型流程進(jìn)行全面設(shè)計(jì)，充分使用優(yōu)化工具，開展流程編寫技能培訓(xùn)，可以對VISIO 這類流程編寫工具及節(jié)點(diǎn)描述方式等開展培訓(xùn)工作，確保執(zhí)行人員對流程編寫方法充分了解[4]。要發(fā)動(dòng)全員對優(yōu)化流程進(jìn)行編寫，堅(jiān)持全員參與原則，在此過程中，可以將流程運(yùn)行的步驟要求等信息通過流程圖進(jìn)行展示，綜合各種管理方法，基于架構(gòu)職責(zé)崗位工作流程現(xiàn)存的問題進(jìn)行精簡和優(yōu)化。尤其是要對各部門崗位的職責(zé)劃分，工作步驟等流程節(jié)點(diǎn)現(xiàn)存的降低工作效率的浪費(fèi)點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化處理。

3.3 評審階段

流程建設(shè)優(yōu)化的檢查階段，應(yīng)當(dāng)根據(jù)流程級別開展綜合評審工作。應(yīng)當(dāng)由決策管理層帶頭評審，各部門積極參與評審?fù)ㄟ^整合各部門評審結(jié)果，確保建設(shè)優(yōu)化流程全方面都得到檢驗(yàn)，以此得到最終的工作項(xiàng)目優(yōu)化流程，得到現(xiàn)階段最優(yōu)方案。流程建設(shè)優(yōu)化的檢查階段，也是檢驗(yàn)各部門職員在流程具體實(shí)施前對流程認(rèn)同度的措施，能夠以此保障建設(shè)優(yōu)化方案順利執(zhí)行。

3.4 執(zhí)行時(shí)的改進(jìn)階段

在流程建設(shè)優(yōu)化方案具體實(shí)施后，應(yīng)當(dāng)持續(xù)進(jìn)行改進(jìn)工作。在流程評審發(fā)布后，管理人員對流程運(yùn)行進(jìn)行實(shí)時(shí)指導(dǎo)，開展內(nèi)部審核工作，對流程的運(yùn)行過程進(jìn)行跟蹤考核，確保流程關(guān)鍵點(diǎn)得到有效執(zhí)行。此外，也應(yīng)當(dāng)對流程運(yùn)行最終結(jié)果進(jìn)行考核，并及時(shí)反饋執(zhí)行情況，以此對現(xiàn)有流程文件進(jìn)行修改。流程建設(shè)優(yōu)化是需要持續(xù)改進(jìn)的過程，要不斷根據(jù)企業(yè)目標(biāo)和內(nèi)外部環(huán)境變化進(jìn)行及時(shí)修改，鞏固流程優(yōu)化成果，持續(xù)提升管理體系運(yùn)行效果。此外，在流程建設(shè)優(yōu)化方案具體實(shí)施過程中也要將流程信息化，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的網(wǎng)上運(yùn)作?？梢猿浞掷靡苿?dòng)端，將關(guān)鍵流程在線上進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)時(shí)跟蹤執(zhí)行情況，提高執(zhí)行效率。

4 結(jié)語

煙草商業(yè)企業(yè)流程建設(shè)優(yōu)化的水平能夠直接體現(xiàn)企業(yè)管理水平，有效的流程建設(shè)優(yōu)化能夠降低企業(yè)運(yùn)營成本，幫助企業(yè)持續(xù)發(fā)展。對于優(yōu)化建設(shè)企業(yè)業(yè)務(wù)流程，企業(yè)應(yīng)當(dāng)站在更高的層面不斷尋求突破，使業(yè)務(wù)流程能夠更加有效的針對企業(yè)內(nèi)外部情況充分實(shí)現(xiàn)運(yùn)行價(jià)值。