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        新時代下高校檔案管理的困境與改革路徑探析

        2020-11-11 13:05:13
        報刊精萃 2020年1期
        關鍵詞:檔案管理時代用戶

        單位林西縣教育局

        1 新時代下高校檔案管理存在的困境

        高校的檔案管理工作主要包括高校人事檔案、教學檔案、科研檔案、校史檔案等幾大部分,通常以紙質、電子、照片膠片、錄音錄像等形式為載體保存,是高校各項工作的有效記錄,也是服務師生、校友和社會的重要方式。隨著現(xiàn)代化信息技術在各行各業(yè)的普及應用,高校檔案也在慢慢由傳統(tǒng)管理方式向互聯(lián)網(wǎng)、信息化管理方式轉變。當前中國進入中國特色社會主義新時代,更加注重人才培養(yǎng)與高校建設,高校檔案管理面對新時代的要求仍有一些發(fā)展困境亟待解決。

        1.1 檔案信息利用率低

        高校檔案管理的目的在于有效的利用檔案的價值,除了本身所具有的事實記錄可供查閱之外,高校檔案中還蘊藏著豐富的精神資源和人文財富。比如,學生黨員等各類優(yōu)秀學生的個人檔案對于高校進行思想政治教育工作有極大的幫助,高??梢苑e極發(fā)揮黨員的模范帶頭作用,推進高校的思想政治教育工作和對外宣傳工作。據(jù)有關學者調查發(fā)現(xiàn),高校檔案資源中最常被利用的往往是教學檔案,主要包括學生成績單、學位證明等,這與當下用人單位對于畢業(yè)生的要求有關;其次為財會和黨群類檔案利用較多,而科研和外事類檔案利用率普遍較低。這說明,當前高校的檔案信息利用率較低,且分布不均勻,尤其在學術研究等方面有深的可挖掘性和很大的提升空間。

        1.2 檔案管理技術滯后

        信息時代數(shù)據(jù)更新非常之快,數(shù)字檔案越來越受歡迎,它將資源數(shù)字化加工后,運用計算機軟件對檔案信息進行管理,并運用網(wǎng)絡工具對用戶提供服務。高校在建立數(shù)字檔案之初,開發(fā)信息錄入、檢索、整合等工具,實現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質檔案到數(shù)字信息化的進步。然而,很多高校存在管理技術滯后,不能及時跟上信息的更新速度,導致很多檔案信息陳舊甚至不準確的現(xiàn)象依然存在。當用戶再次檢索查詢時,出現(xiàn)數(shù)字檔案信息不全面、不準確的情況,往往也無法找到最原始的紙質數(shù)據(jù),無法滿足用戶對最新數(shù)據(jù)的需求,這就大大降低了數(shù)字檔案的利用價值,失去了它應有的優(yōu)點。

        1.3 檔案機構功能局限

        目前大部分高校的檔案機構工作內容主要以“保存、管理、查詢”等基礎業(yè)務為主,這與用戶主體的需求和當下高校檔案管理體制有關?!陡叩葘W校檔案管理辦法》中提到,“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動,充分發(fā)揮檔案的文化教育功能”。在實際工作中,大部分的高校檔案機構并未能實現(xiàn)這些功能。加之當前高校的檔案機構基本被定性為學校的輔助業(yè)務部門,同時還受到一些因素的制約,比如檔案保密限制,由于檔案本身涉及到用戶個人的權利隱私,有些甚至是高校乃至國家級別的文件,因此對其進行嚴格的保密管理成為制約檔案機構功能開發(fā)的一大阻礙。高校通常選擇保守管理,寧愿舍棄功能延伸,也要保障檔案安全。

        2 新時代下高校檔案管理改革的路徑

        新時代下對教育行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展不斷提出更高要求,高校檔案管理面臨著緊跟新時代步伐、積極發(fā)展創(chuàng)新的新挑戰(zhàn)。近年來檔案信息化建設已經(jīng)逐步走入各大高校,然而新時代發(fā)展不應止步于此,“智慧檔案”的提出是當下高校檔案管理發(fā)展的新突破。智慧檔案重在功能的延展,通過資源整合、協(xié)同工作、服務互動等,最大化的發(fā)揮人的主動性,賦予檔案管理人的智慧,達到主動服務、預知需求等更高層次的創(chuàng)新。因此,要符合新時代下新的發(fā)展要求,高校檔案管理可以從以下幾個方面思考。

        2.1 轉變檔案服務模式

        為了更好的服務師生和社會,高校檔案管理應從被動服務轉向主動服務,擴大功能范圍,進行資源整合,簡化查詢等流程,更高效、便捷地發(fā)揮自身作用。首先,在大數(shù)據(jù)時代背景下,高校可以利用資源聯(lián)合共享與互聯(lián)網(wǎng),加強同有關部門的合作,跨專業(yè)、跨領域實現(xiàn)優(yōu)勢互補,結合現(xiàn)代傳媒技術,開拓更多平臺,擴大檔案信息的影響力。其次,注重技術引進與開發(fā)。例如,適當運用最新檢索工具更新數(shù)據(jù)庫,根據(jù)不同用戶特征分門別類建立專項索引,并從不同角度和深度增加檢索功能。再次,適當簡化查閱流程,提高效率??梢栽趪栏癜盐兆杂脩羯矸莅踩缘那疤嵯拢试S已注冊的用戶只需登錄網(wǎng)站即可便捷的查詢個人相關檔案資料,大大提高效率和檔案信息的利用率。

        2.2 引進復合型檔案人才

        新時代高校檔案管理對于工作人員的要求已不止于本專業(yè)領域的基礎技能,同時擁有計算機、互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)技術甚至其他各專業(yè)專項技能的綜合能力人才越來越被需求。高校針對現(xiàn)有的人員應提供充足的學習培訓機會,挖掘潛力;另一方面要招賢納士,廣泛吸收優(yōu)秀的綜合素質人才,以此來加快高校檔案管理整體水平的提升速度。同時加強職業(yè)分工,細化工作內容和專業(yè)角度,從決策、管理、開發(fā)等多層次區(qū)分人才,合理利用專業(yè)領域尤為突出的高精尖人才,實現(xiàn)資源利用最大化,更有利于專項人才的培養(yǎng)和提高。同時,高校應爭取建立教育基地,開設檔案學相關選修課程,甚至增加檔案學相關專業(yè)招生,為高校檔案管理不斷走向更加規(guī)范化、標準化培育專業(yè)人才。

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