文/華能澠池?zé)犭娪邢挢?zé)任公司 孫惠媛

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展，各行業(yè)、機(jī)構(gòu)在發(fā)展中積累和形成了大量具有重要保存價(jià)值的檔案。在新形勢(shì)下，數(shù)字檔案館工作人員應(yīng)不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，采取檔案智慧服務(wù)方式為用戶(hù)提供深層次的數(shù)字檔案信息服務(wù)，以充分發(fā)揮數(shù)字檔案館資源價(jià)值，提高數(shù)字檔案智慧服務(wù)水平。

一、數(shù)字檔案館及智慧服務(wù)概述

（一）數(shù)字檔案館。為更好地滿足國(guó)家信息化建設(shè)要求，我國(guó)自2010年開(kāi)始規(guī)范建設(shè)數(shù)字檔案館，國(guó)家也先后制定出臺(tái)了一系列規(guī)范性文件，對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行有效規(guī)范。數(shù)字檔案館主要是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，收集、整理、保存數(shù)字資源和電子檔案，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息共享服務(wù)的系統(tǒng)管理平臺(tái)。數(shù)字檔案館在檔案管理過(guò)程中，注重用現(xiàn)代信息技術(shù)代替原來(lái)的手工收集、整理和檢索技術(shù)，檔案管理的內(nèi)容也由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源和電子檔案，通過(guò)電子系統(tǒng)平臺(tái)提供全方位、網(wǎng)絡(luò)化的資源共享和檔案服務(wù)。

（二）智慧服務(wù)。智慧服務(wù)是指以數(shù)字檔案館的大量數(shù)字信息資源為基礎(chǔ)，利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)、手段和設(shè)備，通過(guò)檔案人員的智慧和專(zhuān)業(yè)能力給“智慧用戶(hù)”提供服務(wù)的一種新型檔案信息服務(wù)模式?！爸腔鄯?wù)”是集技術(shù)、資源、檔案人員、服務(wù)和用戶(hù)于一體的智慧共同體，其重點(diǎn)關(guān)注的是用戶(hù)與檔案人員之間的感知、交互和協(xié)同關(guān)系。

二、數(shù)字檔案館視閾下的檔案智慧服務(wù)實(shí)現(xiàn)

（一）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念。很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，我國(guó)檔案服務(wù)工作始終停留在“你來(lái)我查、你問(wèn)我答、你借我調(diào)”的層面上，而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們更加注重自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理觀念已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。為更好地適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展和社會(huì)不斷進(jìn)步對(duì)檔案服務(wù)提出的全新需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“智慧服務(wù)”，必須徹底改變傳統(tǒng)的落后觀念，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，檔案人員要立足本職工作崗位，主動(dòng)參與、深入挖掘檔案的巨大價(jià)值，加大檔案的傳播和普及力度，徹底轉(zhuǎn)變以往故步自封的思維模式，主動(dòng)從檔案管理的后臺(tái)走向臺(tái)前，運(yùn)用專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)展示良好的職業(yè)形象，充分體現(xiàn)檔案工作的重要價(jià)值。

（二）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。對(duì)于檔案館而言，假如沒(méi)有大量的、多樣化的、標(biāo)準(zhǔn)的檔案資源，那么檔案的“智慧服務(wù)”也就缺乏可以依托的堅(jiān)實(shí)根基，好似海上樓閣，虛幻縹緲。因此，開(kāi)展檔案“智慧服務(wù)”必須以檔案收集數(shù)字化、館藏資源電子化、用戶(hù)需求多樣化作為基礎(chǔ)，突出檔案資源建設(shè)的“多樣化”和“全面化”。與此同時(shí)，為實(shí)現(xiàn)高效、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)挖掘和資源檢索，在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)字檔案資源的加工標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，構(gòu)建元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一描述標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而形成數(shù)字檔案加工標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為提供更大范圍的數(shù)據(jù)信息共享服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）豐富智慧服務(wù)模式。1.基于用戶(hù)需求的個(gè)性化服務(wù)。該服務(wù)模式是指通過(guò)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，比如信息瀏覽跟蹤技術(shù)、信息檢索技術(shù)等，獲得用戶(hù)信息利用和信息獲取的行為偏好、特點(diǎn)與習(xí)慣，并結(jié)合用戶(hù)行為習(xí)慣來(lái)選擇、收集、聚類(lèi)、挖掘和分析檔案信息資源，將數(shù)字檔案信息與用戶(hù)瀏覽內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比，再把其中與用戶(hù)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字檔案資源推薦給用戶(hù)的一種服務(wù)模式。個(gè)性化服務(wù)包括學(xué)科專(zhuān)題信息服務(wù)和行為偏好推薦服務(wù)兩種模式。（1）學(xué)科專(zhuān)題信息服務(wù)。根據(jù)用戶(hù)的檔案信息需求情況及利用習(xí)慣，將收集和整理的檔案信息按照專(zhuān)題進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)檔案信息資源的價(jià)值進(jìn)行進(jìn)一步分析，為用戶(hù)提供專(zhuān)題信息服務(wù)。檔案索引標(biāo)準(zhǔn)主要是通過(guò)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，不能對(duì)全文內(nèi)容進(jìn)行有效揭示，一些數(shù)據(jù)信息被隱藏在內(nèi)容中，很難發(fā)揮有效價(jià)值。而利用全文檢索、數(shù)據(jù)聚類(lèi)分析等方法可以幫助用戶(hù)盡快檢索到所需專(zhuān)題檔案內(nèi)容，可滿足不同用戶(hù)對(duì)數(shù)字檔案信息的需求。（2）行為偏好推薦服務(wù)。用戶(hù)的信息行為包括兩個(gè)方面，即信息利用和信息獲取。目前，用戶(hù)主要利用手機(jī)端獲取信息，比如利用微信公眾號(hào)進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約和查找等，較之到實(shí)體檔案館親自查閱，用戶(hù)更希望利用互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)獲取自己需要的檔案信息。數(shù)字檔案館可結(jié)合用戶(hù)喜好和需要制作出易用、易找、個(gè)性化的檢索界面，為用戶(hù)提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的數(shù)字資源信息，使用戶(hù)可以利用客戶(hù)端及公眾號(hào)進(jìn)行網(wǎng)上查閱，進(jìn)而在最短時(shí)間內(nèi)獲取所需的檔案信息。2.基于知識(shí)組織的專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)。該服務(wù)模式是指通過(guò)統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系和標(biāo)引規(guī)則的方式對(duì)不同格式、載體、類(lèi)型的分散、碎片化數(shù)字檔案資源進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)記，實(shí)行規(guī)范化處理，進(jìn)而為用戶(hù)提供新知識(shí)資源的一種服務(wù)模式。該服務(wù)模式主要包括統(tǒng)一數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)體系和統(tǒng)一檔案標(biāo)引規(guī)則與分類(lèi)兩個(gè)方面：（1）統(tǒng)一數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)體系。元數(shù)據(jù)可用于資源保護(hù)、資源管理、信息檢索和確認(rèn)，是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存和今后獲取數(shù)據(jù)資源的關(guān)鍵?？筛鶕?jù)國(guó)家、行業(yè)及地方有關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，制定數(shù)字檔案資源的元數(shù)據(jù)方案。按照統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)方案，為數(shù)字檔案的資源管理、資源描述和永久利用保存提供統(tǒng)一的技術(shù)基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)。（2）統(tǒng)一檔案標(biāo)引規(guī)則與分類(lèi)。為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一聚合和集中揭示，應(yīng)改變數(shù)字檔案資源的分散管理模式，構(gòu)建一個(gè)邏輯集中、物理分散的一體化、開(kāi)放式檔案數(shù)據(jù)中心，以方便用戶(hù)使用和數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。在對(duì)原有實(shí)體檔案進(jìn)行分類(lèi)管理的前提下，對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行重新整合、分類(lèi)。如對(duì)建筑工程許可類(lèi)檔案，可按照案卷名稱(chēng)、項(xiàng)目名稱(chēng)、建設(shè)工程許可證號(hào)、建設(shè)地址等進(jìn)行統(tǒng)一著錄，統(tǒng)一標(biāo)引與分類(lèi)，以方便用戶(hù)使用。3.基于數(shù)據(jù)挖掘的關(guān)聯(lián)服務(wù)。（1）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)關(guān)聯(lián)分析服務(wù)。在給用戶(hù)提供借閱情況統(tǒng)計(jì)、基本館藏統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)服務(wù)的基礎(chǔ)上，綜合利用“一張圖”系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等為用戶(hù)提供空間分布地圖服務(wù)和專(zhuān)題統(tǒng)計(jì)服務(wù)。比如：對(duì)于“建設(shè)用地選址意見(jiàn)書(shū)”類(lèi)檔案，不但能為其提供不同行政區(qū)劃、不同年度的選址意見(jiàn)書(shū)數(shù)據(jù)，并且還能查閱到相應(yīng)項(xiàng)目的空間地理分布情況。（2）數(shù)據(jù)挖掘關(guān)聯(lián)分析服務(wù)。數(shù)字檔案館可利用關(guān)聯(lián)挖掘技術(shù)、聚類(lèi)技術(shù)、分類(lèi)技術(shù)等深入挖掘數(shù)字檔案信息資源，把檔案信息內(nèi)容中隱藏的某一類(lèi)信息提取出來(lái)，與其他有關(guān)檔案信息要素進(jìn)行關(guān)聯(lián)，達(dá)到分類(lèi)標(biāo)引無(wú)法細(xì)致到的層面。在挖掘數(shù)據(jù)的同時(shí)還應(yīng)找到數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)，同類(lèi)項(xiàng)目文件之間的關(guān)聯(lián)、結(jié)論文件與支撐材料之間的關(guān)聯(lián)，空間和時(shí)間上的關(guān)聯(lián)等，以更好地發(fā)揮隱藏檔案信息的價(jià)值，滿足用戶(hù)對(duì)數(shù)字檔案信息的多方面需求。4.基于用戶(hù)感知的智慧服務(wù)。（1）智能化感知服務(wù)。智能化感知服務(wù)是指多個(gè)數(shù)字檔案館和不同用戶(hù)之間利用互聯(lián)網(wǎng)和云相互鏈接而形成的智慧網(wǎng)，為用戶(hù)提供全新的感應(yīng)服務(wù)。該服務(wù)方式能實(shí)現(xiàn)不同檔案與不同檔案之間的連接、不同用戶(hù)與不同用戶(hù)之間的連接、不同檔案與不同用戶(hù)之間的連接，甚至是不同檔案館與不同檔案館之間的連接，可讓用戶(hù)實(shí)現(xiàn)真人檔案和活人借閱，和其他用戶(hù)進(jìn)行共享互動(dòng)。（2）云服務(wù)。各數(shù)字檔案館可以把數(shù)字檔案資源都放于公共云端上，所有用戶(hù)都可利用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)，在移動(dòng)終端上共享所需的數(shù)字檔案信息資源。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，通過(guò)深度挖掘和提煉各類(lèi)檔案資源信息，將高質(zhì)量的科技成果傳輸?shù)健霸贫恕?，為用?hù)提供多樣化、多層次的云共享服務(wù)，可大大滿足用戶(hù)對(duì)數(shù)字檔案信息的利用需求。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字檔案館可采取轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、豐富智慧服務(wù)模式等幾項(xiàng)有效措施，為用戶(hù)提供檔案信息智慧服務(wù)，不斷提升數(shù)字檔案信息服務(wù)水平，充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源的價(jià)值和作用。