趙帥

山東商務職業(yè)學院 山東煙臺 264000

在新時期下，高校規(guī)模不斷擴大，學生數(shù)量、教師人員數(shù)量逐年增加，這也就導致高校檔案急劇擴張，傳統(tǒng)人工檔案管理模式難以適應，需要結合數(shù)字化時代背景，構建起信息化檔案管理模式，為高校各項工作的順利展開奠定基礎。因此，聯(lián)系實際分析數(shù)字化時代下高校檔案管理信息化建設路徑是十分必要的。

1 檔案管理信息化建設的必要性

檔案通常是歷史進行社會活動下的產物，在保存的過程中有多種形式，記載方法也多種多樣。高校檔案管理作為高校教育中的一項重要內容，其中不僅是涵蓋了較為豐富的校園歷史文化，同時還包含了較多的學生、教職人員信息，其合理化管理對于高校的健康發(fā)展有著重要意義[1]。通常情況下，高校檔案管理包括收集、整理、研究、編輯、保管、服務等內容，工作較為枯燥、復雜，若是單純依靠人工來完成，則難以對高校各項活動產生的活動項目進行詳細記錄，信息化管理模式就能夠較好的改善這一狀況，并提高檔案管理質量與效率。一方面，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，以及高校自身職能的日益明確，如何加快教育基地建設，成為高校必須要考慮的重要問題，在一定程度上為檔案管理工作提出了新要求，增加了檔案管理難度，數(shù)字化信息化檔案管理，能夠最大程度上降低檔案管理難度，提高工作效率，同時延長檔案保存年限，為高校建設提供更多參考；另一方面，數(shù)字化時代的到來，為檔案管理人員提出了新要求，隨著高校檔案管理難度的增加，人工管理難以維持工作正常進行，需要消耗較多的人力、物力、財力成本，信息化建設能夠改變傳統(tǒng)檔案形式所帶來的不便，是適應社會與時代發(fā)展的重要轉變。

2 數(shù)字化時代下高校檔案管理信息化建設路徑分析

基于上述分析，不難發(fā)現(xiàn)在時代快速發(fā)展下，社會逐漸發(fā)生變化，數(shù)字化在高校檔案管理中的融入，無疑是為檔案管理的持續(xù)優(yōu)化創(chuàng)造了有力條件，需要高校在今后不斷強化信息化建設，提高整體管理水平。

2.1 推動檔案數(shù)字化

數(shù)字化檔案的實施，能夠減少紙質檔案的存放空間，避免紙質檔案出現(xiàn)損壞、丟失、隨意借閱等情況，同時方便查閱，擴大檔案資料的存儲空間，為后續(xù)開展的各項管理工作提供保障[2]。首先，將檔案信息錄入到計算機中，包括音頻、文字、圖片等，都需要有效錄入，確保后續(xù)能夠有效查詢到相關信息及其完整性。其次，核對錄入的信息數(shù)據(jù)，主要目的是防止檔案信息出現(xiàn)錯誤，保證信息數(shù)據(jù)的真實性、可靠性、完整性。最后，已經錄入的信息數(shù)據(jù)，應結合實際變化進行更新，強化管理，使數(shù)字化檔案更加具有真實性、實時性特征。

2.2 加強基礎設施建設

高校檔案管理信息化建設，在很大程度上依賴于基礎設施，只有基礎設施得到保證，才能構建起一個相對完善的檔案管理信息系統(tǒng)。為此，高?？梢詮囊韵聨追矫嬷终归_工作：

（1）硬件設施優(yōu)化，更新計算機、掃描儀、照相機、錄像機等設備，便于掃描錄入各種信息，并為檔案信息提供一個較為安全的儲存場所，保證信息錄入能夠順利完成。

（2）在軟件方面，除了要定期更新計算機系統(tǒng)，所有的軟件應用與設計，都需要結合高校檔案管理的需求，下載專門的管理軟件，應用防火墻技術提高計算機的安全性，阻隔病毒、惡意軟件，保證檔案管理安全[3]。

2.3 重視人員綜合培養(yǎng)

信息化的實現(xiàn)，為高校檔案管理人員提出了更高的要求，必須要加強自身學習，提高工作效率與質量。第一，高校應加強對管理人員個人素質、業(yè)務能力的培養(yǎng)，除了專業(yè)的管理知識，還需要具備較強的信息技術能力，學會如何利用計算機、掃描儀等，保證基礎工作能夠順利完成；第二，引入能夠較好使用電子設備、計算機并具備一些基本檔案管理能力的復合型人才，為高校檔案管理信息化建設提供助力[4]。

2.4 強化信息安全意識

信息化建設雖然為高校檔案管理工作帶來了較大改變，提供了諸多便利條件，但由于網(wǎng)絡本身是一個較為開放的環(huán)境，存在木馬病毒、黑客等，一旦受到攻擊，大量檔案信息會泄露，為學校發(fā)展帶來較大影響。這也就檔案管理人員必須要具備較強的信息安全意識，在實現(xiàn)檔案信息共享的同時，還應該重視信息安全問題[5]。一方面，學校應將安全意識納入到檔案管理人員培訓的范圍內，在日常工作中不斷提高安全警覺性，若是發(fā)現(xiàn)可能存在的隱患問題應及時上報，并采取有效措施加以解決，從而有效預防問題；另一方面，加強計算機系統(tǒng)的安全防護功能，采用有效的技術手段抵御病毒、黑客的惡意攻擊，避免出現(xiàn)檔案信息被竊取、篡改的情況，同時為了防止出現(xiàn)檔案丟失的情況，還需要做好雙重的檔案備份，確保檔案信息安全。

3 結語

綜上所述，高校檔案管理對于學校運營、管理、維護等都有著重要作用，屬于一項基礎性工作，能夠為其他工作提供重要參考。隨著檔案數(shù)量的不斷增加，原有的檔案管理方法無法完全適應，影響工作效率，必須要結合數(shù)字化時代特點，通過推動檔案數(shù)字化、加強基礎設施建設、重視人員綜合培養(yǎng)、強化信息安全意識等方式構建起信息化管理模式，保證檔案管理工作質量與效率，促進高校持續(xù)發(fā)展。