蔚玲

【摘要】收集與征集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，是豐富館藏的主要手段，也是檔案部門一項必不可少的基礎(chǔ)性工作，在實際工作中，這是一項非常艱難的工作。要掌握目前檔案收集征集工作中的現(xiàn)狀和存在的問題，運(yùn)用法律手段、宣傳教育和提供便捷服務(wù)，積極開展檔案接收工作，改變館藏結(jié)構(gòu)，豐富館藏量。

【關(guān)鍵詞】檔案收集;征集;規(guī)范管理

檔案業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)是收集與征集工作，是豐富館藏的主要手段，也是檔案部門一項必不可少的基礎(chǔ)性工作。在實際工作中，這是一項非常艱難的工作。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，要堅持解放思想、與時俱進(jìn)，主動來一場思想革命，從一切不合時宜的思維定式、固有模式、路徑依賴中解放出來。檔案工作也要從轉(zhuǎn)變思維方式入手，樹立與新時代檔案工作體制結(jié)構(gòu)、職能任務(wù)、目標(biāo)要求相適應(yīng)的思想觀念，夯實檔案工作科學(xué)發(fā)展的思想基礎(chǔ)。

一、檔案收集征集工作中存在的問題

（一）個別單位和部門存在著輕重不分問題。有些單位輕白頭文件，重紅頭文件。在收集征集工作中，有的單位和部門誤認(rèn)為紅頭文件才有保存價值，白頭文件沒有保存價值不在收集范圍。像單位產(chǎn)生的會議記錄、黨員花名冊、介紹信和調(diào)資表都沒作為檔案收集范圍內(nèi)容收集整理。也有些單位輕會議或?qū)ｎ}材料，重機(jī)關(guān)發(fā)文，使一個機(jī)關(guān)的整體面貌不能全面呈現(xiàn)。而有些單位輕自身發(fā)文，重上級來文，致使一些部門單位保存了一堆屬于臨時參考或執(zhí)行的上級來文，而自身的一些文件保存不齊全。更有的單位輕其他載體檔案資料，重文字材料。雖然國家檔案局先后出臺了多種專門檔案的管理辦法、規(guī)定等，但在具體執(zhí)行中往往忽略了實物檔案的及時收集歸檔，把主要力量放在了文書檔案上，

（二）檔案館存在著檔案結(jié)構(gòu)單一問題。有的單位重文書檔案輕專業(yè)檔案、重文字檔案輕其他載體檔案、重現(xiàn)行檔案輕歷史檔案的收集觀念，使檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)單一，內(nèi)容不豐富，難以真正成為愛國主義教育基地。檔案館雖然也重視接收、征集專業(yè)檔案及其他載體不同的檔案，但離要求相差還很遠(yuǎn)，只有進(jìn)一步收集和征集專業(yè)檔案及其他載體的檔案，進(jìn)一步豐富館藏，使檔案館真正成為愛國主義教育基地，才能為朔州市的建設(shè)服務(wù)發(fā)揮更大的作用。

（三）對檔案規(guī)范化管理的重視度不夠。檔案規(guī)范化管理能較好地推動各單位實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，提高單位的工作質(zhì)量和工作效率。當(dāng)前部分單位缺乏對檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識，忽視檔案管理的規(guī)范化。甚至有些單位認(rèn)為檔案管理規(guī)范化不會產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益而忽視其重要性，并且單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不會關(guān)注。還有一些單位在人力財力等方面存在不足，導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理工作無法得到有效貫徹。

（四）認(rèn)識水平不足。由于缺乏足夠的重視，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理也存在相同的問題，由于檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，使得部分單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視員工檔案管理工作，將其劃歸為后勤類工作，使得檔案管理工作人員工作積極性下降，出現(xiàn)檔案填寫敷衍了事等問題。

二、做好檔案收集、征集工作的措施

（一）增強(qiáng)檔案法制意識，依法進(jìn)行檔案的收集。增強(qiáng)社會檔案法制意識，有助于社會公眾自覺地遵守檔案法規(guī)。檔案法規(guī)是國家向全社會頒布的有關(guān)檔案事務(wù)方面的行為準(zhǔn)則。檔案執(zhí)法難的因素就是檔案法制建設(shè)沒有受到人們的關(guān)注和社會的重視，沒有得到廣大群眾的理解和支持，沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視?，F(xiàn)在有不少人認(rèn)為“《檔案法》可有可無，無關(guān)大局”，既沒有刑法、民法的威懾力，又沒有其他法律的普遍性，并由此造成了執(zhí)法不嚴(yán)肅，違法不追究。為了適應(yīng)社會變化和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，檔案行政管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變重業(yè)務(wù)輕法治的觀念，大膽依法去開展收集工作。

（二）增強(qiáng)檔案宣傳教育，深化認(rèn)識水平。單位檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是保障單位檔案管理效果的重要手段。所以新時期在積極探索檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程中，應(yīng)該借助有效的宣傳教育讓各單位檔案管理人員和其他部門的相關(guān)工作者認(rèn)識到檔案管理的重要性，以及各單位檔案管理工作中對檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的迫切需求。這樣在宣傳教育的作用下，各單位的檔案人員重新審視檔案管理工作的重要性。一方面，檔案管理工作人員從多角度積極探索檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，推動檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作穩(wěn)步開展;另一方面，單位各部門的工作人員能主動配合檔案室管理工作的開展，自覺加強(qiáng)對檔案資料的搜集和整理，切實加快各單位檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，增強(qiáng)各單位檔案資源的利用效果。

（三）接收檔案時堅持“寧多勿漏”。檔案的收集、征集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。因此，必須重視并做好這項工作，這是管好用好檔案的第一步。檔案收集要堅持“寧多勿漏”原則，檔案是來源于各項活動的原始記錄，真實再現(xiàn)了各項活動的歷程和結(jié)果。檔案的價值是由檔案本身的屬性和社會對檔案的需求兩個方面決定的，其外在表現(xiàn)是有用性，對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和各項工作活動，起著重要的依據(jù)和參考作用。在檔案材料收集過程中，我們始終要圍繞一個“用”字，按照文書歸檔范圍，凡是認(rèn)為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來。

（四）提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案的收集。有個別單位把文件材料據(jù)為己有，占為己用，不配合檔案館積極移交，只為以后自己使用起來方便。針對這種情況，我們要改善服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平，以優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)贏得他們信任，使他們自覺自愿地把自己擁有的文件材料移交檔案館。1.對來查檔案的人熱情接待，有時他們只提供查閱內(nèi)容，具體文號、年份、作者不清楚，我們不怕麻煩，就從最近年份開始，一年一年挨個查，直至查全查清楚為止。2.提供多種形式的服務(wù)，如有的單位查檔人直接電話咨詢我館辦公室，只要在電話中說明要查的文件材料，我館查檔接待人查詢以后電話通知，如查詢有此文件，查檔人再來我館填寫查閱登記表。因此，他們都主動把文件材料送到檔案館，用他們自己的話說，放在檔案館比放在自己手中查找方便、及時。3.健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴(yán)格崗位管理;二是實行文件接收上架登記制度，就是文件材料何時移交檔案館、何時上架入庫都登記清楚，避免出現(xiàn)盲區(qū)。

（五）樹立質(zhì)量效益觀念，提高檔案歸檔接收。1.尋求社會效益最大化。我們各單位人員要認(rèn)清檔案信息在政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)中不可替代的參考價值，充分認(rèn)清檔案服務(wù)在社會文化活動中的重要作用，克服無作為、難作為、不想作為等錯誤觀點，以更加有力的舉措、更加踏實的作風(fēng)和自覺的行動，大力開發(fā)檔案信息資源。2.尋求經(jīng)濟(jì)效益最大化?？茖W(xué)把握檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的投放，實現(xiàn)低成本高收益、低投入高收成、低消耗高質(zhì)量，把有限的業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)用在刀刃上，避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)。3.牢固樹立開放協(xié)作觀念。檔案工作雖然在業(yè)務(wù)上是一個體系，但不能畫地為牢，要打破固有的工作模式，為檔案工作發(fā)展創(chuàng)造一個開放的環(huán)境。我們檔案人員要積極打破行業(yè)界限，與相關(guān)行業(yè)機(jī)構(gòu)建立協(xié)作機(jī)制，定期進(jìn)行情況溝通，實現(xiàn)協(xié)同配合。使各行業(yè)資源互相借鑒和互相聯(lián)動發(fā)展。檔案人員也要打破部門界限，新時代檔案工作要求高、任務(wù)重，僅靠檔案部門個人努力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，只有上下聯(lián)合、齊抓共管，才能為檔案工作提供有力的組織保障。

三、結(jié)語

總之，在社會全面發(fā)展的背景下，要緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)、社會、文化建設(shè)開展檔案工作，積極為檔案工作提供服務(wù)保障，為中心工作服務(wù)履職盡責(zé)、有所作為。檔案收集、征集工作也出現(xiàn)了一定的變化，要想保證檔案管理作用的發(fā)揮，就應(yīng)該與時俱進(jìn)探索檔案收集、征集工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，促進(jìn)檔案收集、征集水平的提高，為檔案館的綜合管理工作創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。