文/河北省唐山市婦幼保健院 宋偉

一、檔案數字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用

（一）檔案數字化管理在人事信息管理方面的應用。人力資源是醫(yī)院的核心競爭力，所以人力信息管理是醫(yī)院檔案管理的重要內容，包含著醫(yī)務工作者的學歷、履歷、家庭、性格、特長等方面信息，越詳細的信息記錄越便于全面了解工作人員情況。傳統(tǒng)的人事檔案管理信息記錄受紙質限制，使信息的更新速度明顯滯后于實際情況。檔案數字化管理不但能夠有效降低人事信息錯誤的概率，而且能更加全面地實現動態(tài)管理，使醫(yī)院能更加及時準確地了解分析醫(yī)務工作者的工作需求和生活需求，為實現人性化管理提供依據，從而提升醫(yī)院與員工的關系，保證人力資源穩(wěn)定。

（二）檔案數字化管理在患者數據管理方面的應用。醫(yī)患關系是當今社會的熱點話題，近幾年頻頻出現的惡性醫(yī)患糾紛嚴重影響了醫(yī)生與患者之間的信任關系。隨著醫(yī)療行業(yè)的深入改革以及人們法律意識的不斷提升，檔案數字化管理可以更加全面、快捷地錄入病患要求，準確存儲病患信息，簡化就醫(yī)程序，對于提高就醫(yī)效率和規(guī)范就醫(yī)流程具有重要的現實意義?；颊咴谡{取檔案時可以通過數字化管理系統(tǒng)進行操作，實時打印自己所需信息內容，大大減少了查找等待時間，提高了醫(yī)院辦事效率。

二、檔案數字化管理在醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）檔案數字化管理意識比較落后。醫(yī)院檔案管理屬于后勤保障類工作，隨著醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院的社會公益性質逐漸被削弱，經濟利益和醫(yī)療服務成為醫(yī)院發(fā)展的主要方向。醫(yī)院將主要資源投入到配套設備、改善服務、提升知名度、吸引人才等方面，使檔案管理工作位于靠后位置。另外，醫(yī)院管理者沒有充分認識到檔案管理的重要性以及大數據開發(fā)的價值，因此導致檔案管理數字化進程緩慢。有的醫(yī)院依然存在依賴紙質檔案管理的情況，這種管理方式不能滿足時代發(fā)展的需要。有的醫(yī)院對檔案數字化管理缺乏長遠規(guī)劃，不能正確面對存在的問題，對發(fā)展前景的認識更是模糊不清。

（二）檔案數字化管理制度建設滯后。醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作人員在長期的社會實踐活動中保存下來的歷史記錄，包括醫(yī)院規(guī)劃建設、財務活動、科學研究、黨建工作等基本事務，然而由于過往的粗放式檔案管理模式，制度建設并不完善，經常出現檔案錯誤、遺失、損毀、篡改等問題。有的醫(yī)院依然沿用傳統(tǒng)檔案管理規(guī)章制度，這顯然不適用于檔案數字化管理，有的規(guī)章制度可行性不強、針對性不高，導致人員職責不明，出現問題后推諉扯皮，特別是交叉性、邊緣性的工作，出現問題責任不明，大大阻礙了醫(yī)院檔案管理改革的步伐。

（三）檔案數字化管理的規(guī)范性不強。雖然很多醫(yī)院積極推進檔案管理數字化改革，但是在具體實施細節(jié)上缺乏規(guī)范性，導致很多數字檔案成為無用檔案。比如，有的檔案文件創(chuàng)建格式隨意，存在電腦不識別、打不開等問題，有的檔案文件收錄的有效信息不全，導致查找困難，不能及時檢索到所需內容，有的檔案文件細化程度不夠，需要工作人員重新進行整理、分類，額外浪費時間和精力，有的檔案文件記錄混亂、標識不明，這些都大大降低了數字檔案的管理效率。

（四）管理人員的綜合素質有待提升。首先，在認知水平上，有的工作人員認為檔案管理只是簡單的信息錄入，沒有從長遠角度出發(fā)考慮檔案管理的重要性，因此在思想意識上不夠重視。其次，由于醫(yī)院投入不足，檔案數字化管理人員的綜合素質有所欠缺，數字化操作技能有待提升，從而導致數字化管理系統(tǒng)有效應用率低。最后，很多檔案數字化管理人員是由其他崗位人員兼職的，在理論知識、管理能力、業(yè)務處理等方面都存在一定程度的缺陷，導致醫(yī)院檔案數字化管理業(yè)務發(fā)展緩慢。

三、數字化在醫(yī)院檔案管理中應用的優(yōu)化策略

（一）樹立醫(yī)院檔案管理的數字化理念。數字化管理是現代檔案管理的基本思路，在推進數字化管理時，醫(yī)院管理層應該積極轉變傳統(tǒng)理念，全面提升認識水平，從醫(yī)院服務的長遠規(guī)劃出發(fā)，積極宣傳和灌輸數字化管理理念，從上到下形成數字化管理意識，有效推進數字化檔案管理的順利實施，避免因思想不統(tǒng)一導致數字化進程緩慢。檔案管理部門應該深刻認識到大數據的現實意義，不斷創(chuàng)新檔案管理手段，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務。

（二）積極完善醫(yī)院檔案數字化管理制度。數字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用離不開制度保障。首先，應該根據實際情況和管理水平積極調整檔案管理制度，廢除一些不適合數字化管理的舊規(guī)定，增加一些具有較好適用性的新規(guī)定。其次，加強檔案管理安全監(jiān)督力度，嚴格按要求審查檔案管理軟硬件基礎設施，加強網絡系統(tǒng)保護，減少因網絡病毒導致的數據損失，根據工作流程和規(guī)范標準審查數字化管理內容和方式，保證檔案信息的安全性、完整性、真實性。最后，嚴格制定和落實管理責任制，設置不同涉密等級的管理辦法，并且嚴格檢查實施情況，降低人為因素導致的數據泄露隱患。

（三）加快推進檔案管理數字化平臺建設。醫(yī)院檔案管理的數字化建設不是一蹴而就的，應該根據自身實際情況分階段、分步驟地進行數字化推廣，不斷提升檔案管理的數字化水平。檔案數字化管理應該充分整合資源，依托現有信息化平臺，在局域網內積極構建檔案管理網絡，建設電子資源庫。同時，加強醫(yī)院信息化平臺與檔案網絡的有效對接和信息共享，通過信息平臺直接完成數據采集、篩選等工作。另外，醫(yī)院應該加大資金投入，積極引入先進檔案數字化管理軟硬件，提高網絡安全技術水平，營造良好的數字化運行平臺，提升數據采集、處理、存儲、共享、利用效率。通過數字化平臺建設，不斷提高檔案信息開發(fā)利用水平，逐步挖掘和實現數據信息的價值。

（四）注重制定檔案數字化管理的標準流程。針對檔案數字化管理具體工作實施存在的問題，管理人員應該不斷總結經驗，積極參與制定規(guī)范化、標準化管理流程，所有人員必須嚴格按照規(guī)范標準執(zhí)行，如果出現格式問題、信息缺失、數據混亂等問題一律退回修改，直到符合規(guī)范標準后才能錄入，同時及時追究相關工作人員的責任，避免因不良風氣蔓延導致整體執(zhí)行力不夠。數字化管理標準制定不是一勞永逸的，管理人員應該及時根據新問題、新情況進行總結反思，層級匯報，經過醫(yī)院領導深入探討后進行適當的調整和修正，保證規(guī)范標準的科學性、合理性、適用性。

（五）全面提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質。首先，在醫(yī)院檔案管理團隊建設上，應該不斷優(yōu)化隊伍結構，積極吸引和培養(yǎng)既懂數字化管理業(yè)務又懂信息化技術處理的綜合性人才。其次，加強教育培訓，針對檔案管理的數字化趨勢和常規(guī)操作規(guī)范進行指導，提升數字化管理意識和檔案管理技能。積極邀請專業(yè)數字化檔案管理人員開展交流合作，引進成功管理經驗，制定數字化檔案管理的實施細則。另外，不斷優(yōu)化績效考核機制，嚴格落實責任制和獎懲制，將工作職責與個人利益捆綁，避免因約束不夠導致思想和行為懈怠，從而全面提升管理人員的綜合素質。

四、結語

綜上所述，本文從人力資源信息和患者數據維護兩方面出發(fā)，了解了檔案數字化管理的具體應用，并且分析了數字化檔案管理存在的問題，最后研究了提升醫(yī)院檔案管理數字化建設水平的有效策略，希望能夠起到積極的作用，促進醫(yī)院的服務質量和效率不斷提升。