文/新疆科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院 田雯

隨著現(xiàn)代信息資源的不斷發(fā)展，檔案由于其特有的記錄性而成為信息資源的重要組成部分，而科技檔案信息資源開發(fā)和利用也成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。盡管中國在科技檔案的開發(fā)管理以及理論研究方面取得了一些進展，但與發(fā)達國家相比仍存在很大差距。科技檔案信息資源開發(fā)管理仍然存在很多問題，涉及的信息資源開發(fā)工作須進一步深化和擴大?？萍紮n案信息資源的開發(fā)和管理對于科技創(chuàng)新、科技成果轉(zhuǎn)化、科研項目和科研團隊評估都變得至關重要。根據(jù)科技檔案的發(fā)展和管理現(xiàn)狀分析存在的問題，提出針對性的管理措施，不僅促進中國科技檔案的有效開發(fā)和管理，還能促進科技檔案信息資源從靜態(tài)檔案管理向動態(tài)集中利用的轉(zhuǎn)變，有助于實現(xiàn)科技檔案的價值最大化，推動科技創(chuàng)新與經(jīng)濟建設。同時，科技檔案信息資源的開發(fā)和管理規(guī)范了科技檔案之間的聯(lián)系，形成了完善的管理制度，為科技檔案工作提供了參考依據(jù)，確保了科技檔案的在信息資源中的順利發(fā)展。

一、相關理論研究

（一）科技檔案概念?！稒n案學詞典》對科技檔案的定義如下：科技檔案是由機構(gòu)、團體、單位或個人在科學技術活動中形成的信息載體，并用作組織和維護記錄的歷史信息。直接記錄和反映科學技術信息的檔案，以備將來參考。根據(jù)學者姚剛和陳云偉的說法，這是信息和知識的重要來源。科技檔案是指國家和社會直接存儲的關于科學技術的文件和檔案材料?？萍紮n案的原始記錄以多種格式提供，包括計算數(shù)據(jù)、圖形、圖表、照片、視頻和電子文件?？萍紮n案包含大量有價值和技術性的信息，這些信息是已知的，可靠的和有效的。

（二）科技檔案特點?？萍紮n案是具有一般特征（社會性、歷史性、真實性、原始性）的一大類檔案。同時，與其他檔案相比，科技檔案又具有許多不同的特征。具體來說，它具有以下特征：1.專業(yè)性。科技檔案與其他類型的檔案最不同的特點是專業(yè)性?？萍蓟顒邮怯煽萍脊ぷ髡咦鳛樯a(chǎn)者產(chǎn)生的，具有一定的專業(yè)化水平。與科學技術生產(chǎn)活動有關的科技檔案作為科學技術生產(chǎn)活動的原始記錄也一定是在各個行業(yè)中科技領域中形成，它們是相應專業(yè)技術領域的記錄和產(chǎn)品。2.完整性?？萍紮n案的完整性取決于科學技術生產(chǎn)活動的性質(zhì)，意味著所有科學技術的生產(chǎn)活動都涵蓋了科研項目的全過程（工程項目、研究主題、樣品產(chǎn)品等），這個過程產(chǎn)生了許多相關的科技信息。由此形成的科技檔案反映了整個過程以及科學技術生產(chǎn)活動的結(jié)果。3.多樣性。在各種檔案中，科技檔案的類型最為多樣化，復雜和獨特?？萍紮n案的多樣性取決于組成科技檔案的領域的多樣性?？茖W技術生產(chǎn)活動的多種專業(yè)性質(zhì)產(chǎn)生出各種與科學技術、生產(chǎn)實踐相關的檔案。科技檔案中記錄的科學技術生產(chǎn)活動的內(nèi)容多種多樣，并且在整個過程中捕獲的不同類型材料的技術內(nèi)容和資源。4.現(xiàn)實性?，F(xiàn)實性意味著科技檔案即使在完成歸檔后仍具有強大的現(xiàn)行作用，科技檔案的產(chǎn)生貫穿了科技研發(fā)、生產(chǎn)活動的全過程，由于科技生產(chǎn)活動的長期性、持續(xù)性以及不同時期對科技檔案標準的認定不同，因此，即使歸檔后，科技檔案也會因研發(fā)活動的不斷發(fā)展而需要擴充并完善科技檔案內(nèi)容。科技檔案資源開發(fā)的本質(zhì)是使檔案信息與科技生產(chǎn)活動緊密相關，促進科技檔案的開發(fā)利用以及持續(xù)發(fā)展。

二、科技檔案信息資源開發(fā)管理的必要性

科技檔案是原始記錄，直接描述和反映科學技術和生產(chǎn)活動。科技檔案對于社會主義現(xiàn)代化具有不可替代的重要性。它們不僅促進科學技術發(fā)展和提高生產(chǎn)力，而且具有長期的歷史研究價值?？萍紮n案信息資源開發(fā)管理是通過特定的技術和方法對科技檔案有形資源的數(shù)字化處理過程。

（一）實現(xiàn)科技檔案價值的要求。科技檔案信息資源開發(fā)管理的最終目的在于利用信息技術提高高效的科技檔案管理水平，實現(xiàn)科技檔案管理標準化、規(guī)范化，更好地利用科技檔案為社會服務。只有通過檔案信息資源開發(fā)和管理，科技檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，在經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮科技檔案的作用，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟和社會價值。相反，僅存檔和管理科學技術存檔，沒有對科技檔案信息資源進行開發(fā)和利用，實際是浪費了人力、物力和財力，給經(jīng)濟和社會發(fā)展造成重大損失。為了認識科技檔案的價值，必須充分開發(fā)和利用科技檔案資源。

（二）社會經(jīng)濟發(fā)展需要。科學技術是第一生產(chǎn)力?？萍紮n案擁有許多科技成果，研究方法和經(jīng)驗，而開發(fā)利用科技檔案中的有價值信息可以將科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。因此，科技檔案的開發(fā)和利用是提高科技水平的重要保障。當前，科技檔案工作的核心任務是開發(fā)和管理科技檔案的信息資源。為社會和經(jīng)濟發(fā)展提供技術服務，主要體現(xiàn)在科技檔案的再利用，避免科技創(chuàng)新中不必要的重復和浪費，提高技術可行性和科技檔案的資源功能，充分利用經(jīng)濟發(fā)展的作用，為將來科學創(chuàng)新提供參考，為社會提供資源優(yōu)勢。

（三）信息披露要求。隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，信息公開對于維持社會穩(wěn)定和滿足人們的知情權已變得越來越重要。實施科技檔案信息資源公開對于政府的信息公開至關重要。它賦予公民獲得更公開和透明的政府信息的權利。這就要求檔案部門要適應新的形勢和發(fā)展，著力開發(fā)與共享科技檔案信息資源，滿足科技檔案服務對象的需求?？萍紮n案收集重要的知識和信息，具有巨大的潛在經(jīng)濟價值。因此，應該有效地開發(fā)和開放與社會組織和個人的利益不沖突的科技檔案，以實現(xiàn)科技檔案的價值交換和信息資源的利用，使科技價值最大化。

三、科技檔案信息資源開發(fā)管理問題分析

經(jīng)過50多年的發(fā)展，科技檔案的開發(fā)與管理已取得了很大的進步，但是科技檔案的碎片化和非系統(tǒng)性嚴重限制了現(xiàn)有科技檔案的利用。目前，科技檔案信息資源開發(fā)管理仍然存在不少問題。

（一）科技檔案信息資源整合少。盡管科技檔案管理的概念已經(jīng)相對普及，但是在科技檔案的開發(fā)中仍出現(xiàn)了許多問題。換句話說，隨著科研、生產(chǎn)活動的不斷擴大，科技檔案的數(shù)量和內(nèi)容相應增加，科技檔案的形成和存儲也越來越分散，有些科研部門形成的檔案僅保存在個人手里，檔案分散難以集中管理，有些科研部門建立的科技檔案不標準、不規(guī)范，內(nèi)容不全面，難以形成整套完整系統(tǒng)的科技檔案。這些因素對于科技檔案的開發(fā)和利用危害極大，為了有效地整合和利用科技檔案，已經(jīng)成立了專門的科技檔案管理部門，對科技檔案進行集中管理，必須及時進行科技檔案的正確維護。

（二）缺乏統(tǒng)一的管理標準。盡管一些檔案管理部門已經(jīng)制定了科技檔案管理標準，但是一些擁有相對成熟管理經(jīng)驗的科技檔案管理行業(yè)也制定了自己的行業(yè)科技檔案管理標準。從檔案管理的角度來看，這些規(guī)范都是分散的。根據(jù)不同檔案管理部門的實際情況來制定，沒有統(tǒng)一的管理標準，各個部門自行其是，用行業(yè)管理標準代替國家檔案管理標準。很多科研單位尚未針對該單位制定檔案管理規(guī)范。因此，國家科技檔案管理規(guī)定僅對科學檔案進行了定義和分類，在行政管理和指導中并未發(fā)揮重要作用。這給跨界和跨部門科技檔案管理帶來了一定困難。同時，由于缺乏管理標準，不可能形成有效的科技檔案管理集中的系統(tǒng)平臺，目前建立的科技檔案管理系統(tǒng)平臺只能在同一部門之間或在同一行業(yè)之間運行，阻礙了科技檔案的發(fā)展與管理。

（三）科技檔案信息資源數(shù)字化創(chuàng)新不足。隨著信息技術的發(fā)展，數(shù)字資源與科技檔案的傳統(tǒng)信息資源相比越來越受到關注。傳播信息交換的主要形式逐漸被資源數(shù)字化所取代?？萍紮n案信息的管理形式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代網(wǎng)絡共享機制的要求?？萍紮n案信息資源的數(shù)字化創(chuàng)新已成為建設科技檔案信息資源的一個非常有吸引力的新趨勢。因此，我們需要加強科技檔案中信息資源的數(shù)字化建設，并在創(chuàng)新上取得新的突破。

（四）科技檔案信息資源利用率低。目前，科技檔案的建立和管理已經(jīng)存在了數(shù)十年，但科技檔案信息資源利用現(xiàn)狀并不理想。相同或相近的科研項目重復立項，沒有對之前立項歸檔的文件進行查詢或利用已有的檔案信息為新的科研活動提供服務，科技檔案大多束之高閣。無法為科技管理部門的決策和發(fā)展提供良好的參考。隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能滿足網(wǎng)絡環(huán)境下科技檔案信息資源開發(fā)管理要求。

四、數(shù)字環(huán)境下科技檔案信息資源開發(fā)方法

（一）完善科技檔案政策法規(guī)?？萍夹畔①Y源開發(fā)和管理的目的、環(huán)境和模式不是一成不變的，必須保證科技檔案管理標準、規(guī)范在法律法規(guī)和政治制度層面的全面運行。因此，有必要制定一系列針對科技檔案管理的多層次、系統(tǒng)并具體的政策法規(guī)，對科技檔案進行宏觀層面和微觀層面分類，為了統(tǒng)一科技檔案標準，信息公開準則，知識產(chǎn)權保護準則以及其他科技檔案準則和規(guī)章，國家必須盡快制定相關法規(guī)并集中指導，保證各行業(yè)各部門間政策統(tǒng)一性，強調(diào)與檔案管理部門的溝通與協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)不同行業(yè)與所有者單位之間的科技資源信息活動，促進科技檔案的整合、交流和發(fā)展，加強科技檔案以及基于法律和經(jīng)濟手段的科技檔案管理方法。嚴格執(zhí)行科技檔案政策法規(guī)，科技檔案可以從分布式存儲轉(zhuǎn)移到中央存儲，從而確保了科技檔案的完整及時歸檔，以統(tǒng)一的方式開發(fā)和管理科技檔案信息資源。

（二）運用現(xiàn)代跟蹤信息技術。在國家檔案管理部門的統(tǒng)一計劃和組織下，運用現(xiàn)代跟蹤信息技術開發(fā)管理科技檔案信息資源，可以有效提高科技檔案管理效率，最新的信息處理集中在計算機技術上，它可以加速檔案管理的現(xiàn)代化和利用率?？萍紮n案的作用是使用數(shù)字手段和方法來創(chuàng)建科技檔案資源庫，適當?shù)亟M織科技檔案資源。使用智能搜索技術來促進科技檔案的在線使用，并使用信息服務技術和方法從單一來源獲得科學技術文獻。科技檔案信息資源平臺已成為科技檔案綜合部門的中心，這有助于消除信息搜索和傳遞的障礙，最大程度利用相關部門的科技檔案中的信息資源。檔案管理部門可以將科技檔案的信息資源平臺用作技術基礎設施平臺的子系統(tǒng)。選擇現(xiàn)有的科技檔案信息資源進行特定領域的數(shù)字化發(fā)展，帶動科技檔案信息平臺的發(fā)展，整合研究院所、高校開展學術研究檔案，實行集中管理和發(fā)展，形成完整的數(shù)據(jù)庫，整合科技檔案信息資源，根據(jù)科技生產(chǎn)活動的需求，提供科技成果轉(zhuǎn)化服務等，對不同行業(yè)、不同類型資源和其他類型技術的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行信息整合和管理有助于科技檔案的開發(fā)利用?？萍紮n案信息平臺的建立，逐步為科技檔案信息資源的統(tǒng)一和規(guī)范奠定了實踐基礎。

（三）科技檔案的數(shù)據(jù)資源開發(fā)。在互聯(lián)網(wǎng)時代，已建立的科技檔案網(wǎng)站正試圖提供共享存檔資源的平臺，與其他信息來源一樣，互聯(lián)網(wǎng)上傳播和檔案共享必須符合通用和技術標準。數(shù)據(jù)資源是關于科技檔案的原始數(shù)據(jù)資源，數(shù)據(jù)資源的最基本目的是管理、查詢、讀取和共享數(shù)據(jù)，這是數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)，可提供有關科技檔案的描述性信息，并構(gòu)成管理、訪問和使用科學科技檔案的基礎。用于科學檔案的已編譯數(shù)據(jù)資源可以描述用于以任何格式組織科學檔案的規(guī)則的集合。

科技檔案的數(shù)據(jù)資源格式可以使用現(xiàn)有格式，特別是電子檔案的描述標準。如果存在可以保證科技檔案的數(shù)據(jù)資源格式的數(shù)據(jù)質(zhì)量和搜索結(jié)果的格式，則在原始格式的基礎上整合科技檔案所需的格式，以實現(xiàn)個性化和多樣化。簡而言之，在數(shù)字環(huán)境中，合理地使用數(shù)據(jù)資源來索引和分類，有助于查詢、閱讀、交換和共享科技檔案信息，從而交換科技檔案，互聯(lián)網(wǎng)平臺的科技檔案發(fā)展奠定了堅實的基礎。

（四）利用網(wǎng)格技術開發(fā)科技檔案。利用網(wǎng)格技術開發(fā)科技檔案，信息資源分布在每個網(wǎng)格節(jié)點上，用戶無法研究和使用。因此，科技檔案網(wǎng)格門戶和科技檔案信息資源平臺可以無縫連接到科技檔案和用戶。使用網(wǎng)格技術創(chuàng)建的科技檔案信息平臺基于存儲在網(wǎng)格中的大型科技檔案，并使用門戶技術使用戶能夠訪問所有必要的數(shù)據(jù)資源，為用戶提供統(tǒng)一的搜索渠道，一站式消除了用戶不必要且效率低下的搜索過程。用戶可以輕松地在平臺上進行深入的分析，并使用網(wǎng)格來確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。該平臺使用統(tǒng)一的接口來連接這些科技檔案信息資源，并使用多種協(xié)議來連接同質(zhì)和異質(zhì)數(shù)據(jù)。先進而快捷的分析可以降低不同類型信息的技術復雜性，并提高瀏覽和檢索網(wǎng)格資源的速度。用戶可以通過網(wǎng)格技術無障礙地使用網(wǎng)格中的所有科學資源，減少盲目搜索和查詢的時間，并改善對科技檔案中信息的訪問和使用。另外，還可以通過網(wǎng)絡在工作環(huán)境中同時顯示數(shù)據(jù)，使歸檔部門可以實時查看而不必擔心出現(xiàn)資源重復等錯誤。一方面，在科技檔案的發(fā)展中利用網(wǎng)絡技術，可以有效地實現(xiàn)科技檔案的長期存儲和信息資源的廣泛交換；另一方面，也可為共享科技檔案中的信息資源創(chuàng)造良好的技術環(huán)境。

五、結(jié)語

隨著信息技術的發(fā)展和科研水平的提高，科技檔案的價值日益重要。數(shù)字、計算機、網(wǎng)絡和其他相關技術的發(fā)展也為科技檔案信息資源開發(fā)管理提供了可靠的技術支持。本文根據(jù)科技檔案開發(fā)管理的需求和可行性，研究了我國科技檔案信息資源開發(fā)管理的現(xiàn)狀，分析了科技檔案發(fā)展與管理中存在的問題和影響因素，并就利用數(shù)字化技術優(yōu)化科技檔案信息資源開發(fā)和利用提出了可行性建議。