文/紫金礦業(yè)集團股份有限公司 邱巧艷

知識管理作為檔案管理的一種新模式，兩者之間相互影響并相互促進?，F(xiàn)階段的檔案資源開發(fā)利用工作不能局限于傳統(tǒng)的資源概念，因為其內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，既涉及傳統(tǒng)文本的開發(fā)和應用，也涉及檔案知識信息庫的建設工作。同時，根據(jù)用戶需求和特定的服務場景進行重新組織，在不同領域得到拓展應用?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中也提出，到2020年，初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業(yè)發(fā)展體系。

一、知識管理與檔案管理

（一）知識管理。知識管理是知識經(jīng)濟下的一種新型管理理念，最早出現(xiàn)在20世紀90年代的商業(yè)領域，并且以此為基礎發(fā)展到了其他領域的范圍當中。從內(nèi)涵來看，其是競爭環(huán)境下企業(yè)和個人發(fā)展的必然趨勢，信息化成為21世紀的組織管理新方法。知識管理的內(nèi)涵是通過學習和傳播實現(xiàn)發(fā)展創(chuàng)新，基于知識本身的價值能力展開經(jīng)營和管理，探索知識在工作中的應用和發(fā)展。可以預見的是，未來知識管理在整個社會范圍內(nèi)都將得到極為廣泛的應用，無論是企業(yè)還是個人，都能夠利用現(xiàn)代資源參與各項工作，檔案管理的日常工作要求將變得越來越高。

（二）檔案管理?，F(xiàn)代社會的檔案管理體現(xiàn)為知識的重組和規(guī)劃，特別是對傳統(tǒng)信息進行加工和改進，在交流溝通的基礎上，重新體現(xiàn)社會價值。從這一角度來看，檔案管理可以成為現(xiàn)代社會發(fā)展的根本保障，在信息化環(huán)境下，以系統(tǒng)化管理模式推動檔案工作的運營和創(chuàng)新，一方面，滿足社會對于檔案的實際利用需求；另一方面，體現(xiàn)出檔案在現(xiàn)代社會的價值。作為檔案管理者，應該正確認識到技術力量的有效性，強化檔案保護的意識和理念。

二、知識管理帶來的挑戰(zhàn)

（一）工作對象的變化。從工作對象來看，知識管理的模式下，傳統(tǒng)載體檔案需要進行管理，但也需要對現(xiàn)行文件進行處理和保存。在檔案管理過程中所記錄的數(shù)據(jù)信息和系統(tǒng)產(chǎn)生的日志，可以加工成為檔案目錄，在各種類型的檔案活動中作為關鍵信息存在。檔案知識化背景之下，可以對檔案資源進行篩選和組合，主要針對檔案文本中有價值的知識信息進行提煉?？傮w來看，知識管理會帶來檔案工作對象的變化，其組織形式不盡相同，會給檔案管理工作帶來新的難題。例如，檔案政策和行業(yè)動態(tài)數(shù)據(jù)之間存在必然聯(lián)系，對檔案用戶數(shù)據(jù)的管理難度更高。

（二）參與主體的變化。數(shù)字化管理面臨的主要問題在于信息的海量特征，特別是“大數(shù)據(jù)”讓信息的廣度和深度都發(fā)生了明顯改變。此時，單純地依靠人為管理，不僅工作效率較低，且成本消耗巨大。檔案館可以考慮與外部尋求商業(yè)合作。但在知識管理模式下，檔案數(shù)據(jù)化比檔案數(shù)字化管理更加復雜，參與主體發(fā)生改變。按照工作難易程度的不同和人員的專業(yè)能力，有些工作可以尋求外界的合作與幫助。但知識管理不僅對工作效率提出了更高的要求，也對服務質(zhì)量進行了規(guī)定。因此，現(xiàn)代檔案管理的參與者已經(jīng)不僅僅是檔案工作人員，還包括與檔案管理和知識管理相關的“技術手段”。

（三）技術挑戰(zhàn)。知識管理的實質(zhì)內(nèi)容是將知識作為重要的戰(zhàn)略資源，為行業(yè)發(fā)展所服務。在這一過程中，必然會涉及技術手段的新要求。知識管理主要依賴網(wǎng)絡技術和知識庫技術進行信息采集提取與分析創(chuàng)新，通過對檔案文本的分析實現(xiàn)檔案的知識化應用。知識的價值主要體現(xiàn)在它的可用性，在被利用之前，借助技術手段能最大程度將知識的價值最大化發(fā)揮。顯然這需要一定的技術支持。例如OCR識別技術的應用，以互聯(lián)網(wǎng)為介質(zhì)實現(xiàn)對信息的現(xiàn)代化處理。

（四）制度挑戰(zhàn)。檔案作為公共資源，逐漸受到人們的重視，而伴隨著政治民主化和社會信息化的發(fā)展進程，公眾對檔案的需求發(fā)生了顯著轉(zhuǎn)變。但現(xiàn)代檔案管理在基礎層面上還缺乏理論創(chuàng)新，例如，在檔案機構和職責方面沒有明確規(guī)定資源建設方法，使得宏觀層面缺乏必要的規(guī)劃管理。檔案資源建設需要檔案機構之間形成協(xié)調(diào)合作，共同完成信息服務。但目前，檔案部門和其他機構間的合作缺乏深度，未能建立起橫向合作關系無法滿足社會信息檔案的多元化需求。

三、知識管理帶來的機遇

（一）過程精細化。網(wǎng)絡信息的大環(huán)境下，知識管理在檔案管理中的應用能夠讓檔案工作更加細化，便于檔案人員主動了解檔案材料信息查閱有關內(nèi)容。知識元作為知識管理的基本單位，其管理比傳統(tǒng)的檔案管理更加具有針對性，也能促進信息資源開發(fā)利用的深入。在現(xiàn)代社會環(huán)境下，檔案管理工作在技術層面有了更高的要求，不僅要根據(jù)用戶需求提供有效的服務保障，還需要根據(jù)社會發(fā)展的客觀規(guī)律合理創(chuàng)新檔案的記錄方式。

（二）知識共享化。按照檔案管理的具體特點，它并不是獨立于組織的業(yè)務活動，而是通過全新的思想理念體現(xiàn)出知識的價值。換言之，知識共享化的主要優(yōu)勢在于高度自由，人們可以利用碎片化時間獲取所需要的檔案信息，也符合檔案本身開放的初衷。所以，知識共享化實現(xiàn)了知識封閉到知識開放的過程，有助于檔案館作為服務機構發(fā)揮保障作用，一方面，促進檔案資源開發(fā)；另一方面，借助館藏優(yōu)勢提升檔案館的服務能力。例如人們通過檔案信息，可以獲取所需求的內(nèi)容，然后將這些內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)樽约旱闹R。

（三）技術有序化。智能化檔案處理機制順應現(xiàn)代社會發(fā)展潮流而產(chǎn)生，可以直接借助信息化手段對新的檔案信息進行記載分析，從數(shù)據(jù)庫中選擇用戶的應用內(nèi)容，分析用戶提出的問題解決用戶需求?？梢灶A見的是，知識服務技術發(fā)展是未來檔案管理的新方向，傳統(tǒng)檔案管理方式將不斷改變。網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫等模式也將引入檔案管理，實現(xiàn)有序化控制。隨著網(wǎng)絡化和信息化對檔案工作產(chǎn)生積極影響，在日常管理中應用到計算機的情況越來越多，工作人員也能意識到工作模式的轉(zhuǎn)變。特別是一些新的法規(guī)政策和專業(yè)知識不斷更新，必然帶來良好的檔案應用發(fā)展前景，促進檔案事業(yè)的深度發(fā)展。

四、檔案管理者的工作方向

（一）學習型檔案組織模式。每個組織都需要在技術水平上進行改進，才能在行業(yè)競爭中處于有利地位。作為檔案管理者，需要通過學習和創(chuàng)新的過程加強對知識的學習和理解，努力學習現(xiàn)代化管理技術，在知識管理背景下促進檔案資源開發(fā)利用的拓展與整合，例如數(shù)字檔案館的建設。數(shù)字檔案館功能齊全，技術層次高，符合現(xiàn)代社會的智能管理需求，既可以確保傳統(tǒng)檔案的完整性和有效性，也能對新型電子檔案做好歸檔保存處理。隨著后續(xù)工作無紙化的大范圍普及，檔案館本身也需要促進專門業(yè)務的推進，開展標準化的規(guī)律體系建設。檔案管理者應該具有數(shù)字素養(yǎng)和專業(yè)知識功底，在不斷學習的過程中，強化現(xiàn)代化設備操作能力，以良好的職業(yè)道德促進檔案館的規(guī)范管理，建立學習型檔案組織模式。要實現(xiàn)這一目標，需要檔案管理工作者不斷更新自身觀念并具備時代意識，隨著時代發(fā)展的進程增強檔案管理能力。在知識經(jīng)濟時代下信息社會對檔案工作提出了新的要求，也說明檔案工作者具有更加明確的社會責任和歷史責任。尤其是現(xiàn)代檔案工作的管理監(jiān)督點已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，讓檔案管理人員的職能角色與以前大不相同。

（二）技術創(chuàng)新。知識管理環(huán)節(jié)中應該加入新的技術管理。整個社會的信息化水平日益增加，知識的海洋中尋找有價值的內(nèi)容，通過專業(yè)的技術措施增加檔案管理工作的層次水平，必然成為社會范圍內(nèi)的技術發(fā)展方向。檔案管理者也應具備創(chuàng)新數(shù)據(jù)思維，將檔案中蘊含的信息資源加工成知識，提供給用戶。信息時代對人類社會的發(fā)展產(chǎn)生了重要影響，管理人員除了具備信息素養(yǎng)之外，還需要適應社會發(fā)展，掌握各種現(xiàn)代化管理技能和解決問題的能力。例如現(xiàn)代電子文件的出現(xiàn)，讓檔案工作者可以直接通過計算機對檔案進行提前介入管理，實現(xiàn)文件部門和檔案部門之間的資源協(xié)調(diào)共享，大幅提升了檔案的立卷效率。可以看到的是，信息技術的產(chǎn)生影響著未來的檔案管理。理論表明，傳統(tǒng)檔案實體理論不再是檔案整理的唯一方法，而信息技術的應用維護了檔案歷史聯(lián)系的完整性，確保各種珍貴的檔案信息能夠被記錄。

（三）服務質(zhì)量優(yōu)化。新形勢下，各層級的檔案管理工作者需要具備與時俱進的思想觀念，做好有序化管理，將被動服務方式更充分地轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃辗绞?，更好地將信息?jīng)過發(fā)掘整合體現(xiàn)利用價值。檔案工作人員是提供檔案服務的主體，因此未來的工作也需要改善服務質(zhì)量，為社會提供服務，做好知識的分享和傳播，將檔案管理部門的內(nèi)部知識擴展到外部社會，擴充知識的傳播范圍，將檔案的價值最大化展現(xiàn)。檔案工作者需要從檔案事業(yè)的角度出發(fā)，基于社會發(fā)展的客觀要求，努力提升自身工作質(zhì)量，得到社會認同。一方面，黨員人員應該具備服務管理意識，尋求檔案職業(yè)的新發(fā)展道路；另一方面，需要多維度全面地做好檔案規(guī)劃得到社會認可，確保珍貴的歷史文化遺產(chǎn)不被破壞。

五、結語

知識管理在科技進步的現(xiàn)代社會必然發(fā)揮作用，而知識經(jīng)濟時代下的知識管理也將覆蓋社會的各個層次。目前，我國大部分檔案機構還處于轉(zhuǎn)型發(fā)展階段，這對于檔案管理者來說是機遇，也是挑戰(zhàn)。在今后的工作中，檔案管理者要加強檔案信息管理理論的深層次認知，將理論運用到管理現(xiàn)實的具體實踐，實現(xiàn)檔案事業(yè)在新時代的跨越式發(fā)展。