文/西南大學檔案館、校史館、博物館 姚恒

當前，隨著“智能”“數(shù)字”“網(wǎng)格”等新技術的推陳出新，數(shù)據(jù)作為國家基礎性戰(zhàn)略資源的地位日益凸顯：國家“十三五”規(guī)劃將“大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”納入其中，國務院2015年在《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》中提出要全面推進大數(shù)據(jù)發(fā)展，加快建設數(shù)據(jù)強國。在這樣的背景下，以大數(shù)據(jù)為代表的第二次技術環(huán)境變遷導致了各行業(yè)的業(yè)務形態(tài)發(fā)生巨大變化：如浙江省政府依托大數(shù)據(jù)實現(xiàn)了“最多跑一次”改革……行業(yè)與大數(shù)據(jù)深度融合實現(xiàn)了跨越式的發(fā)展，擁有豐富檔案資源的高校檔案部門也正在面臨著新形勢的挑戰(zhàn)，迫使其踏上智能化、智慧化檔案管理的變革之路。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案數(shù)據(jù)存在的問題

在以數(shù)據(jù)驅動為核心特征的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理向智能化、智慧化方向發(fā)展已然成為趨勢，而實現(xiàn)該目標所依賴的檔案數(shù)據(jù)目前還存在著諸多問題。

（一）高校檔案數(shù)據(jù)管理體制機制尚不健全。管理體制和運行機制是長期有效推動高校檔案數(shù)據(jù)標準化、規(guī)范化管理的保障。2008年8月《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）第五條明確指出：“高校檔案工作由高等學校校長領導……將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展?！钡珦?jù)不完全統(tǒng)計，真正能夠發(fā)揮高校檔案工作委員會協(xié)調解決檔案數(shù)據(jù)問題的高校屈指可數(shù)。除此之外，高校檔案部門也尚未與信息化部門建立起電子化檔案數(shù)據(jù)的歸檔協(xié)調機制，導致大量有價值的業(yè)務數(shù)據(jù)無法有效歸檔。

（二）高校檔案數(shù)據(jù)管理的技術環(huán)境尚不完善。從數(shù)據(jù)的全生命周期管理（DLM）不難看出，高校檔案數(shù)據(jù)依賴于所處的內外部技術環(huán)境而存在，而內外部技術環(huán)境的成熟度制約著檔案數(shù)據(jù)的質量。近年來，各高?！皵?shù)字校園”“智慧校園”建設如火如荼，也取得了一定的成效，但由于建設中數(shù)據(jù)管理標準規(guī)范應用不到位、高校信息系統(tǒng)建設缺乏頂層設計、分步實施的規(guī)劃性等問題，給檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性和安全性等要求帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

（三）高校檔案數(shù)據(jù)的質量不佳。高校檔案數(shù)據(jù)質量是指高校檔案作為一種數(shù)據(jù)產(chǎn)品所具有的一系列屬性特征，包括準確性、一致性、完整性、規(guī)范性、穩(wěn)定性等。2009年發(fā)布的《電子文件管理暫行辦法》（中辦、國辦廳字〔2009〕39號）也以歸檔電子文件的形式強調了對檔案數(shù)據(jù)的“真實性、完整性、可用性和安全性”的“四性”要求。目前，高校檔案數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)來源看，普遍存在著從各業(yè)務系統(tǒng)獲取的歸檔數(shù)據(jù)準確性和完整性不高、不同業(yè)務系統(tǒng)的交叉數(shù)據(jù)存在差異等問題；從數(shù)據(jù)類型來看，普遍存在著高價值密度的結構化檔案數(shù)據(jù)較少，低價值密度的非結構化檔案數(shù)據(jù)較多等問題；從檔案數(shù)據(jù)內容看，歸檔范圍尚無法滿足利用的需要，數(shù)據(jù)關聯(lián)性不高等問題。

二、數(shù)據(jù)治理是大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的必由之路

鑒于高校檔案數(shù)據(jù)存在著以上問題，而以檔案大數(shù)據(jù)為支撐的檔案智能化、智慧化管理與服務是第二次技術環(huán)境變遷的必然趨勢，因此筆者認為可以引入數(shù)據(jù)治理手段，通過體系化、規(guī)范化治理方法，理順體制機制，優(yōu)化內外部技術環(huán)境，嚴控新增檔案數(shù)據(jù)和存量檔案質量，逐步實現(xiàn)高校檔案信息化建設的跨越式發(fā)展。

（一）數(shù)據(jù)治理概述。2017年，國家發(fā)布《信息技術大數(shù)據(jù) 術語》（GB/T 35295）國家標準，將數(shù)據(jù)治理定義為對數(shù)據(jù)進行處置、格式化和規(guī)范化的過程。同年，我國的數(shù)據(jù)治理模型也應運而生——《信息技術服務治理》（GB/T 34960），該治理模型從頂層設計、數(shù)據(jù)治理環(huán)境、數(shù)據(jù)治理域、數(shù)據(jù)治理過程四部分進行了闡述，為組織在實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值的過程中做到運營合規(guī)和風險可控提供了方法和思路。

（二）數(shù)據(jù)治理是高校檔案信息化跨越式發(fā)展的需要。當前高校檔案工作要實現(xiàn)跨越式發(fā)展，突破口就在于校史編研和檔案大數(shù)據(jù)服務，而這兩部分重點工作都有共通之處，那就是依賴于對細顆粒度的、具有多關聯(lián)關系的海量結構化檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘。要實現(xiàn)這一目標，一是需要對已形成的檔案數(shù)據(jù)從元數(shù)據(jù)層面按照國家或行業(yè)標準進行規(guī)整；二是需要將非結構化檔案數(shù)據(jù)轉換為半結構化或結構化數(shù)據(jù)；三是需要多途徑匯集檔案數(shù)據(jù)構建檔案數(shù)據(jù)倉庫。以上目標的實現(xiàn)，無不依賴于數(shù)據(jù)治理。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案數(shù)據(jù)治理的路徑

數(shù)據(jù)治理作為一個系統(tǒng)工程，涉及決策層、管理層、業(yè)務層、技術層等多方協(xié)作才能實現(xiàn)，具體而言，主要歸結為構建高校檔案數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、完善高校檔案數(shù)據(jù)治理環(huán)境、提升高校檔案數(shù)據(jù)質量三方面。

（一）構建高校檔案數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略。數(shù)據(jù)戰(zhàn)略是高校檔案發(fā)展戰(zhàn)略中的重要組成部分，是數(shù)據(jù)管理計劃的戰(zhàn)略，是保持和提高數(shù)據(jù)質量、完整性、安全性和存取的計劃，因此需要通過制定中長期規(guī)劃和建立工作機構來構建高校檔案數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略。1.制定高校檔案數(shù)據(jù)治理中長期規(guī)劃。高校檔案數(shù)據(jù)治理中長期規(guī)劃包括高校檔案數(shù)據(jù)治理總體目標和階段目標、治理理念和治理重點以及分階段的主要治理任務等，其內容需要保持與高校檔案事業(yè)規(guī)劃、校園信息化規(guī)劃一致。通過制定高校檔案數(shù)據(jù)治理中長期規(guī)劃，數(shù)據(jù)治理工作可以在未來較長一段時間內按照預定的方向穩(wěn)步推進。2.建立高校檔案數(shù)據(jù)治理工作機構。工作機構是高校檔案數(shù)據(jù)治理工作的組織保障，高?？梢越Y合自身情況，建立檔案數(shù)據(jù)治理辦公室，掛靠高校檔案工作委員會或高校信息化建設職能部門，負責檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)章制度審議、檔案數(shù)據(jù)質量管控、跨部門數(shù)據(jù)協(xié)同共享的協(xié)調等。

（二）完善高校檔案數(shù)據(jù)治理環(huán)境。發(fā)展戰(zhàn)略的構建從宏觀層面明確了高校檔案數(shù)據(jù)治理的方向，而治理環(huán)境的完善則從微觀層面奠定了高校檔案數(shù)據(jù)治理實施的基礎。完善高校檔案數(shù)據(jù)治理環(huán)境主要包括：檔案數(shù)據(jù)治理相關規(guī)章制度的制定與完善、人員職業(yè)技能的培訓與提升、信息系統(tǒng)的改造與優(yōu)化等。1.規(guī)章制度的制定與完善。高校檔案數(shù)據(jù)治理作為一項復雜、長期的系統(tǒng)工程，規(guī)章制度的制定與完善是重中之重。筆者認為可以從標準、規(guī)范、流程、指南等方面進行建設：一是梳理形成由基礎和數(shù)據(jù)標準、管理和安全標準、技術和平臺標準構成的高校檔案數(shù)據(jù)標準支撐體系，如《數(shù)據(jù)管理能力成熟度評估模型》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等。二是結合高校實際制定檔案數(shù)據(jù)治理管理規(guī)范或管理辦法，形成指導業(yè)務層面的規(guī)范化文件，如高校檔案元數(shù)據(jù)管理辦法、高校檔案數(shù)據(jù)質量管理辦法等。三是優(yōu)化和完善檔案數(shù)據(jù)治理流程與指南，在操作層面上指導高校檔案數(shù)據(jù)治理的具體管理措施和技術行為。2.人員技能的培訓與提升。高校檔案數(shù)據(jù)治理工作涉及決策層、管理層、業(yè)務層和技術層，這就需要一支高素質隊伍作為支撐，因此要適應這項工作，人員技能的培訓和提升尤為重要。在人員類型上，高?？梢詮墓芾韺?、業(yè)務層和技術層分別開展人員技能的培訓；在操作形式上，高?？梢圆捎猛獬龆唐谂嘤?、專題講座、職業(yè)技能比賽、職業(yè)能力考核等多種形式促進人員技能的提升。3.信息系統(tǒng)的改造與優(yōu)化。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，隨著電子文件管理的不斷推進，對涉及高校主要檔案數(shù)據(jù)源的信息系統(tǒng)進行改造和優(yōu)化也是高校檔案數(shù)據(jù)治理的重要一環(huán)。從高校信息系統(tǒng)的改造范圍來看，筆者認為除了涉及文書、學籍等傳統(tǒng)檔案歸檔范圍的辦公自動化系統(tǒng)、教務系統(tǒng)外，還可以涉及高校微信公眾號、校園一卡通系統(tǒng)等；從高校信息系統(tǒng)的改造和優(yōu)化內容來看，主要涉及跨部門的業(yè)務流程引擎、數(shù)據(jù)可信認證等內容，打通高校各信息系統(tǒng)的業(yè)務流、數(shù)據(jù)流，構建起通暢的、安全的、可信的檔案數(shù)據(jù)流。

（三）提升檔案數(shù)據(jù)質量。檔案數(shù)據(jù)質量關乎高校檔案信息化建設的最終效果，影響著高校檔案管理水平和服務能力，同時也是當前電子文件歸檔和電子檔案管理的迫切要求。因此，高校檔案數(shù)據(jù)治理在完善內外部治理環(huán)境后，應該加快提升檔案數(shù)據(jù)質量。筆者認為提升檔案數(shù)據(jù)質量主要包括劃定檔案主數(shù)據(jù)范圍、全生命周期質量控制和提升檔案數(shù)據(jù)附加值三部分。1.劃定檔案主數(shù)據(jù)范圍。主數(shù)據(jù)是關于業(yè)務實體的數(shù)據(jù)，被認為是用于智能分析的“黃金”數(shù)據(jù)。從GB/T 18894中電子文件的歸檔范圍來看，廣義的檔案數(shù)據(jù)范圍較廣，要實現(xiàn)全覆蓋的檔案數(shù)據(jù)治理是不現(xiàn)實的。因此，高校檔案數(shù)據(jù)治理應根據(jù)高校檔案部門的職能范圍、核心工作來劃定檔案數(shù)據(jù)治理范圍，可以從高校的“人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承創(chuàng)新”四大職能為出發(fā)點，以教學、管理和校園文化建設形成的檔案數(shù)據(jù)為主，逐步實現(xiàn)檔案的智能化、個性化服務和數(shù)據(jù)化的校史編研。2.全生命周期質量控制。數(shù)據(jù)的污染可能發(fā)生在數(shù)據(jù)產(chǎn)生、采集、傳輸、加工、存儲、交換等各個環(huán)節(jié)，因此要保證檔案數(shù)據(jù)治理目標的實現(xiàn)，就必須對高校檔案數(shù)據(jù)進行全流程的質量管控。在管理層面，可以引入戴明質量環(huán)提供的PDMA模型加強高校檔案數(shù)據(jù)的質量管控；在業(yè)務層面，可以通過高校檔案數(shù)據(jù)過程化質量指標和業(yè)務規(guī)則來強化檔案數(shù)據(jù)的標準化和規(guī)范化，如參照DA/T 46、DA/T 54等規(guī)范檔案元數(shù)據(jù)項和賦值規(guī)則等；在技術層面，可以通過檔案數(shù)據(jù)質量管理系統(tǒng)等手段來實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)質量問題的檢測、發(fā)現(xiàn)、處置、評價的全流程閉環(huán)管理。3.提升檔案數(shù)據(jù)附加值。檔案數(shù)據(jù)作為一種低價值密度的數(shù)據(jù)，高校檔案部門要實現(xiàn)智能化、個性化服務和數(shù)據(jù)化的校史編研等高質量檔案數(shù)據(jù)的利用需要，除了要求檔案數(shù)據(jù)的“四性”外，還需要通過各種手段提升高校檔案數(shù)據(jù)的附加值：可以在保留原有檔案實體分類體系的基礎上，引入新的電子檔案分類體系，以“人”“文件”“項目”等為數(shù)據(jù)主體對高校檔案數(shù)據(jù)進行重組優(yōu)化，實現(xiàn)學籍檔案一人一件，文書檔案一文一件，科技檔案一項一件等；同時還可以在檔案系統(tǒng)中通過數(shù)據(jù)標簽的方式強化檔案數(shù)據(jù)的關聯(lián)性，實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)的有效組織和管理。