文/冶金工業(yè)教育資源開發(fā)中心 劉靜

目前屬于信息大爆炸時代，數(shù)據(jù)量不斷攀升，信息產生的種類也復雜多樣。隨著人們對信息的需求量加大，數(shù)字化技術應運而生，有效地滿足了人們的需求。從事業(yè)單位檔案管理工作出發(fā)，隨著數(shù)據(jù)統(tǒng)計的難度加大，傳統(tǒng)紙質檔案的功能性弱化，傳統(tǒng)的管理方法已經無法順應時代的潮流。只有進行檔案管理工作的革新，確保數(shù)字化技術的全面運用，才能有利于檔案管理工作的有序開展。

一、數(shù)字化技術概述

在計算機技術的全面應用下，衍生出數(shù)字化技術，其應用領域廣泛，具有針對性的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)為虛擬化的載體。針對復雜的信息數(shù)據(jù)，利用數(shù)字化技術進行加工和傳輸，其存儲信息的載體為虛擬化的載體，便于數(shù)據(jù)的容納和查閱。虛擬化成為了數(shù)字化技術的重要特點。數(shù)字化技術還具有信息處理快的優(yōu)勢，在日常使用過程中，面對大量的綜合性數(shù)據(jù)，其傳遞和分析能力較強。計算機高效處理性明顯，數(shù)字化技術應用下，處理速率提高，滿足了事業(yè)單位檔案管理信息化要求。

二、數(shù)字化技術在檔案管理工作中的運用意義

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要針對紙質類檔案文件，需要對紙質進行良好保存，為其提供合適的環(huán)境，耗費的人力物力較大。隨著時代的發(fā)展，數(shù)字化技術在檔案管理工作中的運用優(yōu)勢明顯。在事業(yè)單位中，檔案主要是記錄單位發(fā)展，其承載著歷史使命，數(shù)據(jù)的變遷是檔案管理工作發(fā)展的動力。全面應用科學技術，實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，改用電子文件記錄，有利于信息數(shù)據(jù)的收集和存儲，也是當前時代發(fā)展的必然現(xiàn)象。將數(shù)字化技術應用于檔案管理工作中，有利于提高管理工作效率。針對復雜的管理工作，數(shù)字化技術提供了便捷，促使更多工作人員對其工作內容產生新的認知。在對檔案資料進行保管的過程中，采用數(shù)字化技術，凸顯了檔案資料的價值。做好檔案管理工作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，建設相對應的數(shù)據(jù)庫，促使檢索、信息采集、篩選等工作的效率提高，不斷地發(fā)揮出檔案管理工作的最大化價值。

三、檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不健全。當前檔案管理工作中存在管理制度不健全的問題。檔案管理工作者需要明確管理制度是工作有序開展的標準，制定出規(guī)范的操作流程，才能提高工作效率。有些檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的“信袋式”管理的階段，不能做到科學的專業(yè)管理，導致對信息的提取和利用較為困難，并且原有的紙質檔案管理方式和設備還存有不足。隨著市場化要求的更替，事業(yè)單位的發(fā)展目標也存在變化，信息更新緩慢，導致檔案管理工作中數(shù)據(jù)更新不及時，不利于檔案管理工作的全面開展。事業(yè)單位檔案信息庫的及時更新，有利于事業(yè)單位的長遠發(fā)展。提升檔案管理理念，探索新形勢下有效的檔案管理途徑，能夠促進社會經濟的健全發(fā)展，提高事業(yè)單位的市場競爭力。

（二）管理工作相對復雜。檔案管理工作相對復雜。事業(yè)單位內檔案管理工作不僅是擺放書籍等數(shù)據(jù)文件，還需要對檔案進行系統(tǒng)化的保管、編制、歸類等工作。尤其是收集、整理、篩選檔案資料，操作起來相對復雜，面對不完整的檔案資料，管理工作更加復雜，導致檔案資料的利用率不高。在信息化時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作采用數(shù)字化技術，創(chuàng)新管理方法，提高工作人員計算機使用等綜合能力，提高對信息化管理的認識。

（三）數(shù)字化管理投入少。由于部分地區(qū)事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不足，致使對數(shù)字化管理的投入經費較少。從預算可以看出，檔案管理的投入遠低于其他事項。受經費不足的影響，不利于數(shù)字化技術在檔案管理中的實際應用，也將降低檔案管理工作效率。

（四）信息化建設不足。目前事業(yè)單位檔案管理工作還存在信息化建設不足的問題。設備相對落后，對檔案資料庫建設投入不足?；A設施無法滿足現(xiàn)代化需求，設備未及時更新。隨著科學的進步，數(shù)字化技術的全面應用，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能實現(xiàn)信息化處理，導致事業(yè)單位檔案管理工作無法滿足網絡化發(fā)展。受信息化建設不足影響，檔案管理工作效率下降，質量降低。傳統(tǒng)的檔案管理工作以人力為主，進行資料數(shù)據(jù)的篩選，工作任務重，復雜的數(shù)據(jù)信息容易造成紕漏。

四、數(shù)字化技術在檔案管理工作中的運用措施

（一）健全檔案管理規(guī)章制度。健全檔案管理規(guī)章制度，為推動數(shù)字化技術在檔案管理工作中的有效運用提供支持。根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，制定出符合現(xiàn)實的規(guī)章制度，確保制度的規(guī)范化和合理性。基于實際需要，還需要提高檔案管理工作規(guī)章制度的實操性，便于工作人員的貫徹落實。基于統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理工作制度，從檔案的收集工作開始，有序地整理，做好數(shù)據(jù)整合工作，編制種類不同的文檔，進行排序，以便后續(xù)的查找。運用數(shù)字化技術，在線上網絡管理平臺中做好標記，對檔案進行分門別類，做好相關鑒定工作。從實效性出發(fā)，在事業(yè)單位內對不同歷史年限檔案，采取針對性的保管方法。對于保留超過年限的檔案進行銷毀，避免復雜繁多的檔案數(shù)據(jù)造成整理困難。在事業(yè)單位檔案管理工作中運用數(shù)字化技術，提高工作效率。健全檔案管理的規(guī)章制度，針對傳統(tǒng)的管理模式進行革新，制定出符合現(xiàn)實發(fā)展需求的政策，提高檔案管理工作的信息化水平。由于我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設還處于發(fā)展階段，相關的制度還不健全，無法達到較高的服務水平。因此，健全檔案管理工作規(guī)章制度，構建科學的管理體系，基于數(shù)字化技術的全面應用，提高檔案管理工作的信息化水平，促使其朝科學化方向發(fā)展。

（二）做好檔案管理人才培養(yǎng)工作。為推動數(shù)字化技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用，需要充分發(fā)揮人的主觀能動性，做好檔案管理人才培養(yǎng)工作。事業(yè)單位需要制定完善的培養(yǎng)體系，樹立積極良好的理念，從終身學習的角度出發(fā)，促使更多工作人員為數(shù)字化檔案管理貢獻自己的力量。展開相關培訓，指導數(shù)字化技術的使用，努力提高全體員工的綜合水平。定期組織檔案管理人員進行數(shù)字化管理實操培訓，讓他們掌握基本技能，在實際崗位中學會運用相關的數(shù)字化知識。不同地區(qū)的事業(yè)單位還可以進行相關的交流合作，推選出檔案管理數(shù)字化水平較高的單位進行經驗分享，共同提高數(shù)字化技術在檔案管理工作中的應用水平。從考核制度出發(fā)，改革傳統(tǒng)的考核體系，量化各類考核指標，強化考核的個性化體現(xiàn)，不斷激發(fā)事業(yè)單位檔案管理人員的工作熱情。還可以與高校進行合作，針對專業(yè)水平較高的學生進行專業(yè)對口培訓使其畢業(yè)后可直接參與到工作崗位中來，為事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作提供新鮮血液。培養(yǎng)一支具有專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)的數(shù)字化檔案管理工作團隊，最大化發(fā)揮數(shù)字化技術在檔案管理工作中的核心價值。

（三）提高對檔案管理信息化的認識。提高工作人員對信息化技術的認識，確保數(shù)字化技術下檔案管理工作的有序開展。根據(jù)檔案管理工作的需要，對工作人員進行檔案管理數(shù)字化技術的培訓，使其熟悉信息化的檔案文件。數(shù)字化技術的運用，在檔案管理工作中還包括設備使用和信息平臺的管理，指導工作人員掌握檔案數(shù)據(jù)庫也是重要的工作內容之一。事業(yè)單位對年輕人才的需求量較大，網絡管理中需要相關信息技術人才，提高工作人員的能力素質，有利于數(shù)字化技術合理運用在檔案管理工作中。當前事業(yè)單位檔案管理工作人員結構穩(wěn)定，部分人員資歷深且年齡大，對數(shù)字化技術不夠了解，這就需要檔案管理工作轉變服務方向，樹立良好的數(shù)字化管理意識，基于信息技術的支持，使得檔案資料的收集和后續(xù)整理工作更加全面，借助信息化管理平臺，全面提升事業(yè)單位檔案管理工作的綜合水平。

（四）實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。運用數(shù)字化技術實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。更新原有的處理設備，完善基礎設施建設，為數(shù)字化技術應用下的檔案管理工作提供硬件保障。傳統(tǒng)的檔案管理工作效率較低，運用數(shù)字化技術后，能夠實現(xiàn)資源共享，有效地提高管理水平?；跀?shù)字化技術構建檔案管理系統(tǒng)，做好檔案數(shù)據(jù)收集和整合工作，做好資料檢索、編目等相關工作，突出檔案管理的工作價值。運用云計算技術，根據(jù)用戶的指令，搜索出相關的信息資料，滿足檔案管理工作的日常需求?；跀?shù)字化技術的虛擬性特點，搭建云計算平臺，實現(xiàn)信息的及時更新，并且做到快速傳播。利用數(shù)字化技術，對照片、視頻等電子檔案文件進行收集和整理。還可以采用專業(yè)的設備，將傳統(tǒng)的紙質檔案文件轉化為電子文件。電子文件的歸檔和整理，有效地降低了人力和物力的使用，對掃描儀的規(guī)范操作，做好信息索引，監(jiān)督掃描全過程，達到檔案管理要求。在進行檔案檢索和查詢過程中，運用數(shù)字化技術，確定資料的擺放位置，便于后續(xù)查找。數(shù)字化技術在檔案管理工作中的運用，打破了時間和空間的限制，大大提高了管理效率。

五、結語

檔案管理工作作為事業(yè)單位的基礎工作之一，需要提高對其的重視。隨著時代的發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求，只有與時俱進，才能符合現(xiàn)代化工作需求。對事業(yè)單位檔案管理工作運用數(shù)字化技術，采取針對性的策略，才能提高檔案管理工作的信息化水平，進而推動科學合理的檔案管理工作順利開展。