文/閻偉

會務(wù)工作是秘書工作的重要組成部分。在會務(wù)工作的全過程中，秘書的寫作、溝通、執(zhí)行、組織、策劃、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌、歸檔等各方面能力都得到了綜合性鍛煉。廣東省外語藝術(shù)職業(yè)學(xué)院文秘專業(yè)于2015 年1 月正式組隊承辦省級會議，2016年11 月成立會務(wù)服務(wù)中心，2017 年3 月正式開設(shè)會務(wù)實訓(xùn)課程。5 年來，作為會務(wù)實訓(xùn)課程指導(dǎo)教師，筆者組織學(xué)生承辦國家級、省級、市級、校級、院級等各類會議100 余場，服務(wù)與會者6000 余人，參與訓(xùn)練的學(xué)生超過800 人。4 名指導(dǎo)老師，帶領(lǐng)40 名會務(wù)服務(wù)中心團(tuán)隊成員，組織文秘專業(yè)所有學(xué)生開展會務(wù)工作，從會前策劃、會前訓(xùn)練、會中執(zhí)行、會后歸檔報道等會議工作的各個環(huán)節(jié)開展訓(xùn)練，既要統(tǒng)籌管理，又要事無巨細(xì)。會務(wù)無小事、細(xì)節(jié)見品質(zhì)，向結(jié)果要內(nèi)容，從效果定標(biāo)準(zhǔn)。我們將企業(yè)管理方法之一鏈?zhǔn)焦芾磉\(yùn)用到會務(wù)實訓(xùn)課程的日常管理和訓(xùn)練中，經(jīng)過多年的訓(xùn)練實踐，鏈?zhǔn)焦芾肀环磸?fù)驗證是一套行之有效的實訓(xùn)管理模式[1]。

管理就是效益。企業(yè)管理的核心是如何協(xié)調(diào)內(nèi)部各方面之間的關(guān)系，充分調(diào)動每個員工參與管理的主動性和積極性，學(xué)生團(tuán)隊、各個工作團(tuán)隊的管理同樣也是如此。自彼得·杜拉克提出“經(jīng)濟(jì)鏈”和邁克爾·波特提出“價值鏈”以來，諸如“產(chǎn)業(yè)鏈”“服務(wù)鏈”“需求鏈”“供應(yīng)鏈”“營銷鏈”“技術(shù)鏈”“利潤鏈”等概念如雨后春筍不斷冒出，而“鏈?zhǔn)焦芾怼笔侨藗儗芾碇T環(huán)節(jié)之間以及諸環(huán)節(jié)內(nèi)部構(gòu)成要素之間內(nèi)在關(guān)系的不斷深化認(rèn)識和有效把握的體現(xiàn)。旨在把組織內(nèi)的所有人通過鏈條的方式互相關(guān)聯(lián)在一起，在組織內(nèi)建立彼此關(guān)聯(lián)、環(huán)環(huán)相扣的監(jiān)督機(jī)制、考評機(jī)制、訓(xùn)練機(jī)制、工作機(jī)制等，從而實現(xiàn)人人參與建設(shè)、人人參與管理的效果。

鏈?zhǔn)焦芾碓跁?wù)實訓(xùn)課程的管理和實踐中，可以從縱向鏈?zhǔn)?、橫向鏈?zhǔn)降确较虻靡泽w現(xiàn)。

一、縱向鏈?zhǔn)健M織架構(gòu)管理

我院文秘專業(yè)會務(wù)實訓(xùn)課程的組織架構(gòu)分為三級，指導(dǎo)教師——會務(wù)服務(wù)中心——文秘專業(yè)學(xué)生。會務(wù)服務(wù)中心相當(dāng)于是一個管理運(yùn)營機(jī)構(gòu)，對上負(fù)責(zé)完成指導(dǎo)教師們布置的任務(wù)，對下負(fù)責(zé)會務(wù)服務(wù)中心各部門的日常訓(xùn)練、管理考評、每次真實會議前的會前組隊、會中指導(dǎo)、會后小結(jié)和工作考評。會務(wù)服務(wù)中心內(nèi)部管理又分成四級，會務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部門——各常規(guī)部門部長——各真實會務(wù)承辦組組長——普通辦會學(xué)生[2]。會務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部接到會議工作項目后首先進(jìn)行研判，判斷需要多少工作人員、多長的籌備時間、工作人員需要哪些專業(yè)要求，確定本次會務(wù)工作的組長。然后給各個常規(guī)部門下達(dá)用人指令，由各個常規(guī)部門根據(jù)情況抽調(diào)組內(nèi)相關(guān)人員進(jìn)行組隊。組內(nèi)人員不夠的情況下，面向?qū)I(yè)所有學(xué)生發(fā)出用人需求，完成組隊。該次會務(wù)的組長按照會務(wù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人的工作要求組織本組學(xué)生工作人員開展訓(xùn)練，并完成會務(wù)工作。會務(wù)工作結(jié)束后，由組長組織本組工作人員開會總結(jié)，并對組員和本組工作進(jìn)行打分，分?jǐn)?shù)提交給活動指導(dǎo)教師進(jìn)行審核，沒有問題再錄入“會務(wù)服務(wù)手冊”，在會務(wù)實訓(xùn)課程開展的第三個學(xué)期統(tǒng)一由會務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部進(jìn)行核分，核算出該門課的最終成績。

這樣鏈?zhǔn)焦芾淼暮锰幨牵翰粌H僅把會務(wù)實訓(xùn)課程看做一門課程，而是把日常管理和訓(xùn)練當(dāng)做公司一樣來運(yùn)營，指導(dǎo)教師是總裁，會務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部是人事科、培訓(xùn)部和辦公室，各個常規(guī)部門是各個下屬部門，每次真實會議組長是臨時執(zhí)行經(jīng)理，辦會學(xué)生是基層工作人員。執(zhí)行經(jīng)理管理工作人員；人事科、培訓(xùn)部、辦公室負(fù)責(zé)任務(wù)發(fā)放、人員選拔、日常訓(xùn)練監(jiān)督；各個下屬部門自行開展訓(xùn)練，享有高度自制權(quán)；總裁只是給出方向和架構(gòu)，把握經(jīng)費(fèi)進(jìn)出口，確定總體目標(biāo)，輸送價值觀、培養(yǎng)使命感。使用鏈?zhǔn)焦芾矸椒ê?，所有會?wù)工作任務(wù)就可以進(jìn)行快速拆分、分級、打包、整合，因此接到會務(wù)任務(wù)后的組隊時間可以非常迅速，管理起來也井然有序。

二、橫向鏈?zhǔn)健鞒Ｒ?guī)部門的日常訓(xùn)練

會務(wù)服務(wù)中心有8 個常規(guī)部門，包括設(shè)計部、文案部、攝錄部、后勤部、插花部、茶藝部、主持部、禮儀部。設(shè)計部負(fù)責(zé)為每次會議設(shè)計海報、背景板、座簽、引導(dǎo)牌、工作證等；文案部負(fù)責(zé)為每次會議撰寫發(fā)言稿、致辭稿、網(wǎng)站新聞、邀請函、通知等文案；攝錄部負(fù)責(zé)為每次會議制作視頻、動畫、提供錄像、攝像等；后勤部管理倉庫負(fù)責(zé)為每次會議提供工作所需的所有材料，進(jìn)行采買和場地布置；插花部為有需要的會議提供桌花和中式插花；茶藝部為有需要的會議提供茶水服務(wù)和茶藝表演；主持部為有需要的會議提供主持人；禮儀部為每次會議提供禮儀人員。

以上8 個常規(guī)部門每年秋季面向文秘專業(yè)新生進(jìn)行招新，文秘專業(yè)要求每一位同學(xué)都需要進(jìn)入其中一個部門。每個部門每周對部內(nèi)成員進(jìn)行常規(guī)訓(xùn)練，每個部門每學(xué)期需要有2 次面向文秘專業(yè)全體同學(xué)開展的延伸訓(xùn)練。每學(xué)期開學(xué)初期，會務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部培訓(xùn)板塊負(fù)責(zé)人需要整理出各個常規(guī)部門的本學(xué)期對內(nèi)對外訓(xùn)練計劃，連同指導(dǎo)教師每學(xué)期4 次的理論訓(xùn)練一起編排成訓(xùn)練進(jìn)度表，發(fā)放給同學(xué)們，以便同學(xué)們選擇性參加。

這8 個常規(guī)訓(xùn)練部門由于技術(shù)要求的不同，訓(xùn)練內(nèi)容也都不相同，都是圍繞本部門的工作內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)集中的訓(xùn)練，訓(xùn)練方式不做統(tǒng)一要求，只對訓(xùn)練結(jié)果有要求，即訓(xùn)練出來的人員需要滿足會議工作的要求。每次會議開展前，由各訓(xùn)練部門部長根據(jù)組員訓(xùn)練情況和時間情況進(jìn)行選人，如果組員日常訓(xùn)練不到位，就不能滿足工作要求，不能被選進(jìn)辦會小組。學(xué)生在3 個學(xué)期內(nèi)完不成3 次真實會務(wù)工作，就不能順利結(jié)課。因此，會務(wù)實訓(xùn)課程的管理其實就是成果導(dǎo)向、任務(wù)驅(qū)動。會務(wù)需要什么，我們就訓(xùn)練什么內(nèi)容，會務(wù)需要呈現(xiàn)什么效果，我們就訓(xùn)練到什么程度。

三、單個項目的鏈?zhǔn)焦芾怼笆宙湕l”管理

在每一次真實會務(wù)工作中，我們用的是“十字鏈條”的管理模式，即縱橫交叉式管理。每次真實會務(wù)也會根據(jù)實際需要拆分為文案組、設(shè)計組、后勤組、禮儀組、攝錄組等，由本次會務(wù)工作的大組長負(fù)責(zé)統(tǒng)籌。橫向鏈條管理，就是各個執(zhí)行小組組內(nèi)的自我管理，比如禮儀組需要為大會提供禮儀，需要撰寫禮儀工作方案、制定人員安排表、繪制工作點(diǎn)位圖、開展模擬訓(xùn)練、選擇工作服裝、提前走位等。各組自行在會前根據(jù)本組工作內(nèi)容開展訓(xùn)練，時間自行把控，只對效果提出要求。

縱向鏈條管理即會務(wù)項目工作組由大組長——各模塊小組長——各模塊組員構(gòu)成。大組長向指導(dǎo)老師負(fù)責(zé)，各模塊小組長向大組長負(fù)責(zé)。以制作邀請函為例，文案組組員需要制作好3 個備選方案，然后首先需要由文案組組長把關(guān)，進(jìn)行文字校對、版式選擇、審美配色等檢查；組長把關(guān)后交給大組長進(jìn)行二審，大組長有權(quán)利在3 個備選方案中否定1 個，限期整改；整改后在規(guī)定集中審核的日子，統(tǒng)一把所有需要指導(dǎo)教師審核的內(nèi)容交給老師審核。通常會前會有三次審核，以保證會議工作的效果和時間推進(jìn)得有條不紊。

“十字鏈條”管理充分給予了各訓(xùn)練小組自制權(quán)，因為小組工作內(nèi)容不同，訓(xùn)練要求也不同，在方法上不能做統(tǒng)一要求，我們只用最終的會務(wù)呈現(xiàn)效果來進(jìn)行該組工作的工作效果考評。同時，“十字鏈條”管理還保證了各級負(fù)責(zé)人有效行使自身權(quán)利和義務(wù)，保證工作的高效開展。

四、考評機(jī)制的鏈條化管理

文秘專業(yè)會務(wù)實訓(xùn)相關(guān)成績的考評主要分成兩類，一類是普通同學(xué)會務(wù)實訓(xùn)課程成績的考評，另一類是會務(wù)服務(wù)中心工作人員的考評。無論哪種考評，均使用了鏈條化管理，保證考評機(jī)制的合理性、公平性和高效性。

會務(wù)實訓(xùn)課程成績要求每一位同學(xué)在3 個學(xué)期內(nèi)都需要參加至少3 次真實會務(wù)工作，完成非組內(nèi)常規(guī)的4 次培訓(xùn)項目。每一次各常規(guī)部門組織的對外延伸性培訓(xùn)結(jié)束后，都由會務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部工作人員為參加培訓(xùn)的同學(xué)在“會務(wù)實訓(xùn)手冊”上蓋章確認(rèn)。普通同學(xué)每次真實會務(wù)工作結(jié)束后，由該會務(wù)工作組組長組織同學(xué)們開會進(jìn)行總結(jié)，根據(jù)會務(wù)現(xiàn)場實際情況，考評各個工作小組的工作效果，綜合各方面情況評定每個工作人員的分?jǐn)?shù)。評定后的分?jǐn)?shù)交由該會務(wù)工作的指導(dǎo)教師進(jìn)行審核修訂，然后由組長錄入到每個同學(xué)的“會務(wù)服務(wù)手冊”該次會務(wù)項目的打分表中。會務(wù)實訓(xùn)課程在第三個學(xué)期結(jié)束前，由會務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部組織工作人員對需要結(jié)課的年級全體學(xué)生進(jìn)行課程分?jǐn)?shù)的核算，計算出該學(xué)生在三個學(xué)期的所有會務(wù)成績的平均分，檢查參訓(xùn)情況，錄入成績表，交給指導(dǎo)老師審核無誤后錄入成績系統(tǒng)。

會務(wù)服務(wù)中心的考評則是在每年新一屆換屆選舉后就要公布考評辦法，在第二年換屆前，由統(tǒng)籌部組織會務(wù)服務(wù)中心指導(dǎo)教師和中心全體工作人員根據(jù)考評辦法進(jìn)行考評，制作獎狀，根據(jù)實際工作情況修訂考評辦法，完成換屆和頒獎。在每一位工作人員開展工作之初，就要對標(biāo)考評辦法開展工作計劃，不斷修正，不斷完善。指導(dǎo)教師和工作人員也會根據(jù)每一位工作人員的實際工作效果、工作強(qiáng)度、難度和次數(shù)進(jìn)行綜合評定。

管理不打人情牌，管理的最終目的還是要效益。學(xué)生辦會的過程中肯定存在各種瑕疵，但也正是一次次反復(fù)摔打，讓學(xué)生們在實操中得到提升。在會務(wù)實訓(xùn)課程中，我們不僅要教給學(xué)生們會務(wù)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，還要傳授給學(xué)生高效管理的方法，讓學(xué)生們把高度自制、團(tuán)隊協(xié)作、高效有序、層級負(fù)責(zé)當(dāng)作日常工作的習(xí)慣。培養(yǎng)會務(wù)能力也是培養(yǎng)秘書綜合素養(yǎng)，鏈?zhǔn)焦芾矸浅Ｓ行У爻尸F(xiàn)了行政級別，讓每一個層級的工作人員都有自己的擔(dān)當(dāng)，不再等靠要，而是人人出成果、人人出效果，向結(jié)果要內(nèi)容，從效果定標(biāo)準(zhǔn)。