潘海峰

寧武縣綜合檢驗檢測中心 山西忻州 036700

1 文書檔案管理實現數字化的意義

1.1 提高文書檔案管理工作效率，使檔案編輯方式更加靈活

數字化管理模式下，文書檔案可利用掃描設備完成數據掃描、刻錄以及備份保護等操作，以計算機為載體，應用光盤或磁盤存儲檔案信息。這樣做可以讓人們在使用文書檔案時能夠快速完成信息查詢和編輯，使文書檔案的應用更加靈活。

1.2 從文書檔案檢索方面來看，檢索效率有所提升，信息檢索更加便捷

過去人們使用的文書檔案往往是紙質形式的，檔案編制需要耗費大量時間，特別是在查詢信息方面，給檔案管理人員帶來了工作壓力。確立數字化文書檔案管理模式后，檔案管理人員開始采用先進的軟件進行信息檢索，并使用自動檢索系統(tǒng)提高檢索效率。系統(tǒng)采用模糊記憶方法，只要將關鍵詞輸入系統(tǒng)，就能找到相應的檔案信息，極大程度上提高了檔案檢索效率。

1.3 實現了文書檔案資源利用的共享化

數字化文書檔案管理模式可以推動資源的高效利用，打破以往檔案在傳輸中的時間與空間限制，文書檔案信息可以在不同地區(qū)和行業(yè)間即時共享，符合當前信息資源共享的潮流趨勢。

2 文書檔案管理實現數字化的有效措施

2.1 建立文書檔案數字化歸檔管理體系

關于文書檔案數字化歸檔體系的建立，以下建議可供參考：①確定文書檔案數字化管理范圍與標準。應用科學合理的方法制定統(tǒng)一數字化文書檔案管理標準，比如明確文書檔案數字化歸檔范圍、加工規(guī)范、信息存儲標準以及安全標準，明確信息化管理機制，全方位推進文書檔案的信息化、數字化、法制化建設，完善相關配套制度，使事業(yè)單位文書檔案數字化建設工作順利進行。②明確文書檔案數字化歸檔的具體操作。數字化文書檔案加工就是將紙質文獻以掃描的形式加工為數字化信息，應用檔案管理軟件，對文書檔案進行統(tǒng)一格式的著錄，并建立檔案目錄數據庫，再將文件經過掃描轉為數字圖像，打造全文數據庫。經過著錄與掃描之后，檔案信息可以自動生成目錄，協(xié)助管理人員完成檔案統(tǒng)計工作。應用掃描法時需要用到掃描設備，掃描設備可以將文書檔案轉化成數字圖形并傳入計算機系統(tǒng)，經過OCR識別和校對后，數字圖像被轉為可操作編輯的數字檔案。③信息存儲技術。以文件夾的形式為主，掃描全文圖像，按照樹形結構存儲全文圖像，案卷級的全文圖像共有全宗號、目錄號、案卷號三層文件夾；以卷為單位的文件級全文圖像在此基礎上有一個順序號文件夾。經過軟件處理之后的全文圖像需要被妥善存儲于計算機，存儲時要注意文書檔案信息的安全性和統(tǒng)一性[2]。

2.2 數字化掃描文書檔案，建立檔案管理數字化平臺

根據上文所述了解到，實現文書檔案數字化管理的關鍵在于信息掃描、語音識別以及鍵盤錄入。其中最常見的方法就是掃描，它可以對文書檔案進行數字化掃描，提高文書檔案管理效率。在數字化掃描時需要配置專業(yè)的掃描設備，比如性能符合標準的掃描儀，按照科學的掃描流程對文書檔案展開掃描過程，加強對掃描儀的參數檢查，再對文書檔案進行定位，確定檔案類型，選定預掃描的方式，經過預掃描與預覽的文書檔案加以調整。根據具體調整情況設置掃描儀分辨率，確定掃描色調。掃描完成后需要對文書檔案進行文字識別與校對工作，確定無誤后將文檔妥善保存。文書檔案數字化管理平臺的構建有利于提升文書檔案管理效率，為事業(yè)單位搭建網絡化平臺，實現對文書檔案管理工作的優(yōu)化調整，細化內部環(huán)節(jié)。加強各部門的溝通與交流，優(yōu)化文書檔案的使用方式和閱讀方式，對檔案管理部門的內部資源進行優(yōu)化配置，應用數字化技術和信息技術構建網絡信息化系統(tǒng)。該系統(tǒng)的建立一方面可以保證文書檔案數字化管理的實效性，另一方面可以實現文書檔案信息資源的實時共享，完成對文書檔案的遠程檢索，方便信息在各個部門的高效傳播，促進文書檔案數字化管理工作方式的進步。文書檔案管理系統(tǒng)可以解決電子檔案分散、檔案檢索效率低、歸檔借閱存在障礙、檔案丟失泄密、檔案權限設置不合理等問題。系統(tǒng)建立了電子檔案庫，實現了對紙質檔案的數字化管理，方便對紙質檔案、電子檔案的集中統(tǒng)一管理，支持多途徑在線檢索檔案，確立電子化歸檔和借閱的檔案管理流程，依靠細粒度權限控制體系實現對文書檔案資源的多重安全防護。與此同時，系統(tǒng)為檔案管理人員提供了各種統(tǒng)計表，支持人們對文書檔案的監(jiān)控與評估。文書檔案管理系統(tǒng)可對檔案進行全生命周期管理，在檔案入庫階段進行檔案采集和精細化管理，在檔案使用階段完善歸檔、借閱、鑒定以及銷毀等流程，在檔案統(tǒng)計階段支持報表統(tǒng)計和數據分析評估，全方位提高文書檔案管理的實效性。

2.3 強化檔案管理人員培訓工作

文書檔案管理工作有著復雜的特點，專業(yè)性極強，為檔案管理人員素質與能力提出了較高要求?，F階段文書檔案管理隊伍整體素質有待提升，普遍存在兼職的情況，專業(yè)知識與文化水平也有待提升，這些因素的存在都制約了文書檔案管理工作的高效開展。要想滿足數字化的各項要求，讓文書檔案管理工作真正得到創(chuàng)新，應該定期開展對檔案管理人員的培訓工作，除了要讓他們掌握豐富的檔案專業(yè)知識以外，需要學習計算機、法律、文秘和文學等知識。檔案管理部門要加強對檔案管理人員的教育，確保每個工作人員擁有職業(yè)證書，并定期學習國內外文書檔案管理方面的知識，掌握更多管理經驗，讓文書檔案管理獲得更多的活力。在計算機普及與應用的過程中，文書檔案管理模式也出現了巨大變化，檔案管理數字化發(fā)展速度日益加快[3]。

3 結語

總之，通過建立完善的檔案信息數據庫，有利于檔案資源利用率的提升，并定期開展對檔案管理人員的培訓教育工作，促使他們的工作能力實現提升，保證數字化背景下文書檔案管理工作高效開展。