文/中鐵十六局集團第一工程有限公司 魏艷芳

在大型國企辦公室管理工作中，管理人員具有不可忽視的重要作用，他們需要發(fā)揮基本的協(xié)助性職能、督辦職能及中樞職能、服務功能、參謀功能等，進而為企業(yè)管理層提供信息參考，為各部門溝通搭建橋梁，為員工順利開展業(yè)務提供幫助。但是考慮到當前辦公室管理工作過程中出現(xiàn)的一系列問題，企業(yè)如何采取科學措施對問題加以處理，值得思考。

一、大型國企辦公室管理人員的工作職能

（一）協(xié)助性職能。協(xié)助性職能是指管理人員要協(xié)助上級完成好企業(yè)組織機構的建立、業(yè)務活動的經(jīng)營、員工的管理等工作，根據(jù)上級領導的指示，對各項工作的具體落實進行必要的查驗，從而幫助企業(yè)營造高效的管理環(huán)境。

（二）督辦職能。督辦職能，顧名思義，指的是管理人員在切實落實好上級部門與領導所要求的各項本職工作基礎上，組織對國有企業(yè)內部其他部門的辦事效率、作業(yè)流程、規(guī)范化程度等進行必要的監(jiān)督管理，以免企業(yè)運營過程中存在不規(guī)范的行為等。

（三）中樞職能。大型國企辦公室管理人員履行中樞職能期間，要求其在長期的管理工作中發(fā)揮全面協(xié)調的角色，進而幫助營造良好的企業(yè)運行環(huán)境，及時對上級下發(fā)的命令、下級提交的報告等進行處理與傳送。

（四）服務功能。與國有企業(yè)核心業(yè)務的經(jīng)營不同，辦公室管理工作更多的屬于“服務類”工作，因此管理人員要具備較強的服務意識。具體來說，辦公室人員必須在做好日常工作的同時，緊跟企業(yè)管理層的戰(zhàn)略決策，對不同部門間的彼此合作、資源調配、信息流通加以協(xié)調，實現(xiàn)服務基層部門的基本目的，為企業(yè)系統(tǒng)內各部門井然有序開展工作提供良好的基礎條件。

（五）參謀功能。正是因為辦公室本身具有突出的服務性能，成為輔助領導的重要的“左右手”。在其日常工作中，必須以企業(yè)戰(zhàn)略為中心，及時為決策層提供其需要知道的與企業(yè)內部運營及外部市場相關的基礎信息，幫助管理層正確決策。

二、大型國企辦公室管理人員現(xiàn)況分析

（一）管理人員業(yè)務素質有待提升。目前國內諸多大型國有企業(yè)在運行時，存在相對普遍的辦公室管理人員素質不高的問題，這表現(xiàn)在諸多方面，例如對相關法律政策的掌握不足、對思想政治工作流程不熟、對工作的反思欠缺、不能根據(jù)社會局勢變化提出具有前瞻性與科學性的重要意見等。這一系列問題都進一步制約了國有企業(yè)管理辦公室作用的實際體現(xiàn)。盡管某些企業(yè)單位出于現(xiàn)實局勢的考慮，在辦公室管理人員隊伍建設方面投入了一定的資金、資源，幫助其逐漸提升了素質，但成績依然有限。尤其是現(xiàn)在許多管理人員的年齡較大等問題，許多老員工不能快速接受新思想與新技術，而年輕工作者的經(jīng)驗不夠豐富，這都使得辦公室的整體實力大打折扣。

（二）與國有企業(yè)運營實際聯(lián)系不夠。受傳統(tǒng)觀念影響，不少國有企業(yè)單位及員工都以為辦公室管理人員只是為了應付形式而存在的工作，其內容也僅限于工作人員的日常開會、發(fā)文件及寫宣傳稿，其與企業(yè)的經(jīng)濟運行及基層業(yè)務聯(lián)系不大。正是因為這種成見的影響，使得辦公室管理工作長期未能得到企業(yè)管理層及全體員工的廣泛重視，因而未就其突破性發(fā)展、設施配備、隊伍建設等給予足夠的資金與制度支持；基層員工因為對該項工作的認識局限在“形式化政治任務”的層面上，不能支持并參與該項工作的開展，這就導致管理人員長期浮于國有企業(yè)核心業(yè)務圈之外，無法與基層緊密聯(lián)系起來。

（三）辦公室管理人員責任意識短缺。由于辦公室管理工作的開展具有一定的綜合性特征，因此對員工的素質要求不只是局限在專業(yè)理論知識方面，還需要有極強的責任意識。但是在當前許多國有企業(yè)內，不少辦公室管理人員對其本職工作的重要價值把握不到位，例如員工認為其工作不會直接創(chuàng)造經(jīng)濟收益，只能處于邊緣化地位，且具有自由性特征，企業(yè)管理層也不會將資金與關注力度較多地放在辦公室管理方面，這就導致工作人員不能保持較高的責任意識與工作積極性，在日常工作中，完全機械化地按照章程辦事、完成簡單的上傳下達任務，反而對更具全局性意義的政策解讀、局勢把握有所忽視，這就進一步降低了工作的實效。

（四）國企管理體系缺乏科學性。由于國企辦公室管理工作具有一定的復雜性與綜合性特征，這就要求企業(yè)據(jù)此形成一套完善的管理體系，并且建立與之相關的管理機制，從而規(guī)范辦公室工作。但是因為許多大型國有企業(yè)領導層對辦公室的重視不足，未形成體系化的科學管理體系，使得辦公室管理工作不能有條不紊地進行。例如，因為缺乏明確的管理體系對工作方法加以指導，辦公室人員無法摸清正確的著眼于工作的方向；也無法對其在企業(yè)內部不同部門的彼此溝通方面的作用做出正確的認識，進而影響了辦公室工作的順利開展。

（五）國有企業(yè)辦公室管理信息化水平低。在新的經(jīng)濟形勢下，國有企業(yè)發(fā)展面臨新的機遇，其業(yè)務經(jīng)營模式及管理方法都必須得到與時俱進的更新。對應到國企辦公室管理工作領域中，企業(yè)需要不斷引進專業(yè)的信息化設備與相關技術，解放勞動力，提升工作效率。但實際上，現(xiàn)在許多國有企業(yè)受傳統(tǒng)觀念影響，對人力操作有著較為嚴重的依賴，加上受制于資金不足的現(xiàn)實，其信息化建設程度不足，使得許多信息采集、數(shù)據(jù)整理、檔案編輯等工作都只能采取傳統(tǒng)模式，由人工操作完成，這就為工作效率的提升、準確度的改善設置了障礙。

三、新時期做好國企辦公室管理人員工作的舉措

（一）不斷深化服務理念。鑒于辦公室管理部門具有突出的服務型特征，因此管理人員首先要形成正確的“大服務”意識，通過履行日常職責，將服務落實到位。辦公室人員要在做好企業(yè)內部上傳下達工作的基礎上，對信訪接待工作等加以關注，通過完善科學的接待流程、安排專人處理來信、關心基層員工的生活與工作訴求、全面檢查企業(yè)內部存在的不穩(wěn)定要素等措施，為企業(yè)營造良好的經(jīng)營環(huán)境，確保其發(fā)展的安全性。此外，由于辦公室工作相對繁瑣，管理人員需要保持較高的工作責任感，保持頭腦清醒度，嚴謹細致地對待工作，甘于付出、不怕吃苦，講原則、講紀律。

（二）不斷加強團隊建設。在國有企業(yè)內部，其辦公室作為公司的“服務中心、信息中心、督辦中心、協(xié)調中心、參謀中心”，需要建立向心力和凝聚力強的人才隊伍。抓好辦公室隊伍的建設，不僅要適合當前企業(yè)對辦公室工作的需要，更要將隊伍建設的方案納入企業(yè)發(fā)展方向的前列。要堅守“以人為本”的思想觀念，實現(xiàn)人性化管理。工作上做到公平公正，秉公辦事，不偏不倚；思想上常交流、頻溝通，做到以心換心，誠信待人；生活上做到互相關愛，全面展現(xiàn)企業(yè)辦公室的人情味和親切感，持續(xù)加強辦公室的向心力和親和力氛圍。

（三）管理人員不斷強化學習能力。根據(jù)國有企業(yè)辦公室管理人員需要履行好的基本職能要求看，其必須具備與之相關的較高工作能力——這包括基本的寫作、調研理論、管控資料等，以及與本職工作相關的、進一步延伸的能力，從而督促自己不斷學習，持續(xù)跟進行業(yè)新資訊、了解工作領域的有關新技術理念。為了實現(xiàn)良好的人才培養(yǎng)效果，企業(yè)可以組織辦公室人員與高?；騾f(xié)會合作，借助外培的力量，邀請高校專家為管理人員做必要的知識培訓；同時，采取科學的系統(tǒng)內部對標、外部溝通等措施，借鑒行業(yè)內優(yōu)秀同行的管理經(jīng)驗，豐富員工工作經(jīng)驗儲備；再者，還可以號召員工進行自主自學，自覺接觸企業(yè)其他部門的員工，與此保持信息暢通，了解其管理對象及內容的變動情況，進而提升工作的時效性。

（四）加大信息化技術在大型國企辦公室管理中的運用。隨著市場經(jīng)濟的高度繁榮，國有企業(yè)的發(fā)展面臨著相對激烈的競爭，這要求企業(yè)必須引進先進信息技術，搭建完善的信息平臺，用于企業(yè)內部、外部之間的信息溝通，幫助企業(yè)上級管理部門及決策層更快速、直接地獲取來自各方面的信息與資訊，進而根據(jù)市場變動情況制定科學的發(fā)展策略——例如，針對大型國有企業(yè)集團下屬的分支小公司，企業(yè)可以借助內部管理信息系統(tǒng)對其運營狀況加以監(jiān)督與調查，這既能保證調查的實時性，也能精簡辦公流程。不僅如此，為了解放勞動力，減少人為操作的工作量，企業(yè)應該為國企辦公室管理人員配備專業(yè)的工作設備，并組織員工學習相關設備的使用技術。例如，大型國有企業(yè)辦公室為做好文檔管理工作，可以建立全面的電子數(shù)據(jù)庫，儲存多年來的工作信息資料，這就方便了其他員工后期對文獻資料進行搜索、閱覽及提取，并且提升了文檔管理效率以及資料存儲的準確度。

四、結語

綜上所述，加強對新時期大型國企辦公室管理人員面臨的挑戰(zhàn)與對策的探討，意義重大。相關工作人員要在分析目前大型國企辦公室管理人員現(xiàn)況——如管理人員業(yè)務素質有待提升、管理工作與國有企業(yè)運營實際聯(lián)系不夠、管理人員責任意識短缺、國企管理體系缺乏科學性、管理信息化水平低等基礎上，提出科學做好大型國企辦公室管理人員工作的舉措，辦公室要不斷深化服務理念、不斷加強團隊建設，管理人員不斷強化學習能力，企業(yè)要加大信息化技術在大型國企辦公室管理中的運用。