孟杰

單縣行政審批服務(wù)局 山東單縣 274300

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會已經(jīng)變成了信息化的社會，以往對企業(yè)檔案的儲存管理方法不僅不能快速的收集和分類歸檔企業(yè)登記當(dāng)中的大量檔案信息和數(shù)據(jù)內(nèi)容，更不能快速的滿足企業(yè)對檔案的查詢、調(diào)用需求。所以，企業(yè)現(xiàn)在一定要找出在檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題。然后在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)要對檔案管理的工作進(jìn)行創(chuàng)新，設(shè)計一個合理的檔案管理方法，這樣才可以使企業(yè)的檔案管理工作得到完善，從而提升企業(yè)的管理質(zhì)量和效率。

1 企業(yè)登記檔案管理工作創(chuàng)新的意義

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也有了新的方向，而且經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也讓企業(yè)在市場中的競爭變得更加的激烈。在這樣的狀況下，企業(yè)登記機(jī)關(guān)先后改變了申請方式和登記方式以便于對檔案管理存儲、管理工作進(jìn)行完善。企業(yè)自身的檔案管理方面亟需進(jìn)一步提升，檔案管理是企業(yè)管理工作的一部分，亦應(yīng)創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能，積極探索管理觀念、制度的創(chuàng)新，只有對管理觀念和制度以及服務(wù)工作進(jìn)行合理的創(chuàng)新，才可以控制大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)來促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，這樣才可以讓企業(yè)在激烈的市場競爭當(dāng)中站穩(wěn)腳步[1]。

2 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)登記檔案管理工作的問題

2.1 企業(yè)登記檔案儲存的問題

傳統(tǒng)意義上的企業(yè)登記檔案管理，是自企業(yè)設(shè)立登記開始形成其專屬的檔案號，登記人員要及時整理、裝訂，還要由專人進(jìn)行掃描存放至檔案查閱系統(tǒng)，每進(jìn)行一次相關(guān)登記，需要找到原始的檔案按照時間順序存放。但是隨著企業(yè)登記的信息數(shù)據(jù)變得越來越多，企業(yè)檔案的存放空間問題以及存儲數(shù)據(jù)逐步累積成大數(shù)據(jù)問題日益凸顯。而且檔案信息的存儲量越來越多，在查詢檔案的時候也變得更加困難，查詢和存儲檔案的速度也會漸漸地下降，這樣也就會導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作無法順利進(jìn)行。

2.2 企業(yè)檔案資源管理中的問題

數(shù)字化管理的方法雖然可以對企業(yè)的檔案資源來進(jìn)行合理的收集與整理，但是現(xiàn)有的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)大多基于地方開發(fā)運(yùn)營的存儲環(huán)境，很難實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通共享。這樣的技術(shù)很難滿足現(xiàn)階段企業(yè)日益增長的對檔案管理工作的需求，也就會使企業(yè)的檔案管理工作效率下降。要想提升企業(yè)登記檔案的管理工作效率，促進(jìn)登記機(jī)關(guān)更好的服務(wù)企業(yè)、服務(wù)群眾，就一定要重視對信息技術(shù)的研究，結(jié)合信息技術(shù)來發(fā)掘大數(shù)據(jù)技術(shù)的價值。所以，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)的檔案資源管理工作成為大數(shù)據(jù)檔案工作當(dāng)中非常關(guān)鍵的一個問題[2]。

2.3 企業(yè)登記檔案管理人員存在的問題

在企業(yè)登記工作當(dāng)中，企業(yè)登記檔案的管理工作是企業(yè)登記工作的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營過程中不可或缺的重要文件資料，因此，企業(yè)要高度重視對自身檔案的管理保存工作。多數(shù)時候，企業(yè)的檔案管理工作缺少專業(yè)的管理人員，這個問題急需進(jìn)行解決。雖然企業(yè)也有很多管理的人才，但是在信息化時代當(dāng)中，企業(yè)所需要的管理人才是要具備管理能力和信息化技術(shù)的人才。企業(yè)現(xiàn)階段的數(shù)據(jù)信息變得越來越多，所以只能使用先進(jìn)的信息技術(shù)才可以對企業(yè)的大數(shù)據(jù)來進(jìn)行整理和收集。所以，知道如何使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的管理人才才是企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中最需要的人才。這樣才可以保證企業(yè)能跟上時代的發(fā)展，在激烈的競爭中脫穎而出。

3 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析

3.1 加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理工作的重視

企業(yè)要重視本企業(yè)的檔案管理工作，特別是企業(yè)的管理層，要積極的轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對檔案管理工作的了解和認(rèn)知，認(rèn)識到其在企業(yè)發(fā)展中所起的重要作用，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常深入部門，關(guān)注和了解檔案管理工作的實際情況，確立檔案是資產(chǎn)的觀念，是全體員工從事生產(chǎn)實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識觀念[3]。

3.2 強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

企業(yè)建立起檔案信息管理系統(tǒng)，將企業(yè)相關(guān)的檔案信息全部錄入到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，并將那些紙質(zhì)檔案資料通過技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為影像資料進(jìn)行系統(tǒng)存檔，實現(xiàn)檔案及管理工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化，提高工作效率。在這一過程中，檔案分類程序可以說是檔案數(shù)據(jù)存儲和管理、利用的重要依據(jù)。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人員隊伍建設(shè)

在大數(shù)據(jù)背景下，對企業(yè)和檔案管理人員都提出了新的要求。一方面，企業(yè)要注重培養(yǎng)員工的使命感和責(zé)任感，這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任，同時積極提供相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和再學(xué)習(xí)，更新他們的專業(yè)知識儲備，提升他們的計算機(jī)操作及軟件使用技能，切實提高其業(yè)務(wù)能力，滿足檔案管理工作的實際需求[4]。

3.4 努力提升企業(yè)檔案的利用率

企業(yè)的檔案包含的內(nèi)容很多，涉及企業(yè)登記、企業(yè)文化、人事人員信息、技術(shù)創(chuàng)新，財務(wù)報表以及會議工作等等，檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。其中有一些檔案資料比較機(jī)密，只有企業(yè)的個別高管才能借閱。而其中有一些檔案并不涉及機(jī)密，是企業(yè)員工都可以查閱的，企業(yè)應(yīng)該鼓勵員工查閱相關(guān)的檔案資料，以更好的提升員工對企業(yè)的參與感、歸屬感，不僅能夠更好的滿足工作所需，更能夠增加企業(yè)職工的凝聚力、向心力，增強(qiáng)企業(yè)在市場經(jīng)營中的競爭力。

3.5 積極探索現(xiàn)代化的檔案管理模式

在企業(yè)檔案管理工作中，積極探索現(xiàn)代化的檔案管理模式，已經(jīng)是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢，是時代發(fā)展的必然要求，進(jìn)一步提升了企業(yè)檔案管理工作的效率。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理模式優(yōu)勢更加明顯，不僅檔案管理工作的程序得到了有效精簡，大大降低了整個流程的時間消耗，有效提升了檔案管理工作的效率。

4 結(jié)語

總的來說，企業(yè)的檔案管理人員一定要根據(jù)大數(shù)據(jù)時代的特征，結(jié)合企業(yè)的實際情況，來對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。經(jīng)過這樣的方法，就可以有效地改變企業(yè)檔案管理工作的情況，使管理工作更加的高效，更合理。