彭爽

大安市公廁管理處 吉林大安 131300

人事檔案管理，顧名思義，就是單位對職工的個人信息、工作狀況等記錄在冊，以明確職工的專長區(qū)域，在單位安排工作時提供參考依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)層對于職工情況的了解以及職工的合理正確分配，會讓從業(yè)人員在工作中對個人價值的實(shí)現(xiàn)有所滿足，使企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展更好更快進(jìn)行[1]。因此，事業(yè)單位對人事檔案科學(xué)、合理、有規(guī)劃的管理是單位發(fā)展的重要條件。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性分析

1.1 提升單位管理能力

人事檔案作為事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容，其記錄了單位所有人員的基本信息，是單位獲取人才、利用人才以及選撥人才的依據(jù)，通過科學(xué)利用和管理人事檔案，能夠?qū)挝坏母黜椆芾砹鞒毯凸ぷ鳝h(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，促使管理趨于有序性、科學(xué)性以及合理性方向發(fā)展，對強(qiáng)化事業(yè)單位的管理能力提升具有重要價值。

1.2 優(yōu)化人力資源配置

在事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行中，需要以人才作為支撐，通過各個崗位人員的密切配合完成各項工作，人力資源是事業(yè)單位有序發(fā)展的基礎(chǔ)和前提。在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢下，社會人才競爭更加激烈，事業(yè)單位優(yōu)化人力資源配置的方式主要為外部引進(jìn)和內(nèi)部提拔，人事檔案是事業(yè)單位選撥人才的重要依據(jù)，對人事檔案開展有效管理，能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)選撥人才提供參考，發(fā)現(xiàn)員工的優(yōu)勢和價值，進(jìn)而將其安排到合適的崗位上，真正實(shí)現(xiàn)人盡其才，實(shí)現(xiàn)單位人力資源優(yōu)化配置。

1.3 實(shí)現(xiàn)員工動態(tài)跟蹤

在知識經(jīng)濟(jì)時代下，人才是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障，人事檔案記錄了員工的獎懲情況、工作表現(xiàn)、個人經(jīng)歷以及基礎(chǔ)信息，是員工發(fā)展和提升自我的重要記錄，通過人事檔案管理能夠幫助事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)掌握員工的思想以及能力發(fā)展動態(tài)，實(shí)現(xiàn)員工動態(tài)跟蹤，有助于單位儲備人才、利用人才以及挖掘人才。

2 新時期做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的路徑

2.1 更新事業(yè)單位人事檔案管理觀念

第一，改變現(xiàn)有檔案管理觀念。事業(yè)單位需要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，對其引起高度重視，不管是單位，還是個人，進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案管理工作的意義十分重大。單位領(lǐng)導(dǎo)需要對人事檔案管理工作引起密切關(guān)注，充分發(fā)揮出自身的帶頭作用，改變每一位人員的檔案管理工作態(tài)度，只有確保事業(yè)單位人事檔案管理觀念的創(chuàng)新性，將人事檔案管理小組構(gòu)建起來，才可以促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。第二，應(yīng)在固定的時間指導(dǎo)、督促、檢查人事檔案管理工作，加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，在指導(dǎo)與監(jiān)督中，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的缺陷和問題，同時第一時間運(yùn)用有效手段進(jìn)行補(bǔ)救。第三，將人事檔案管理達(dá)標(biāo)考核機(jī)制構(gòu)建起來。將人事檔案管理工作做好的重要前提是良好的制度，可密切結(jié)合檔案管理質(zhì)量和管理人員的績效考核，確保人事檔案管理朝著規(guī)范化和制度化方向發(fā)展[2]。

2.2 提高人事檔案的真實(shí)性和完整性

人事檔案管理的主要工作內(nèi)容是收集和存儲有效的人才信息，并將其作為人事管理的有效依據(jù)，只有不斷提高人事檔案信息的真實(shí)性和完整性，才能切實(shí)發(fā)揮出人事檔案管理的有效價值，從而為推動事業(yè)單位人才建設(shè)的全面發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。這就要求人事檔案管理人員必須要樹立實(shí)事求是的管理理念，對單位員工的教育經(jīng)歷和工作經(jīng)歷進(jìn)行全面了解，不斷完善員工的個人信息，堅決杜絕材料造假、信息失真等現(xiàn)象的發(fā)生，從而促進(jìn)人事檔案信息真實(shí)性的顯著提升。此外，為了提高人事檔案管理的有效性，相關(guān)管理人員還應(yīng)該不斷提高認(rèn)識檔案信息的完整性，通過多種渠道對員工的個人信息進(jìn)行完善，這樣也能在一定程度上確保檔案信息的真實(shí)性。唯有如此，才能提高人事檔案的使用效率，從而為薪酬管理和評價考核工作的順利實(shí)施提供可靠的參考依據(jù)。

2.3 加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)力度

首先，事業(yè)單位應(yīng)建立完善檔案管理人員相關(guān)的各項規(guī)章制度，尤其是與管理人員切身利益相關(guān)的績效考核機(jī)制及晉升機(jī)制，將其參加職業(yè)技能培訓(xùn)次數(shù)與考核成績等納入其晉升考核標(biāo)準(zhǔn)之一，對于經(jīng)常以工作繁忙、身體不適、已經(jīng)掌握培訓(xùn)內(nèi)容等理由拒絕參與培訓(xùn)活動的或多次培訓(xùn)考核不合格的人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐u或懲罰，創(chuàng)設(shè)職業(yè)技能學(xué)習(xí)小組，拓寬管理人員學(xué)習(xí)掌握最新人事檔案管理的技巧與方法，提升其政治素養(yǎng)與職業(yè)道德水平。其次，還應(yīng)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理人員招聘機(jī)制，擴(kuò)招檔案管理專業(yè)或互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)的高校大學(xué)生，提高對應(yīng)聘人員實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的要求。最后，還應(yīng)調(diào)整該項崗位報考招聘機(jī)制與標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)限制報考人員專業(yè)范圍，延長崗前培訓(xùn)時間，補(bǔ)充與延伸崗前培訓(xùn)內(nèi)容，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備及教學(xué)設(shè)備等來創(chuàng)新培訓(xùn)方法，對于連續(xù)三次崗前培訓(xùn)考核不合格的人員采取留崗觀察或辭退等處理措施[3]。

2.4 加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入和使用

事業(yè)單位在日常管理中，應(yīng)確保人事檔案管理工作資金的充足性，或?qū)ｉT預(yù)留一些資金在檔案管理中使用，同時保證經(jīng)費(fèi)嚴(yán)格落實(shí)。加大專業(yè)檔案硬件設(shè)施的使用和投入力度，對檔案存放的位置和條件進(jìn)行改善，保證檔案的存放空間符合“三室”分離。為保證檔案安全，增加相應(yīng)安保設(shè)施，如消防、安全警報等。另外，還需將信息化技術(shù)不斷引進(jìn)，借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革新和完善人事檔案管理，利用網(wǎng)絡(luò)在社會范圍中共享非保密范圍的檔案信息，將人才檔案信息服務(wù)提供給社會，進(jìn)而有效共享人事檔案信息資源。這樣做既大大便利了檔案利用者，也提高了人事檔案工作效率與質(zhì)量，顯著提升了檔案利用效率，推動了檔案管理向無紙化發(fā)展。

3 結(jié)語

為了更好地進(jìn)行人事檔案管理，首先，事業(yè)單位需要對人事檔案管理有更加全面、更加科學(xué)的認(rèn)識，只有單位本身對檔案管理足夠重視，人事檔案管理才會更好地發(fā)展。除此之外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，單位人事檔案管理可以引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行更系統(tǒng)的管理，同時專門設(shè)立人事檔案管理培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，提高職員的專業(yè)技術(shù)水平，推動人事檔案管理健康發(fā)展。