文/重慶市榮昌區(qū)中心血庫 張洪娟

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理中存在的問題分析。

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關辦公條件的限制，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理存在著許多薄弱環(huán)節(jié)，有些問題已經(jīng)嚴重影響到工作的開展，損害到集體和個人利益，引發(fā)很多不必要的矛盾。歸根結底，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理設施設備落后。目前大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理設施設備簡陋、失修、很多設施設備還缺乏，基礎設施不但不符合上級主管部門對檔案管理的要求，也滿足不了檔案存放的需要，其主要表現(xiàn)在：1.各辦所的檔案管理“各自為政”，無獨立檔案室、借閱室和管理員辦公室，大部分單位把檔案存放在行政辦公室，既不利于平時工作開展，又不利于檔案的安全存放，容易導致檔案丟失。2.部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關將檔案雜亂堆砌在雜物室，無檔案架及檔案柜，導致檔案雜亂無序，查找檔案無從下手，使檔案保管利用受到影響，容易導致檔案丟失和毀壞。3.部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關將檔案室設在年久失修的房屋中，無防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設施，導致檔案保存時間短，資料不全等問題。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理人員業(yè)務素質相對較低。由于客觀原因，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理人員是兼職人員，由于自身本職的工作任務多，導致沒有多余時間來整理和完成檔案工作，再加上很多人員是臨時安排接管檔案工作，未進行相應的檔案管理培訓，加之鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關人員變動頻繁，檔案管理人員有時還未熟悉業(yè)務工作就調換了崗位，甚至有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關將檔案管理設為即將退休人員的過渡崗位、養(yǎng)老崗，從而導致檔案管理人員普遍業(yè)務水平低下，整體業(yè)務素質無法提高，嚴重影響檔案管理工作。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理缺乏現(xiàn)代化科技手段。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關受到技術及財政資金等問題的影響，無力購買現(xiàn)代化的設備，檔案管理信息化管理程度普遍很低。目前，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理仍然停留在紙質文件的保存，對電子文檔、圖片及視頻不但未進行統(tǒng)一管理，而且因為管理人員普通年齡較大，學習新知識能力偏低，信息化管理工作無法正常開展，導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案無法統(tǒng)一管理、檔案檢索困難、檔案資料缺失等一系列問題，致使檔案資料利用不全，降低工作效率，提高工作成本，制約了鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關信息化建設的進程。

（四）鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關領導對檔案管理重視程度不夠。領導對檔案管理工作的認識和重視程度，決定了他們對檔案管理工作的態(tài)度，從而在很大原因上決定了檔案工作的發(fā)展。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關領導檔案意識單薄、思想落后。少部分領導認為，檔案管理僅僅就是把資料裝訂歸檔，快速簡單，無足輕重，與各項中心工作相比簡直微不足道。更有甚者認為檔案管理是檔案局的事情，根本不關本單位的事情。長期以往，形成了領導不關心，工作人員無所謂的檔案管理工作局面，一定程度上影響了檔案工作的開展。

（五）鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理制度不健全。大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關只注重本系統(tǒng)以及本級機關的文書檔案，對其他檔案的收集、移交、借閱、管護等一系列的管理制度不健全，從而造成檔案的遺失、缺損。檔案管理人員責任心不強，認知不夠，對檔案歸檔、登記未按制度進行，在工作變動時未按程序辦理工作交接手續(xù)，對借出的檔案不檢查、不清理，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案的作用率不高，從而損害到集體和個人利益，引發(fā)眾多矛盾，不利于維護社會和諧和穩(wěn)定，未能更好地服務好基層，未服務好人民群眾。

二、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理工作的對策及建議

規(guī)范的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關工作的基礎，完整的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案是維護社會和諧穩(wěn)定的保證。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理存在的相關問題和薄弱環(huán)節(jié)，結合我的工作實際提出如下解決對策：

（一）加強領導，提高認識。第一，要在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關中成立檔案管理工作領導小組，指定檔案管理分管負責人，將檔案管理工作落實到人，明確檔案管理職能職責，切實加強領導對檔案工作的重視程度。第二，檔案管理工作人員要多請示、多溝通，取得領導對檔案工作的重視和支持，同時要抓住“6·9國際檔案日”、機關學習等活動，加強對檔案法的學習，強化全體鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關人員對檔案重要性的認識。第三，區(qū)級檔案行政主管部門要在對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層單位業(yè)務指導的同時，明白所擔的責任，認清自身工作性質，強化管理指導，落實檔案法律法規(guī)準確有效地實施，從而提高大家對檔案管理的認識。第四，區(qū)縣可將檔案管理納入目標考核，強化責任，促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關高度重視檔案管理工作。第五，加強基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作分管負責人及管理員業(yè)務培訓，除開繼續(xù)教育培訓外，多組織基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)人員實地參觀學習，以理論結合實際，分析問題，找差距，補不足。第六，開展多元化檔案管理宣傳工作，強調檔案管理工作的重要性，時刻牢記檔案工作無小事。

（二）加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室硬件設施投入。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關要履行本級國家綜合檔案館建設的主體責任，按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規(guī)范》要求，加大投入，推進檔案館室建設。首先，要按照標準建設檔案室，設置防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的設施。其次，應根據(jù)單位自身條件設立單獨的檔案人員辦公室、閱檔室，配置標準鐵皮檔案柜、木制櫥和復印機、計算機、掃描儀、攝像機等現(xiàn)代技術設備。

（三）加強檔案管理人員業(yè)務培訓。檔案工作的質量由檔案管理人員素質決定，而檔案隊伍建設中，提升檔案人員綜合工作素質是根本。建議對檔案人員采取理論通俗授課與現(xiàn)場操作示范相結合、筆試測試鞏固與加深知識理解消化相結合的脫產(chǎn)學習培訓，全面提升檔案管理人員的綜合工作能力。首先，強化檔案管理工作人員職業(yè)道德，提升政治思想水平，使其樹立服務意識，堅持原則、嚴守秘密、恪盡職守。其次，提高檔案管理工作人員綜合業(yè)務素質，特別是要規(guī)范檔案的分類、編目、保護、修復、控溫、防塵、防蟲鼠等業(yè)務技能和操作。最后，要堅持檔案管理專人專管，無特殊情況不應隨意變更管理人員，檔案管理人員變更后也應該堅持“以老帶新”，從而保證檔案管理人員的專業(yè)性。

（四）做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理信息化建設。隨著當前科學技術的飛速發(fā)展，5G時代的到來，檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢必然是朝著檔案信息化建設去的，這是衡量檔案工作水平高低的基本標準，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關信息化建設就顯得極其重要。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關要加強的信息化基礎設施建設，加大硬件平臺和網(wǎng)絡投入，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設。其次，要安排專人對原有的資料檔案收集、分類、編目，并將檔案資料錄入數(shù)據(jù)庫，推進檔案歸檔、接收、保管與利用。最后，建立內部檔案管理局域網(wǎng)，提高檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)，實現(xiàn)內部檔案信息共享。

（五）建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理制度體系。要更好地完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案管理工作，實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、標準化的檔案管理，那建立健全文件材料的形成積累、整理、歸檔以及檔案的保管、保密、鑒定、統(tǒng)計、利用等各項管理制度顯得格外重要，可以說是重中之重。逐步建立檔案收集制度，檔案整理制度、檔案工作安全管理制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案保密制度、檔案銷毀、檔案員崗位職責等一系列檔案管制制度、明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案的管理范圍、管理職責和管理辦法，使基層的檔案管理工作做到有章可循。