張蕾

鐵法煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司檔案館 遼寧調(diào)兵山 112700

1 干部人事檔案整理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

1.1 工作程序復(fù)雜，整理效率不高

《干部檔案整理工作細(xì)則》指出，干部檔案整理主要包括鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等流程。這其中要數(shù)檔案材料的鑒別、分類和排序最為關(guān)鍵。單就鑒別而言，就包括判斷材料是否屬于應(yīng)歸檔內(nèi)容、審查材料是否齊全完整、手續(xù)是否完備、是否涉及其他重要問(wèn)題等。這對(duì)人手通常不足的基層檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，經(jīng)常會(huì)使簡(jiǎn)單的一卷檔案都要經(jīng)歷數(shù)次補(bǔ)充完善，一個(gè)環(huán)節(jié)跟不上，其他環(huán)節(jié)就受到影響，而檔案整理的各個(gè)環(huán)節(jié)絕大多數(shù)都要依靠管理人員手工操作，增加了工作難度和強(qiáng)度，效率不高[1]。

1.2 檔案資源缺乏，影響材料完整

受干部所在單位或材料形成部門(mén)對(duì)干部人事檔案工作重視程度不夠等影響，一些基層單位沒(méi)有專人負(fù)責(zé)干部人事檔案工作，這就造成常規(guī)性材料收集不及時(shí)，關(guān)鍵材料長(zhǎng)期缺失，檔案整理工作“巧婦難為無(wú)米之炊”的問(wèn)題，影響了后期干部人事檔案管理的質(zhì)量和利用效果。部分干部對(duì)干部人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，在填寫(xiě)履歷表或其他材料時(shí)能省則省，信息填寫(xiě)不規(guī)范，個(gè)人在職經(jīng)歷、崗位培訓(xùn)、職務(wù)晉升等材料不及時(shí)送交檔案管理部門(mén)，材料缺少審核部門(mén)印章、沒(méi)有本人親筆簽名等瑕疵不時(shí)出現(xiàn)。

1.3 整理深度不夠，信息管理混亂

有的檔案管理機(jī)構(gòu)存在“重收集、輕整理”思想，只是簡(jiǎn)單接收材料，整理不及時(shí)、不深入，對(duì)干部人事調(diào)整、工資待遇、個(gè)人信息（如學(xué)歷、榮譽(yù)、家庭情況、社會(huì)關(guān)系）等動(dòng)態(tài)調(diào)整的信息，沒(méi)能及時(shí)準(zhǔn)確地整理匯總，缺乏對(duì)干部信息的統(tǒng)計(jì)分析。有的在接收材料時(shí)，不按要求審核材料，將一些未經(jīng)組織同意本人擅自提供的材料，或是組織上未予審定認(rèn)可等手續(xù)不完備的材料收集歸檔，造成信息混亂。還有一些檔案管理機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，在收集、整理材料時(shí)，對(duì)材料鑒別缺乏流程控制，甚至個(gè)別管理人員違反紀(jì)律，協(xié)助材料造假或知情不報(bào)，給檔案信息認(rèn)定等工作帶來(lái)了很大困難[2]。

2 干部人事檔案材料整理的新要求

2.1 掌握分類及排序方法

（1）干部人事檔案根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類履歷材料，第二類自傳和思想材料，第三類考核鑒定材料，第四類學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)材料，第五類政審、審計(jì)和審核材料，第六類黨、團(tuán)材料，第七類表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料，第八類違規(guī)違紀(jì)違法處理處分材料，第九類工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表材料以及第十類其他可供組織參考的材料。其中第四類分四小類：4-1 學(xué)歷學(xué)位材料，4-2 職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料，4-3 科研學(xué)術(shù)材料，4-4 培訓(xùn)材料。第九類分四小類：9-1工資、待遇材料，9-2任免材料，9-3因公出國(guó)（境）材料，9-4 參加會(huì)議的代表登記表等材料。

（2）材料排序是檔案整理的重要一環(huán)，科學(xué)準(zhǔn)確地分類排序，是做好檔案整理工作的基礎(chǔ)。干部人事檔案整理常見(jiàn)排序方法有三種。一是按人事檔案材料形成時(shí)間排序：第一類、第二類、第三類、第七類、第十類材料。二是按人事檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序?yàn)?，上?jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn)，調(diào)查報(bào)告，證明材料、本人檢討或交待材料等。第六類材料排列順序?yàn)?，入團(tuán)志愿書(shū)、入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)；加入民主黨派材料；入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)。其余材料按照形成時(shí)間順序排列。三是按照檔案材料性質(zhì)和時(shí)間順序相對(duì)集中排序的：第四類和第九類材料。

2.2 規(guī)范收集材料

（1）要按時(shí)收集、整理材料。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個(gè)月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔，同時(shí)要定期催要材料。

（2）所收集的材料應(yīng)規(guī)范。所有歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，如果是由組織部門(mén)審查歸檔的材料，還要有組織相關(guān)印章，調(diào)查結(jié)論或處分決定還需要有本人親筆簽名，沒(méi)有本人簽名的，要由相關(guān)組織注明情況。除證件、證書(shū)外，盡量不要使用復(fù)印件，使用復(fù)印件時(shí)要清楚地注明復(fù)印時(shí)間、出處，并加蓋材料提供方所在組織人事部門(mén)的印章[3]。

2.3 加強(qiáng)材料鑒別

干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格干部人事檔案日常管理，貫徹組織人事部門(mén)“凡提必審、凡進(jìn)必審、凡轉(zhuǎn)必審”要求，在接收材料時(shí)，認(rèn)真鑒別檔案材料，發(fā)現(xiàn)送交的材料不符合歸檔要求時(shí)，及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)補(bǔ)送、補(bǔ)辦手續(xù)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)干部規(guī)范填寫(xiě)檔案材料的指導(dǎo)，認(rèn)真審查檔案信息，尤其是關(guān)乎干部年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份等方面的材料，杜絕材料涂改造假，從源頭上把好虛假材料“入口關(guān)”，維護(hù)干部人事檔案材料的真實(shí)性。

3 新時(shí)期干部人事檔案整理工作對(duì)策

3.1 嚴(yán)格審核，做好檔案收集補(bǔ)充工作

干部人事檔案是隨著干部工作的進(jìn)行而不斷更新變化的，因此各單位必須做好檔案的收集補(bǔ)充工作，保障檔案的實(shí)時(shí)性和完整性。首先，應(yīng)當(dāng)選擇工作能力強(qiáng)，善于溝通的工作人員來(lái)負(fù)責(zé)與干部進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的審查，針對(duì)檔案中的問(wèn)題和缺失進(jìn)行及時(shí)的溝通，將缺失的部分及時(shí)進(jìn)行采集補(bǔ)充，形成有效的聯(lián)系網(wǎng)，保證人事資料的不斷更新完善。其次，要定期對(duì)檔案材料進(jìn)行審核，將檔案中的缺失疏漏排查出來(lái)，及時(shí)進(jìn)行完善；在收集檔案材料時(shí)，要方法靈活、形式多樣，保證檔案材料的完整真實(shí)；材料收集完成后還要進(jìn)行嚴(yán)格的審查，篩選出真實(shí)有效的信息資料，確保檔案信息的完整真實(shí)，為干部任用的公平公正奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.2 加大干部人事檔案新政策宣傳力度，提升依法管檔意識(shí)

中組部2009年《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、2012年《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》、2017 年《關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》以及2018 年《干部人事檔案工作條例》等規(guī)定，對(duì)干部人事檔案整理工作提出了具體而明確的要求，這些政策出臺(tái)時(shí)間都不長(zhǎng)，除檔案整理人員要帶頭遵守外，干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)還要加大宣傳力度，讓廣大干部充分認(rèn)識(shí)到人事檔案整理與干部工作的密切聯(lián)系，通過(guò)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)知識(shí)競(jìng)賽以及專家授課等方式，讓更多的人了解新規(guī)定，同時(shí)還可以運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，通過(guò)微信、微博、手機(jī)等新媒體，積極向廣大干部宣傳新政策，以廣大干部喜聞樂(lè)見(jiàn)的形式推廣干部檔案最新整理要求，提高全面依法管檔意識(shí)，使干部人事檔案相對(duì)人積極配合，為干部人事檔案整理工作順利開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。

3.3 健全干部人事檔案整理工作機(jī)制，提升檔案整理效率

干部人事檔案整理工作中存在諸多問(wèn)題的主要原因，是各項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)不嚴(yán)格。建立健全干部人事檔案整理工作機(jī)制、加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，已成為基層一線干部人事檔案整理工作迫切需要解決的實(shí)際問(wèn)題?！陡刹咳耸聶n案材料收集歸檔規(guī)定》指出，干部人事檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度，及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動(dòng)向干部人事檔案材料形成部門(mén)、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。各地可以建立由黨委牽頭、政府負(fù)責(zé)，組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察和教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門(mén)配合的干部人事檔案管理運(yùn)行機(jī)制，形成干部人事檔案聯(lián)絡(luò)員工作體系，加強(qiáng)檔案部門(mén)與干部人事及其他部門(mén)的配合，增強(qiáng)檔案整理工作的合力。

3.4 積極推動(dòng)干部人事檔案精細(xì)化管理

（1）細(xì)化整理流程。制定干部人事檔案整理具體實(shí)施辦法，不斷優(yōu)化檔案整理操作流程，逐項(xiàng)逐條明確干部人事檔案材料整理具體標(biāo)準(zhǔn)，建立整理復(fù)核制度，嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范操作，做到檔案整理工作有章可循。

（2）細(xì)化制度執(zhí)行。進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部人事檔案，研究分析檔案整理工作中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，明確檔案歸檔、轉(zhuǎn)遞、整理等控制點(diǎn)，加強(qiáng)檔案材料審核，嚴(yán)禁隨意修改干部人事檔案材料，確保檔案整理的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

（3）細(xì)化信息管理。加大對(duì)檔案整理人員培訓(xùn)力度，提升檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)。根據(jù)檔案整理情況，跟蹤檔案信息動(dòng)態(tài)，挖掘開(kāi)發(fā)干部檔案信息資源，做好檔案整理工作信息化建設(shè)，全面提升新時(shí)期干部人事檔案整理及整個(gè)管理工作質(zhì)量和水平。

總之，干部人事檔案記載著干部的成長(zhǎng)履歷，是展現(xiàn)干部各項(xiàng)信息的主要媒介，對(duì)干部任用和管理都有著重要的作用。但是當(dāng)前我國(guó)的干部人事檔案管理還存在著諸多的不足，因此相關(guān)人員要用正確的態(tài)度去應(yīng)對(duì)檔案管理工作中的缺失，積極尋找解決辦法，不斷完善干部人事檔案管理的工作方式，提高干部人事檔案管理工作的質(zhì)量，保障單位任用干部的正確性。