周 璇

(武漢市洪山區(qū)社區(qū)教育學(xué)院 湖北 武漢 430070)

引言

在信息時代，信息技術(shù)是各行業(yè)中最基本的技術(shù)手段，當(dāng)前，我們正處在行政信息技術(shù)化的起點(diǎn)，充分認(rèn)識信息技術(shù)在行政領(lǐng)域中的變革及影響，對于我們在行政領(lǐng)域中應(yīng)用信息技術(shù)是有重要意義的。

1.利用視頻會議，提高辦事效率

傳統(tǒng)的行政管理過程中，部分行政人員的行為散漫，消極怠工，不能及時有效的解決當(dāng)?shù)鼐用竦男姓V求。無論是事務(wù)會議還是總結(jié)會議，總會有人員缺席的情況，會議精神無法全面?zhèn)鬟_(dá)，且由于會議準(zhǔn)備工作較為繁瑣，不便于行政事務(wù)的處理，另外與會人員在聽取會議的過程中，并不認(rèn)真，這也造成大量的人力物力資源被浪費(fèi)。信息技術(shù)的發(fā)展為各行各業(yè)帶來了極大的便捷，于行政管理而言，同樣如此，電子會議的產(chǎn)生，有效的改善了傳統(tǒng)會議中的弊端。

例如，在對突發(fā)狀況進(jìn)行處理時，由于無法召開及時會議，可利用視頻會議有序布置工作。在會議之前要確定與會人員名單，之后由專人向與會人員發(fā)送會議相關(guān)信息，提醒其提前做好準(zhǔn)備。在會議開始階段，應(yīng)先對與會人員進(jìn)行統(tǒng)計，確定有無缺勤人員。在會議進(jìn)行過程中，應(yīng)提前進(jìn)行申明，與會人員需先將麥克風(fēng)關(guān)掉，以防人員同時講話，造成語音效果不佳的問題。在會議中負(fù)責(zé)人需多與參與人員進(jìn)行有序溝通，以確保人員在認(rèn)真聆聽會議內(nèi)容。視頻會議對設(shè)備要求較高，且存在設(shè)備故障的可能性，因此要此類問題準(zhǔn)備多方面的應(yīng)急方案，以確保會議正常進(jìn)行。在與會領(lǐng)導(dǎo)人較多的情況下，攝像師要注意及時的將鏡頭給到發(fā)言人的身上。待會議結(jié)束之后，與會人員不可直接關(guān)閉設(shè)備，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)掉設(shè)備之后，再有序退場。且每次視頻會議之后都應(yīng)檢查各類設(shè)備有無損壞情況，以便在下次使用時，能夠及時運(yùn)作。當(dāng)然視頻會議也存在著許多隱患，如黑客侵襲的情況，會嚴(yán)重危害會議的私密性，導(dǎo)致會議重要內(nèi)容被外泄。由此，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的進(jìn)程下，相關(guān)部門也應(yīng)不斷完善視頻會議系統(tǒng)，以便視頻會議能夠更加高質(zhì)有效的展開。

2.云端信息庫的建立，提高信息交換效率

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，也為我們迎來了大數(shù)據(jù)時代。于行政管理而言，數(shù)據(jù)分析的好處體現(xiàn)在各個方面，不僅能夠使管理人員了解人民的訴求，也能夠提升自身的行政處理能力。在傳統(tǒng)的行政管理過程中，各類部門及單位相互之間的溝通較少，大量的數(shù)據(jù)信息沒有得到充分的應(yīng)用，辦事效率也相對緩慢。因此建立云端信息庫非常有必要，相關(guān)人員只需登錄到信息庫中，便會擁有大量的數(shù)據(jù)資料，處理事務(wù)也能夠更加得心應(yīng)手。

例如，就事業(yè)單位部門而言，建立云端信息庫，可以使各部門服務(wù)數(shù)據(jù)公開化，更便于行政管理。當(dāng)然各類似單位也可進(jìn)行談判溝通，在達(dá)成合作意向之后便進(jìn)行非私密性信息共享。在實(shí)踐過程中會存在著數(shù)據(jù)太過雜亂的問題，這也要求在數(shù)據(jù)庫建立過程中，應(yīng)對各類相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存放。對于數(shù)據(jù)的采集與分析，可以由特定分析部門來完成，而行政管理部門則需結(jié)合分析所得的報表，進(jìn)行下一步的工作安排。

3.數(shù)字管理一體化，縮減中間管理層

政府及各類單位在傳統(tǒng)的行政管理的過程中，決策層與訴求方無法進(jìn)行直接有效的溝通，其相互間的信息交流多有各類中間管理層人員進(jìn)行傳達(dá)。由于中間管理層人員素質(zhì)不同，這便給部分違法亂紀(jì)的人員提供了可乘之機(jī)，不僅消極怠工，更有甚者還會私吞贓款，嚴(yán)重影響到行政管理的公正性。因此，建立數(shù)字管理一體化便可將為訴求方與決策方提供一個公平、公正、公開的平臺，能幫助行政管理人員更好的為人民服務(wù)。

例如，在政府部門的官方網(wǎng)頁中設(shè)置居民服務(wù)訴求欄目，當(dāng)?shù)鼐用窨傻卿浾俜?，通過郵件的形式，將自己的訴求發(fā)送給相關(guān)決策人員手中，此法可有效的避免中間人員加入工作，即可確保居民訴求的真實(shí)性，也能減少政府部門對人力資源的浪費(fèi)。當(dāng)然此類方法也存在一定的缺陷，即由于網(wǎng)絡(luò)交流并不設(shè)置門檻，很容易導(dǎo)致大批量的訴求信息進(jìn)入到?jīng)Q策者的視野中，其中不乏一些低質(zhì)、不實(shí)的訴求信息，容易造成決策者的誤判，因此可在此環(huán)節(jié)中，設(shè)置一定的權(quán)限，如只有具有一定聲望且信譽(yù)良好的人，才能獲得與決策者直接溝通的權(quán)限，以此來保證各類訴求信息的有效性。

總結(jié)

社會信息化是當(dāng)代社會的一種大趨勢，它正推動著公共行政現(xiàn)代化的進(jìn)程，且信息技術(shù)的發(fā)展對行政管理工作產(chǎn)生著深遠(yuǎn)的影響。在現(xiàn)階段電子信息技術(shù)在行政管理中的應(yīng)用，主要包括利用視頻會議，提高辦事效率、建立云端信息庫，提高信息交換效率、數(shù)字管理一體化，縮減中間管理層等，希望在未來的發(fā)展中，信息技術(shù)能夠得到更多的應(yīng)用。