文/云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院 王青

一、檔案保密工作的重要性

事業(yè)單位做好檔案保密工作有著非常重要的作用，因?yàn)閷?duì)于一些特殊性質(zhì)的事業(yè)單位來說，其中一些檔案內(nèi)容可能與社會(huì)發(fā)展有關(guān)。所以相關(guān)單位應(yīng)該提高對(duì)檔案保密工作的重視，并加強(qiáng)管理的力度。除此之外，檔案保密工作還與個(gè)人信息有關(guān)，所以全社會(huì)應(yīng)該自覺提高對(duì)檔案保密的重視。

二、當(dāng)前檔案保密工作的現(xiàn)狀

（一）立卷歸檔和文檔保密工作不匹配。對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案保密工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)事業(yè)單位采用“四分法”進(jìn)行立卷歸檔工作，但是在實(shí)際的使用過程中，此種方法存在著一定的局限性。在檔案保密工作的進(jìn)行過程中，使用此種方法很容易出現(xiàn)相關(guān)技術(shù)操作問題——涉密文件資料和非涉密文件資料經(jīng)常出現(xiàn)混亂保存的現(xiàn)象。通過對(duì)保管的資料進(jìn)行檢查，可以發(fā)現(xiàn)，其中存有一定數(shù)量的涉密文件，但是這些文件上并沒有相關(guān)的涉密標(biāo)志，這就會(huì)導(dǎo)致檔案和保密出現(xiàn)嚴(yán)重的偏差，檔案管理的保密性得不到有效的保障。

（二）檔案管理部門和保密部門責(zé)任取向有差別。在當(dāng)前我國(guó)檔案保密工作中，存在的另一個(gè)嚴(yán)重問題就是檔案管理部門和保密部門兩者之間的責(zé)任取向沒有進(jìn)行統(tǒng)一。一般情況下，檔案管理部門只負(fù)責(zé)檔案的管理和使用問題，而保密部門的工作內(nèi)容則是對(duì)檔案文件進(jìn)行保密，尤其是一些比較重要的文件，更要加強(qiáng)保密的力度。檔案保密部門和管理部門兩者之間產(chǎn)生責(zé)任不統(tǒng)一的主要原因是：兩個(gè)部門雖然嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行工作，但是在工作的過程中卻缺少了必要的交流和溝通，沒有對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，這樣一來就會(huì)導(dǎo)致管理部門和保密部門出現(xiàn)責(zé)任取向不統(tǒng)一的現(xiàn)象。而且如此一來，還有可能增加保密工作的難度，不利于保密工作順利進(jìn)行。

（三）檔案管理工作人員缺乏工作意識(shí)。在最近幾年的發(fā)展過程中，事業(yè)單位的檔案管理部門雖然已經(jīng)有效提高了對(duì)檔案保密工作的重視，并且也結(jié)合實(shí)際情況采取了一些措施，但是在實(shí)際的實(shí)施過程中，仍然存在著一些問題。在實(shí)際的檔案保密工作中，很多工作人員缺少責(zé)任意識(shí)，對(duì)于檔案保密工作產(chǎn)生了懈怠，也沒有較強(qiáng)的工作主動(dòng)性，這就會(huì)在一定程度上阻礙檔案保密工作的發(fā)展。除此之外，因?yàn)闆]有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，所以有些檔案管理人員在工作中有可能會(huì)出現(xiàn)秘密文件泄露的現(xiàn)象，而此種情況對(duì)于檔案保密工作來說，可能會(huì)產(chǎn)生重大的損失。

三、加強(qiáng)檔案保管過程中保密力度

（一）管理檔案庫(kù)中的保密工作。首先，為了保證檔案保密工作的質(zhì)量，應(yīng)該選擇一個(gè)合適的檔案管理庫(kù)房，在選擇地址的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格遵守相關(guān)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和要求，保證檔案管理庫(kù)的建設(shè)質(zhì)量。此外，在實(shí)際的設(shè)計(jì)過程中，還需要將檔案閱覽室和檔案管理室分開。其次，為了進(jìn)一步提高檔案保密工作的效果，保證檔案的安全性，還應(yīng)該在庫(kù)房中安裝防盜門、報(bào)警鈴以及煙霧報(bào)警裝置和監(jiān)控設(shè)備等。最后，事業(yè)單位可以安排專門的工作人員對(duì)檔案管理庫(kù)進(jìn)行管理，并制定嚴(yán)格的管理制度，從而進(jìn)一步保證檔案保密工作順利進(jìn)行。

（二）明確檔案管理期限和保密期限。在當(dāng)前檔案保密工作中，檔案保管期限需要遵循的原則是，能夠有效地對(duì)檔案內(nèi)容的實(shí)際作用和歷史作用進(jìn)行區(qū)分，然后結(jié)合實(shí)際的情況和工作需求對(duì)檔案保管的價(jià)值進(jìn)行分析和確定，最后設(shè)置合理的檔案保管期限，提高檔案保密工作的質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度。在實(shí)際的檔案保密工作中，為了進(jìn)一步提高檔案保密工作的效果，相關(guān)的管理人員應(yīng)該不斷提高自身的責(zé)任意識(shí)，明確工作職責(zé)的重要性，并在實(shí)際的工作崗位中加強(qiáng)對(duì)機(jī)密檔案的管理力度。例如，在移除或者銷毀一些機(jī)密檔案時(shí)，應(yīng)該首先向上級(jí)報(bào)告，經(jīng)過同意之后再按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。在沒有經(jīng)過審核的情況下，任何工作人員都不得對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行翻閱和使用。除此之外，如果在實(shí)際的檔案保密管理工作中出現(xiàn)檔案泄密的現(xiàn)象，相關(guān)工作人員要立即對(duì)出現(xiàn)問題的原因進(jìn)行調(diào)查，然后結(jié)合實(shí)際情況制定合理有效的補(bǔ)救措施。相關(guān)的工作人員在實(shí)際工作中，還應(yīng)不斷提高自己的學(xué)習(xí)能力，掌握更多有關(guān)工作需要的技能，有效提高檔案保密工作的效果，避免出現(xiàn)機(jī)密檔案泄露的現(xiàn)象。

（四）做好有關(guān)檔案密級(jí)的調(diào)整工作。為了有效地對(duì)重要的檔案進(jìn)行保管，我國(guó)已經(jīng)頒布了相關(guān)的保密法律，所以相關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案保密的過程中要嚴(yán)格遵守法律規(guī)定。在實(shí)際工作中還要把握其中的工作重點(diǎn)。第一，要嚴(yán)格按照相關(guān)的保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和涉密內(nèi)容規(guī)定進(jìn)行檔案保密工作，這樣一來，才能做到有法可依，有效減少工作過程中存在的問題。第二，要做好機(jī)密文件的鑒定工作。明確區(qū)分保密文件和非保密文件，確定哪些文件可以對(duì)外、哪些文件不能對(duì)外開放等。

四、做好檔案利用中的保密工作

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)。要想做好檔案保密工作，首先應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況和要求建立健全的制度，對(duì)檔案的使用情況進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定。與此同時(shí)，對(duì)于不同的工作人員還應(yīng)該結(jié)合實(shí)際使用情況制定不同的審批程序，保證在不泄露檔案的情況下，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的利用。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)力度。為了保證檔案利用過程中相關(guān)保密工作的質(zhì)量，還應(yīng)該加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)力度，所以相關(guān)工作人員必須要有高度的安全責(zé)任意識(shí)和較高的職業(yè)素養(yǎng)。第一，政治素質(zhì)。在實(shí)際的工作崗位中具有較強(qiáng)的責(zé)任感，并且熱愛檔案管理工作。第二，業(yè)務(wù)素質(zhì)。相關(guān)工作人員不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)內(nèi)容，還應(yīng)該對(duì)需要保管的檔案內(nèi)容進(jìn)行全面了解，善于發(fā)現(xiàn)和分析問題，并及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，能夠獨(dú)自處理工作中存在的問題，并減少日后問題的發(fā)生率，有效提高檔案利用過程中保密工作的效果。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督管理的力度。為了進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督和管理的力度，可以在檔案保管場(chǎng)所安裝監(jiān)控設(shè)備，這樣一來，就能夠?qū)崟r(shí)對(duì)檔案的情況進(jìn)行了解。第一，在實(shí)際的工作過程中，事業(yè)單位還需要加強(qiáng)檔案保密規(guī)定的宣傳力度，提高人們的責(zé)任意識(shí)。第二，要善于觀察，對(duì)每一個(gè)可能存在的問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。第三，對(duì)檔案使用者的情況進(jìn)行全面了解，在使用者歸還檔案時(shí)要立即進(jìn)行檢查，尤其是使用者查閱的內(nèi)容要進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，避免在檔案歸還時(shí)出現(xiàn)被損壞的現(xiàn)象。如果存在上述的行為，要立即向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)解決和處理。

五、做好開放檔案的保密工作

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案的審查力度。在檔案保密工作中，審查工作是其中重要的工作內(nèi)容，也是開放檔案工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。加強(qiáng)檔案開放工作的審查力度，需要結(jié)合實(shí)際中對(duì)檔案的開放程度進(jìn)行科學(xué)合理的判斷，保證能夠控制在一個(gè)合理的范圍內(nèi)。第一，要進(jìn)行初審工作。相關(guān)的檔案工作人員需要按照規(guī)定和要求，審查處于開放期限內(nèi)的檔案，然后結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案的開放程度進(jìn)行一個(gè)大致的判斷。第二，要進(jìn)行中審工作。此項(xiàng)工作需要有較高工作能力的工作人員進(jìn)行，主要工作內(nèi)容就是加強(qiáng)對(duì)初審中沒有判定開放使用檔案的審查力度，然后再進(jìn)行確定。第三，要進(jìn)行終審工作。此項(xiàng)工作需要由相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審查，然后結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行全面的分析，最終決定是否開放檔案。

（二）做好相關(guān)的解密工作。在檔案保密工作中，保密檔案是有級(jí)別劃分的，如果對(duì)檔案進(jìn)行級(jí)別劃分，需要結(jié)合相關(guān)的法律規(guī)定進(jìn)行。在檔案保密工作中，劃分檔案密級(jí)的目的是工作人員能夠結(jié)合實(shí)際情況和檔案的密級(jí)從而進(jìn)行不同的管理工作，最大限度保證檔案保密工作的效果。在實(shí)際的檔案保密工作中，保密是時(shí)刻在變化的，如果檔案超過了需要保密的期限，就可以不再進(jìn)行保密，繼續(xù)進(jìn)行保密沒有任何價(jià)值。所以對(duì)于一些已經(jīng)超過保密期限的檔案，可以實(shí)施開放文件管理，這樣一來就能夠有效保證檔案保密工作的時(shí)效性。

六、加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理力度

隨著當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，在檔案管理工作中，電子檔案逐漸出現(xiàn)在人們的視野中，并且受到了廣泛的使用。在管理電子檔案的過程中，電子檔案有著保存時(shí)間比較長(zhǎng)，而且使用過程非常方便、不易損壞等多種特點(diǎn)。

首先，為了直面科學(xué)技術(shù)的沖擊，相關(guān)的檔案管理工作人員需要做好基礎(chǔ)的檔案管理工作，然后結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，不斷學(xué)習(xí)有關(guān)電子檔案管理的新技術(shù)。其次，相關(guān)的事業(yè)單位應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作人員信息技術(shù)水平的重視，定期舉行培訓(xùn)，從而提高工作人員的技能水平。在管理電子檔案的過程中，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)中存在著多種不確定的因素，對(duì)于一些機(jī)密性比較高的文件來說，存在著較大的不確定性，機(jī)密檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)非常高，所以應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的應(yīng)對(duì)。在對(duì)一些機(jī)密檔案進(jìn)行保密的過程中，應(yīng)該使用專門的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或者是信息設(shè)備，不能將涉密文件和非涉密文件混為一談。最后，為了進(jìn)一步保障涉密檔案的安全性，可以對(duì)涉密文件保管設(shè)備進(jìn)行斷網(wǎng)的方法，這樣一來，能夠有效加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范，外部人員無法對(duì)電腦進(jìn)行入侵。此外，還可以安排專門的工作人員對(duì)網(wǎng)上檔案進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)載或者是被未經(jīng)審核的人利用。要對(duì)帶有數(shù)據(jù)信息的硬盤等進(jìn)行統(tǒng)一的處理和銷毀，個(gè)人不能私自進(jìn)行處理，避免機(jī)密檔案信息泄露。

七、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)的檔案保密工作還存在著一定的問題，如檔案管理部門和保密部門工作責(zé)任不統(tǒng)一、工作人員職業(yè)素養(yǎng)較差等，但是只要相關(guān)單位加強(qiáng)對(duì)檔案保管過程、利用過程以及開放過程中的保密力度，就能有效提高檔案保密工作的效果，并進(jìn)一步保證檔案的安全性。