檔案是真實(shí)的管理方法,具有實(shí)用和準(zhǔn)確的特征,在醫(yī)院人事管理中有著重要意義。人事管理工作是醫(yī)院能夠?yàn)樯鐣?huì)提供保障的基礎(chǔ),人事檔案管理是確保人事管理工作質(zhì)量的前提。如今信息化時(shí)代到來(lái),推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)形勢(shì)十分緊迫。怎樣通過(guò)建設(shè)信息化使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn),使人事管理部門(mén)向著智能化發(fā)展,使醫(yī)護(hù)人員職業(yè)素質(zhì)提升,是醫(yī)院要關(guān)注的方面。
(一)忽視了檔案信息化建設(shè)工作的重要性。檔案信息化工作不能給醫(yī)院人事檔案管理帶來(lái)一定的效益,一些醫(yī)院忽視人事檔案管理的信息化建設(shè),造成檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有足夠的資金,設(shè)備也比較老化,員工素質(zhì)也沒(méi)達(dá)到要求。而且,在辦理業(yè)務(wù)時(shí),經(jīng)常需要提供紙質(zhì)檔案材料復(fù)印件,容易造成紙張變脆、變色,不利于檔案的長(zhǎng)期保管。
(二)檔案管理人員素質(zhì)不高。盡管部分醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始關(guān)注人事檔案管理信息化建設(shè)工作,然而建設(shè)信息化管理工作不能直接帶來(lái)一些收益,這主要由于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提升。分類(lèi)不科學(xué),造成有些檔案信息受到時(shí)間的約束,所以信息化建設(shè)在醫(yī)院人事檔案管理有關(guān)部門(mén)中進(jìn)行不暢。很多檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí),對(duì)有關(guān)知識(shí)不夠了解,造成相關(guān)人員沒(méi)有注意到檔案管理信息化建設(shè)的意義,造成工作態(tài)度有問(wèn)題,檔案管理也受到了影響。
(三)收集人事檔案缺乏管理。人事檔案管理在收集時(shí)不規(guī)范,使檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行不順利。有關(guān)的事務(wù)不能在一段時(shí)間內(nèi)記錄下來(lái),造成一些紙質(zhì)檔案和電子檔案不能保持一致,有些紙質(zhì)案卷不能和電子案卷相互配合,使信息傳遞出現(xiàn)了障礙,降低了工作效率。而且醫(yī)院在不斷改革,名稱(chēng)可能也在更改,因?yàn)殡娮訖n案更新不到位造成信息在幾年之內(nèi)不能同步。信息化建設(shè)收集系統(tǒng)要制定制度,在真正應(yīng)用時(shí)卻沒(méi)有按照其要求進(jìn)行,不符合規(guī)章制度的要求。醫(yī)院人事檔案收集不能按時(shí)完成,一些人事檔案信息收集不完全,過(guò)程不標(biāo)準(zhǔn),無(wú)法確保檔案是準(zhǔn)確、有價(jià)值的。
(一)重視宣傳。檔案信息化建設(shè)是一切工作的前提,與醫(yī)院人事檔案管理有關(guān)部門(mén)的工作息息相關(guān),對(duì)醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)有著難以替代的意義。信息化時(shí)代的來(lái)臨,檔案的意義不僅是傳達(dá)上下的交流作用,更是給新時(shí)代發(fā)展帶來(lái)了更多的價(jià)值。所以醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)要引導(dǎo)所有人員更加關(guān)注檔案管理建設(shè)。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)要提高有關(guān)管理者的思想,使管理者理解檔案信息化管理建設(shè)的重要意義。而且檔案管理部門(mén)應(yīng)該使工作更加細(xì)致,使每一項(xiàng)崗位任務(wù)更加細(xì)化,調(diào)動(dòng)信息化建設(shè)工作的積極性,使有關(guān)人員意識(shí)到檔案管理的意義。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該主動(dòng)開(kāi)展宣傳活動(dòng),使所有人都能了解檔案管理信息化建設(shè)的知識(shí),并領(lǐng)會(huì)檔案管理信息化建設(shè)的意義。
(二)重視建設(shè)制度。因?yàn)樯鐣?huì)形勢(shì)在改變,過(guò)去的檔案信息化建設(shè)工作有很多不規(guī)范的地方,約束了管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。為了改變這一情況,確保檔案管理信息系統(tǒng)制度的施行,醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該建立健全檔案管理信息系統(tǒng),使檔案管理信息化建設(shè)逐步完善。醫(yī)院人事管理部門(mén)要根據(jù)檔案管理相關(guān)法規(guī)制度結(jié)合自身情況制定基于檔案信息化工作制度流程,員工嚴(yán)格按照其規(guī)定及工作流程收集、整理檔案,確保檔案的有效性。
(三)提升管理者的素質(zhì)水平。檔案信息化建設(shè)需要專(zhuān)業(yè)化的團(tuán)隊(duì)支持,所以醫(yī)院要建設(shè)一支順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的檔案信息化管理團(tuán)隊(duì),確保檔案管理信息化建設(shè)取得實(shí)效。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案管理者提出更高要求,并在選拔時(shí)注重專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn),從根本上提升檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)要關(guān)注檔案信息化建設(shè)人員的有關(guān)教育培訓(xùn),定期組織專(zhuān)業(yè)知識(shí)講座,為新老員工提供溝通交流平臺(tái),在交流中激發(fā)思考,在思考中加深對(duì)業(yè)務(wù)工作和自身的認(rèn)識(shí),使新老員工互促互進(jìn),為員工的成長(zhǎng)持續(xù)提供養(yǎng)分,也為醫(yī)院的發(fā)展壯大不斷貢獻(xiàn)有生力量。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)應(yīng)建立細(xì)化檔案管理人員考核機(jī)制,保證其專(zhuān)業(yè)能力達(dá)到崗位要求。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)還應(yīng)對(duì)未能達(dá)到檔案信息化建設(shè)要求的員工進(jìn)行幫助教育,避免出現(xiàn)因能力不夠?qū)е碌臋n案信息化管理工作推進(jìn)受限等問(wèn)題。在數(shù)字化進(jìn)程下,要使醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)更好完成,必須提升管理者應(yīng)用信息化技術(shù)。人事檔案管理人員不僅要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),提升自己的素質(zhì)和能力,而且要借助信息化軟件豐富和增強(qiáng)員工在人事檔案管理中的技能。醫(yī)院還要在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行培訓(xùn),使員工了解人事檔案信息管理軟件的功能,提升醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設(shè)水平。
(四)關(guān)注硬件建設(shè)。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的有關(guān)設(shè)備進(jìn)行更新,保證檔案管理信息化建設(shè)能夠順利進(jìn)行。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該選擇一些前沿的設(shè)備,使他們更方便操作檔案信息系統(tǒng)。為了確保檔案信息更加安全,醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)要利用計(jì)算機(jī),對(duì)落后的設(shè)備進(jìn)行淘汰。人事檔案的信息化建設(shè)要有其他的設(shè)備進(jìn)行保存。通過(guò)計(jì)算機(jī)保存主要的檔案,可以不用紙質(zhì)檔案來(lái)保存。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)避免提供敏感信息,使員工更便捷地了解有關(guān)數(shù)據(jù)。而且對(duì)于龐大的數(shù)據(jù),利用網(wǎng)絡(luò)是一定的。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行檔案記錄,可以提升檔案的利用率。檔案記錄主要是由數(shù)字化來(lái)表現(xiàn),要使所有檔案都變成數(shù)字化需要很長(zhǎng)的時(shí)間,所以要避免矛盾,對(duì)檔案資料出現(xiàn)的問(wèn)題要準(zhǔn)確分析。
(五)提升醫(yī)院檔案管理的安全性能。信息化在醫(yī)院中有很深遠(yuǎn)的意義,所以要確保醫(yī)院檔案管理的安全性,才能真正表現(xiàn)價(jià)值性。對(duì)于有關(guān)的制度法規(guī)與私密性有關(guān),而且要約束有關(guān)的檔案信息化管理建設(shè)員工,如果員工泄露秘密要嚴(yán)格處理,令檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn),保證信息化管理的安全。醫(yī)院要普及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí),令醫(yī)院所有的員工都有網(wǎng)絡(luò)安全的意識(shí),并且了解網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來(lái)的后果,而且可以使計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督更加嚴(yán)格。信息化建設(shè)主要問(wèn)題是安全,但是人事檔案設(shè)計(jì)人員要保護(hù)其信息安全。醫(yī)院要清楚人事檔案管理工作的規(guī)則,嚴(yán)格按照其安全保密要求進(jìn)行,對(duì)于不同人員有不同的約束,在合理的要求內(nèi)進(jìn)行,要保證信息的安全,使醫(yī)院檔案信息工作得到保證,有關(guān)管理者能夠保證信息安全,提升信息安全保護(hù)的思想,防止泄露秘密。
在檔案管理信息化建設(shè)中,考驗(yàn)員工的素質(zhì)和能力,是處理檔案情況的一種真實(shí)表現(xiàn),當(dāng)管理信息化水平提升了,才能提升整體水平。從當(dāng)前狀況可以看到,因?yàn)楦鞣N原因造成我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)情況比較差。所以檔案管理員工要了解其原因,并采取有關(guān)的方法來(lái)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。