朱乾峰

河南省新蔡關(guān)津鄉(xiāng)是退役軍人服務(wù)站 河南新蔡 463500

信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位文書檔案管理工作的落實(shí)就要改變形式，融入信息化的手段，以及轉(zhuǎn)變管理的觀念，從新的角度出發(fā)進(jìn)行管理，才能有助于提高文書檔案管理的整體質(zhì)量水平提升。

1 文書檔案系統(tǒng)管理的重要性

文書檔案關(guān)系到的是一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展，它要求要規(guī)范系統(tǒng)且有十分強(qiáng)的保密性，不然會(huì)對單位的一系列政策的實(shí)施造成惡劣的影響。首先，許多的事業(yè)單位在處理一些問題時(shí)，需要以文書檔案為憑證，有許多的文書檔案是具有法律效力的，在處理問題時(shí)有很強(qiáng)的說服性。其次，文書檔案具有很強(qiáng)的參考性，不管是處理什么事務(wù)，單位參考文書檔案中過往的事例去處理當(dāng)下的事務(wù)，是一種十分有效的解決方法。最后，文書檔案記錄的數(shù)據(jù)其真實(shí)性都是有保證的，具有很強(qiáng)的客觀性，全部數(shù)據(jù)都是以事實(shí)為基礎(chǔ)，不容許任何人更改[1]。

2 當(dāng)下事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏對文書檔案管理工作正確的認(rèn)識(shí)

現(xiàn)在許多單位的工作人員對文書檔案管理工作不夠重視，主要是管理的理念比較落后，跟不上時(shí)代的步伐。主要表現(xiàn)在，工作人員認(rèn)為文書檔案管理工作就是將各類的文書檔案進(jìn)行簡單的分類整理，然后進(jìn)行保管。當(dāng)然，并不是說這種想法是錯(cuò)誤的，只是這部分工作人員將文書檔案管理工作看得過于簡單了。文書檔案的意義在于為日后事業(yè)單位的各項(xiàng)事務(wù)服務(wù)，所以在整理的過程中遵循一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，對分類的文書檔案進(jìn)行編碼是一項(xiàng)十分必要的工作。然而很多工作人員都缺乏這點(diǎn)意識(shí)，使得文書檔案管理工作耗時(shí)耗力，達(dá)不到想要的工作效果[2]。

2.2 處理技術(shù)落后

現(xiàn)在我們身處信息技術(shù)時(shí)代，信息技術(shù)確實(shí)給各類工作、各項(xiàng)事業(yè)帶來了很大的便利。但是根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在許多事業(yè)單位在管理文書檔案時(shí)運(yùn)用到的相關(guān)信息技術(shù)還是比較落后的，甚至有的事業(yè)單位在如今這個(gè)電子化時(shí)代還讓工作人員采取手工化處理的方法。這讓文書檔案的收集、整理、分析以及儲(chǔ)存工作效率都十分低下，給文書檔案整理工作帶來了很大的阻力。

2.3 文書檔案的檢索效率不夠高

文書檔案庫是龐大且復(fù)雜的，想要用到某一類文書檔案，必然要對文書檔案進(jìn)行檢索。對文書檔案進(jìn)行檢索的效率高不高，深深地影響著其他各類工作的工作效率?，F(xiàn)在發(fā)展比較落后的事業(yè)單位不能夠普遍使用計(jì)算機(jī)檢索，用到的檢索方法還是傳統(tǒng)的手工檢索的方法，雖然他們開發(fā)了許多類型的檢索工具，但檢索效率還是不能夠與計(jì)算機(jī)相比。

3 提高事業(yè)單位文書檔案管理效率的途徑

3.1 提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是否符合標(biāo)準(zhǔn)，對整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展都起著十分關(guān)鍵的作用。所以說，想要提高事業(yè)單位文書檔案管理的效率，最首要的環(huán)節(jié)就是提高其相關(guān)工作人員的素質(zhì)能力。首先，相關(guān)的管理者受到的思想教育要確保到位，這是至關(guān)重要的一點(diǎn)，因?yàn)樗枷雽τ诰唧w行動(dòng)的作用非常大。文書檔案管理的工作者要有先進(jìn)的管理理念，要能夠正確認(rèn)識(shí)到文書檔案管理效率的重要性。當(dāng)然，想要提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，也是有具體的措施：第一點(diǎn)，要對文書檔案的管理工作進(jìn)行大力的宣傳，讓工作人員能夠真正明白文書檔案的使用價(jià)值和重要性；第二點(diǎn)，要激發(fā)文書檔案管理工作人員的熱情，具體的辦法是將這項(xiàng)工作納入到他們的考核項(xiàng)目中，讓他們能夠主動(dòng)地對檔案管理這項(xiàng)工作上心。其次，除了思想上重視，行動(dòng)上也不能夠落后。要對管理工作人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度也不失為一種好的辦法[3]。

3.2 優(yōu)化整合檔案管理的具體流程

首先，在一個(gè)事業(yè)單位的內(nèi)部，每個(gè)部門都不是孤立地進(jìn)行工作的，文書檔案管理的工作人員如果想要提高自己的工作效率，就要與其他的部門做好溝通交流。其次，如果有能夠合并的工作流程，工作人員要及時(shí)加以合并，這樣對于減小工作壓力也是十分有幫助。最后，要及時(shí)地汲取其他部門，乃至其他檔案工作做得好的單位的工作經(jīng)驗(yàn)，有可以借鑒的資源就要及時(shí)地借鑒，這樣不僅可以幫助工作人員在整理文書檔案的過程中少走彎路，還能夠有效地實(shí)現(xiàn)資源的整合利用。

3.3 對文書檔案進(jìn)行集中管理

指定專人管理文書檔案是十分有必要的，這樣對文書檔案進(jìn)行集中管理，可以有效避免文書檔案的混亂和丟失問題的發(fā)生，還可以防止文書檔案內(nèi)容的外泄。在實(shí)施這一條舉措時(shí)，要注意該部門內(nèi)的每個(gè)工作人員都有明確的任務(wù)分工，要避免將文書檔案都留在一個(gè)人的手里。還有對于音頻、視頻、圖像等類的電子文件檔案，也要有針對性強(qiáng)的管理和保存措施，防止該類文件被盜取，做好保護(hù)工作也是一個(gè)不容忽視的重要方面。

3.4 加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)

在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，沒有任何一個(gè)事業(yè)單位可以完全避免對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的依賴性，將信息化建設(shè)引進(jìn)到文書檔案管理工作中，對于改進(jìn)管理工作是十分有益的。對于當(dāng)下許多事業(yè)單位信息化建設(shè)落后，不能夠充分利用信息化資源的現(xiàn)狀，相關(guān)單位和部門必須給予高度的重視。當(dāng)然，并不是不假思索地在所有的管理環(huán)節(jié)都引進(jìn)信息化，在引進(jìn)信息化建設(shè)之前，要先分析各個(gè)管理環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，對能夠引進(jìn)信息化的環(huán)節(jié)才要有效地引進(jìn)，確保信息化能夠最大效度地發(fā)揮它該有的作用。

4 結(jié)語

綜上所述，在制定措施時(shí)，事業(yè)單位要以問題的癥結(jié)為根據(jù)。若是認(rèn)識(shí)不到位，就要提高工作人員的認(rèn)識(shí)；若是技術(shù)不過關(guān)，就要大力發(fā)展相關(guān)的技術(shù)；若是效率上存在明顯問題，就在工作流程和模式上面下功夫?？傊臅鴻n案的管理對一個(gè)事業(yè)單位來說，既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，關(guān)鍵要看單位怎么對待文書檔案，能否利用文書檔案為自己的發(fā)展提供機(jī)會(huì)[4]。