文/中建四局第三建設(shè)有限公司 胡品麗

當(dāng)前企業(yè)辦公室缺少完善的管理模式。內(nèi)部工作人員安排混亂，工作懶散。在這種情況下，工作效率無法得到提升。在融入“6S管理”模式之后，能夠有效改善當(dāng)前的管理現(xiàn)狀。

一、企業(yè)辦公室建設(shè)現(xiàn)狀

企業(yè)在發(fā)展的過程中，注重的是生產(chǎn)項(xiàng)目的管理等多方面的工作。這過程中卻沒有認(rèn)識(shí)到辦公室建設(shè)的重要性。當(dāng)前很多企業(yè)在辦公室建設(shè)的過程中，遵循了早期企業(yè)的建設(shè)發(fā)展模式，對(duì)辦公室沒有明確的定位。很多員工認(rèn)為辦公室是一把萬能鑰匙，無論什么事情都可以找他們。而辦公室的人員也沒有明確的辦公理念，在工作的過程中比較懶散，針對(duì)各項(xiàng)事務(wù)安排比較混亂，無法科學(xué)地進(jìn)行文件證件的管理。一旦遇到緊急事務(wù)，無法有效應(yīng)對(duì)，往往比較混亂，工作質(zhì)量、工作效率都會(huì)降低，直接影響到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。所以本文將針對(duì)企業(yè)辦公室的一部分職能進(jìn)行分析，對(duì)“6S管理”模式的融入進(jìn)行探索。

二、企業(yè)辦公室建設(shè)的必要性

企業(yè)在發(fā)展的過程中，依靠的是團(tuán)隊(duì)的合作，只有各部門相互配合，共同支持，才能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。而一個(gè)企業(yè)在發(fā)展的過程中，希望能夠用較低的運(yùn)作成本獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。這過程中如果能夠有效地做好辦公室建設(shè)，就能夠提升辦公效率，能夠有效地降低當(dāng)前的運(yùn)作成本，為企業(yè)帶來更多的效益，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。由于當(dāng)前的企業(yè)在辦公室建設(shè)的過程中，處于缺失的狀態(tài)，在這種情況下，必須要針對(duì)辦公室建設(shè)進(jìn)行完善、進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠確保企業(yè)內(nèi)部的職能健全，各部門運(yùn)作協(xié)調(diào)，有效進(jìn)行管理。只有辦公室建設(shè)做到位，才能夠?qū)崿F(xiàn)有效管理，才能夠?yàn)槠渌墓芾砘顒?dòng)提供更多的管理平臺(tái)。

三、“6S管理”模式

“6S管理”模式其中包括了整理清潔素養(yǎng)安全等多方面的內(nèi)容。在這種管理模式下，日本企業(yè)產(chǎn)品品質(zhì)迅速地得到了提升?？焖俚厮茉炝似髽I(yè)的形象，降低了整體的運(yùn)營(yíng)成本，提高了交貨的速度，生產(chǎn)更加安全，工作場(chǎng)所、工作環(huán)境得到了有效的改善。這種“6S管理”也逐漸被不同的國(guó)家所認(rèn)同?！?S管理”模式旨在改善現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境、改善員工的思維方式，能夠使企業(yè)的管理更加全面、更加高質(zhì)量。企業(yè)在發(fā)展的過程中要想做好辦公室建設(shè)，可以適當(dāng)融入“6S管理”模式?！?S管理”模式作為一種現(xiàn)代化的管理理念，一種獨(dú)特的制度文化，能夠精細(xì)化崗位的分工。對(duì)辦公室內(nèi)部不同事物的工作開展，制定標(biāo)準(zhǔn)化安全化的內(nèi)容，能夠使工作環(huán)境更加有序，更加整潔，能夠提高內(nèi)部工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，提升他們的工作效率。

四、“6S管理”模式應(yīng)用在辦公室建設(shè)中的措施

（一）桌面擺放整齊，抽屜整理規(guī)范。區(qū)分桌面上的必要品以及不必要品。在有限的工作區(qū)域之內(nèi)合理地進(jìn)行擺放。要求區(qū)分出桌面上抽屜里的必需品，以及非必需品。這就要求針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)擺放的不同物品做好分類，只有這樣，才能夠減少辦公現(xiàn)場(chǎng)不必要的物品。針對(duì)使用的必需品，必須要明確規(guī)定，定位擺放要整齊有序。在明確區(qū)分之后對(duì)不同的物品進(jìn)行標(biāo)注。把特定的物品放置在特定的區(qū)域地點(diǎn)就不會(huì)出現(xiàn)混亂差錯(cuò)。這樣能夠在較為簡(jiǎn)潔的流程之下，快速拿到所需要的物品。此外必需品的擺放要更加科學(xué)。應(yīng)當(dāng)尋找最合適的擺放位置，適當(dāng)進(jìn)行空間的優(yōu)化，提升擺放的管理效率。引入框架式的處理理念是非常有必要的。辦公室內(nèi)部的物品比較復(fù)雜，其中涉及現(xiàn)實(shí)物品，以及虛擬信息。如果引入框架式的理念，就能夠進(jìn)行整體的布局，進(jìn)行局部的分析。對(duì)于辦公以及計(jì)算機(jī)等一些虛擬狀態(tài)的辦公用品就能夠合理分配資源，根據(jù)不同的辦公需求，處理好電子文件等不同材料做好存檔。在整理過程中，要分層次擺放，提高辦公用品的使用效率。

（二）辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理。在辦公室建設(shè)過程中，整潔的辦公環(huán)境是非常有必要的。辦公室內(nèi)部的衛(wèi)生環(huán)境必須要一直保持著較為優(yōu)良的狀態(tài)。這就要求在辦公室建設(shè)過程中設(shè)立環(huán)境衛(wèi)生管理?xiàng)l例。如何保持衛(wèi)生，是每一個(gè)辦公室人員需要考慮的問題。辦公室內(nèi)部的工作人員要做到自己的物品自己使用，自己辦公的區(qū)域自己負(fù)責(zé)清掃，保持清潔。針對(duì)使用的機(jī)械設(shè)備也應(yīng)該做好清掃維護(hù)保養(yǎng)工作。在清掃過程中，可以進(jìn)行問題的排查，如果出現(xiàn)問題，要查明原因排除安全隱患。工作人員待人接物要講禮貌，尊重他人能夠換位思考，要自覺維護(hù)辦公室的環(huán)境，自覺進(jìn)行清掃鞏固。如果辦公室的環(huán)境較為干凈整潔，資料擺放整齊，工作人員身心會(huì)更加愉悅。此外要針對(duì)辦公室內(nèi)部的工作人員制定儀態(tài)語言服飾方面的要求。

（三）辦公區(qū)域工作紀(jì)律規(guī)定。為了實(shí)現(xiàn)工作效益的最大化，有規(guī)律地工作、生活是非常有必要的。在辦公室建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)制定一套切實(shí)可行的紀(jì)律規(guī)定。要求內(nèi)部工作人員嚴(yán)格地遵守制度履行制度。這樣才能夠針對(duì)辦公室進(jìn)行有序的管理。在不斷落實(shí)這些制度的過程中，能夠使辦公室工作人員的修養(yǎng)不斷提升。工作人員能夠自覺遵循這些規(guī)定，養(yǎng)成較好的工作習(xí)慣，以及工作作風(fēng)。這也是“6S管理”的核心內(nèi)容。要提升工作人員的素質(zhì)，培養(yǎng)出對(duì)工作更加認(rèn)真負(fù)責(zé)的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。此外要針對(duì)當(dāng)前的工作制度進(jìn)行完善，只有完善的工作制度才能夠確保工作有序地進(jìn)行。要做好分工。因?yàn)檗k公室的工作量比較大，變化也比較多，如果不能夠明確地進(jìn)行分工就無法滿足工作上的需求。如果遇到了突發(fā)狀況可能會(huì)比較混亂，一部分人的工作壓力比較大，而一部分人無所事事。面對(duì)這種情況，應(yīng)當(dāng)設(shè)立應(yīng)急機(jī)制。企業(yè)的辦公室人員如果外出，需要進(jìn)行工作交接。當(dāng)前工作交接還有很多不足之處，缺乏應(yīng)變。這些都是企業(yè)辦公室建設(shè)過程中的不足之處。所以在辦公室建設(shè)過程中還應(yīng)該提出準(zhǔn)時(shí)原則，確保工作能夠如實(shí)地交接，每個(gè)工作人員負(fù)責(zé)的工作都能夠按時(shí)保質(zhì)量地完成。無論是開會(huì)辦事，還是調(diào)研走訪都要提倡時(shí)間觀念。只有一個(gè)人準(zhǔn)時(shí)才能夠獲得他人的認(rèn)可，才能夠獲得客戶的認(rèn)同。應(yīng)該提出日清日結(jié)的原則。簡(jiǎn)單來講，就是每項(xiàng)辦公事務(wù)都有一定的辦結(jié)時(shí)間限制，要求工作人員要在特定的時(shí)間內(nèi)做好有效的工作，確保經(jīng)手的每一項(xiàng)事務(wù)都能夠按時(shí)順利地完成，每一項(xiàng)工作內(nèi)容都在可控的范圍之內(nèi)。這樣才能夠獲得較好的工作效果。

五、結(jié)語

企業(yè)在發(fā)展的過程中，辦公室建設(shè)是非常重要的。但就當(dāng)前的情況來看，企業(yè)的辦公室建設(shè)還是比較薄弱的環(huán)節(jié)。所以設(shè)立一套行之有效的管理模式是非常重要的。當(dāng)前“6S管理”模式相對(duì)其他方式來說，比較完善，比較健全。如果在企業(yè)建設(shè)過程中融入這種模式并不斷探索，就能夠提高企業(yè)的綜合實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。