文/菏澤市第三人民醫(yī)院 徐麗

隨著國(guó)內(nèi)信息化技術(shù)的興起，很多組織內(nèi)的干部檔案管理開(kāi)始從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版向著電子信息模式轉(zhuǎn)變，同時(shí)信息化的使用降低了人工的管理成本，避免了管理僵化問(wèn)題，也進(jìn)一步地提升了人事檔案管理的效率，提高了醫(yī)院中人事檔案管理的水平。面對(duì)現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境的不斷改變，干部人事檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，建設(shè)信息化和數(shù)字化的人事檔案管理系統(tǒng)成為醫(yī)院檔案管理新的發(fā)展方向，這對(duì)人事檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性、高效性都具有良好的促進(jìn)效果。

一、醫(yī)院檔案實(shí)施信息化建設(shè)的意義

在以往的醫(yī)院人事檔案管理中，如果需要查閱某一個(gè)人的檔案需要檔案管理人員尋找其中的一整卷內(nèi)容提供查閱者查看，雖然查閱者需要的僅僅是某一個(gè)人的人事檔案資料，但是在查閱一整卷資料的過(guò)程中難免會(huì)看到其他不相關(guān)內(nèi)容，這對(duì)人事檔案的安全性具有不利的影響。以往醫(yī)院的人事檔案管理需要人工進(jìn)行整理，在人員主觀因素的影響下，管理人員對(duì)檔案信息的判別標(biāo)準(zhǔn)就會(huì)存在一定的誤差，而且在每天進(jìn)行同樣繁重的檔案工作的過(guò)程中，管理人員的管理水平會(huì)產(chǎn)生一定的波動(dòng)，這些因素都會(huì)影響人事檔案管理的最終效果，很多文件在不經(jīng)意間流失或者是放錯(cuò)位置。同時(shí)以人工方式管理醫(yī)院的人事檔案也不符合保密性原則，容易造成信息的泄露。但是使用信息化管理方式之后就能夠有效地避免這些問(wèn)題。信息化系統(tǒng)使用遠(yuǎn)程操作技術(shù)，通過(guò)審批之后的權(quán)限才能夠查閱相關(guān)的檔案信息，這就防止出現(xiàn)檔案信息泄露的可能，同時(shí)利用信息化管理系統(tǒng)能夠完成智能化的管理，降低了人員管理成本，同時(shí)可以避免因?yàn)槿藛T主觀因素造成的信息管理缺失問(wèn)題。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題

（一）規(guī)劃不足。雖然很多醫(yī)院對(duì)人事檔案的管理已經(jīng)建立了信息化的系統(tǒng)，但是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的過(guò)程中一味按照設(shè)計(jì)者的思路設(shè)計(jì)，并沒(méi)有深入到醫(yī)院的檔案管理實(shí)際中，造成很多系統(tǒng)在使用的過(guò)程中脫離了實(shí)際，醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)也變得毫無(wú)價(jià)值。因?yàn)橐?guī)劃不足引起了醫(yī)院的干部人事檔案管理沒(méi)有合理的結(jié)構(gòu)框架，目前建設(shè)的信息化管理系統(tǒng)不能真實(shí)有效地反映出醫(yī)院人事檔案的情況，還有就是目前的相關(guān)研究不多，缺乏有效的理論支持。醫(yī)院的干部人事檔案信息管理系統(tǒng)是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)龐大的信息化工程項(xiàng)目，該項(xiàng)目的建設(shè)應(yīng)當(dāng)分成不同的階段實(shí)施。尤其應(yīng)當(dāng)注意的就是該系統(tǒng)的管理應(yīng)當(dāng)符合實(shí)際，能夠反映出醫(yī)院干部的真實(shí)信息。如果信息化建設(shè)的過(guò)程中偏離了規(guī)劃目標(biāo)太遠(yuǎn)就會(huì)造成系統(tǒng)的設(shè)計(jì)隨意性過(guò)高，最終結(jié)果就是管理工作流于形式。

（二）硬件技術(shù)落后。以目前的醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)程度來(lái)看，目前的信息化建設(shè)并沒(méi)有明確的建設(shè)目標(biāo)，同時(shí)信息化建設(shè)的硬件設(shè)施達(dá)不到設(shè)計(jì)的要求，缺乏規(guī)范性。隨著信息化技術(shù)的出現(xiàn)，社會(huì)中其他行業(yè)在建設(shè)信息化系統(tǒng)的過(guò)程中，首先需要具有明確的人員目標(biāo)，其次將總的信息化建設(shè)目標(biāo)分成不同的階段進(jìn)行，逐步建設(shè)完善的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)。因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)的目標(biāo)模糊，領(lǐng)導(dǎo)缺乏規(guī)劃意識(shí)，管理人員工作積極性不高等因素造成了目前的信息化建設(shè)越發(fā)偏離了最初的目的，失去了應(yīng)有的效果。目前醫(yī)院的信息化建設(shè)在硬件上缺乏規(guī)劃，很多管理部門(mén)只通過(guò)一兩臺(tái)計(jì)算機(jī)就想構(gòu)建完善的智能化信息管理系統(tǒng)，這顯然是困難的，缺乏必要的硬件設(shè)施會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)錄入的過(guò)程中效率低下，提升信息化管理的成本。

（三）信息化建設(shè)成果推廣不足。因?yàn)閭鹘y(tǒng)管理思想的慣性影響，目前醫(yī)院的人事檔案管理還具有封閉式管理的意識(shí)，這也是為了保證檔案信息的安全，防止出現(xiàn)信息外泄的情況發(fā)生。這種封閉式的管理方式雖然提升了信息的安全性，將信息控制在了一定的范圍內(nèi)，但是也正是因?yàn)榉忾]式的管理方式造成了目前醫(yī)院干部的人事管理信息化覆蓋面小，信息化建設(shè)的作用在實(shí)際的運(yùn)用中不能發(fā)揮出來(lái)，對(duì)醫(yī)院干部的人事檔案信息不能全面反映出來(lái)。

三、優(yōu)化醫(yī)院干部人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）優(yōu)化信息建設(shè)系統(tǒng)。要想提升醫(yī)院的人事檔案管理的信息化水平，應(yīng)做到如下兩點(diǎn)：首先，應(yīng)當(dāng)從醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層開(kāi)始重視醫(yī)院的信息化建設(shè)。因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)工程屬于系統(tǒng)性較強(qiáng)的工程項(xiàng)目，因此醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)著重建設(shè)本醫(yī)院的信息化水平，努力提升醫(yī)院的信息化建設(shè)速度，從上到下重視信息化的作用。同時(shí)醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)增加對(duì)信息化建設(shè)的投資力度，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的重視和領(lǐng)導(dǎo)作用統(tǒng)一醫(yī)院的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)醫(yī)院的整體規(guī)劃具有重要的意義。其次，醫(yī)院的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)統(tǒng)一的原則，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā)，注重信息化建設(shè)的整體性和可持續(xù)性，確保醫(yī)院的信息化建設(shè)落實(shí)到位。

（二）加強(qiáng)檔案材料數(shù)字化。檔案材料只有形成數(shù)字化才能夠方便信息系統(tǒng)的使用和管理，實(shí)現(xiàn)材料的數(shù)字化可以從以下兩方面入手：其一是注重檔案信息的完整性和統(tǒng)一性。將醫(yī)院的所有人事檔案通過(guò)信息云數(shù)據(jù)庫(kù)的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化表達(dá)模式，利用網(wǎng)絡(luò)連接實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理。如果不能完善醫(yī)院干部人事檔案的信息向著數(shù)字化轉(zhuǎn)變，那么人事管理的信息化系統(tǒng)也就失去了應(yīng)有的作用。其二，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息建設(shè)是目前技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，以信息化手段提高工作效率、提升信息管理的安全性成為現(xiàn)代時(shí)代發(fā)展的大潮流，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠大量地降低紙張的使用數(shù)量，同時(shí)還能夠降低人工管理成本。

（三）實(shí)現(xiàn)管理方式自動(dòng)化。想提高醫(yī)院干部人事檔案管理的自動(dòng)化水平，應(yīng)當(dāng)完成檔案信息的采集、整理、應(yīng)用等過(guò)程，同時(shí)對(duì)干部人員的任命、晉級(jí)、退休等管理操作應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重符合醫(yī)院人事管理的實(shí)際情況，提高系統(tǒng)的可使用性。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)組織內(nèi)部人員根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的相關(guān)要求進(jìn)行信息整理，同時(shí)根據(jù)信息的采集和整理完成系統(tǒng)的更新。軟件設(shè)計(jì)中應(yīng)當(dāng)能夠根據(jù)特定時(shí)間完成信息的自動(dòng)更新，根據(jù)人工制作的信息表格完成信息錄入，進(jìn)入系統(tǒng)的信息沒(méi)有獲得權(quán)限的時(shí)候不得隨意改動(dòng)。其次，根據(jù)醫(yī)院干部的人事關(guān)系網(wǎng)和層級(jí)關(guān)系設(shè)置不同的秘鑰，不同層級(jí)的人員直接通過(guò)自己的權(quán)限查閱特定區(qū)域內(nèi)的信息，人員不得私自查看其他不相關(guān)人員的信息。這就能夠保證醫(yī)院人事檔案管理的信息安全性，提高了醫(yī)院人事檔案管理的信息化管理水平。

四、結(jié)論

隨著信息化技術(shù)的出現(xiàn)，醫(yī)院的人事檔案管理需要跟上時(shí)代的腳步，完善檔案的整理，實(shí)現(xiàn)信息共享。通過(guò)建設(shè)信息化的醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)，能夠提高醫(yī)院檔案管理的效率、提高其安全性和資金使用率。