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        搭建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的思考

        2020-11-23 13:54:29
        辦公室業(yè)務 2020年14期
        關鍵詞:檔案管理利用數(shù)字化

        在飛速發(fā)展的社會進程中,建立數(shù)字化的不動產(chǎn)檔案管理利用平臺已經(jīng)成為大勢所趨,只有提升相關工作人員的責任意識,充分利用各種高新技術,才可以發(fā)揮數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的作用,建立健全數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺,為不動產(chǎn)信息的存儲以及后續(xù)調用等提供可靠的保障。

        一、數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理概述

        (一)不動產(chǎn)的概念?!恫粍赢a(chǎn)登記暫行條例》第二條規(guī)定,不動產(chǎn)就是指海域、土地、房屋、林地等定著物。

        (二)在現(xiàn)代化不動產(chǎn)的檔案中,狹義、廣義兩個概念包含其中。不動產(chǎn)檔案中的技術手法、服務規(guī)定和技術設備的現(xiàn)代化是指狹義的,具體是指用計算機取代人工,進行收集、處理、傳輸、編目、流通、檢索、統(tǒng)計等信息的各個階段流程,使自動化管理的不動產(chǎn)檔案管理得以實現(xiàn)。不動產(chǎn)檔案管理事業(yè)全面現(xiàn)代化是指廣義的,其中包括了藏檔結構、人員結構、管理、技術手法、服務方式和物資設備等等。以多種檔案為載體,像電子檔案、紙質檔案、數(shù)字檔案為館藏的特點。傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案館、電子的檔案館、數(shù)字的檔案館等等,多種形式的混合型檔案館也包含其中?,F(xiàn)實館藏(紙質原始檔案、電子檔案)、虛擬館藏(數(shù)字檔案)兩個方面是館藏的內容。

        (三)在數(shù)字化的管理檔案中,使用、儲存檔案信息的狀態(tài)大多數(shù)是電子檔案或者數(shù)字檔案。在相關的檔案信息調動過程中,信息檢索操作必須借助計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)才能得以進行,而且若是借用了數(shù)字化系統(tǒng),那么檔案信息會變得十分全面,檔案管理的工作也會變得更加方便高效。利用搭建的發(fā)展平臺,將數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理視為基礎,數(shù)字化平臺的建立,對數(shù)字化不動產(chǎn)檔案的科學管理得以實現(xiàn)。

        (四)數(shù)字化存儲技術的應用。在管理數(shù)字化不動產(chǎn)檔案中,必須借助數(shù)字化存儲技術將不動產(chǎn)信息存入到檔案數(shù)據(jù)信息庫中,這樣可以極大提高不動產(chǎn)檔案的安全性。而且使用數(shù)字化存儲技術,能夠進行多樣化存儲的檔案信息,除了傳統(tǒng)的文字檔案存儲之外,還能對圖像、聲音以及其他類型的動態(tài)檔案信息進行存儲。

        二、數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的特點

        (一)數(shù)字化存儲技術的應用。通過數(shù)字化的不動產(chǎn)管理,通常需要利用數(shù)字化的信息存儲方式,通過把不動產(chǎn)檔案信息錄入數(shù)據(jù)檔案庫中的方法進行信息的存儲,從而使所存儲信息的安全性能夠得到很大程度的提升。而與此同時,數(shù)字化存儲技術的應用也豐富了存儲檔案信息的類型,使以往單一的存儲方式被替換,讓聲音、圖片等其他非文字類型的檔案能夠存儲為動態(tài)信息的形式。

        (二)計算機信息檢索。相對于以往的檔案信息館,數(shù)字化的檔案管理平臺更加方便存儲信息和調用用戶的信息。在調取信息的時候,所需信息的調用可以通過計算機來操作,這是傳統(tǒng)檔案館所缺少的。利用發(fā)展平臺建立數(shù)字化檔案管理,使檔案信息的查詢速度、檔案信息的處理效率都在很大程度上得以提升,但是為了信息安全性的保護,一些較為重要的信息在查詢時,需要輸入特定的資料,從而獲取信息的訪問權。

        (三)檔案的管理可利用計算機網(wǎng)絡來進行。計算機網(wǎng)絡,這一高新技術對檔案信息進行科學的管理能夠充分利用,相比于人工管理有很大的差別,不僅僅是當前檔案管理的標志之一,還是信息管理現(xiàn)代化的一個重要特點。

        三、構建檔案管理利用發(fā)展平臺的缺陷

        (一)資金短缺。經(jīng)過數(shù)字化的不動產(chǎn)檔案轉變?yōu)殡娮訖n案,之后至關重要的問題變成存儲電子檔案。我們以安陽市房產(chǎn)檔案管理為例,現(xiàn)如今安陽市房產(chǎn)檔案館存儲了50余萬卷檔案。2003年底,剩余的全部轉變成數(shù)字化管理,目前每年的檔案又以3萬到5萬卷的速度增加,但是目前主服務器只有一臺,主服務器雙機熱備是最基本的要求,但是由于資金短缺的問題,主服務器雙機熱備的基本要求仍然沒有嚴格落實到位,如果主服務器出現(xiàn)問題,那一切工作都將被迫停止。

        (二)人力不足。城市的框架拉大,區(qū)域增加,建設力度也增加,導致實際的工作要求員工不能滿足,人們多方面的要求不能被滿足,迫切需要大量的人才。

        四、建議和策略

        (一)加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設。要以數(shù)據(jù)信息形式來促進數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用和發(fā)展,從而搭建一個和諧良好的平臺,若想進一步處理不動產(chǎn)檔案信息,需要建立一個檔案數(shù)據(jù)庫,及時整理儲備各種不動產(chǎn)資料,在一定程度上方便其他人員對資料的使用,從而使城市建設工作的開展和進度得以飛速發(fā)展。城市不動產(chǎn)的全部資料都歸于檔案數(shù)據(jù)庫,而且對其進行嚴肅的管理分類,當檔案數(shù)據(jù)庫建成后,對其維護和處理需交由專業(yè)人員定期進行,納入新的信息資料后,要立刻將其進行統(tǒng)計分類,完善檔案信息的內容,從而確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全和完整。

        (二)深化加強檔案管理的意識。在不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺建設中,強化檔案管理的意識,才能充分發(fā)揮其作用與效果。眾所周知,正確的意識能夠指導行為,完成實踐,錯誤的意識則會導致實踐失敗。后期工作發(fā)展要有一定的基礎保證,使數(shù)據(jù)參考能夠提供給相關部門,城市建設的內容,不僅是管理者需要認識到的,也是每個普通員工需要認識到的。因此,不動產(chǎn)檔案管理人員一定要嚴格要求自己,落實工作環(huán)節(jié),以防止出現(xiàn)紕漏。從中可見,從事檔案管理工作的人員應該準確意識到自身的責任,嚴格要求自己,努力做好每一個工作環(huán)節(jié)。

        (三)不斷加強不動產(chǎn)檔案資源的信息化建設。如何加強信息化建設是數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺建設的根本,在信息化飛速發(fā)展的當下,我們應該使不動產(chǎn)檔案與信息技術相互結合,讓信息化建設的效果發(fā)揮出最大的作用。首先,對其進行儲存需通過人工掃描運用計算機系統(tǒng),對信息的種類加以分類整理,使相關部門對信息能夠便捷處理。其次,建立不動產(chǎn)檔案信息的指引,能夠通過網(wǎng)絡技術實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案信息的自動化處理,從而更加快速地對檔案信息進行準確檢索。最后,要使網(wǎng)絡設施能夠完善建成,才能更加方便各個部門進行遠程的信息傳輸,使需要的檔案信息能夠被城市建設管理者及時獲取。

        (四)加大培訓專業(yè)人才的力度。對專業(yè)人才的培訓力度決定著有效進行平臺設計工作的進程。計算機病毒的形成和傳播等是理論上的知識,正確進行信息存儲,將信息的泄露降到最低是實踐操作,加大對理論知識和實踐操作的培訓,可以使檔案管理人員在工作中對自己進行規(guī)范。除此之外,可以通過計算機人才的引進來幫助完善不動產(chǎn)檔案的管理。第一,全面了解方案管理的內容。第二,要將現(xiàn)有的計算機技術加以掌握并能熟練地運用。因為太過復雜化的內容是不動產(chǎn)檔案信息的特征,所以人員的責任感和全方面的素質培養(yǎng)必須提高。

        (五)建立健全不動產(chǎn)檔案信息安全保障體系。隨著信息現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢,建設的速度在不斷加快,從而使某些問題出現(xiàn)在信息的完全性方面。信息大爆炸時代,檔案建設的速度不斷提升,伴隨而來的是逐漸變大的信息安全問題。因此在安全性得以確保的條件下,完善檔案信息安全體系顯得尤為重要。提高不動產(chǎn)數(shù)字檔案發(fā)展平臺的效果是在當今信息不斷發(fā)展過程中的必要。要對黑客進行有效的防治,設置認證訪問程序,不允許沒有通過認證的身份進入,從而避免泄露檔案的信息。除此之外,還要對信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的監(jiān)控力度予以加強,將計算機系統(tǒng)中的殺毒軟件、木馬查殺等進行及時升級,保障檔案信息的安全。

        五、結語

        綜上所述,現(xiàn)如今為了有效推動城市建設工作,在數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺建設中充分利用了信息技術,使工作人員檔案管理的意識深化入腦,對數(shù)據(jù)庫和不動產(chǎn)檔案安全保障系統(tǒng)加強建設管理。在構建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的同時,相關的人員要嚴格遵從各項規(guī)章制度,確保信息真實準確。在信息資源管理方面,規(guī)范操作步驟,確保信息的可靠性。多尋找實踐中的不足之處,將實際的城市建設情況與之結合,使工作不斷協(xié)調,從而不斷完善數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺。

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