文/煙臺(tái)市芝罘區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心 王煒

當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，而有了信息技術(shù)的支撐，各項(xiàng)管理工作都變得更為便利和高效。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作也必須向信息化方向發(fā)展，才能適應(yīng)時(shí)代要求。社會(huì)保險(xiǎn)檔案中所記錄的是參加社會(huì)保險(xiǎn)人員的繳費(fèi)情況和繳費(fèi)之后所享受的社會(huì)保障服務(wù)。實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理，是當(dāng)前社會(huì)管理的必然要求，通過信息技術(shù)的應(yīng)用和社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠更全面地了解參保人員的信息資料，對(duì)其進(jìn)行全方位的跟蹤，提供更完善的服務(wù)，無論是從社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理角度還是從社會(huì)保險(xiǎn)體系的構(gòu)建角度來說，都有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的重要性

（一）可以更方便地對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)行查詢和應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)信息化管理后，只需要在系統(tǒng)中將需要查詢的檔案的關(guān)鍵字輸入，就可以馬上調(diào)取到相關(guān)信息，不需要再逐份查找。而且可以通過電子加密技術(shù)保護(hù)檔案，避免信息外泄。

（二）對(duì)于檔案信息資料的管理更完善。實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，可以采用新的信息采集方式和管理方式，進(jìn)一步體現(xiàn)保險(xiǎn)的服務(wù)作用，保證社會(huì)保險(xiǎn)信息資料的完整性。

（三）可進(jìn)一步提升檔案信息資料應(yīng)用的時(shí)效性。實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，如果需要檔案信息，可以利用遠(yuǎn)程服務(wù)技術(shù)進(jìn)行調(diào)取，只需要很小的成本實(shí)現(xiàn)信息共享。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理相比之前的傳統(tǒng)管理方式，有許多先進(jìn)之處，這就要求檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)與信息管理的相關(guān)知識(shí)，盡快適應(yīng)工作實(shí)際要求。

二、目前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化存在的問題

（一）檔案管理信息化模式不符合應(yīng)用性要求。目前，有許多社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦單位，已經(jīng)意識(shí)到了信息技術(shù)的重要性，開始將原本的實(shí)體檔案錄入信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的處理，已經(jīng)可以利用電腦進(jìn)行信息查找，但對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的要求把握不準(zhǔn)確，盡管建立了信息系統(tǒng)，但僅限于對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案的收集，應(yīng)用不足，無法體現(xiàn)檔案資料的價(jià)值。

（二）社會(huì)保險(xiǎn)信息檔案的安全性較低。信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息管理工作帶來了很大便利，但同時(shí)也帶來了許多風(fēng)險(xiǎn)，除了管理人員責(zé)任心不強(qiáng)而導(dǎo)致的信息外泄外，還有可能遭遇網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客入侵等問題，這都會(huì)影響到檔案資料的完整性和安全性。

（三）專業(yè)性的檔案信息管理人才不足。目前，我國許多社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中，都沒有符合檔案信息化管理要求的人員，現(xiàn)有檔案管理人員也大多沒有接受過信息管理方面的培訓(xùn)，專業(yè)背景不夠，而各級(jí)政府對(duì)此的重視也不夠，不利于檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

三、實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的建議

（一）切實(shí)認(rèn)清社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理的重要性和必要性。上文中已經(jīng)從便利性、完整性、應(yīng)用的實(shí)效性三個(gè)方面分析過社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理的重要性，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者必須清楚地認(rèn)識(shí)到，社會(huì)保險(xiǎn)檔案是參保人享受社會(huì)保險(xiǎn)的最關(guān)鍵的依據(jù)，對(duì)于檔案的妥善、高效管理，是對(duì)于參保人負(fù)責(zé)，也是對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)，從領(lǐng)導(dǎo)者到部門負(fù)責(zé)人再到各個(gè)崗位人員，對(duì)此都要有清楚、一致的認(rèn)識(shí)。直接負(fù)責(zé)檔案信息管理的人員，要及時(shí)總結(jié)工作中出現(xiàn)的問題，該請(qǐng)示的請(qǐng)示、該協(xié)調(diào)的協(xié)調(diào)，將問題在最短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行解決，確保檔案信息管理工作的順利推進(jìn)。單位領(lǐng)導(dǎo)者要為檔案信息管理提供堅(jiān)實(shí)的支撐，包括人、財(cái)、物方面的投入，關(guān)心檔案管理人員的需求，并對(duì)其進(jìn)行有效激勵(lì)，充分激發(fā)其工作熱情，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)奠定基礎(chǔ)。

（二）制定并完善檔案管理相關(guān)制度。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作必須有相關(guān)的管理制度作為支撐，因?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)檔案從采集到整理再到建檔、管理，涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有相應(yīng)的管理要求和制度措施，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照制度規(guī)定對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行考核，提高管理人員的責(zé)任感。要結(jié)合機(jī)構(gòu)實(shí)際制定具有切實(shí)執(zhí)行力的信息化檔案管理制度，既要符合信息化管理要求，也要確保檔案資料和信息完整。目前，我國對(duì)于檔案管理有一些明確的規(guī)定，包括檔案如何進(jìn)行登記，如何實(shí)施考核等。因此，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以按照國家規(guī)定，制定相應(yīng)的管理制度，確保檔案工作的規(guī)范化。檔案管理信息化建設(shè)，首先要注意的是檔案資料必須完整，如果發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整，要馬上分析原因并進(jìn)行查找，如果無法找回或是檔案資料受損，則要馬上采取補(bǔ)救措施。要盡量避免檔案受損，對(duì)于紙質(zhì)檔案，要做好檔案存放地點(diǎn)的防潮、防火、防盜工作，必須按照制度規(guī)定進(jìn)行打掃和防護(hù)，配備相關(guān)防護(hù)設(shè)備，避免檔案資料受潮、受污、受損。對(duì)于電子檔案，則主要保護(hù)好檔案載體，要做好對(duì)電子檔案的安全防護(hù)建設(shè)，避免遺失和被盜。制度建設(shè)是實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的重要推動(dòng)力，也是開展檔案管理的權(quán)威依據(jù)。

（三）加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理，數(shù)字化建設(shè)是必要前提，通過數(shù)字化技術(shù)的引入和應(yīng)用，將龐大的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為數(shù)字化的信息，可在更大范圍內(nèi)體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，而需要使用社會(huì)保險(xiǎn)檔案的人也可以通過比較便捷的方式獲取到相關(guān)資料。檔案管理工作比較煩瑣，具體的管理規(guī)定很多，勞動(dòng)強(qiáng)度也比較高。因此，可以先將檔案的目錄轉(zhuǎn)為數(shù)字化資源，這樣可以對(duì)照目錄統(tǒng)計(jì)檔案的相關(guān)資料，在整理時(shí)可以更簡便，而且耗用的時(shí)間更短，人工操作成本大大降低。在信息技術(shù)得到應(yīng)用之前，檔案整理是一項(xiàng)重復(fù)性很強(qiáng)的工作，需要用到大量的人力，而且容易出錯(cuò)，但當(dāng)數(shù)字化技術(shù)被成功應(yīng)用之后，就大大緩解了檔案整理的工作強(qiáng)度。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)能力有很高的要求，除了人員的要求外，還要求必須有相關(guān)的設(shè)備。負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的人員，要能夠具備利用信息技術(shù)管理檔案的能力，此外，相關(guān)部門也要重視社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作，在各方面給予支持，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理水平的提升奠定基礎(chǔ)。例如，社會(huì)保險(xiǎn)檔案需要在檔案室或是庫房中進(jìn)行儲(chǔ)存，但如果存放地的條件不合格或是缺乏相應(yīng)的管理設(shè)備，那么在出現(xiàn)意外情況時(shí)可能就會(huì)導(dǎo)致檔案受損。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)主要注意存放條件和相關(guān)的保護(hù)設(shè)備。對(duì)于電子檔案，則重點(diǎn)在操作管理方面，例如，應(yīng)當(dāng)通過現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行跟蹤，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)管理。如果能成功應(yīng)用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，不僅檔案的存放會(huì)更有序，查閱也會(huì)更方便，這樣檔案的價(jià)值才能得到充分體現(xiàn)。由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案有許多種類型，相關(guān)內(nèi)容很多，檔案的收集工作非常重要，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要對(duì)如何收集檔案和檔案收集的內(nèi)容作出具體規(guī)定，尤其是對(duì)于價(jià)值較高的檔案，更要在收集時(shí)特別關(guān)注，以免檔案資料不完整。負(fù)責(zé)檔案管理的各個(gè)部門，要結(jié)合本單位的管理要求，積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門進(jìn)行檔案資料的收集。在檔案資料收集過程中，要及時(shí)跟進(jìn)檢查，確保優(yōu)質(zhì)資料被完整地收入到檔案中。要盡量延展檔案收集的范圍，例如，與社會(huì)發(fā)展相關(guān)或是能夠反映社會(huì)進(jìn)步情況的檔案，都盡量收集完整。對(duì)于零散的檔案，在收集之后，還要進(jìn)行加工、整理、篩選，最終形成一份完整的資料。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作涉及許多方面的內(nèi)容，不僅僅是內(nèi)容繁雜，關(guān)系也比較復(fù)雜，要對(duì)其進(jìn)行規(guī)范的管理比較困難。因此，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫顯得更為重要，一旦信息數(shù)據(jù)庫建成，就可以非常方便的搜尋到相關(guān)資料，實(shí)施管理也會(huì)更有針對(duì)性。不過必須注意電子檔案資料的安全性，應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)密的檔案信息防護(hù)機(jī)制和硬件防護(hù)技術(shù)，而且應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案的完整性和安全性進(jìn)行定期檢測，以免管理人員操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案資料受損。

（四）引進(jìn)和培養(yǎng)符合要求的檔案管理人員。上文中提到，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較高的工作，除了要求管理人員有良好的職業(yè)道德素質(zhì)和專業(yè)的檔案管理能力外，還需要熟悉信息應(yīng)用知識(shí)，知道檔案信息化管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化管理，要求檔案管理人員必須具有良好的管理意識(shí)，準(zhǔn)確把握檔案管理工作的核心要求，思想和行動(dòng)上都要高度重視。首先，檔案管理單位的領(lǐng)導(dǎo)者要為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作提供更多的保障，包括人力資源配置，以及相關(guān)設(shè)備的配備等。其次，在單位內(nèi)部要對(duì)檔案信息化管理工作進(jìn)行廣泛宣傳，對(duì)具體管理要求、內(nèi)容等進(jìn)行講解，這樣才能取得更多人員的配合，在實(shí)際進(jìn)行管理時(shí)也會(huì)比較順利。由于目前符合社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理要求的專業(yè)人才很少，而對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員，可通過培訓(xùn)的方式提高其業(yè)務(wù)能力，尤其是要加強(qiáng)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面的培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠利用電腦順利完成檔案資料的錄入、存檔、備份。檔案管理人員除了要具備專業(yè)的管理能力外，還要有良好的服務(wù)意識(shí)，因?yàn)闄n案管理人員的工作內(nèi)容之一就是根據(jù)管理要求對(duì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)，使其發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值，因此檔案管理人員要能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息設(shè)備，了解不同形勢下檔案管理工作面臨的新要求，不斷優(yōu)化個(gè)人服務(wù)意識(shí)，高質(zhì)量完成檔案利用、開發(fā)、公布等各項(xiàng)任務(wù)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)工作的順利開展和整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)體系的建設(shè)有著非常重要的作用，先進(jìn)的信息技術(shù)的出現(xiàn)，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理提供了更大的空間，而目前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展也對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作提出了更高的要求。因此，應(yīng)當(dāng)從人員能力提升、信息安全建設(shè)、信息管理機(jī)制構(gòu)建等多方面入手，完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案的信息化建設(shè)，為社會(huì)發(fā)展提供助力。