胡京津

【摘要】本文主要就現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在國有企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行簡要的分析，目的在于進(jìn)一步提升檔案管理工作成效，保證相關(guān)管理工作者能夠快速且便捷地找到相應(yīng)的檔案。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè);檔案管理;現(xiàn)代化管理;服務(wù)方式;措施

在當(dāng)今數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作質(zhì)量直接影響到國有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營質(zhì)量、科學(xué)研究質(zhì)量、市場預(yù)測精準(zhǔn)性、經(jīng)濟(jì)糾紛解決的時(shí)效性等?，F(xiàn)階段，我國的經(jīng)濟(jì)市場體系已經(jīng)趨于完善，但是企業(yè)之間的競爭激烈程度正在逐年提升，而企業(yè)之間的競爭內(nèi)容也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)于信息的搜集以及管理工作質(zhì)量，可以說企業(yè)掌握了最為先進(jìn)的數(shù)據(jù)，那么其在市場當(dāng)中就具備了一定的競爭優(yōu)勢，而這些都取決于企業(yè)的整體管理質(zhì)量。但是現(xiàn)階段，一些現(xiàn)代化管理方式以及服務(wù)方式在國有企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，仍然存在一些較為顯著的問題，相關(guān)管理人員需要從問題著手，制定出具有針對(duì)性的應(yīng)用保障措施。

一、現(xiàn)代化管理技術(shù)及服務(wù)方式應(yīng)用的重要性分析

隨著我國國有企業(yè)檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代化管理技術(shù)以及服務(wù)方式的應(yīng)用研究不斷深入，經(jīng)過長時(shí)間的實(shí)踐調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)指的是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理技術(shù)，該項(xiàng)技術(shù)可以有效提升對(duì)于檔案管理工作的精準(zhǔn)性以及時(shí)效性，同時(shí)還有助于降低國有企業(yè)檔案管理工作的繁瑣復(fù)雜性。而現(xiàn)代化管理方式在國有企業(yè)檔案管理中的有效應(yīng)用重要性具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是有效降低國有企業(yè)檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，并在此基礎(chǔ)上有效地提升檔案管理工作的效率。二是有效避免文件的漏、增、缺等，避免重要文件被遺漏的問題出現(xiàn)。三是有效提升文件查找的便捷性以及準(zhǔn)確性，人們可以通過信息技術(shù)搜集到檔案的各項(xiàng)信息。四是可以大大提升檔案的保密性，將檔案存儲(chǔ)到專用局域網(wǎng)當(dāng)中，并對(duì)其進(jìn)行備份處理，設(shè)置加密程序，只有具有權(quán)限的人才可以訪問，這樣可以提升檔案的保密性。

二、現(xiàn)代化管理技術(shù)及服務(wù)方式應(yīng)用問題分析

經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，在國有企業(yè)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)及服務(wù)方式仍然有諸多急需解決的問題，這些問題如果不能夠有效解決，必然會(huì)對(duì)整個(gè)國有企業(yè)檔案管理工作造成不利影響，這些問題表現(xiàn)在多個(gè)方面。

（一）管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)水平較低，諸多檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平仍然有待提升。這些管理人員長期受到傳統(tǒng)管理模式以及相關(guān)工作理念的影響，信息素養(yǎng)以及服務(wù)意識(shí)都相對(duì)不高。同時(shí)，沒有積極主動(dòng)地參與到企業(yè)所開展的各項(xiàng)人才培訓(xùn)活動(dòng)當(dāng)中，其自身的綜合素養(yǎng)無法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，同時(shí)也無法有效滿足現(xiàn)代化管理技術(shù)以及服務(wù)方式在國有企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用需求，進(jìn)而保證國有企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量得到有效提升。

（二）對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)以及服務(wù)方式的宣傳力度較低，沒有有效開發(fā)信息技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的優(yōu)勢功能。具體而言，部分國有企業(yè)檔案管理人員由于缺乏信息素養(yǎng)的支持，導(dǎo)致其無法有效且熟練地掌握信息化管理設(shè)備操作方法，在實(shí)踐應(yīng)用期間，時(shí)常因?yàn)椴僮鲉栴}，導(dǎo)致現(xiàn)代化管理方式的應(yīng)用很難發(fā)揮出應(yīng)有的作用，甚至比傳統(tǒng)的管理效率還要低。另外，沒有在工作中重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代化管理方式的類型及應(yīng)用信息，從而導(dǎo)致管理人員不重視對(duì)于現(xiàn)代化管理模式應(yīng)用的研究。

（三）國有企業(yè)檔案管理制度體系不健全。在當(dāng)前國有企業(yè)檔案管理制度體系當(dāng)中，缺乏必要的連帶責(zé)任追究管理制度、監(jiān)督審查管理制度、定期維護(hù)管理制度等，而這些制度的缺失，也是導(dǎo)致現(xiàn)代化管理技術(shù)以及服務(wù)方式一直難以得到有效落實(shí)的關(guān)鍵，基于這一情況，相關(guān)的管理人員需要結(jié)合具體的工作要點(diǎn)，健全國有企業(yè)檔案管理制度體系，這也是現(xiàn)代化管理技術(shù)以及服務(wù)方式得到有效落實(shí)的基礎(chǔ)保障。

三、現(xiàn)代化管理技術(shù)及服務(wù)方式應(yīng)用路徑分析

（一）提升國有企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。從現(xiàn)實(shí)的角度分析，國有企業(yè)檔案管理人員屬于各項(xiàng)工作的第一執(zhí)行者，同時(shí)也是影響現(xiàn)代化管理技術(shù)以及服務(wù)方式實(shí)施的第一影響要素，只有在高素質(zhì)、高水平且具有較強(qiáng)實(shí)踐創(chuàng)新管理能力的檔案管理人員支持下，才能夠保證各項(xiàng)管理工作持續(xù)有效實(shí)施并發(fā)揮應(yīng)有的作用?；谶@一情況，相關(guān)的國有企業(yè)管理人員需要重點(diǎn)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。為此，首先，在人才應(yīng)聘階段，需要重點(diǎn)考核應(yīng)聘人員的創(chuàng)新能力、服務(wù)意識(shí)、工作責(zé)任意識(shí)以及對(duì)于現(xiàn)代化管理技術(shù)的掌握能力。例如，相關(guān)面試官可以模擬出一個(gè)需要?dú)w類大量檔案的實(shí)踐情境，讓應(yīng)聘人員在最短時(shí)間內(nèi)完成，給應(yīng)聘人員準(zhǔn)備好信息化檔案管理系統(tǒng)等基礎(chǔ)條件，讓應(yīng)聘人員自行完成，依照歸類的清晰性以及速度，選擇綜合素質(zhì)水平較高的人員作為國有企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的成員。其次，需要有效構(gòu)建完善的人才培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)國有企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，在培訓(xùn)期間，要將一體化檔案管理模式、信息化檔案管理系統(tǒng)、服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新管理意識(shí)、工作責(zé)任意識(shí)等作為主要培訓(xùn)內(nèi)容，保證每一位國有企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平都能夠得到有效的提升，并滿足國有企業(yè)檔案管理中現(xiàn)代化管理技術(shù)以及服務(wù)方式應(yīng)用工作的需求。

（二）強(qiáng)化對(duì)于信息化管理技術(shù)的開發(fā)力度。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理技術(shù)逐漸在國有企業(yè)當(dāng)中得到了普及，并且取得了顯著的應(yīng)用成效。從現(xiàn)實(shí)的角度分析，在當(dāng)前時(shí)代背景下，只有有效強(qiáng)化對(duì)于信息化國有企業(yè)檔案管理技術(shù)的開發(fā)，才能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)踐建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)期間所涉及到的技術(shù)應(yīng)用相對(duì)較多，例如，在構(gòu)建完善的國有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)期間會(huì)用到數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、信息挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)安全管理技術(shù)、面向服務(wù)的架構(gòu)技術(shù)以及信息檢索技術(shù)和訪問技術(shù)等，這些技術(shù)都是信息化檔案管理系統(tǒng)的支撐技術(shù)。基于這一情況，相關(guān)的管理人員重點(diǎn)開發(fā)信息化管理技術(shù)。具體而言，首先，需要構(gòu)建完善的信息交流機(jī)制，借助信息化技術(shù)構(gòu)建信息化交流平臺(tái)，并賦予相關(guān)管理人員相應(yīng)的訪問權(quán)限，讓管理人員在訪問檔案信息時(shí)，依照自身的權(quán)限快速搜集自身所能夠查閱的各項(xiàng)檔案信息。其次，需要有效將安全管理系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，強(qiáng)化對(duì)于各項(xiàng)檔案信息的安全管理力度，并在此基礎(chǔ)上對(duì)各項(xiàng)檔案信息的電子文檔進(jìn)行備份處理，避免數(shù)據(jù)流失風(fēng)險(xiǎn)問題出現(xiàn)的概率，但是要將備份信息存儲(chǔ)到獨(dú)立的局域網(wǎng)系統(tǒng)當(dāng)中，避免非法入侵問題出現(xiàn)。以此來有效實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化改革目標(biāo)。

（三）健全國有企業(yè)檔案管理制度體系。健全的管理制度體系是保證各項(xiàng)管理計(jì)劃能夠順利實(shí)施的關(guān)鍵保障，同時(shí)也是有效提升國有企業(yè)檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)保障性措施，只有在完善且適用的國有企業(yè)檔案管理制度體系支持下，才能夠保證現(xiàn)代化技術(shù)以及服務(wù)方式順利地在國有企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中實(shí)施，并發(fā)揮應(yīng)有的作用?；谶@一情況，相關(guān)的國有企業(yè)檔案管理人員在實(shí)際工作期間，必須重視檔案管理制度體系建設(shè)工作。首先，需要有效落實(shí)一體化管理制度，將現(xiàn)代化文秘制度與檔案管理工作進(jìn)行融合，強(qiáng)化對(duì)于檔案管理的精準(zhǔn)性，保證管理工作的秩序性以及科學(xué)合理性。另外，要求檔案管理人員在檔案流轉(zhuǎn)期間要對(duì)不同的檔案保存以及上繳進(jìn)行記錄。其次，需要落實(shí)連帶責(zé)任追究管理制度，將國有企業(yè)檔案管理改革工作進(jìn)行細(xì)致劃分，將具體的任務(wù)細(xì)分到個(gè)人身上，一旦出現(xiàn)問題要采用問責(zé)原則，找到相關(guān)責(zé)任人追究其相應(yīng)的責(zé)任。再次，要有效落實(shí)監(jiān)督管理制度，由于檔案管理工作屬于國有企業(yè)管理體系的重要組成部分，其中涉及諸多關(guān)鍵的管理環(huán)節(jié)，例如，檔案分類存儲(chǔ)，檔案歸類，檔案保密處理等，要對(duì)各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督審查，排查出其中的安全隱患問題，并及時(shí)解決，從而保證檔案管理的精準(zhǔn)性以及有效性。最后，必須有效落實(shí)安全防護(hù)管理，由于一些現(xiàn)代化管理技術(shù)以及服務(wù)方式初始落實(shí)階段會(huì)存在著一些弊端，例如，在運(yùn)用信息化管理技術(shù)期間，會(huì)存在著網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險(xiǎn)，因此需要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的安全管理意識(shí)，正確操作信息系統(tǒng)，嚴(yán)禁點(diǎn)擊一些彈窗類廣告信息，避免系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，并定期對(duì)系統(tǒng)漏洞進(jìn)行檢查以及維護(hù)處理，保證信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全穩(wěn)定性。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著我國國有企業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)于國有企業(yè)檔案管理工作的要求嚴(yán)格度必然會(huì)提升很多，在這種情況下，一些現(xiàn)代化管理技術(shù)以及服務(wù)方式的應(yīng)用已經(jīng)成為國有企業(yè)檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。檔案管理信息化改革，一體化改革都是國有企業(yè)檔案管理的未來發(fā)展大方向。因此，需要相關(guān)檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注國有企業(yè)檔案管理工作中現(xiàn)代化管理手段以及服務(wù)方式的應(yīng)用。

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