文/華中科技大學(xué)檔案館 鄭慧先

當(dāng)今社會(huì)已步入了信息時(shí)代，一些新技術(shù)的出現(xiàn)離不開科技的進(jìn)步與發(fā)展?？茖W(xué)技術(shù)是人類社會(huì)發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力之一。高校科研檔案是指高校在參與科研活動(dòng)中產(chǎn)生的具有極高價(jià)值的相關(guān)科研數(shù)據(jù)，是高校科研活動(dòng)實(shí)踐的第一手?jǐn)?shù)據(jù)材料，能為將來(lái)科研提供重要信息，反映了當(dāng)前高?？蒲薪逃?。高校的科研項(xiàng)目既包含縱向的國(guó)家各類研究計(jì)劃，又包括橫向的企業(yè)的各項(xiàng)合作、委托研究的各類項(xiàng)目與課題。將這些材料進(jìn)行立卷歸檔，便構(gòu)成了科研檔案。

一、高校科研檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題

筆者所在的高校是教育部直屬的綜合性研究型大學(xué)，學(xué)校對(duì)科研工作非常重視，每年都有大量的科研項(xiàng)目處于申請(qǐng)、在研及完成的階段，導(dǎo)致各種類型科研材料的遞增呈幾何級(jí)數(shù)。針對(duì)課題研究過(guò)程中所產(chǎn)生的各類文件材料，如何進(jìn)行收集、整理及歸檔，并保證歸檔材料的齊全完整，還存在著許多亟待解決的問題。

（一）高校科研管理部門檔案員淡薄的檔案意識(shí)，造成科研材料歸檔的不準(zhǔn)確性與不完整性。科研項(xiàng)目完整的研究過(guò)程通常經(jīng)歷前期的科研準(zhǔn)備階段、中期的研究試驗(yàn)階段、最后的總結(jié)驗(yàn)收、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用階段。在上述過(guò)程中形成的有價(jià)值的材料，經(jīng)收集、整理和歸檔則成為科研檔案。然而，高?？蒲泄芾聿块T長(zhǎng)期注重項(xiàng)目的申報(bào)、結(jié)題和基于已完成的項(xiàng)目成果獎(jiǎng)勵(lì)的申報(bào)，對(duì)于已結(jié)題的項(xiàng)目，有些科研管理部門檔案員并未與各科研課題組的研究人員聯(lián)系，及時(shí)催交已結(jié)題的相關(guān)材料。有些科研人員會(huì)將科研的最終資料據(jù)為己有，有些是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人雖按時(shí)提交，而科研部門檔案員沒有妥善保管，造成科研材料的遺失。雖然筆者所在檔案館制訂了《檔案工作法規(guī)與制度匯編》，但科研管理部門檔案員都是身兼數(shù)職工作繁忙，不能全身心投入科研檔案管理工作中。從筆者所在的高校來(lái)看，專利、橫向合同、軍口、基金項(xiàng)目等這幾類科研檔案歸檔比較齊全，但還是有些過(guò)程性材料，特別是實(shí)驗(yàn)原始記錄、關(guān)鍵數(shù)據(jù)則沒有歸檔。

（二）高?？蒲袡n案管理人員業(yè)務(wù)不精，接收科研檔案常處于被動(dòng)狀態(tài)。作為高校的檔案管理人員，真正經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)學(xué)習(xí)的人員不多，絕大多數(shù)來(lái)自其他的學(xué)科和專業(yè)，對(duì)檔案管理的知識(shí)欠缺，檔案管理能力更多地來(lái)自檔案管理實(shí)踐摸索中的經(jīng)驗(yàn)積累。不熟悉科研項(xiàng)目管理的基本流程以及科研過(guò)程中需要作為檔案歸檔的材料。往往是科研管理部門檔案員提交哪些材料，檔案管理人員被動(dòng)地將這些材料接收下來(lái)，缺乏檢查和甄別的能力。

高校的科研項(xiàng)目呈現(xiàn)顯著增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，學(xué)?？蒲袡n案數(shù)量巨大，檔案材料與類型錯(cuò)綜復(fù)雜。就筆者所在的高校而言，科研管理部門為科學(xué)技術(shù)發(fā)展院和人文社會(huì)科學(xué)處，而科研項(xiàng)目的執(zhí)行部門是各院系、研究中心和國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，這樣，在收集科研項(xiàng)目檔案過(guò)程中都面臨著各自的困境。科研檔案的移交首先是科研人員在科研項(xiàng)目結(jié)題后，把形成的有保存價(jià)值的相關(guān)材料移交給科研管理部門，然后再由科研管理部門的檔案員將院系等單位的相關(guān)材料收集匯總，在第二年統(tǒng)一移交給學(xué)校檔案館。在此期間，檔案管理人員一般都未與項(xiàng)目執(zhí)行人員接觸，導(dǎo)致檔案管理人員難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行糾正，從而無(wú)法保證科研項(xiàng)目檔案的完整性。

（三）高校不注重科研過(guò)程性材料歸檔，易滋生學(xué)術(shù)不端現(xiàn)象。目前高校科研管理部門檔案員注重科研項(xiàng)目的申請(qǐng)書、任務(wù)書、驗(yàn)收資料的收集與歸檔，忽略了科研過(guò)程中許多有價(jià)值的核心材料,如實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)分析等的歸檔。究其原因，一方面這類材料量大類廣，而學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)儲(chǔ)存空間有限，不能收集保存。另一方面，檔案管理人員習(xí)慣于收集一些蓋有紅章的文件材料。同時(shí)，科研項(xiàng)目的研究人員對(duì)科研檔案的意識(shí)淡薄，認(rèn)為科研成果都是自己的勞動(dòng)成果，只應(yīng)對(duì)上級(jí)主管單位的要求，從而導(dǎo)致歸檔的材料不完整。正是由于科研過(guò)程中原始數(shù)據(jù)、原始記錄沒有被收集。而這種科研檔案歸檔工作的不規(guī)范，為“科研不端行為”滋生埋下了隱患。

（四）高?？蒲袡n案的開放和利用力度不夠，難以對(duì)高?？蒲邪l(fā)揮促進(jìn)作用。檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)不到位，從而形成科研檔案管理為全校師生服務(wù)的意識(shí)淡薄。受限于科研成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和某些保密性條例的限制，科研檔案管理人員常受到“重保密，輕利用”的傳統(tǒng)觀念的束縛，在工作中只強(qiáng)調(diào)科研檔案的保密性與安全性，致使科研檔案一進(jìn)入檔案館，就沉寂在檔案柜里，不能向廣大研究人員開放?？蒲袡n案的利用只對(duì)檔案的生成者提供，其他利用者若想查閱則通常需要履行復(fù)雜的審批手續(xù)，利用的范圍與對(duì)象受到很大的限制。

筆者所在的學(xué)校對(duì)科研檔案館藏的管理，只是將科研檔案進(jìn)行條目的錄入及部分檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，而忽視了對(duì)科研檔案信息資源深層次的編研和開發(fā)，導(dǎo)致了科研檔案的潛在價(jià)值仍“待字閨中”，沒有能夠得到充分的利用和挖掘，不能向?qū)W?？蒲腥藛T提供有價(jià)值的信息資源。

二、新時(shí)期科研檔案的應(yīng)對(duì)策略

（一）完善科研檔案管理制度，加強(qiáng)檔案的宣傳與培訓(xùn)。對(duì)高校科研管理部門檔案員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)科研檔案管理的重要性，并將檔案管理工作納入科學(xué)研究的各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，進(jìn)而促進(jìn)科研檔案的收集、歸檔及保管。在工作中，要增強(qiáng)部門檔案員職業(yè)信念，歸檔意識(shí)要積極主動(dòng)，這樣有助于整個(gè)科研檔案管理質(zhì)量和效率的提升。筆者所在學(xué)校已編制了《檔案工作法規(guī)與制度匯編》，書中對(duì)各單位及科研項(xiàng)目歸檔范圍、保管期限、分類號(hào)都有詳細(xì)說(shuō)明，供科研管理部門檔案員參照?qǐng)?zhí)行。同時(shí)，還需要對(duì)學(xué)校的科研管理部門檔案員及科研人員進(jìn)行基本檔案知識(shí)培訓(xùn)，使其了解到檔案規(guī)范化管理的重要性及原則，科研檔案的分類和歸檔內(nèi)容，以及歸檔文件材料的整理和移交。

（二）檔案管理者加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提升科研檔案管理的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。當(dāng)今社會(huì)，數(shù)字化、智能化風(fēng)靡，科研檔案管理人員只有不斷學(xué)習(xí)，才能跟得上時(shí)代前進(jìn)的步伐，更好地管理檔案、開放檔案。同時(shí)，要加強(qiáng)與科研管理部門檔案員的聯(lián)系，及時(shí)傳遞檔案的法律法規(guī)及檔案管理辦法。

科研檔案管理人員也應(yīng)積極參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平和計(jì)算機(jī)管理技術(shù)。要了解高?？蒲许?xiàng)目研究的基本流程，包括申報(bào)立項(xiàng)、中期管理、結(jié)題管理、成果申報(bào)以及轉(zhuǎn)化應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)，熟悉科研檔案管理流程。由于科研檔案管理工作涉及的學(xué)科門類繁多，這就要求高校科研檔案管理人員拓展自身知識(shí)領(lǐng)域，才能適應(yīng)新時(shí)期高?？蒲袡n案管理工作?？蒲袡n案管理人員通過(guò)學(xué)習(xí)，在收集科研項(xiàng)目檔案材料時(shí)要做到有根有據(jù)，避免科研項(xiàng)目檔案關(guān)鍵性材料收集不齊全的問題。

（三）強(qiáng)化歸檔科研材料的規(guī)范性與完整性，有利于杜絕學(xué)術(shù)不端行為。規(guī)范科研材料的歸檔流程，加強(qiáng)科研過(guò)程性材料的移交。明確歸檔材料不僅僅要包含項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)的批文、任務(wù)書、委托書等，還要有項(xiàng)目研究過(guò)程中產(chǎn)生的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、年度報(bào)告等一系列的過(guò)程性材料，最后還要有驗(yàn)收結(jié)論、成果、社會(huì)效益證明材料等。這樣才是準(zhǔn)確、完整的記錄科研的全過(guò)程。

隨著科研檔案的數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用，為科研過(guò)程性材料的長(zhǎng)期保存提供了便利。當(dāng)這些注明了時(shí)間、責(zé)任人以及簽名的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙等科研檔案長(zhǎng)期保存在檔案館時(shí)，對(duì)那些“偽造篡改實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，在實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖表分析中，隨意編造數(shù)據(jù)或有選擇性地采用數(shù)據(jù)證明自己的論點(diǎn)”等弄虛作假行為，對(duì)那些“隨意侵占他人科研成果、把他人成果據(jù)為己有、顛倒成果完成人的排名、美化自身簡(jiǎn)歷、人走將成果也帶走”等科研不端行為，構(gòu)成極大的威懾力，將有效地提高科學(xué)研究的誠(chéng)信。

（四）注重科研檔案的開放與利用，發(fā)揮對(duì)科研的促進(jìn)作用。突破科研檔案管理傳統(tǒng)觀念的限制與束縛，明確科研檔案管理的最終目標(biāo)是開放與利用?？蒲袡n案管理的目的就是為高校科研服務(wù)，提升高校的科研水平。如果科研檔案管理僅僅是為了保存與查證，而不是通過(guò)利用促進(jìn)科研的發(fā)展，則再高水平的科研檔案管理也將失去意義。

把握好科研成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、科研檔案保密性與科研檔案開放及利用的關(guān)系。任何知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)、科研材料的保密性都有其特定的時(shí)間、區(qū)域和范圍。在符合相關(guān)法律的時(shí)間、區(qū)域和范圍內(nèi)，利用當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)的多重手段，加強(qiáng)科研檔案開放、共享的宣傳力度，推進(jìn)科研檔案開放和利用。讓科研檔案的真正利用從煩瑣的審批手續(xù)中解放出來(lái)，簡(jiǎn)化審批步驟和程序，提高科研檔案的利用效率。

高校檔案管理部門應(yīng)通過(guò)對(duì)已歸檔的科研檔案的整理研究，挖掘出科學(xué)研究的前沿領(lǐng)域、熱點(diǎn)學(xué)科、難點(diǎn)研究方向，為科研人員進(jìn)行項(xiàng)目申請(qǐng)、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)提供指導(dǎo)性依據(jù)，為高校科研的持續(xù)發(fā)展發(fā)揮推波助瀾的作用。

三、總結(jié)

總之，隨著新時(shí)期信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高?？蒲泄芾淼母母锱c創(chuàng)新，從而在科研檔案管理中還將涌現(xiàn)出許多問題。面對(duì)新出現(xiàn)的問題與困境，科研檔案管理者不應(yīng)畏縮退卻，應(yīng)牢記科研檔案管理服務(wù)于科研的宗旨，想方設(shè)法探索破解之道。只有這樣，科研檔案管理才有價(jià)值，才能真正服務(wù)于科研，才能推動(dòng)和促進(jìn)高?？蒲羞~上新臺(tái)階。