隨著互聯(lián)網(wǎng)技術在醫(yī)院管理工作中的廣泛應用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端逐漸暴露，而推進紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡，也是當前醫(yī)院實現(xiàn)信息化管理的主要方向。在信息化管理背景下，醫(yī)院的檔案信息數(shù)量不斷增加，其在保存、整理與利用方面的難度也不斷加大，因此，電子檔案在醫(yī)院檔案管理工作中的作用逐漸顯現(xiàn)出來。

一、電子檔案對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的推動作用

在醫(yī)院內(nèi)部管理中，電子檔案是基于醫(yī)療衛(wèi)生相關工作形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的信息記錄。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案主要體現(xiàn)出可復制性，管理方便，對計算機系統(tǒng)依賴性強，易于共享，方便快捷，節(jié)約存儲空間，而正是由于這些特點，使得電子檔案對醫(yī)院檔案管理發(fā)展形成了重要的推動作用。具體表現(xiàn)為：

（一）優(yōu)化了檔案管理人員結構，促進了檔案管理人員素質(zhì)的不斷提升。電子檔案在日常管理中需要管理者掌握靈活的計算機技術技能，而習慣了紙質(zhì)檔案管理的工作人員在實踐技術方面難以適應管理工作要求，因此，醫(yī)院為確保檔案管理工作信息化發(fā)展，不得不在人才結構方面進行調(diào)整，優(yōu)化檔案管理人員的職責，并落實職業(yè)培訓方案，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進而適應電子檔案管理要求。由此可見，電子檔案能夠倒逼醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。

（二）促進醫(yī)院檔案管理流程的簡化與完善。在紙質(zhì)檔案管理時代，醫(yī)院大量的檔案信息基本上都是在人工整理、登記的流程中形成的，人力、物力、財力的大量投入，增加了醫(yī)院管理成本，同時人為管理中存在的漏洞，也影響了檔案資源的有效利用。而電子檔案的生成則利用信息系統(tǒng)替代了繁瑣的人工操作，簡化了工作流程，同時計算機技術、掃描技術、攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術以及存儲技術的應用，形成了自動化檔案管理環(huán)境，促進了檔案管理流程的不斷發(fā)展與完善。

（三）提高了檔案的統(tǒng)計管理效率，推動了檔案資源的挖掘與利用。相較于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的統(tǒng)計工作變得更加輕松、高效，統(tǒng)計管理是實現(xiàn)醫(yī)院檔案利用的重要手段，通過專業(yè)的統(tǒng)計分析，能夠形成可視化的數(shù)字模型，反映出醫(yī)院內(nèi)部管理各個環(huán)節(jié)存在的問題以及發(fā)展趨勢，進而有針對性地作出管理決策。在電子檔案管理中，系統(tǒng)平臺能夠自動完成數(shù)據(jù)整理與分析，并從大數(shù)據(jù)的角度實現(xiàn)對醫(yī)院內(nèi)部管理情況的構建，進而體現(xiàn)檔案資源的管理價值。

（四）推動了醫(yī)院信息資源共享。電子檔案特殊的信息表現(xiàn)方式，為信息共享奠定了基礎。醫(yī)院在檔案管理工作中，能夠依據(jù)內(nèi)部管理要求，實現(xiàn)軟件環(huán)境與硬件條件的優(yōu)化，完善信息共享的物質(zhì)基礎，利用內(nèi)部信息系統(tǒng)的開放性，實現(xiàn)檔案共享，同時加強醫(yī)院與外部的信息溝通，利用檔案共享實現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

（五）優(yōu)化了醫(yī)院檔案管理環(huán)境。電子檔案以虛擬形式存在，對于實際空間的占用十分有限，而這就很好地解決了醫(yī)院檔案資源存儲空間不足的問題，同時依據(jù)電子檔案管理要求對檔案部門的物質(zhì)環(huán)境進行優(yōu)化，提高了電子檔案的整體質(zhì)量。

二、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

目前我國正處于醫(yī)療衛(wèi)生信息化快速發(fā)展的大背景下。一方面，信息技術的發(fā)展為醫(yī)院檔案信息化建設提供了技術保障；另一方面，《“十三五”深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革規(guī)劃》中明確指出，要促進人口健康信息互通共享，實現(xiàn)電子健康檔案和電子病歷的連續(xù)記錄及信息共享?；诖耍t(yī)院在電子檔案管理方面也進行了大量的投入，而電子檔案在檔案管理中的推動作用也逐漸顯現(xiàn)。但是由于種種條件的制約，目前醫(yī)院在電子檔案管理中存在的問題依然比較突出。具體表現(xiàn)為：

（一）管理模式缺乏系統(tǒng)規(guī)范，管理責任得不到有效落實。例如在科研檔案管理過程中，存在各科室分別管理的情況，這樣雖然能夠有效實現(xiàn)科研信息的記錄與整理，但同時分散的管理也導致管理過程缺乏規(guī)范性，難以形成統(tǒng)一標準，增加了醫(yī)院對科研檔案的掌握難度，同時管理職責落實不到位，影響了電子檔案的整體質(zhì)量。

（二）監(jiān)督管理機制不健全。雖然電子檔案已經(jīng)成為多數(shù)醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，但是一些工作人員對于電子檔案的認識依然停留在傳統(tǒng)階段，對于檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理缺乏認知，沒有嚴格根據(jù)電子檔案管理要求進行操作，同時監(jiān)督部門不到位，擴大了管理疏漏，增加了檔案管理風險。

（三）電子檔案的網(wǎng)絡防御措施不健全。信息安全是網(wǎng)絡環(huán)境下信息管理面臨的一大難題，系統(tǒng)自身運行存在的漏洞、病毒的入侵等等使得醫(yī)院檔案信息面臨著泄露、丟失、篡改的風險，而目前一些醫(yī)院網(wǎng)絡防御措施的制定不到位，對于風險的識別與應對能力不足，影響了醫(yī)院對電子檔案的有效利用。

（四）檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，難以滿足電子檔案管理的專業(yè)化要求。一些醫(yī)院的檔案管理人員年齡偏大，且長期適應于紙質(zhì)檔案管理環(huán)境，對于電子檔案管理的認識不足，技術操作也存在諸多漏洞，使得人為失誤融入電子檔案中來，影響了信息的準確性，降低了檔案管理效率。

（五）電子檔案管理基礎設施投入不足。目前一些醫(yī)院在電子檔案管理軟硬件設備投入上尚未形成系統(tǒng)規(guī)范，醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡資源平臺建設不斷推遲，使得檔案資源的開發(fā)受到阻礙，影響了醫(yī)院檔案信息化發(fā)展進程。

三、醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展策略

（一）健全管理制度，完善電子檔案管理流程。醫(yī)院管理層應充分認識到信息化背景下，電子檔案對于醫(yī)院檔案管理的推動作用，深入分析現(xiàn)行檔案管理制度與電子檔案管理之間的沖突，并有針對性地進行調(diào)整。在電子檔案制度建設中，相關部門應立足加強信息系統(tǒng)電子檔案管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發(fā)利用的發(fā)展目標，結合醫(yī)院實際制度建設；完善制度規(guī)范細節(jié)，明確電子檔案范圍，并針對管理體制、電子檔案范圍以及保管期限等細節(jié)進行完善，提高制度規(guī)范的可行性；加強執(zhí)行管理，結合相關監(jiān)督機制形成提高電子檔案的制度化管理水平。

（二）增強風險意識，制定實施風險防御措施。醫(yī)院基于信息安全管理要求，結合電子檔案管理特點，積極制定并實施風險防御措施。即根據(jù)醫(yī)院電子檔案類型與管理要求建立起一整套的風險規(guī)避制度，將人為控制與技術控制相結合，降低風險發(fā)生的可能性；構建風險轉(zhuǎn)移機制，例如針對重要的醫(yī)療衛(wèi)生檔案購買保險等，控制檔案管理風險帶來的損失；加強風險預警機制的構建，針對電子檔案管理中可能出現(xiàn)的風險類型加以識別、判斷，并利用系統(tǒng)平臺加強對高風險管理問題的預警，從而提高風險防范能力，降低風險造成的損失，保證電子檔案管理安全。

（三）加強監(jiān)督管理，落實電子檔案管理規(guī)范。醫(yī)院應積極建立內(nèi)部監(jiān)督機制，設置獨立的監(jiān)督環(huán)節(jié)，定期對電子檔案管理情況進行檢查與監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并針對電子檔案易丟失、易篡改、難保存等特點，加強對電子檔案管理工作的規(guī)范，預防檔案信息安全事故，強化內(nèi)部監(jiān)管責任。此外，醫(yī)院還應積極配合外部監(jiān)督，根據(jù)政府相關部門的全面檢查、專項檢查、隨機抽查等及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并采取必要措施，及時進行糾正，明確落實電子檔案管理規(guī)范，強化內(nèi)部管理監(jiān)督效果，提高電子檔案管理效率。

（四）注重人才培養(yǎng)，構建專業(yè)化檔案管理團隊。醫(yī)院在電子檔案工作中，應著重強調(diào)人員的重要性。首先從領導層出發(fā)，提高對電子檔案管理工作的重視，引導檔案管理人員轉(zhuǎn)變態(tài)度，上下一心，形成全員管理氛圍；加強對檔案管理人員的培訓教育，引導其更好地掌握專業(yè)的技能和知識，適應信息化檔案管理要求；完善薪酬激勵機制的建設，根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展需要，推動大數(shù)據(jù)建設，并以此作為檔案信息化管理的依據(jù)，提高檔案管理水平；加強專業(yè)檔案管理團隊建設，調(diào)整檔案管理人員結構，提高復合型人才比重，提高檔案管理的專業(yè)化發(fā)展水平。

（五）加強基礎建設，增加電子檔案管理投入?；陔娮訖n案對計算機設備的依賴性，醫(yī)院在電子檔案管理工作中，應加強基礎設置投入，從環(huán)境上改善電子檔案管理。例如電子檔案的管理對于計算機設備和專業(yè)化軟件的要求較高，醫(yī)院在內(nèi)部控制建設中，應制定相應的硬件設備采購計劃，同時結合醫(yī)院發(fā)展需要選擇專業(yè)化的檔案管理軟件；最先進的設備儀器和軟件系統(tǒng)，加強網(wǎng)絡防御工程的建設，形成能夠有效應對惡意侵害的網(wǎng)絡手段，建立防火墻系統(tǒng)，鞏固安全防御體系，形成完善的電子檔案管理平臺，提高檔案管理水平。

四、結語

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理工作中，電子檔案的發(fā)展優(yōu)勢是顯而易見的，而結合醫(yī)院內(nèi)部控制建設需要，推進醫(yī)院檔案工作的信息化轉(zhuǎn)型，則能夠充分體現(xiàn)電子檔案的應用價值。當然，醫(yī)院檔案管理工作在轉(zhuǎn)型中的問題也比較突出，醫(yī)院把握信息化發(fā)展趨勢，深入分析在制度建設、資源投入、人才培養(yǎng)、網(wǎng)絡結構建設等方面存在的問題，針對性做出調(diào)整與優(yōu)化，進而推進醫(yī)院檔案管理工作轉(zhuǎn)型，提高信息化檔案管理水平。