楊月美

常州市金壇區(qū)水利局薛埠水利管理服務(wù)站 江蘇常州 213200

國(guó)家機(jī)關(guān)為貫徹黨的路線、方針、政策而設(shè)立基層單位組織。他們是最為接近為人民服務(wù) “最后一英里” 的實(shí)踐者、實(shí)施者、執(zhí)行者。他們重?fù)?dān)在肩，背負(fù)著貫徹黨和國(guó)家政策法規(guī)的使命。關(guān)系到黨委、政府的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作就是基層單位檔案工作，做好基層單位檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)基層單位發(fā)展具有十分重要的意義。

1 基層檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)基層檔案管理的重視度不高

這個(gè)問(wèn)題早已不僅體現(xiàn)在部分工作人員和檔案管理人員，甚至有些上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此工作的認(rèn)知也嚴(yán)重不足。有的人不重視檔案管理，甚至檔案管理工作有些管理人員竟然從未做過(guò)相關(guān)工作，因此，在意識(shí)上存在一些誤區(qū)，如工作簡(jiǎn)單無(wú)需任何技術(shù)，檔案管理工作沒(méi)有意義，檔案管理無(wú)非是對(duì)檔案的保管和檢索，出了問(wèn)題有時(shí)會(huì)敷衍了事、推卸責(zé)任，這個(gè)問(wèn)題對(duì)基層檔案管理工作的影響已經(jīng)非常嚴(yán)重。

1.2 檔案信息采集不完整

基層部門(mén)對(duì)檔案認(rèn)識(shí)研究不深，使得基層檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致檔案收集整理歸檔的信息不對(duì)稱(chēng)，檔案內(nèi)容缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，基層檔案分類(lèi)不明晰，使檔案缺乏權(quán)威性和完整性，給基層管理工作帶來(lái)困擾[1]。

1.3 檔案管理分散化

基層管理的多元管理決定了基層檔案管理的分散。如轄區(qū)企事業(yè)單位人事檔案由人事部門(mén)負(fù)責(zé)收集管理，企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)、會(huì)議檔案由秘書(shū)部負(fù)責(zé)收集和管理，財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集和管理。當(dāng)某企事業(yè)單位有排檔需求時(shí)，很難對(duì)其進(jìn)行匯總，查閱非常困難，這導(dǎo)致工作效率十分低下。

1.4 檔案管理資金投入少，基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱

經(jīng)濟(jì)效益雖然重要，但絕不能是以犧牲基層檔案工作為代價(jià)，一些基層單位對(duì)檔案管理工作重視不夠，相關(guān)的投入嚴(yán)重匱乏，特別是檔案管理的硬件設(shè)施，如檔案管理室建設(shè)等，除濕設(shè)備，文件切割機(jī)，統(tǒng)一文件夾配置。這些設(shè)備的缺乏，直接導(dǎo)致檔案保管不力和現(xiàn)在容易存取的發(fā)霉、蛀蟲(chóng)等現(xiàn)象，造成檔案的原始價(jià)值喪失，甚至嚴(yán)重脫離了檔案管理和單位、部門(mén)的發(fā)展。

2 如何做好基層檔案管理工作

2.1 強(qiáng)化基層檔案工作人員的檔案意識(shí)

首先最基礎(chǔ)的工作就是要加強(qiáng)檔案工作者的檔案意識(shí)。假若相關(guān)工作人員對(duì)基礎(chǔ)檔案工作的重要性不了解，就會(huì)在工作中不注意資料的保存，從而遺漏了應(yīng)該保存的檔案。如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，也就不會(huì)督促有關(guān)人員做好資料的收集整理工作。因此，有必要建立定期的檔案收集提醒機(jī)制和聯(lián)系指導(dǎo)制度。檔案工作負(fù)責(zé)人要每季度提醒、督促有關(guān)人員，幫助他們養(yǎng)成整理、收集資料的工作習(xí)慣，引導(dǎo)他們做好資料收集整理工作，形成檔案工作第一關(guān)口的良好機(jī)制。

2.2 加強(qiáng)基層檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化

加強(qiáng)基層檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、規(guī)范化，應(yīng)從及時(shí)性、完整性、分工明確入手。要在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《非備案文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，最大限度地發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，完善檔案。在這里，要盡量避免類(lèi)似公文的重復(fù)和歸檔組合的混亂，形成備案文件以單位形成的文件為主的原則。從及時(shí)性上講，備案文件必須是已經(jīng)完成全部任務(wù)的文件，否則極易造成歸檔混亂和混亂。在完整性方面，檔案管理人員要分清主次，同時(shí)防止有效文件和歸檔文件的丟失。檔案管理人員可以將相似或相關(guān)的文件歸類(lèi)到同一個(gè)文件中，也可以使用連續(xù)的序列號(hào)標(biāo)識(shí)將文件存放在一起，在研究一個(gè)問(wèn)題時(shí)，能在最短的時(shí)間內(nèi)解決問(wèn)題，將項(xiàng)目中的所有文檔都取出，提高文檔的利用價(jià)值。分工明確，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保工作的有序順利[2]。

2.3 加快推進(jìn)監(jiān)管信息系統(tǒng)建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，標(biāo)志著醫(yī)保基金監(jiān)管有了一條更加省時(shí)、省力的路子。積極建設(shè)和應(yīng)用監(jiān)管信息系統(tǒng)，嚴(yán)格審核醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的費(fèi)用，可以有效規(guī)避人為因素帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，降低成本投入，促進(jìn)監(jiān)管效率的進(jìn)一步提高。我國(guó)應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，根據(jù)實(shí)際工作需要，完善監(jiān)管信息系統(tǒng)功能，全面覆蓋全國(guó)，徹底取代傳統(tǒng)的人工操作模式，確保醫(yī)保基金信息監(jiān)管的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。地方要不斷完善和修訂監(jiān)測(cè)規(guī)則、監(jiān)測(cè)指標(biāo)和智能監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高醫(yī)療保險(xiǎn)基金監(jiān)管效果，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)保信息異常情況，增強(qiáng)醫(yī)保基金監(jiān)管能力。隨著智能化、信息化的快速發(fā)展，這對(duì)促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)基金監(jiān)管具有十分重要的意義。

2.4 確保檔案管理工作真正發(fā)揮服務(wù)作用

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理創(chuàng)新是一個(gè)亙古不變的課題?；鶎訂挝坏臋n案管理也不例外。一方面，要?jiǎng)?chuàng)新觀念。在管理過(guò)程中，要始終樹(shù)立創(chuàng)新理念，把檔案管理作為一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)工作，樹(shù)立檔案建設(shè)無(wú)小事的理念，注重創(chuàng)新和引導(dǎo)，保障檔案管理工作發(fā)揮出它應(yīng)有的作用和意義。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理創(chuàng)新是一個(gè)永恒的課題。一方面，要?jiǎng)?chuàng)新觀念。在管理過(guò)程中，要始終樹(shù)立創(chuàng)新理念，把檔案管理作為一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)工作來(lái)抓，檔案建立絕不是無(wú)關(guān)緊要的小事，高度重視檔案管理創(chuàng)新，讓我國(guó)檔案管理工作不斷進(jìn)步。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化是新時(shí)代、新形勢(shì)對(duì)基層單位的必然要求。要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理在新時(shí)期的重要地位和作用，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作，積極開(kāi)創(chuàng)基層單位檔案管理新局面。基層檔案管理是一項(xiàng)政策性、針對(duì)性、保密性、安全性強(qiáng)的工作。它是一個(gè)單位或部門(mén)日常工作中重要的一部分。