張曉琴

摘 要： 文章基于水利工程檔案的特點(diǎn)，從水利工程檔案收集和管理兩個(gè)方面研究相應(yīng)的收集工作方法，并提出了相應(yīng)的檔案管理建議，以供參考。

關(guān)鍵詞： 水利工程;檔案收集;檔案管理

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.36.281

1 引言

在水利工程建設(shè)和管理工作中，通過工程檔案可以真實(shí)記錄工程建設(shè)與管理的真實(shí)和原始內(nèi)容，并作為工程建設(shè)完成之后開展竣工驗(yàn)收以及后期運(yùn)行管理的重要參考依據(jù)。對(duì)于如此重要的工程檔案，應(yīng)按照一定的方法和要求進(jìn)行工程檔案的收集與管理工作，保存好相應(yīng)的工程資料，并減少工程建設(shè)中人力與物力的投入，提升工程檔案管理效率以及工程建設(shè)效率。

2 水利工程檔案的特點(diǎn)

一是表現(xiàn)出周期性不同的特點(diǎn)。由于不同水利工程由于規(guī)模不同，其施工工期也存在較大差異，使得檔案的形成周期也有所不同。二是內(nèi)容豐富性特點(diǎn)。在水利工程建設(shè)的項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、可行性研究以及勘測(cè)、設(shè)計(jì)，一直到施工、竣工驗(yàn)收和后期運(yùn)行管理等全過程中都會(huì)形成內(nèi)容豐富的文件資料，并且還包含聲像、圖表以及文字等不同形式的資料，涵蓋內(nèi)容比較豐富。三是涉及領(lǐng)域比較綜合的特點(diǎn)。在水利工程建設(shè)中不僅涉及建筑學(xué)、設(shè)計(jì)學(xué)，而且還涉及水利學(xué)科、環(huán)保學(xué)以及藝術(shù)學(xué)等不同學(xué)科，使得水利工程檔案內(nèi)容具有綜合性的特點(diǎn)，需要在工程建設(shè)的不同階段綜合運(yùn)用不同的專業(yè)、技術(shù)以及工藝等。四是形成過程復(fù)雜性的特點(diǎn)。在水利工程建設(shè)過程中，受到移民遷占、規(guī)劃、資金以及地質(zhì)條件等因素的影響，使得其中存在較多具有不可預(yù)見性的隱蔽工程，尤其是在工程施工中受到自然因素的影響而需要進(jìn)行設(shè)計(jì)變更，這都使得工程檔案的收集難度較大。加之不同單項(xiàng)工程、單位工程以及單元工程具有不同的結(jié)構(gòu)功能，使得所形成的檔案也有所不同。五是收集整理的時(shí)效性特點(diǎn)。工程檔案的收集工作需要在工程建設(shè)的不同階段同步及時(shí)開展。這主要由于此類工程建設(shè)所涉及的參與方較多，如果在施工完成之后再收集資料，往往由于資料丟失而難以收集齊全。而且還要及時(shí)收集和保存其中隱蔽工程的相關(guān)資料，尤其是要永久性保存重要的技術(shù)性資料檔案。六是管理利用社會(huì)性的特點(diǎn)。通過科學(xué)系統(tǒng)的工程檔案體系的構(gòu)建可以通過工程檔案來真實(shí)反映整個(gè)工程建設(shè)過程，作為后續(xù)開展運(yùn)行維護(hù)管理以及擴(kuò)建、改建和防洪、抗災(zāi)等工作的重要依據(jù)，同時(shí)也為同類工程建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)，更好地為水利部門和社會(huì)服務(wù)，表現(xiàn)出具有社會(huì)性的特點(diǎn)。

3 水利工程檔案的收集

首先需要在工程建設(shè)全過程中開展工程檔案收集工作。為了保證水利工程檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，不僅僅要截取其中某段工程進(jìn)行工程資料的收集，南閘管理所設(shè)置了專門的檔案管理部門，由專職檔案人員通過日常管理工作的開展和制度的執(zhí)行來完整收集工程建設(shè)全過程的完整資料。同時(shí)還要做好對(duì)檔案收集人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷改進(jìn)其工作方式，保證檔案收集渠道更加暢通。年內(nèi)由工程管理科負(fù)責(zé)所有工程門類檔案的收集，年終交由南閘管理所綜合檔案室進(jìn)行規(guī)范歸檔。

其次要重點(diǎn)做好對(duì)設(shè)計(jì)施工變更檔案的收集工作。在水利工程施工中會(huì)存在較多的隱蔽工程，比如大壩灌漿、地下連續(xù)墻、基坑支護(hù)以及垂直鋪塑等防滲隱蔽工程，這些隱蔽工程建設(shè)中的檔案收集難度較大且流程比較繁瑣，相關(guān)資料也比較零碎。而且在工程施工中也會(huì)由于土壤、地質(zhì)條件、施工工藝等因素對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行變更，這就需要重點(diǎn)做好工程檔案收集工作中對(duì)設(shè)計(jì)變更內(nèi)容的收集，對(duì)其中復(fù)雜的檔案進(jìn)行登記編號(hào)，便于進(jìn)行檔案的收集和管理工作。

最后要嚴(yán)格按照檔案收集要求來收集和歸檔施工質(zhì)量評(píng)定資料。水利工程施工完成之后的質(zhì)量評(píng)定工作比較關(guān)鍵，但是在此過程中容易出現(xiàn)評(píng)定資料填寫格式不規(guī)范或漏填等問題，增加工程檔案收集的難度。而且在此過程中，存在使用不規(guī)范且穩(wěn)定性較差的筆來填寫原始資料的情況，或者在使用復(fù)寫紙?zhí)顚憰r(shí)出現(xiàn)字跡潦草而難以辨認(rèn)、漏寫等問題。為此就需要嚴(yán)格按照歸納要求開展施工質(zhì)量評(píng)定資料的填寫和收集工作，資料一經(jīng)填寫并加蓋公章確認(rèn)之后則不允許進(jìn)行修改。

4 水利工程檔案的管理

首先要采用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理方法。在此類檔案管理工作中，需要對(duì)檔案的積累、立卷和歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行明確，嚴(yán)格按照工作方法標(biāo)準(zhǔn)要求開展檔案管理工作。具體地說可以通過標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)檔案工作程序圖的建立，在此程序圖中流出不同部門之間的工作關(guān)系以及相應(yīng)的工作運(yùn)行情況，推進(jìn)檔案管理工作的程序化和標(biāo)準(zhǔn)化。

其次要制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度。嚴(yán)格的管理制度是開展檔案管理工作的前期，因此從水里工程建設(shè)過程中批復(fù)文件勘探環(huán)節(jié)開始，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來要求設(shè)計(jì)資料的形成、積累以及分類歸檔等要求，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求整理、鑒定和保管技術(shù)檔案，還要獎(jiǎng)勵(lì)在管理技術(shù)資料收集與管理中表現(xiàn)突出的人員。通過樹立榜樣的方式，發(fā)揮其模范帶頭作用，確保檔案歸檔以及管理工作的有序開展。

再次要開展標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理統(tǒng)計(jì)工作。在檔案工作發(fā)展過程中，應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)計(jì)方法來開展檔案整理的進(jìn)度、調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析以及提供統(tǒng)計(jì)資料等過程，采取標(biāo)準(zhǔn)化的方式來統(tǒng)計(jì)檔案整理管理工作，便于直觀地了解到檔案的收進(jìn)、移出、結(jié)存、整理、鑒定、保管、利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等項(xiàng)目的內(nèi)容，以此來保證技術(shù)檔案數(shù)據(jù)的完整性與可靠性。

最后要做好其他方面的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。比如在庫房中存放檔案的過程中，需要采取標(biāo)準(zhǔn)的庫房管理方法，保證庫房的防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠、通風(fēng)性等建設(shè)性能達(dá)標(biāo)，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，提升檔案管理效率。所在單位南閘管理所檔案達(dá)標(biāo)得到了市檔案局的肯定，連續(xù)被評(píng)為檔案工作目標(biāo)管理省一級(jí)。

5 結(jié)語

在水利工程建設(shè)過程中會(huì)形成類型復(fù)雜且內(nèi)容豐富的各類檔案資料，通過對(duì)這些檔案資料進(jìn)行收集和管理，便于充分利用檔案資料開展后續(xù)的運(yùn)行管理以及同類工程建設(shè)等工作。為了保證工程檔案應(yīng)有作用的發(fā)揮，需要采取合理的收集方法保證將全過程中所有資料進(jìn)行完整和全面收集，同時(shí)做好對(duì)所收集檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

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