文/海軍航空大學教研保障中心 牛妍懿 郭久智 溫明明

大數(shù)據(jù)已經(jīng)和人們的生活諸多方面形成了密切結合，對于高校教學檔案管理來說，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)為檔案管理提供了發(fā)展契機，也需要檔案管理人員進行積極的整合，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，讓大數(shù)據(jù)能夠和教學檔案管理形成深度融合。教學檔案管理工作同樣反映的是高校的教學水平，做好檔案管理，并以大數(shù)據(jù)作為支撐，能夠有效提升教學水平，并為后續(xù)教學水平的提升提供有力的決策支撐。

一、大數(shù)據(jù)的定義以及特點

大數(shù)據(jù)是海量信息資料的統(tǒng)稱，具體指的是以互聯(lián)網(wǎng)為依托，在一定范圍內(nèi)針對數(shù)據(jù)進行捕捉、管理、集合以及處理的相關行為。除了需要互聯(lián)網(wǎng)作為運轉(zhuǎn)要素之外，大數(shù)據(jù)技術也包括數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等領域，這些要素都能夠有效推進大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，優(yōu)化數(shù)據(jù)提煉能力。大數(shù)據(jù)的特點有如下幾個方面：第一，大數(shù)據(jù)具有體量龐大的特征，從TB級一直到PB級，大數(shù)據(jù)能夠承載的信息量是非常巨大的。第二，大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)種類繁多，網(wǎng)絡中常見的視頻、圖片、音頻信息都能夠保存為大數(shù)據(jù)信息。第三，大數(shù)據(jù)具有一定的高速性特征，對于信息的處理數(shù)據(jù)非?？焓谴髷?shù)據(jù)的重要優(yōu)勢之一，大數(shù)據(jù)能夠快速地從龐大且復雜的數(shù)據(jù)種類中找到具有價值的目標信息，并且完成一定的數(shù)據(jù)需求分析。第四，大數(shù)據(jù)的分析結果具有一定的高價值性，大數(shù)據(jù)能夠?qū)^往的所有數(shù)據(jù)進行合理分析和利用，最終得出的數(shù)據(jù)結果也能夠為使用者帶來較高的價值回報，這也是大數(shù)據(jù)的最大價值所在。

二、大數(shù)據(jù)背景下開展高校教學檔案管理的重要性

（一）教學檔案是高校開展教學工作的基礎。高校檔案管理人員要認識到大數(shù)據(jù)時代信息的快速流變現(xiàn)象，了解到信息管理的重要性，由于高校教學檔案中記錄的是詳細的教學原始資料，通過對過去教學資料的總結能夠為后續(xù)教學提供重要參考，這也是高校教學檔案管理的重要意義所在。作為教學檔案管理人員，要能夠確保檔案內(nèi)容的完整以及準確，并且實時更新，做好課堂記錄，這也是推進高校辦學質(zhì)量提升的有力措施之一。

（二）教學檔案是檢驗教學質(zhì)量的依據(jù)。教學檔案中記錄了詳細的教學內(nèi)容，所以對教學檔案中的內(nèi)容復核能夠有效發(fā)現(xiàn)教學過程中是否存在一定問題，對于教學檔案的評估也能幫助學校了解教學的開展情況，對教學計劃內(nèi)容進行調(diào)整，從成績、課程設置、科研成果等領域?qū)虒W檔案進行全方面審核，可以說教學檔案是檢驗教學質(zhì)量的重要標桿，運用大數(shù)據(jù)的管理和分析辦法能夠更加科學地完成教學檔案的檢驗，發(fā)現(xiàn)問題所在。

（三）教學檔案能夠助力實現(xiàn)教學改革。教學檔案具有一定的專業(yè)性、系統(tǒng)性以及周期性，記錄有教學反饋以及教學總結，對教學檔案進行大數(shù)據(jù)處理能夠有效整合信息，通過對大量翔實教學設計方案的統(tǒng)計以及分析，得出的結論將更有利于反饋出教學過程中存在的問題，發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢，從而為高校教育改革提供動力，也是檔案管理科學性的體現(xiàn)。

三、當下高校教學檔案管理過程中存在的問題

（一）教學檔案信息化水平較低。當下很多高校在進行教學檔案管理時采用的還是傳統(tǒng)的管理理念，信息化水平較低，也沒有發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢所在，一些高校并沒有電子化的檔案管理系統(tǒng)，有的高校則采用的是過時的人工檔案管理方法。一些高校雖然開設了檔案管理的系統(tǒng)，但是系統(tǒng)中的功能較為單一，只能解決檔案保存和收錄的基本功能，未能實現(xiàn)全數(shù)據(jù)庫檢索的功能，從而導致使用效率較低，無法為數(shù)據(jù)總結和分析提供足夠的支撐性作用。一些檔案管理系統(tǒng)中，對于教學檔案的收集、分類以及整理功能也不夠細化，也缺乏明確的使用方法跟進，一些高校中的二級學院的教案甚至并沒有被納入教學檔案管理的范疇中，電子化管理存在漏洞，總體來看教學檔案的信息化水平是較低的。

（二）教學檔案安全性存在問題。教學檔案的信息安全性至關重要，檔案管理人員要做好防護的工作，尤其是在大數(shù)據(jù)時代，多種信息資源渠道是共通的，要做好電子數(shù)據(jù)安全的管理，強化信息安全體系建設，防患未然，避免重要信息泄露。然而當下很多高校并沒有對教學檔案安全給予足夠的重視，對于系統(tǒng)的管理監(jiān)督不夠，很多教學檔案信息存在丟失、泄露的隱患，教學檔案管理也缺乏專門的信息安全員跟進，這些問題都有待解決，只有真正重視信息的安全性問題，才能夠確保教學檔案能夠妥善發(fā)揮出其作用。

（三）教學檔案管理隊伍專業(yè)化程度不高。大數(shù)據(jù)背景下教學檔案的管理需要從業(yè)人員有更高的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)能力，開放思想，不斷完善自己的知識架構，注重自身能力的提升。然而當下很多高校的檔案室采用的是兼職人員管理的方法，沒有專職的檔案管理員跟進工作，這也是制約高校教學檔案管理工作質(zhì)量提升的問題之一。想要提升教學檔案管理工作的質(zhì)量，需要依托專業(yè)型人才，強化隊伍建設，讓檔案管理人員能夠朝向復合型人才方向轉(zhuǎn)型，而不能僅僅滿足于基礎性整理工作，同時需要高校給予檔案管理部門足夠重視以及相應資源支持，促進檔案管理隊伍專業(yè)化能力的提升。

四、大數(shù)據(jù)背景下高校教學檔案管理工作優(yōu)化的相關策略

（一）提升對教學檔案管理工作的重視。高校教學檔案管理是教學工作中的重要原始記錄，教學檔案中要能夠反映教學的全面性以及真實性，教學檔案能夠全面記錄整個教學全程，這些文字也具有難以替代的憑證和參考作用。所以，大數(shù)據(jù)時代要能夠認識到高校教學檔案管理工作的特殊性以及價值，發(fā)揮出重要的信息統(tǒng)計和歸類整合作用，通過對教學檔案的管理，提高高校教學效率，讓教學能夠更符合學生的實際發(fā)展需求，并且通過數(shù)據(jù)的總結，發(fā)現(xiàn)教學過程中存在的主要問題，從而進行針對性管理。高校也要注重對于檔案中潛在信息的挖掘，判斷國家政策的發(fā)展方向，提高教學的實效性。對此，高校要提高對于教學檔案管理的重視，從大數(shù)據(jù)的角度，挖掘檔案數(shù)據(jù)的相關關系，促進教學檔案管理工作從量變朝向質(zhì)變改進。高校的教學檔案管理部門也要認識到自身職能的變化，不能僅僅做到存儲數(shù)據(jù)的基本管理，也要能夠?qū)?shù)據(jù)進行整合分析，將大數(shù)據(jù)的分析結果匯編成冊，從而為高校指定后續(xù)教學計劃和決策提出指導性意見以及數(shù)據(jù)支撐。

（二）在教學檔案管理技術層面進行更新。在大數(shù)據(jù)時代，開展教學檔案管理工作需要采用的工作方法和傳統(tǒng)的不同，電子文件已經(jīng)成為高校教學檔案的新承載方式，要和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理做出區(qū)別，電子檔案的管理方式要與時俱進，了解信息時代檔案工作的實際特征，由原本的單一管理思想朝向多元管理的角度拓展，為了有效實現(xiàn)教學檔案管理的目標，高校也要增加對教學檔案室的構建，在技術層面進行更新，按照數(shù)字化的管理理念重新完善教學檔案室的構建，完善教學檔案管理制度，所有教學檔案信息都要進入計算機的數(shù)據(jù)庫中，從而為后期的文檔錄入提供便利。隨著高校規(guī)模的不斷擴招，高校要考慮到未來教學檔案將會以爆炸式的發(fā)展速度增長，所以在硬件條件上，高校要做好準備，運用檔案云備份技術，節(jié)省管理的精力以及成本，同時也要考量到檔案管理的安全性問題，避免不當操作造成信息泄露以及安全潛在風險，要有專門負責安全的人員定期對系統(tǒng)進行更新以及維護。在具體制度的構建上，高校教學檔案管理部門要了解數(shù)字化信息的特點所在，明確教學檔案管理工作的特殊性，對教學檔案進行整個生命周期的管理，通過制定統(tǒng)一的標準，提高工作效率，對于檔案的調(diào)取和使用，可以通過采用電子流程會簽的方法，確保檔案的安全性。同時大數(shù)據(jù)也要對檔案的提取和使用進行數(shù)據(jù)整合分析，了解哪些檔案的提取率高，分析參照意義，從而為后續(xù)的教學檔案質(zhì)量的提升提供決策性意見。

（三）加強人才培養(yǎng)，提升大數(shù)據(jù)應用能力。人才對于高校教學檔案管理工作質(zhì)量的提升有著重要的影響作用，所以高校要加強對于教學檔案管理隊伍的建設，提高從業(yè)人員的檔案專業(yè)知識儲備，通過定期培訓的方式，讓檔案從業(yè)人員能夠具備更強的專業(yè)性，運用信息化技術提高工作效率，并且通過對信息數(shù)據(jù)的整合，增強對教案中內(nèi)容的整體分析。除了要對現(xiàn)有人員進行技術能力層面的培訓之外，高校也可以通過面向社會吸納專業(yè)型人才的方式，轉(zhuǎn)變從業(yè)人員兼職的現(xiàn)狀，以全職工作的形式加強管理以及工作的落實。對此，高校領導者要重視培訓，對從業(yè)人員進行網(wǎng)絡信息管理技術以及數(shù)據(jù)挖掘技術的培訓，并讓從業(yè)人員能夠以服務的態(tài)度對待工作，更加高效地完成工作。也要讓檔案管理人員能夠站在整體管理的高度，了解到教學檔案管理工作的實際效用，讓教學檔案能夠?qū)崿F(xiàn)有效的存儲以及流轉(zhuǎn)，并在基本管理的基礎之上，運用大數(shù)據(jù)進行檔案信息資源的綜合管理，提取重要的數(shù)據(jù)信息，并傳遞給各院系的教育工作者，為構建全面的檔案管理模式提供決策支持。

五、結語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代開展高校教學檔案管理工作時，要能夠結合大數(shù)據(jù)時代的新要求，與高校的定位以及發(fā)展目標相貼合，促進教學檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，讓教學檔案管理工作能夠真正起到促進教學質(zhì)量提升、優(yōu)化高校教學能力的作用。最為重要的是，大數(shù)據(jù)時代的教學檔案管理工作更要將工作重點放置在為教學提供合理意見和建議的層面上，發(fā)揮出教學檔案的預見性功能，挖掘檔案背后的信息，加強數(shù)據(jù)管理能力以及研究、應用力度，促進高校教學檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化全面發(fā)展，對于高校教學檔案管理人員來說，也要不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，強化檔案服務能力，以更強的職業(yè)素養(yǎng)推進高校教學檔案管理效果的優(yōu)化，為高校教學質(zhì)量的改觀貢獻力量。