云南省檔案局于2019年1月將劍川縣列入全省數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)縣，省發(fā)改委已將“劍川縣數(shù)字檔案館及其場(chǎng)館提升改造項(xiàng)目”列項(xiàng)審批并實(shí)施，總投資1500萬(wàn)元，建設(shè)內(nèi)容與規(guī)模為：建設(shè)劍川縣基礎(chǔ)數(shù)字信息平臺(tái)、數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)、基礎(chǔ)輔助設(shè)施、服務(wù)設(shè)施等，制定一系列操作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程，培養(yǎng)一支檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍。隨著項(xiàng)目的實(shí)施，首先面臨的是紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收管理問(wèn)題。本文分析我縣紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題，借鑒省局的研究成果，探討劍川縣檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收管理體系。

一、數(shù)字化項(xiàng)目研究現(xiàn)狀

（一）國(guó)外研究現(xiàn)狀。美國(guó)和英國(guó)是國(guó)外檔案數(shù)字化工作起步較早的國(guó)家。1994年，美國(guó)國(guó)家檔案文件局與美國(guó)研究圖書(shū)館團(tuán)體合作成立了一個(gè)數(shù)字檔案特別工作組，出臺(tái)了一份關(guān)于數(shù)字檔案的最終報(bào)告和建議。在這份報(bào)告中，提出了國(guó)家數(shù)字檔案館方案。同時(shí)，美國(guó)國(guó)家檔案文件局宣布將與美國(guó)國(guó)家科學(xué)基金會(huì)共同創(chuàng)建一個(gè)電子文件檔案館；英國(guó)公共檔案館也和倫敦大學(xué)合作推出了聯(lián)合王國(guó)數(shù)字檔案館計(jì)劃。檔案界學(xué)者紛紛對(duì)虛擬檔案項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)展了認(rèn)真細(xì)致的研究工作，自1996年戴維·比爾曼在十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上發(fā)表《虛擬檔案》以來(lái)，數(shù)字化檔案館問(wèn)題開(kāi)始成為檔案界研究的熱點(diǎn)。2010年，美國(guó)又提出智慧檔案館建設(shè)。

（二）國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀。在國(guó)家檔案局一系列政策標(biāo)準(zhǔn)的引領(lǐng)和規(guī)范下，2000年，國(guó)家檔案局在深圳召開(kāi)了全國(guó)第一次數(shù)字檔案館建設(shè)研討會(huì)，拉開(kāi)了全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的序幕。北京、上海等地先后開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)。山東省已建成青島、淄博、威海、煙臺(tái)等8個(gè)市級(jí)數(shù)字檔案館和29個(gè)區(qū)縣級(jí)數(shù)字檔案館。這些研究與探索標(biāo)志著我國(guó)檔案數(shù)字化研究與實(shí)踐的開(kāi)始。目前，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T31-2005）是我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作較為系統(tǒng)全面的規(guī)范指導(dǎo)。但國(guó)內(nèi)檔案界對(duì)數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)尚缺乏有效的技術(shù)手段和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。云南省檔案館開(kāi)展的“紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)體系研究”項(xiàng)目，與浙江省檔案局研制開(kāi)發(fā)的檔案數(shù)字化成果質(zhì)檢系統(tǒng)有所不同，側(cè)重于紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)體系的研究，依據(jù)一系列可操作性較強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)將數(shù)字化成果檢測(cè)指標(biāo)和流程逐一細(xì)化，逐項(xiàng)開(kāi)展檔案數(shù)字化成果測(cè)試驗(yàn)收工作。從“紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)體系研究”項(xiàng)目的學(xué)術(shù)價(jià)值研究表明，本項(xiàng)目研究成果系統(tǒng)完整，進(jìn)一步補(bǔ)充與完善了國(guó)內(nèi)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)及流程管理，進(jìn)一步延伸并補(bǔ)充了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》內(nèi)容，對(duì)目前我縣檔案系統(tǒng)數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)的技術(shù)指標(biāo)和具體工作流程規(guī)范具在指導(dǎo)意義。

二、劍川縣紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收管理體系問(wèn)題

（一）欠缺標(biāo)準(zhǔn)。我縣關(guān)于紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)建立還不夠完善，目前依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》在進(jìn)行，這套規(guī)范只提供一些相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)，并未涉及配套的管理規(guī)范，比如在開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，工作流程、標(biāo)準(zhǔn)表格等，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)定。

（二）工作流程銜接。紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的流程很多，其中有領(lǐng)取、編號(hào)、著錄、裝訂、掃描等等一系列的過(guò)程，其中哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)影響整個(gè)工作流程的進(jìn)展。比如，在存檔的過(guò)程中，其中的一頁(yè)上貼有半頁(yè)紙的證明，在編號(hào)的過(guò)程中，只編有一個(gè)號(hào)碼，但在掃描過(guò)程中，卻是兩頁(yè)，這種情況致使文件的編號(hào)與著錄的數(shù)據(jù)不一樣，導(dǎo)致數(shù)字化工作得不到有效銜接。

（三）存在的安全隱患。檔案原件的安全，為了使檔案安全無(wú)虞，將數(shù)字化的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，根據(jù)自身的實(shí)際狀況，制定符合自身?xiàng)l件的檔案領(lǐng)取及保管相關(guān)制度。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的數(shù)量比較多，數(shù)字化管理的過(guò)程中參與的工作人員又多，時(shí)常出現(xiàn)檔案資料查閱不到的情況。經(jīng)過(guò)數(shù)字化管理后，檔案的數(shù)據(jù)安全尤為重要，在著錄的環(huán)節(jié)里，參加工作的技術(shù)人員比較多，還有計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入等很多因素，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)也存在安全問(wèn)題。

（四）數(shù)字化檔案法律效力爭(zhēng)議。原始的紙質(zhì)檔案上，蓋有單位公章及相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字，是具有法律效力的文件，同時(shí)還可作為憑證。受技術(shù)條件限制以及相關(guān)法律文件的影響，將原件進(jìn)行掃描后的數(shù)字檔案屬性，受到爭(zhēng)議和質(zhì)疑，得不到相關(guān)部門(mén)的認(rèn)可，數(shù)字檔案的利用，在個(gè)別情況下無(wú)法實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

三、解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收管理問(wèn)題的措施

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)，完善制度。檔案驗(yàn)收主要從以下幾個(gè)方面來(lái)完成：

1.數(shù)字化加工安全保密驗(yàn)收。安全保密包含兩方面的內(nèi)容：實(shí)體安全保密和信息安全保密。通過(guò)軟硬件及人員管理，實(shí)現(xiàn)全方位的安全管理。包括網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建、監(jiān)控設(shè)備的安裝（16個(gè)攝像頭）等。本單位的數(shù)字化管理中心對(duì)加工公司實(shí)行流程管理，通過(guò)對(duì)加工人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，增強(qiáng)人員安全意識(shí)、保密意識(shí)、責(zé)任意識(shí)等，確保檔案在數(shù)字化加工過(guò)程中的安全完整。驗(yàn)收小組檢查加工公司是否與縣檔案局簽訂“信息保密協(xié)議”、公司是否辦理《中華人民共和國(guó)國(guó)家秘密載體復(fù)制許可證》、工作人員是否持有云南省保密局頒發(fā)的《涉密人員上崗培訓(xùn)證》。檔案原件是否嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行管理。在未拆卷以前，如發(fā)現(xiàn)有缺失文件現(xiàn)象，必須填寫(xiě)《館藏檔案卷內(nèi)文件材料登記備查表》，經(jīng)簽字認(rèn)可后再進(jìn)行拆卷處理。下班之前，要檢查所有檔案是否進(jìn)箱、柜，檔案箱、柜鑰匙要由專人保管，并且由專人檢查水電、窗戶關(guān)閉后方可離開(kāi)。在加工過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件屬秘密級(jí)以上，需登記文件所涉內(nèi)容。同時(shí)，不能隨便在文件上添寫(xiě)任何字及符號(hào)，只能用2b鉛筆編寫(xiě)頁(yè)碼。嚴(yán)禁將手機(jī)、相機(jī)、攝像機(jī)、私有移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備帶入加工現(xiàn)場(chǎng)。由于工作需要，每個(gè)公司只允許兩名管理人員在加工現(xiàn)場(chǎng)使用手機(jī)，其余員工只能在加工現(xiàn)場(chǎng)外或下班之后才能使用手機(jī)，如有違反上述規(guī)定，按相關(guān)規(guī)定處理。驗(yàn)收小組查看現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，注意下列事項(xiàng)：數(shù)字化加工過(guò)程中所使用的掃描儀、聲頻（視頻）采集卡等設(shè)備，必須符合相關(guān)保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和保密要求，主機(jī)不得有U盤(pán)插口，數(shù)字化加工所使用的計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)介質(zhì)，必須嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)有關(guān)保密管理規(guī)定。使用的移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，按涉密載體進(jìn)行管理，不得在非涉密計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上使用，公司每天拷貝數(shù)據(jù)所用硬盤(pán)等，必須由專人在管理中心進(jìn)行登記后，方可領(lǐng)取使用，同時(shí)履行歸還登記手續(xù)。加工公司在合同履行結(jié)束離場(chǎng)時(shí)，所使用的電腦硬盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等數(shù)據(jù)載體需移交業(yè)主單位。

2.檔案掃描驗(yàn)收。檔案掃描是檔案數(shù)字化加工的中心環(huán)節(jié)，加工公司必須根據(jù)所掃描檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。檔案掃描驗(yàn)收上，主要檢查掃描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式情況進(jìn)行，是否反映檔案的原貌等。

3.圖像處理驗(yàn)收。檔案掃描圖像處理結(jié)束后加工公司必須對(duì)掃描圖像的偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行質(zhì)檢，對(duì)存在偏斜、污漬、不完整等問(wèn)題的掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、拼接等技術(shù)處理，確保圖像完整無(wú)誤。加工公司質(zhì)檢完成后須認(rèn)真填寫(xiě)“檔案數(shù)字化加工流程單”，對(duì)圖像處理結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)說(shuō)明。

4.圖像存儲(chǔ)驗(yàn)收。加工公司在檔案圖像處理初驗(yàn)合格后，須對(duì)圖像文件進(jìn)行及時(shí)存儲(chǔ)。存儲(chǔ)格式分別采用TIFF格式和PDF格式兩種形式。在保證掃描圖像清晰可讀的前提下，以盡量減少存儲(chǔ)容量為原則，嚴(yán)禁以Word的插圖形式保存為Word文件。圖像數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：同一批次檔案圖像數(shù)據(jù)要求分別采用TIFF格式和PDF格式兩種形式進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，母盤(pán)采用TIFF格式進(jìn)行圖像數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)掛接備份則采用PDF格式進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案原文圖像數(shù)據(jù)審核驗(yàn)收主要檢查加工公司在檔案圖像處理完成后是否按圖像格式進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，凡存儲(chǔ)格式不符合以上規(guī)定，采用JPG等格式保存的數(shù)據(jù)，一律重新處理圖像格式。圖像存儲(chǔ)的驗(yàn)收主要是數(shù)字化加工公司所提交的光盤(pán)或者移動(dòng)硬盤(pán)等其他存儲(chǔ)介質(zhì)，其圖像存儲(chǔ)的格式是否以TIFF（LZW）格式和PDF格式存儲(chǔ)；存儲(chǔ)介質(zhì)中的每一份文件，是否都有與之對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，并以該檔號(hào)為掃描后的該份圖像文件命名。首先，檢查數(shù)據(jù)格式是否標(biāo)準(zhǔn)，所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。其次，檢查檔案的著錄，采用人工校對(duì)或自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、內(nèi)容是否規(guī)范和準(zhǔn)確。

5.目錄建庫(kù)驗(yàn)收。目錄建庫(kù)工作是此研究項(xiàng)目體系中一項(xiàng)很重要的組成部分，包括數(shù)據(jù)格式選擇、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和檔號(hào)唯一性選擇，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中，每一份文件賦予一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，該檔號(hào)又作為這份文件掃描后的圖像文件命名的唯一性，在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)工作中顯得十分重要。數(shù)據(jù)格式選擇：我們?cè)诩堎|(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)體系研究項(xiàng)目中，對(duì)目錄建庫(kù)主要是選擇通用數(shù)據(jù)格式（DBF、TXT、MDB)，各數(shù)字化加工公司的數(shù)據(jù)移交時(shí)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為DBF格式，向劍川縣檔案館的局域網(wǎng)數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行導(dǎo)入，其所選定的數(shù)據(jù)格式都能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，按照國(guó)家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）和《云南省檔案館檔案文件級(jí)目錄著錄要求》等規(guī)定建立規(guī)范化的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

6.數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收。掛接是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，各數(shù)字化加工公司將其加載到劍川縣檔案局（館）的數(shù)據(jù)服務(wù)器上。通過(guò)紫光檔案管理系統(tǒng)軟件，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，保證批量、快速地進(jìn)行掛接。

7.檔案文件級(jí)目錄及題名驗(yàn)收。在本類目錄數(shù)字化檔案驗(yàn)收中，我們根據(jù)國(guó)家檔案《DA/T18-1999國(guó)家檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)》，并結(jié)合《云南省檔案館現(xiàn)行檔案文件級(jí)目錄著錄與掃描技術(shù)要求》和《云南省檔案館歷史檔案文件級(jí)目錄著錄及掃描要求》的具體規(guī)定對(duì)全宗號(hào)、止錄號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、題名、文號(hào)、文件日期、起止頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目著錄質(zhì)量分項(xiàng)進(jìn)行。采用的方式是按照抽查比例，從每個(gè)驗(yàn)收檔案全宗中隨機(jī)調(diào)取部分檔案原件，對(duì)照數(shù)字化檔案條目和檔案原件逐條逐頁(yè)進(jìn)行對(duì)比驗(yàn)收。

8.檔案整理驗(yàn)收。掃描工作完成后，加工公司對(duì)拆除過(guò)裝訂物的檔案必須按檔案保管要求采用三孔一線的方法重新裝訂，裝訂必須保護(hù)檔案的實(shí)體不被損壞，保持案卷內(nèi)文件的排列排序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏，裝訂成品結(jié)實(shí)美觀。

9.數(shù)據(jù)備份驗(yàn)收。以上各項(xiàng)數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，還有最后一道驗(yàn)收工序，即對(duì)加工公司備份的數(shù)據(jù)驗(yàn)收。根據(jù)我們的要求，備份介質(zhì)采用一次性寫(xiě)入光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)。至少備份三套，分別為兩套TIFF格式和一套PDF格式。在驗(yàn)收當(dāng)中需要注意的是：兩套TIFF格式的存儲(chǔ)介質(zhì)，必須是不同的品牌，以防止同批次的存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，從而影響所有數(shù)據(jù)都不能使用。數(shù)據(jù)備份驗(yàn)收工作主要檢查圖片數(shù)據(jù)備份、目錄數(shù)據(jù)備份和備份數(shù)據(jù)是否能被計(jì)算機(jī)正確打開(kāi)和讀取、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等，備份介質(zhì)是否有揭示存儲(chǔ)介質(zhì)內(nèi)容的標(biāo)簽等。

（二）提高利用率，提高效益。創(chuàng)建紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要目的是進(jìn)行利用，在創(chuàng)建的過(guò)程中，對(duì)數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)加強(qiáng)，使數(shù)字信息能夠真正存在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里，在保證檔案安全的前提下發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為社會(huì)提供方便的同時(shí)，提高效益。

（三）培養(yǎng)技術(shù)型專業(yè)人才。高技術(shù)型數(shù)字化的人才在建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化時(shí)有著舉足輕重的地位，是確保數(shù)字化工作有效和快速進(jìn)展的主導(dǎo)人物。在創(chuàng)建過(guò)程中，檔案館應(yīng)號(hào)召職工學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，培養(yǎng)相關(guān)技能，提高工作能力。盡一切努力培養(yǎng)出一批檔案信息化建設(shè)的高標(biāo)準(zhǔn)人才，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作能夠順利高效進(jìn)展。