文/連云港市水利局 葉敏 郭涓

水利工程項目的建設(shè)全過程需要各方單位、各類資源的全局部署和調(diào)配，這使得水利工程項目難免會存在檔案管理弱化的情況，基于此，以水利事業(yè)單位主導(dǎo)的檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀需要加速轉(zhuǎn)變。也就是說，水利工程項目的檔案記錄需要保證項目流程的系統(tǒng)記錄、項目各階段的材料收集、項目可研和項目驗收環(huán)節(jié)的重點核查和監(jiān)督，以保證水利工程項目的監(jiān)督管理活動能夠順利開展。

一、水利工程檔案管理建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案管理模式亟待轉(zhuǎn)變。由于檔案管理活動受到水利事業(yè)單位的制度部署、執(zhí)行措施安排、直接和間接管理方式的影響，水利事業(yè)單位開展的各項檔案審批、檔案歸檔、檔案復(fù)核工作長期呈現(xiàn)出效率不夠高、管理模式亟待優(yōu)化的現(xiàn)狀。一是檔案管理的直接、間接機(jī)制需要更新。由于單位絕大多數(shù)情況下應(yīng)用人工直接審批材料、分級間接審批等形式進(jìn)行檔案管理活動，單位處置大量水利工程檔案材料的情況下存在一定的效率提升空間，使得水利工程監(jiān)管單位的管理模式無法適應(yīng)新時期的水利建設(shè)需求。二是水利工程檔案管理的制度部署需要加強(qiáng)。由于水利工程項目參與各方的人力資本差異，再加上人力資源的高流動性影響，項目檔案材料的編制和收集過程難免會受到不利影響，從而導(dǎo)致水利項目參與各方單位的制度執(zhí)行差異，最終影響到水利工程檔案管理活動的優(yōu)化和提升。三是水利工程檔案管理活動的長期規(guī)劃有待細(xì)化。由于水利事業(yè)單位無法及時掌握長期內(nèi)的水利工程建設(shè)需求，使得水利建設(shè)項目的檔案管理服務(wù)出現(xiàn)供給不充分現(xiàn)象。

（二）檔案材料的應(yīng)用不足。一是檔案分析報告的編制不充分。也就是說，單位對檔案材料中出現(xiàn)的問題和不足并未及時挖掘，例如工程是否達(dá)到其設(shè)計要求、預(yù)算資金使用是否合理、項目建設(shè)后評價作用是否客觀等都普遍存在，最終無法保證對于水利工程項目的充分分析和報告。二是檔案材料的實際應(yīng)用方式存在不足。當(dāng)前，較多的水利工程檔案管理單位的主要職能還在于檔案的收集、整理與歸檔，立足于基本的檔案“收集”與“整理”工作，而這些重要的檔案資料，卻沒有發(fā)揮其“活教材”的重要作用，對于本區(qū)域的相應(yīng)水利工程建設(shè)乃至本地國民生產(chǎn)沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。未能對本區(qū)域未來同類型或者類似的水利工程設(shè)計、建設(shè)、管理提供可借鑒的重要參考，降低了水利檔案管理的應(yīng)用效率，最終無法保證水利檔案利用率的穩(wěn)步提升。

（三）檔案管理方式存在優(yōu)化空間。一方面，是指單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施需要優(yōu)化。由于單位檔案處理設(shè)備、單位檔案歸集設(shè)備以及其他檔案管理活動所需的設(shè)備配置不完善，使得單位的檔案管理效率難以提升。另一方面，是指單位需要進(jìn)一步完善檔案管理方法論。由于單位針對檔案材料的初步收集、進(jìn)一步審核、事中調(diào)研活動等環(huán)節(jié)缺少科學(xué)的理論指導(dǎo)，再加上管理方式過于單一、陳舊，使得單位長期的檔案管理模式難以優(yōu)化。

（四）檔案管理的分工模式亟待優(yōu)化。由于水利工程項目參與各方面對水利工程檔案存在重視度不高、信息不對稱現(xiàn)象，水利工程檔案管理活動的分工現(xiàn)狀不容樂觀。一方面，是檔案管理活動的崗位分工不明確。由于個別建設(shè)單位存在臨時設(shè)立檔案管理部門的現(xiàn)象，使得水利工程檔案的前期籌劃、中期執(zhí)行、后期核驗環(huán)節(jié)存在權(quán)責(zé)混亂現(xiàn)象；另一方面，是檔案管理活動的分工科學(xué)性需要增強(qiáng)。由于個別水利工程項目的建設(shè)過程中存在一人多崗、一人包攬水利工程檔案記錄的現(xiàn)象，使得水利工程檔案資料的可靠性和準(zhǔn)確性難以保障，最終不利于水利工程監(jiān)管單位順利地開展檔案核查、檔案監(jiān)督活動。

（五）檔案管理的制度執(zhí)行力需要提升。盡管目前的水利檔案管理制度比較完善，但是個別工程項目的檔案材料編制過程中依然存在制度執(zhí)行不力的情況。一是工程項目的資金結(jié)算制度執(zhí)行力需要加強(qiáng)。由于水利專項資金在各單位間的資金明細(xì)材料細(xì)化程度不足，使得工程項目的資金流量明細(xì)核算難度增加。二是水利工程檔案編制的制度流程執(zhí)行力有限。由于水利工程建設(shè)項目的參與方復(fù)雜、檔案材料編撰方不一，個別檔案編制者難免會出現(xiàn)臨時編寫、編寫細(xì)化程度不足等問題，使得后續(xù)水利事業(yè)單位的檔案審核難度加大。

（六）檔案應(yīng)用管理的數(shù)字化程度不足。由于單位數(shù)字化檔案管理模式尚未確立，單位針對水利檔案的應(yīng)用過程難免會存在數(shù)字化程度不足現(xiàn)象。一是數(shù)字化應(yīng)用流程尚未確立。由于針對檔案收集、一次審核、集中歸檔、整體分類等過程的數(shù)字化處理方式尚未完整確立，單位檔案應(yīng)用活動的處理效率難以提升。二是數(shù)字化管理的設(shè)備支持需要加強(qiáng)。由于設(shè)備采購不充足、設(shè)備選擇不科學(xué)，單位水利檔案的數(shù)字化設(shè)備難以科學(xué)配置，例如大容量存儲設(shè)備、數(shù)字化移動設(shè)備等設(shè)備采購不充足。

二、改善水利工程檔案管理現(xiàn)狀的科學(xué)對策

（一）進(jìn)一步優(yōu)化單位檔案管理方式。要提升水利事業(yè)單位檔案管理活動的質(zhì)效水平，單位需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理方式：一是加大檔案管理活動的資本投入。也就是說，單位需要保證檔案管理活動的資本密集投入，通過集中采購掃描儀、存儲設(shè)備、檔案處理設(shè)備等設(shè)備，使得程序化、電子化、無紙化的檔案管理方式得到全面應(yīng)用，最終保證水利事業(yè)單位對水利工程項目的積極引導(dǎo)和合理控制。比如，針對檔案歸集環(huán)節(jié)的設(shè)備投入，單位需要增加掃描儀的投入規(guī)模，以保證單位檔案管理服務(wù)的有力供給。二是改善基于水利工程項目的檔案管理方法論。這需要水利事業(yè)單位針對以往檔案管理案例、檔案管理經(jīng)驗，通過標(biāo)準(zhǔn)化處理、理論研討等形式，使得單位水利檔案的歷史遺留問題得到解決、后期規(guī)劃問題得到改善、標(biāo)準(zhǔn)化處置流程得到確立。例如，檔案管理目標(biāo)和檔案應(yīng)用的審核方式和數(shù)字化流程是其方法論主體內(nèi)容之一。

（二）完善檔案應(yīng)用不足。一是科學(xué)編制檔案應(yīng)用的分析報告。單位需要對各方檔案編制材料中出現(xiàn)的問題和不足進(jìn)行全面可靠的挖掘，從而杜絕檔案材料審核不嚴(yán)、檔案材料編制不規(guī)范等現(xiàn)象，以保證后期檔案材料各項信息的可靠應(yīng)用。二是改進(jìn)檔案材料的實際應(yīng)用方式。這需要單位針對同類型、不同規(guī)模的水利項目建立足夠全面的數(shù)字化分類，使得單位檔案材料的應(yīng)用過程中存在高效率的搜集、查找、歸集途徑，從而減少單位檔案應(yīng)用過程中存在的效率問題，最終保證檔案審核復(fù)核、臨時查閱、后期二次利用等應(yīng)用活動的效率提升。

（三）加速形成適應(yīng)新時期的檔案管理模式。要加速形成適應(yīng)新時期的檔案管理模式，水利事業(yè)單位需要關(guān)注兩方面內(nèi)容：一是持續(xù)更新檔案管理活動的直接、間接機(jī)制。這需要單位應(yīng)用施工單位自主性審批材料、第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)出具研究報告等形式開展檔案管理活動，以保證檔案應(yīng)用環(huán)節(jié)的健康運(yùn)轉(zhuǎn)。二是加強(qiáng)水利工程檔案管理的制度部署。這需要水利事業(yè)單位通過制度剛性確定水利項目的檔案管理人盡可能屬于非流動性人力資源，以保證水利事業(yè)單位后期接收和審核檔案材料的可靠性和合理性。

（四）科學(xué)設(shè)計檔案管理活動的分工流程。一方面，需要單位保證檔案管理活動的分工科學(xué)性。這需要水利事業(yè)單位加強(qiáng)監(jiān)督杜絕水利檔案編制過程中的一人多崗現(xiàn)象，通過編制條例、設(shè)置監(jiān)督節(jié)點、明確懲罰責(zé)任等形式，積極引導(dǎo)水利工程項目參與單位科學(xué)的履行自身的檔案管理職責(zé)，以保證水利檔案材料的可靠獲??；另一方面，需要單位增加檔案管理活動的分工細(xì)化程度。這需要針對水利工程項目的建設(shè)方和監(jiān)督方開展一定的理論引導(dǎo)，水利事業(yè)單位要借助于勘測設(shè)計方針對監(jiān)理的職責(zé)和權(quán)力范圍做出進(jìn)一步闡述和約束，同時還要對建設(shè)方的檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確，最終保證單位對各項水利工程項目的高效管理和部署。比如，監(jiān)理單位提供一部分檔案材料的，水利事業(yè)單位可以探索設(shè)計復(fù)核機(jī)制，使得監(jiān)理單位的檔案材料編制更可靠、更靈活，在此基礎(chǔ)上，如若遇到項目建設(shè)檔案不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的情況下，那么水利事業(yè)單位可以向監(jiān)理方追究責(zé)任或提取證據(jù)材料。

（五）科學(xué)監(jiān)督水利工程項目的檔案制度執(zhí)行。要保證水利工程項目的健康持續(xù)開展，單位不僅需要針對施工單位的財務(wù)制度執(zhí)行、檔案制度執(zhí)行進(jìn)行一定程度的監(jiān)督，單位還需要針對非施工單位的、監(jiān)理單位的檔案制度進(jìn)行有力的控制和調(diào)查，從而保證水利工程項目的可靠進(jìn)行。一是增加工程項目的資金結(jié)算執(zhí)行監(jiān)督。由于資金流屬于水利工程項目持續(xù)建設(shè)的血液，要保證水利項目的可靠進(jìn)行，水利事業(yè)單位需要增加對水利專項資金的撥付結(jié)算監(jiān)督，從上一級單位到基層單位間再到項目組的資金來向和去向都需要明確呈現(xiàn)在檔案材料中，從而保證水利工程項目檔案管理水平的提升。二是完善水利工程檔案編制的制度流程。針對水利工程建設(shè)項目的參與方復(fù)雜、檔案材料編撰方不一的現(xiàn)狀，水利事業(yè)單位需要明確指出勘察設(shè)計方、施工方和監(jiān)理方等主要參與者的檔案編制流程，包括對水利工程項目的可研環(huán)節(jié)檔案編制、施工環(huán)節(jié)檔案編制和竣工驗收環(huán)節(jié)的檔案編制，同時對各方檔案材料的提供提出一定的細(xì)化程度要求，從而保證眾多水利工程項目的檔案材料完整可靠。

（六）建立數(shù)字化檔案管理模式。加快建立數(shù)字化檔案管理模式，首先，需要水利事業(yè)單位科學(xué)的開展設(shè)備采購活動，針對水利檔案材料的數(shù)字化處理設(shè)備、數(shù)字化應(yīng)用硬件設(shè)備、數(shù)字化應(yīng)用程序進(jìn)行及時的引入和探索。其次，需要嚴(yán)格遵循預(yù)算程序編制預(yù)算計劃和預(yù)算可研報告，以保證水利檔案材料的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫及時搭建，最終為水利事業(yè)單位的數(shù)字化檔案應(yīng)用過程提供有力的支持。比如，針對水利檔案材料的數(shù)字化處理設(shè)備，需要保證數(shù)字掃描儀、大容量存儲設(shè)備的采購和支持。再次，針對數(shù)字化應(yīng)用的硬件設(shè)備，應(yīng)當(dāng)不僅限于計算機(jī)設(shè)備，還應(yīng)該包括平板電腦設(shè)備等移動硬件。最后，在查詢或使用方面，可以通過電子檢索的方式，快速查找檔案，并通過相應(yīng)的審批提供下載或借閱，為未來的水利工程設(shè)計與建設(shè)工作提供參考。

三、結(jié)論

水利工程檔案管理事關(guān)民生、事關(guān)經(jīng)濟(jì)社會的持續(xù)健康發(fā)展，要想保證水利工程檔案管理現(xiàn)狀的持續(xù)改善，單位需要持續(xù)明確的目前水利工程檔案管理現(xiàn)狀，同時結(jié)合地方地理特征和現(xiàn)實情況進(jìn)行對策探索，以數(shù)字化檔案管理為未來管理的主要方向，充分提升水利工程檔案的使用效率與效果，促進(jìn)水利工程建設(shè)這一基礎(chǔ)設(shè)施的發(fā)展與完善。