文/青州市東夏中心衛(wèi)生院 巨芳愛

醫(yī)院檔案中記錄了醫(yī)院的建立歷史、發(fā)展過程、重大事件、醫(yī)療改革等多種信息，不僅是醫(yī)院日常工作的重要組成部分，同時也是醫(yī)院醫(yī)療水平不斷提升的證據(jù)，隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理方式逐漸由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理趨勢發(fā)展。盡管越來越多的醫(yī)院意識到提升檔案管理質(zhì)量的重要性，但是受多種因素的影響，目前醫(yī)院檔案管理依舊存在一些問題，只有找到問題的解決方案，提升檔案管理的效率，才能促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院進行檔案管理的必要性

隨著時間的推移，醫(yī)院從建立之初就不斷產(chǎn)生相關(guān)信息，如醫(yī)院采購的醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療設(shè)備的維護、醫(yī)院重大會議、醫(yī)療人員錄取信息、入院患者就診信息、醫(yī)藥采購記錄、醫(yī)藥銷售記錄等信息，采用書面形式或者電子錄入的方式將這些信息進行分門別類歸納整理，使之成為醫(yī)院的寶貴資源，方便相關(guān)工作人員進行檔案搜索，從而實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的管理。在醫(yī)院各項管理工作中，檔案管理是其中重要組成部分，若是檔案管理出現(xiàn)失誤，如資料損壞、數(shù)據(jù)錄入錯誤、紙質(zhì)資料遺失等問題，會給醫(yī)院其它管理工作帶來一定的困難，在國家大力推進醫(yī)療改革的背景之下，醫(yī)院高層管理者應(yīng)意識到檔案管理對醫(yī)院未來發(fā)展的重要作用，找出檔案管理存在的問題，并且采取多方可行有效策略，改善檔案管理現(xiàn)狀，促進醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不完善。盡管國家出臺檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，但是醫(yī)院具備一定的自主權(quán)，部分醫(yī)院并未建立完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作人員在進行工作時缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，工作人員只能憑借以往的工作經(jīng)驗、檔案的類別進行檔案管理工作，致使出現(xiàn)資料遺失、工作效率低下、檔案搜索困難等問題，在一定程度上阻礙醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院高層管理者缺乏檔案管理意識，對檔案管理資金投入較低，使得檔案管理設(shè)備落后，而醫(yī)院產(chǎn)生的信息在不斷增加，落后的設(shè)備無法滿足龐大的信息管理需求，部分醫(yī)院依舊采用人工檔案管理方式，并未將現(xiàn)代化的信息技術(shù)運用到檔案管理工作中，使得醫(yī)院檔案管理工作效率低下。

（二）檔案管理方式落后。部分醫(yī)院依舊采用人工檔案管理的方式，各科室的工作人員將患者就醫(yī)信息、醫(yī)療設(shè)備使用記錄、醫(yī)療人員工作信息以紙質(zhì)和電子形式發(fā)送給檔案管理工作人員，工作人員將電子檔案打印成紙質(zhì)檔案，按照科室、年限、檔案重要性對紙質(zhì)檔案進行分門別類的劃分，儲存在相應(yīng)的檔案管理室。工作人員想要搜索檔案信息，需要向檔案管理人員提出申請，由檔案管理人員在檔案室中進行查找，這種醫(yī)院檔案信息檢索方式增加了檔案管理人員的工作難度，在翻閱紙質(zhì)檔案時，受到摩擦、空氣濕度、搬移等多種因素的影響，會造成檔案不同程度的損壞，影響檔案管理的質(zhì)量。

（三）工作人員專業(yè)技能有待提升。目前醫(yī)院檔案管理缺乏高素質(zhì)管理人才，檔案管理工作的高層管理者，由基礎(chǔ)工作人員逐級晉升，其年齡較大，難以接受新型的檔案管理理念和管理方式，致使醫(yī)院依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，在一定程度上影響著醫(yī)院檔案管理的工作效率。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，每天醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療人員、醫(yī)療設(shè)備、患者就醫(yī)會產(chǎn)生大量的信息，在一定程度上加大檔案管理工作人員的工作難度，部分醫(yī)院在招聘檔案管理工作人員時，其招聘門檻過低，只要具備一定文憑就可以參加應(yīng)聘，招聘人員經(jīng)過短期培訓(xùn)后就正式上崗，其所具備的專業(yè)技能無法滿足當(dāng)今時代醫(yī)院檔案管理工作崗位的技能需求。

三、加強醫(yī)院檔案管理的策略

（一）建立完善的檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理工作不僅包含對相關(guān)信息的整理、歸納、儲存，還包括對現(xiàn)有檔案的檢索以及利用，想要充分發(fā)揮檔案管理在促進醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展的重要作用，只有建立完善的檔案管理制度，才能確保醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。醫(yī)院高層管理者應(yīng)積極學(xué)習(xí)先進的檔案管理理念以及管理方式，結(jié)合對醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)療人員專業(yè)技能、醫(yī)院規(guī)模、經(jīng)濟實力、醫(yī)療水平、檔案信息量等各項基本情況的了解，制定符合相關(guān)法律法規(guī)的檔案管理制度，使得任何一個工作環(huán)節(jié)都有明確的規(guī)定，確保各項檔案信息的整理歸納、保管儲存、檢索利用有一個統(tǒng)一的規(guī)范和標準。醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)建立監(jiān)管機制，確保其制定的相關(guān)規(guī)章制度能夠落實到各個部門，監(jiān)管人員在監(jiān)督管理工作時，若是發(fā)現(xiàn)檔案管理人員存在檔案存儲方式有誤、檔案信息錄入錯誤等問題時，及時采取相應(yīng)的補救措施并且向上反饋，依據(jù)醫(yī)院制定的相關(guān)規(guī)章制度對其進行懲處，確保每位檔案管理工作人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能，從而提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，促進醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。

（二）運用信息技術(shù)，建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫。隨著國內(nèi)各個地區(qū)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)逐漸運用于社會的各個領(lǐng)域，醫(yī)院的高層管理者應(yīng)意識到檔案管理信息化建設(shè)對促進醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要作用，加大對檔案管理的資金投入，更新檔案管理設(shè)備，為檔案管理工作提供強有力的資金和技術(shù)支持。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)檔案管理實際，為檔案管理工作人員配備計算機、彩色電子打印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，同時與信息管理軟件供應(yīng)商進行合作，購買檔案信息管理軟件，為檔案的整理歸納、儲存、檢索提供強有力的技術(shù)支持。醫(yī)院各科室工作人員通過電腦將相關(guān)信息錄入系統(tǒng)中，檔案管理工作人員具備較高的信息管理權(quán)限，對各科室在系統(tǒng)中上傳的信息進行統(tǒng)一的整理和歸納，對保密性的檔案信息進行加密，相關(guān)工作人員可以采取賬號登錄的方式在系統(tǒng)中搜索自己想要了解的資料，實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息共享，有利于提高醫(yī)療人員整體工作效率，為患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)。雖然檔案管理信息化具有簡單、快捷等特性，但是當(dāng)發(fā)生計算機損壞、系統(tǒng)崩潰、黑客入侵時，工作人員難以及時采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。醫(yī)院應(yīng)建立檔案管理安全保護措施，加強計算機防火墻建設(shè)力度，做好檔案信息備份工作，預(yù)防因設(shè)備問題而造成檔案信息流失的幾率。

（三）加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度。工作人員的專業(yè)技能直接影響檔案管理的質(zhì)量，醫(yī)院高層管理者應(yīng)重視培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，使得工作人員能夠意識到檔案管理在醫(yī)院各項管理工作中的重要性，了解檔案管理對患者病情診斷、醫(yī)療人員人事調(diào)動、醫(yī)院未來發(fā)展的意義，激發(fā)其工作熱情，促進檔案管理工作順利進行。醫(yī)院培訓(xùn)內(nèi)部檔案管理工作人員的內(nèi)容應(yīng)包含檔案管理制度、先進設(shè)備使用注意事項、員工行為規(guī)范標準、檔案調(diào)取原則等多個方面，通過對其進行培訓(xùn)，提高其職業(yè)素養(yǎng)以及檔案管理專業(yè)技能，使得其在進行工作時能夠嚴格遵照醫(yī)院制定的檔案管理規(guī)章制度，從而提升檔案管理工作效率。醫(yī)院應(yīng)定期對檔案管理工作人員進行考核，依據(jù)檔案管理制度內(nèi)涵、培訓(xùn)內(nèi)容合理設(shè)定考核標準，對于考核不達標的工作人員進行二次培訓(xùn)，確保每位檔案管理人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技能，促進醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)提高檔案管理工作崗位招聘門檻，與高等院校進行合作，采取校園招聘與社會招聘共同進行的招聘方式，吸引更多的人才前來應(yīng)聘，拓寬人才選擇范圍，篩選具備一定計算機專業(yè)知識、檔案管理經(jīng)驗的人才，將其投放到醫(yī)院檔案管理工作崗位，并且對其進行崗前培訓(xùn)。當(dāng)其符合崗位技能需求之后，讓其投入到正常工作當(dāng)中，降低因工作流程不熟悉而造成檔案管理出現(xiàn)失誤的幾率。

四、結(jié)語

做好檔案管理工作對醫(yī)院未來發(fā)展具有一定的意義，醫(yī)院應(yīng)建立科學(xué)專業(yè)的檔案管理制度，加強對內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)力度，購買質(zhì)量較高的計算機等設(shè)備，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，從而促進醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展。