葉冰

河南省疾病預防控制中心 河南鄭州 450016

在我國衛(wèi)生機構設置中疾控中心是非常重要的組成部分，主要工作目標是疾病預防。疾控中心在監(jiān)測、分析和預防各種疾病時，會產生大量的數據檔案資料，如果檔案管理不夠完備，將會阻礙其日常工作順利開展，影響疾控中心的衛(wèi)生防疫、防病工作順利落實。疾控中心檔案資料包括許多長期跟蹤調查和監(jiān)測的歷史數據，能夠給公共衛(wèi)生防治，疫情控制、疾病研究奠定良好的資料基礎，以順利開展疾病防治工作。但隨著衛(wèi)生監(jiān)督以及衛(wèi)生防病體制不斷改進，使得疾控中心各項管理工作面臨一定挑戰(zhàn)和機遇，衛(wèi)生業(yè)務的檔案管理工作是疾控中心管理工作的重要組成部分，在這一背景下應與時俱進，革新方式方法，在檔案管理中充分運用計算機技術，實現(xiàn)管理工作的計算機化。

1 疾控中心業(yè)務檔案計算機化現(xiàn)狀

一般情況下，疾控中心設有公共衛(wèi)生防治、病媒防治、傳染病預防控制、衛(wèi)生檢驗、結核病預防控制、艾滋病預防控制、慢性病預防控制、后勤保障處、人事處、地方病預防控制、中心辦公室及財務室等科室，檔案室通常設在辦公室之中，并由專門人員來管理，有些疾控中心會選派兼職人員來協(xié)助、配合完成檔案管理工作。業(yè)務科室與檔案管理科室工作出發(fā)點不同，從而對于檔案管理工作提出不同要求，通常業(yè)務科室希望檔案管理工作可向自身查閱檔案等工作提供便利，檔案室的主要工作任務是保證檔案資料順利歸檔，并保持數據的完整和一致。針對這一情況，疾控中心為滿足各科室的要求，將檔案管理分為兩部分。一部分是各業(yè)務科室自行收集和管理資料檔案，結合上級業(yè)務部門以及檔案室要求構建檔案預立卷；另一部分是在年底檔案室管理人員集中各科室的預立卷，并重新構建檔案目錄，使檔案資料得到集中管理[1]。這樣的模式能夠滿足檔案室和業(yè)務科室的工作需求，但是卻存在著及時調閱不便的問題。

2 疾控中心衛(wèi)生檔案業(yè)務管理計算機化優(yōu)勢

疾控中心開展檔案管理工作時應用計算機技術，能夠有效提升工作效率，向社會發(fā)展提供技術服務與支撐。在各級疾控中心，管理其衛(wèi)生業(yè)務檔案都有著一定復雜性，涉及工作較廣，并且比較繁瑣，而應用信息技術可以使檔案管理更加便利，提升管理效率同時降低工作成本[2]。原本檔案管理工作中的收集工作較為繁瑣，要投入許多人力和物力，需要許多管理人員人工記錄文件，產生較長工作周期，并且會嚴重浪費人力資源，并且要求有許多紙質材料，浪費材料同時加大成本支出。而應用計算機技術可將這兩個問題有效解決，不僅能夠減少人員的投入，縮短工作周期，還可減少材料的消耗，由此提升工作效率，并提升檔案利用率。除此之外，全面實現(xiàn)管理計算機化，可實現(xiàn)電子儲存，以節(jié)省儲存空間。通常傳統(tǒng)檔案為紙質版材料，將占有較大的儲存空間，難以保存，隨著時間的推移容易出現(xiàn)資料丟失、磨損等問題，并且在查找時會消耗較多時間和精力。而應用計算機技術，能夠以電子的方式將文件儲存在計算機硬盤、云計算以及在線數據庫中，以此節(jié)省存儲空間，并且方便檢索查找，在網絡上實現(xiàn)數據共享，即方便了檔案管理人員的保存和管理，又最大限度的為數據檢索提供便利。因此，疾控中心檔案管理工作要求具備高素質、專業(yè)能力強、能夠準確、熟練應用計算機技術的復合型人才，并且管理人員應了解檔案管理知識和一定的醫(yī)學知識。

3 衛(wèi)生業(yè)務檔案管理計算機化模式

3.1 管理計算機化模式的設計

基于業(yè)務科室以及檔案室的不同需求，在管理計算機化模式中將歸檔資料目錄劃分成兩部分，分別是日常檔案和業(yè)務檔案。其中業(yè)務檔案根據不用科室的具體要求所設置的相應管理工作，將各科室監(jiān)測數據、工作報表、科研工作、宣傳培訓、計劃小結以及專項工作等進行細分，在具體設計不同科室的頁面時，應該遵循條塊結合這一原則。而日常檔案主要包括各個科室的文檔、收發(fā)文件、工作依據、計劃總結、個人考核結果以及會議記錄等內容。為避免檔案管理人員出現(xiàn)計算機化管理衛(wèi)生業(yè)務檔案的不適應性，并且有效開展聯(lián)網共享檔案資源以及資料等工作，在實現(xiàn)計算機化管理模式時，需摒棄原本檔案數據庫儲存以及查找檔案的方法，可有效應Web 網頁的形式，其主要優(yōu)勢是：

（1）能夠降低開發(fā)軟件的成本，軟件的移植適應性比較強。

（2）Web 網頁能夠給C/S 結構管理提供便利，可將服務器的數據運行負荷降低，并降低運營成本，一般機器配備IE 瀏覽器即可使用。

（3）Web 網頁提供操作平臺，并不會對現(xiàn)存數據進行修改，有利于各項資料迅速歸類。

（4）Web 操作難度較低，類似于自動辦公軟件界面，其界面無需操作者花費太多時間技能掌握，能夠輕松習得[3]。

3.2 計算機化管理模式的具體應用

在推出和應用業(yè)務檔案管理計算機化模式后，因為其有著明顯的實用性和易操作性，將會得到了良好的科室應用反饋。實際運用計算機管理模式時，其能將檔案歸檔條理性和及時性提高，并且能夠確保檔案完整性以及一致性。與傳統(tǒng)管理模式比較來說，更有利于檔案的調閱。除此之外，這一模式的應用還能夠規(guī)范管理人員行為，可充分達到檔案室管理以及各個業(yè)務科室的要求。本文所設計的檔案管理計算機化模式，在應用后獲得了較好的效果與反饋，可彌補原本檔案管理工作的不足，但是因為經費、時間緊張以及缺乏相關專業(yè)人才等因素制約，使得這一管理軟件依舊為單機操作、主要交換方式是數據交換，需要進一步完善數據共享。

4 結語

疾控中心主要任務是通過對人群和疾病的調查研究與跟蹤監(jiān)測，建立并健全數據庫，提高疾病預防控制和突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急處置能力，保障人民身體健康和生命安全，促進社會穩(wěn)定與經濟發(fā)展，其所涉及的范圍較為廣泛，從而使得業(yè)務數據以及檔案數量較多、種類較復雜，且專業(yè)性極強，開展管理工作時需保障資料的完整新和連續(xù)性和實用性。應用計算機能夠輔助檔案管理這一工作順利落實，并且使檔案管理更加規(guī)范。