何曉燕

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

（一）有助于管理層及時獲取有效信息

在當(dāng)前信息系統(tǒng)環(huán)境復(fù)雜多變的情況下，對信息要求的響應(yīng)時間及速度提出了很高的要求，而ERP系統(tǒng)可以使企業(yè)的管理過程實現(xiàn)信息化，實現(xiàn)對企業(yè)管理各個環(huán)節(jié)信息的共享與控制，提高企業(yè)信息的處理效率，在企業(yè)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)監(jiān)控，在各個部門間共享相關(guān)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的動態(tài)更新。在企業(yè)內(nèi)部外部發(fā)生風(fēng)險與危機時，能夠做到實時響應(yīng)，并協(xié)助管理層制定出應(yīng)對的決策，從而為企業(yè)的經(jīng)營決策提供合理的保障。

ERP系統(tǒng)可以幫助企業(yè)在日常活動開展中及時地確保數(shù)據(jù)的傳輸和管理，從而保證企業(yè)的管理層能夠及時有效地獲取有效信息，動態(tài)分析相關(guān)數(shù)據(jù)并制定經(jīng)營決策。同時，ERP系統(tǒng)可以幫助企業(yè)的一線職工了解公司ERP管理流程，將員工的各項行為納入ERP系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的有效性和完整性。

（二）有助于加強企業(yè)預(yù)算及成本控制

在企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營管理過程中，預(yù)算及成本控制都是依賴于月末或者季度末的財務(wù)數(shù)據(jù)，通過對相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對預(yù)算及其執(zhí)行情況進(jìn)行有針對性的對照，根據(jù)預(yù)算的執(zhí)行情況，對后續(xù)的環(huán)節(jié)進(jìn)行分析和處理。在此過程中，如果出現(xiàn)超出企業(yè)經(jīng)營預(yù)算或企業(yè)內(nèi)部控制失效的情況，只能依賴事后的監(jiān)管，分析其原因并規(guī)避，內(nèi)部控制在具體執(zhí)行過程中存在滯后的現(xiàn)象，效果并不理想。

而通過企業(yè)的ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)對預(yù)算的動態(tài)管理，將事前、事中、事后3個階段有機地納入企業(yè)的ERP管理系統(tǒng)，成為相互協(xié)調(diào)、相互配合的新型管理模式，將事后分析轉(zhuǎn)化為事前的規(guī)劃，以降低企業(yè)預(yù)算編制和執(zhí)行的成本，加強企業(yè)對經(jīng)營成本的管理。

（三）有助于提高企業(yè)的核心競爭力

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，在企業(yè)經(jīng)營過程中的所有信息都可以實現(xiàn)實時的共享與傳輸，消除了過去各部門間以及部門與管理層之間存在的信息不對稱的情況，使得企業(yè)各環(huán)節(jié)的信息得到了有機的整合，信息在各環(huán)節(jié)間實現(xiàn)了共享，從而形成了企業(yè)信息資源的集聚效應(yīng)，使有限的資源得到了更充分的利用，提高了企業(yè)的經(jīng)營績效，也有利于企業(yè)的基層員工和管理層對企業(yè)的經(jīng)營狀況有更為全面和深刻的了解，在日常的工作以及經(jīng)營決策中發(fā)揮出更高的效用，有助于提升企業(yè)的核心競爭力。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

（一）ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的重要工具

為了適應(yīng)市場化的要求，企業(yè)需要建立一套完善的內(nèi)部控制機制，提升經(jīng)營管理水平。在此背景下，近年來我國企業(yè)逐步探索建立自身的內(nèi)部控制體系，ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制體系建設(shè)過程中起到了重大的作用，成為了內(nèi)部控制的重要工具，通過ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)企業(yè)日常經(jīng)營管理數(shù)據(jù)的上傳、審批和控制，提升企業(yè)的經(jīng)營管理能力。

（二）內(nèi)部控制的對象是ERP系統(tǒng)

從內(nèi)部控制的定義來講，ERP系統(tǒng)中所有的控制環(huán)節(jié)及控制點都依賴于人工的初始設(shè)置，必然會出現(xiàn)ERP系統(tǒng)設(shè)計及執(zhí)行過程中的一些風(fēng)險。因此，ERP系統(tǒng)必須作為內(nèi)部控制的對象，對其定期進(jìn)行監(jiān)測和控制，在必要的情況下，對ERP系統(tǒng)進(jìn)行重新設(shè)計和改造，以更好地反映企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

（一）優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部流程及組織結(jié)構(gòu)

ERP系統(tǒng)是企業(yè)在市場化競爭中對內(nèi)部管理和流程的一大變革。ERP系統(tǒng)并不單純是一個信息系統(tǒng)，還需要與企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀和經(jīng)營理念相結(jié)合，在這個前提下，企業(yè)需要針對當(dāng)前企業(yè)的內(nèi)部制度與ERP系統(tǒng)進(jìn)行有針對性的優(yōu)化和改進(jìn)，從中找到差異化的需求，在不影響系統(tǒng)的邏輯性和完整性的前提下，不斷優(yōu)化和修正內(nèi)部流程及組織結(jié)構(gòu)，對于關(guān)鍵的部門及人員，實行分崗制和輪崗制，分清各部門的責(zé)任，避免隱蔽和串通的行為，使內(nèi)部流程及組織結(jié)構(gòu)滿足ERP系統(tǒng)的需求，通過ERP系統(tǒng)的引進(jìn)，實現(xiàn)公司管理流程和內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，更好地滿足企業(yè)市場競爭的需要。

（二）提高內(nèi)部控制的管理效率

在企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制管理環(huán)境中，企業(yè)的重要決策依賴于歷史數(shù)據(jù)，很難實現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時傳遞，事前控制和實時監(jiān)督的職能難以實現(xiàn)。企業(yè)主要依靠事后的監(jiān)管，針對風(fēng)險事項查漏補缺，使得企業(yè)的經(jīng)營管理陷于被動。引進(jìn)ERP系統(tǒng)，可以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的共享，通過對公司內(nèi)部控制流程的動態(tài)優(yōu)化，極大地提升企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營管理水平，使部門之間的溝通效率得到很大的提高，實現(xiàn)內(nèi)部控制的實時監(jiān)控，提升內(nèi)部控制的管理效率。

（三）提高內(nèi)部控制的監(jiān)督效率

運用ERP系統(tǒng)，企業(yè)的內(nèi)部控制管理程序會根據(jù)ERP系統(tǒng)的初始設(shè)置對相關(guān)的經(jīng)營數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，由此，企業(yè)可以實現(xiàn)內(nèi)部控制及動態(tài)監(jiān)管，提高內(nèi)部控制的監(jiān)督效率。以我國旅游行業(yè)為例，通過對ERP系統(tǒng)的管理控制，旅游公司產(chǎn)品開發(fā)過程的成本費用可以實時反映在ERP管理系統(tǒng)中，其預(yù)算的執(zhí)行狀況可以由業(yè)務(wù)開發(fā)部門領(lǐng)導(dǎo)實時掌控，一旦超過相關(guān)的預(yù)算，將會觸發(fā)成本預(yù)警機制，使旅游產(chǎn)品開發(fā)過程實現(xiàn)透明化，減少產(chǎn)品在開發(fā)過程中的不合理成本，避免成本超額的問題，提高監(jiān)管的效率。

（四）降低內(nèi)部控制的實施成本

傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度需要耗費大量人力及物力，依靠人為的判斷與決策。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大以及市場競爭的日趨激烈，內(nèi)部控制的實施成本也水漲船高，內(nèi)部控制帶來的效益與成本間的關(guān)系很難得到保證。而通過ERP系統(tǒng)運用內(nèi)部控制管理程序，可以由ERP系統(tǒng)實時對企業(yè)內(nèi)部控制的動因進(jìn)行跟蹤與分析，動態(tài)處理企業(yè)在經(jīng)營過程中的各項風(fēng)險因素，將風(fēng)險細(xì)分到具體的職工、業(yè)務(wù)部門，極大地降低內(nèi)部控制的實施成本。

四、ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

（一）強化管理層對內(nèi)部控制的認(rèn)知

我國內(nèi)部控制制度運用發(fā)展起步較晚，相關(guān)的法律法規(guī)還不完善，許多公司缺乏內(nèi)部控制的相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致很多公司的管理層對內(nèi)部控制不夠重視，缺乏內(nèi)部控制的經(jīng)驗及理論儲備，使得企業(yè)處于缺少內(nèi)部控制的狀態(tài)。有些企業(yè)雖然建立了內(nèi)部控制制度，但沒有形成規(guī)范和完整的內(nèi)部控制體系，內(nèi)部控制制度沒有得到有效的執(zhí)行，對企業(yè)的經(jīng)營活動無法起到規(guī)范作用。因此，公司的管理層必須重視企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)，按照財政部頒布的關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制的法規(guī)及意見要求，加強企業(yè)的內(nèi)部控制制度建設(shè)，建立健全以管理層為組長的內(nèi)部控制建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，加強對企業(yè)內(nèi)部控制制度的宣傳及引導(dǎo)，將ERP系統(tǒng)引入企業(yè)內(nèi)部控制制度。通過ERP系統(tǒng)，可以使企業(yè)的管理過程實現(xiàn)信息化，實現(xiàn)對企業(yè)管理各個環(huán)節(jié)信息的共享與控制，提高企業(yè)信息的處理效率，在企業(yè)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)監(jiān)控，在各個部門間共享相關(guān)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的動態(tài)更新，使企業(yè)ERP系統(tǒng)在企業(yè)中得到落實和強化。

（二）優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程與企業(yè)架構(gòu)

在ERP系統(tǒng)中，必須明確各項管理職責(zé)，對于關(guān)鍵的部門及人員，實行分崗制和輪崗制，分清各部門的責(zé)任，避免隱蔽和串通的行為。企業(yè)需要根據(jù)自身的經(jīng)營實際，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、組織架構(gòu)與ERP系統(tǒng)，通過對業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的信息共享和傳輸，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)的實時共享。確保企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行，使各崗位之間實現(xiàn)有機配合、互相監(jiān)督，通過ERP系統(tǒng)的引進(jìn)，實現(xiàn)公司管理流程和內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，更好地滿足企業(yè)市場競爭的需要。

（三）培養(yǎng)全面的內(nèi)部控制復(fù)合型人才

企業(yè)ERP系統(tǒng)的和內(nèi)部控制系統(tǒng)的執(zhí)行人員，必須充分掌握內(nèi)部控制和管理信息系統(tǒng)的重要知識，熟練掌握和使用ERP系統(tǒng)，對企業(yè)內(nèi)部控制的各項流程進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效執(zhí)行。企業(yè)必須定期開展關(guān)于內(nèi)部控制制度人才的培訓(xùn)機制，采用外部培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)有機結(jié)合的方式，增加員工對內(nèi)部控制制度的認(rèn)識，培養(yǎng)全面的內(nèi)部控制復(fù)合型的人才，針對在內(nèi)部控制制度執(zhí)行中表現(xiàn)突出或較差的員工，制定一系列的獎懲措施，激發(fā)員工的創(chuàng)造力和積極性。

（四）制定基于ERP系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃

企業(yè)ERP系統(tǒng)的建設(shè)是一個長期的工程，需要管理層針對企業(yè)的經(jīng)營理念、經(jīng)營現(xiàn)狀、戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計。因此在ERP系統(tǒng)的建設(shè)和執(zhí)行過程中，必須確保其可持續(xù)性。需要考慮企業(yè)在經(jīng)營管理中可能發(fā)生的各種調(diào)整事項、風(fēng)險因素，使ERP系統(tǒng)符合企業(yè)的長期戰(zhàn)略規(guī)劃，在長期戰(zhàn)略方向的指引下，ERP系統(tǒng)可以優(yōu)化內(nèi)部控制的管理流程，為企業(yè)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行提供合理的保證。

（五）加強企業(yè)的信息風(fēng)險防范

在大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)的信息安全上升到了重要的位置。企業(yè)信息安全防范不能僅僅依靠設(shè)置密碼或者招募網(wǎng)絡(luò)安全專員那么簡單，而是應(yīng)當(dāng)從信息風(fēng)險管理過程、管理結(jié)構(gòu)等方面來實現(xiàn)。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定一套完整的信息安全防范機制，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度。高效專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息安全系統(tǒng)可以保證企業(yè)的信息安全，增強員工的信息安全意識，提高員工處理復(fù)雜事項安全問題的能力。

以旅游行業(yè)為例，在變更旅游產(chǎn)品信息時，員工應(yīng)當(dāng)設(shè)置不同的口令及密碼，確保相關(guān)變更事項是由員工主動發(fā)起。同時，ERP系統(tǒng)要求員工定期更換相關(guān)的口令及密碼，不同員工之間不能隨意交換密碼及口令，未經(jīng)授權(quán)不得安裝風(fēng)險軟件。在風(fēng)險安全管理方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的網(wǎng)絡(luò)信息安全管理專員，對信息安全系統(tǒng)/員工的計算機以及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)定期進(jìn)行檢查和分析，確保企業(yè)內(nèi)部控制的信息安全。同時，針對重要的企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)，定期進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)誤操作或者外部攻擊導(dǎo)致經(jīng)營數(shù)據(jù)的丟失和破壞，給公司經(jīng)營帶來隱患。

（六）發(fā)揮內(nèi)部控制審計的重要作用

內(nèi)部控制審計是對企業(yè)內(nèi)部控制制度進(jìn)行評估，有助于發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制中存在的一些缺陷，協(xié)助企業(yè)完善內(nèi)部控制制度建設(shè)。企業(yè)內(nèi)部控制審計可以對企業(yè)內(nèi)部控制信息的真實性、完整性、可靠性進(jìn)行監(jiān)督和管理。通過內(nèi)部控制審計，可以定期發(fā)現(xiàn)企業(yè)ERP系統(tǒng)中存在的缺陷及不足。企業(yè)應(yīng)當(dāng)努力發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)中存在的風(fēng)險事項，并針對其進(jìn)行優(yōu)化和完善，以提升企業(yè)的內(nèi)部控制能力，使內(nèi)部控制風(fēng)險在可控范圍內(nèi)。

五、結(jié)語

近年來，我國信息科學(xué)技術(shù)取得了長足的發(fā)展，特別是以大數(shù)據(jù)、云計算為代表的數(shù)字化浪潮正在席卷全國，ERP系統(tǒng)已經(jīng)成為提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的重要平臺。ERP系統(tǒng)為我國企業(yè)決策層以及一線員工提供了很好的決策和運行管理平臺，但與此同時，其應(yīng)用也對我國企業(yè)的內(nèi)部控制制度提出了更高的要求，需要有針對性地開展企業(yè)內(nèi)部流程的制定和完善工作。本文以我國旅游行業(yè)企業(yè)為例，立足于我國企業(yè)在ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，有針對性地提出了優(yōu)化我國企業(yè)內(nèi)部控制流程的相關(guān)策略，有助于提升公司的決策運行效率，提高財務(wù)信息的共享程度，進(jìn)而有效地提高我國企業(yè)內(nèi)部控制管理水平。

通過ERP系統(tǒng)對公司內(nèi)部控制流程的動態(tài)優(yōu)化，可以極大地提升企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營管理水平，使部門之間的溝通效率得到很大的提高，實現(xiàn)內(nèi)部控制的實時監(jiān)控，提升內(nèi)部控制管理效率。此外，通過ERP系統(tǒng)，企業(yè)的內(nèi)部控制管理程序?qū)鶕?jù)ERP系統(tǒng)的初始設(shè)置對相關(guān)的經(jīng)營數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，由此，企業(yè)可以實現(xiàn)內(nèi)部控制及動態(tài)監(jiān)管，提高內(nèi)部控制的監(jiān)督效率。ERP系統(tǒng)有利于企業(yè)的基層員工和管理層對企業(yè)的經(jīng)營狀況有更全面和深刻的了解，在日常的工作以及經(jīng)營決策中發(fā)揮出更大的效用，提升企業(yè)的核心競爭力。

在ERP管理系統(tǒng)實施過程中，還需要增加管理層對內(nèi)部控制的認(rèn)識和對內(nèi)部控制經(jīng)驗及理論的儲備，形成一套完整規(guī)范的內(nèi)部控制體系，優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和企業(yè)架構(gòu)，對于關(guān)鍵的部門及人員，實行分崗制和輪崗制，分清各部門的責(zé)任，避免隱蔽和串通的行為。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定一套完整的信息安全防范機制，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度。高效專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息安全系統(tǒng)可以保證企業(yè)的信息安全，增強員工的信息安全意識，提高員工處理復(fù)雜事項安全問題的能力。在內(nèi)部控制審計方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)努力發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)中存在的風(fēng)險事項，并有針對性地進(jìn)行優(yōu)化和完善，以提升企業(yè)的內(nèi)部控制能力，確保內(nèi)部控制風(fēng)險在可控范圍內(nèi)。