戴軍

摘 要：隨著數(shù)字技術(shù)的成熟，民生檔案資源建設(shè)逐漸成為民生工作的重要組成部分。在檔案部門的各項工作中，民生檔案的管理也被放到更加突出的位置。然而，目前我國還有部分地區(qū)并沒有充分意識到民生檔案資源管理的重要性，在民生檔案管理過程中存在多種問題。本文對這些問題進行了探討，并綜合利用多學(xué)科的相關(guān)理論，在數(shù)字環(huán)境的新背景下對民生檔案共享機制展開了一系列研究。希望通過本文的論述，闡明如何建立科學(xué)完善的民生檔案管理體系，以此讓數(shù)字化的民生檔案資源發(fā)揮更大的效用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字環(huán)境;民生檔案;資源共享

隨著信息化的深入發(fā)展和公眾知情權(quán)的日益覺醒，公眾對民生檔案的利用需求日益增長。通過數(shù)字技術(shù)來挖掘民生檔案信息并通過網(wǎng)絡(luò)向社會公布，實現(xiàn)共享，已成為民生檔案管理的必然趨勢。檔案部門作為政府公共服務(wù)機構(gòu)，應(yīng)立足公眾需求，逐步實現(xiàn)民生檔案信息資源共享，更好服務(wù)于民生。

一、民生檔案及其管理現(xiàn)狀

1.民生檔案內(nèi)涵。民生檔案指的是在民生的建設(shè)過程中，以個人或者社會團體為單位而形成的與民生相關(guān)的檔案。由此而形成的社會與個人兩個層面的民生檔案一起組成了完整的民生檔案體系。個人層面的民生檔案可以投射出民眾的具體生活狀況，能夠充分地反映個人的生活，而且對于社會整體的民生建設(shè)也有著指導(dǎo)意義。社會層面的民生檔案，一般而言會具有更加廣泛的代表性，它可以從本質(zhì)上反映民生建設(shè)的規(guī)律性，能夠較為真實地反映社會民生中存在的普遍性問題。

民生檔案區(qū)別于其他檔案的最重要的特征就是大眾性、實用性以及直接性三方面的特點。具體來說，大眾性的含義就是，民生檔案密切關(guān)聯(lián)到社會上大多數(shù)人的切身利益，它可以真切反映公眾的民生狀況;另外社會公眾也依托民生檔案，了解民情，辦理相關(guān)民生事務(wù)。實用性，顧名思義就是指民生檔案有較強的實用功能，在一定程度上可以行使法律佐證功能，例如可以提供人們工齡、婚姻、是否獨生子女的憑證，讓人們的切身利益得到較好的維護。而直接性的含義是，民生檔案可以直接地反映與人民大眾有關(guān)的民生信息，人們不需要以間接的形式去了解相關(guān)的問題。

2.民生檔案管理現(xiàn)狀。最近幾年，由于國家檔案局《意見》的科學(xué)指導(dǎo)，全國各級檔案部門的工作水平都在一定程度得到了提高。民生檔案不但數(shù)目增多，而且在管理質(zhì)量上趨于規(guī)范，但是其管理仍存在一些問題，大致表現(xiàn)為以下兩點：

一是民生檔案現(xiàn)有館藏資源數(shù)量同社會公眾對民生檔案日益增長的需求之間的失衡。在檔案館中，民生檔案信息資源的供應(yīng)與民眾的需求有著很大的偏差。大部分民生檔案分散保存于各個檔案形成部門。一些基層單位為了利用方便和保密需要，不向檔案館移交到期應(yīng)進館的民生檔案。檔案館因一些部門移交的民生檔案不符合檔案館整理規(guī)范，拒絕接收進館。這些原因?qū)е麓蟛糠值拿裆鷻n案未能納入檔案館館藏范圍。而公眾對檔案信息尤其是民生檔案信息資源的需求與日俱增，就造成了民生檔案供求數(shù)目之間的巨大矛盾。二是民生檔案管理水平與現(xiàn)代化發(fā)展需要之間的失衡。由于現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，推動了民生檔案的發(fā)展速度，為之提供了全新機遇。但是，一些檔案部門存在著重保管輕利用的思想，對如何整合利用開發(fā)民生檔案往往思想不活，辦法不多，從而導(dǎo)致民生檔案信息化程度不高，難以在民生服務(wù)上發(fā)揮更大的作用。此外，各地區(qū)民生檔案管理發(fā)展水平也不均衡。上海、江蘇、浙江等地的民生檔案數(shù)字化工作開展較快，大部分民生檔案實現(xiàn)了數(shù)字化，但經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的民生檔案數(shù)字化進程緩慢，有的甚至還沒有開展民生檔案數(shù)字化工作。即使在同一個市，各個地區(qū)民生檔案數(shù)字化進展也不同。民生檔案管理發(fā)展的不均衡導(dǎo)致各地區(qū)各部門的數(shù)據(jù)更新很難做到實時同步，給公眾跨地區(qū)查詢利用民生檔案帶來不便，從而導(dǎo)致利用效率不高。

二、民生檔案資源共享的背景基礎(chǔ)

數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展使得檔案部門由傳統(tǒng)管理方式向信息資源管理形式轉(zhuǎn)變。民生檔案因其數(shù)量龐大，利用率高成為檔案管理的重中之重。各級檔案部門在檔案事業(yè)規(guī)劃都中把民生檔案信息化作為一項重要工作來抓。實現(xiàn)信息化，首先要做的就是實現(xiàn)民生檔案內(nèi)容的數(shù)字化。民生檔案數(shù)字化以后，隨之而來的檔案管理方式也必然有所改變。檔案管理者可通過數(shù)字化方式檢索檔案，整合檔案信息，實現(xiàn)檔案利用的便捷化。有了數(shù)字化的民生檔案信息資源和民生檔案管理機制，勢必需要一個媒介來推動民生檔案協(xié)同利用，從而實現(xiàn)民生檔案的信息化。實現(xiàn)這一目的的最佳媒介就是數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)可以很快捷地傳輸數(shù)字信息，以電子的形式形成上下左右相互貫通的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案的管理人員能夠便捷迅速地進入系統(tǒng)，對民生檔案進行信息化和數(shù)字化的整理，只要有網(wǎng)絡(luò)接入處，大眾就可以進入平臺，自行地尋找所需要的數(shù)字檔案內(nèi)容。

綜上而言，目前信息化的發(fā)展給檔案的管理提供了新的良好環(huán)境，使檔案部門的發(fā)展空間大大地延伸。在數(shù)字化技術(shù)的幫助下，檔案部門能夠沖破時間與空間的限制，在四通八達的網(wǎng)絡(luò)體系下，對檔案進行數(shù)字化的管理。而另一方面，檔案部門也可以在數(shù)字化新形勢的推動下，通過網(wǎng)絡(luò)的小窗口服務(wù)大眾，以全新的形式參與工作，使民生工作得到更大程度的重視，也使民生檔案的公眾關(guān)注度提高。數(shù)字化信息平臺正在快速發(fā)展，因此各級檔案部門需要抓緊時機，在掌握民眾的真實需求基礎(chǔ)上，以現(xiàn)代化的民生檔案共享手段，推動經(jīng)濟的增長和民生的發(fā)展。

三、民生檔案共享機制的內(nèi)涵與目標(biāo)

共享的含義是，將一件事物的使用權(quán)或知情權(quán)的接受范圍擴大，由原先的個人變成集體。從民生檔案共享機制的角度看，它指的是以一定的手段使原本屬于各個部門類型不同的民生檔案進行優(yōu)化重組，通過合理的手段將有關(guān)資源進行協(xié)調(diào)，使其配置實現(xiàn)最優(yōu)化，充分的利用有限的檔案資源建設(shè)可以用于民生信息共享的檔案平臺，達到使民生改善的最終目的?？偠灾?，數(shù)字環(huán)境之下民生檔案共享機制的內(nèi)涵也就是指，將民生檔案的資源通過數(shù)字化手段進行充分整合，使其能夠更快速地共享。