豆曉赟

[摘 要] 檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理是實驗室管理過程中的重要工作，而實現(xiàn)設(shè)備檔案的精細(xì)化管理，更需要從多角度和多方面對管理內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，以保證檢測實驗室儀器設(shè)備檔案精細(xì)化管理工作質(zhì)量，進(jìn)而使得檔案精細(xì)化管理工作在得到保障基礎(chǔ)上加以拓展。文章主要對實驗室儀器設(shè)備檔案精細(xì)化管理工作進(jìn)行了簡要的分析與闡述，提出了相應(yīng)的精細(xì)化管理對策。

[關(guān)鍵詞] 檢驗檢測；實驗室儀器設(shè)備；檔案管理；精細(xì)化

中圖分類號：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

儀器設(shè)備檔案是儀器設(shè)備管理工作的重要文檔資料，能夠比較系統(tǒng)直觀地反映出儀器設(shè)備的初始性能及整個動態(tài)變化過程，是設(shè)備質(zhì)量管理體系的重要組成部分。根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，儀器設(shè)備檔案是對檢驗檢測實驗室的資質(zhì)認(rèn)定和認(rèn)可評審的重要審查項目。

一、檢驗檢測實驗室設(shè)備檔案管理的意義

儀器設(shè)備是實驗室主要的硬件設(shè)施，而檔案管理則對儀器設(shè)備等技術(shù)信息資料進(jìn)行收集與鑒定。這些檔案資料中包含有儀器設(shè)備的各項容量、參數(shù)等基本指標(biāo)，為檢驗檢測實驗室設(shè)備資源的合理配置提供重要的數(shù)據(jù)支持。同時，檢驗檢測實驗室還會涉及物證鑒定等工作內(nèi)容，這就要求提高檔案管理工作水平，為案件或者事件的結(jié)果判定提供重要的科學(xué)依據(jù)。檔案管理水平是檢驗檢測實驗室鑒定能力水平的直接體現(xiàn)，并將儀器設(shè)備的日常管理情況加以實時記錄，是保障儀器設(shè)備正常運轉(zhuǎn)的重要手段[1]。當(dāng)檢驗檢測過程中產(chǎn)生新的信息數(shù)據(jù)源時，就可以在日常設(shè)備信息記錄的基礎(chǔ)上為設(shè)備的運轉(zhuǎn)和維修提供重要的參考依據(jù)。

二、檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案精細(xì)化管理方面存在的問題

（一）檢驗檢測實驗室設(shè)備檔案存在遺漏或丟失問題

由于我國檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案實施精細(xì)化管理起步相對較晚，仍然處于早期發(fā)展應(yīng)用階段，同時，相關(guān)機(jī)構(gòu)部門對實驗室儀器設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識并不到位，以至于實驗室儀器設(shè)備的信息資料管理工作不到位，有些重要設(shè)備的信息資料存在遺漏或者丟失等問題。對于儀器設(shè)備檔案應(yīng)該從設(shè)備預(yù)定、驗收使用、維護(hù)保養(yǎng)、報廢處理等各個階段進(jìn)行信息內(nèi)容的統(tǒng)計與管理，以此作為提高實驗室運行效率的重要保障。而有些檢驗檢測實驗室在設(shè)備采購到貨拆箱時就將儀器設(shè)備的材料文件扔掉，以至于在使用設(shè)備過程中對于設(shè)備故障、設(shè)備升級、維護(hù)和保養(yǎng)等工作都缺少相應(yīng)的檔案資料作為技術(shù)支持[2]。同時，檢驗檢測實驗室也存在設(shè)備信息不對稱的情況，為后期設(shè)備技術(shù)研究工作帶來不同程度上的影響，很難將儀器設(shè)備的研究和使用價值最大程度發(fā)揮出來。這就需要檢驗檢測實驗室將儀器設(shè)備檔案管理工作納入科學(xué)化、精確化的管理范圍內(nèi)。

（二）設(shè)備檔案管理方式比較落后

目前，對于檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理工作，仍然采用人工檔案收集歸檔的管理方式。這種方式需要耗費大量的工作時間和精力，并且在檔案管理過程中不可避免地會存在人工誤差，同時，傳統(tǒng)的人工檔案管理工作缺乏針對性和系統(tǒng)性。在現(xiàn)代化和信息化的時代背景下，這種檔案管理工作方法就顯得相對比較落后，檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理工作方式方法需要隨時代發(fā)展不斷更新改進(jìn)。再加上現(xiàn)階段實驗室儀器設(shè)備的使用功能也越來越強(qiáng)大，儀器設(shè)備所能夠完成的檢測和檢定項目也隨之增加，使得相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息也不斷增加。如果檢驗檢測實驗室繼續(xù)采用傳統(tǒng)的人工管理模式，必然會導(dǎo)致儀器設(shè)備檔案管理工作陷入僵局，檔案資料的使用意義會大大降低。

三、實現(xiàn)檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案精細(xì)化管理的對策

（一）完善制度，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理

檢驗檢測實驗室需要根據(jù)現(xiàn)行的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和自身的檔案管理工作，構(gòu)建完善的儀器設(shè)備檔案管理制度。針對不同階段的檔案管理工作制定專業(yè)的嚴(yán)密的操作流程，確保工作實施開展做到有據(jù)可依。并將儀器設(shè)備檔案材料的收集、立卷、歸檔、利用、銷毀等各個階段的工作流程進(jìn)行明確的劃分與規(guī)定，實行統(tǒng)一的設(shè)備檔案記錄格式，并將歸檔內(nèi)容和歸檔時間等重要信息記錄在冊。此外，檢驗檢測實驗室也需要對儀器設(shè)備檔案的存放環(huán)境設(shè)施提高要求，完善儀器設(shè)備檔案管理員的崗位職責(zé)和不同管理部門的任務(wù)責(zé)任等制度，確保其各項管理制度科學(xué)化和規(guī)范化。最后，檢驗檢測實驗室需要建立必要的監(jiān)督和考核機(jī)制，以對儀器設(shè)備檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督與檢查，確保各項工作能夠滿足要求。

（二）提高對儀器設(shè)備檔案精細(xì)化管理重要性的認(rèn)識

檢驗檢測實驗室對儀器設(shè)備檔案精細(xì)化管理重要性的認(rèn)識需要從上層領(lǐng)導(dǎo)著手，并帶動全體實驗室員工深入了解儀器設(shè)備檔案管理工作對于實驗室管理的重要意義。實驗室應(yīng)該加強(qiáng)儀器設(shè)備精細(xì)化管理工作的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)技能，并積極采用張貼宣傳資料等方式使工作人員認(rèn)識到檔案管理的重要意義，并學(xué)習(xí)一些相關(guān)的儀器設(shè)備檔案精細(xì)化管理常識，以全面增加儀器設(shè)備檔案管理意識。

（三）加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理人員隊伍建設(shè)

檢驗檢測實驗室的儀器設(shè)備需要涉及招標(biāo)采購、使用、維修、報廢等多個環(huán)節(jié)，在整個過程中也會涉及多個不同部門的工作人員。因此，儀器設(shè)備檔案管理工作需要多個不同部門相互配合共同完成。而儀器設(shè)備檔案管理隊伍的組建則可以由儀器設(shè)備管理部門總管、儀器使用部門等相關(guān)人員來參與，使不同部門的儀器設(shè)備相關(guān)工作者都能夠參與到檔案精細(xì)化管理工作中來，并根據(jù)自身的工作責(zé)任協(xié)調(diào)配合完成儀器設(shè)備檔案的建立、收集、歸檔、銷毀等工作，對儀器設(shè)備實施動態(tài)化的精細(xì)管理。同時，要對儀器設(shè)備檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，一方面強(qiáng)化工作人員對自身崗位職責(zé)的理解與運用，另一方面逐步提升工作人員的儀器設(shè)備檔案管理工作能力。儀器設(shè)備檔案管理工作需要多個不同部門的相互配合，以保證檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，因此，也需要建立適當(dāng)?shù)膷徫患钫?，以調(diào)動工作人員的積極性，加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理不同部門之間的配合。

（四）創(chuàng)建完善和可靠的設(shè)備檔案

儀器設(shè)備檔案主要包括兩大部分，即基礎(chǔ)性檔案和儀器設(shè)備狀態(tài)標(biāo)識的設(shè)計。對于儀器設(shè)備基礎(chǔ)性檔案的建立，需要將儀器設(shè)備日常管理過程中任何與儀器設(shè)備和相關(guān)軟件有關(guān)的檔案信息加以收集和保存，如設(shè)備與軟件的名稱、設(shè)備系列號和標(biāo)識、不同階段核查記錄、制造商說明書、校準(zhǔn)報告、驗收和維護(hù)記錄等。而在儀器設(shè)備的實際運行使用過程中都需要采用相應(yīng)的標(biāo)識來反映其運行狀態(tài)，主要分為合格、準(zhǔn)用、停用三大類，所采用的對應(yīng)顏色為綠、黃、紅。一般情況下，綠色合格標(biāo)識代表鑒定和校準(zhǔn)計量合格，滿足使用要求；黃色準(zhǔn)用標(biāo)識代表儀器設(shè)備由于一些自身遺留問題只能在特定范圍內(nèi)或者降等級后加以使用；紅色停用標(biāo)識則代表儀器設(shè)備在當(dāng)下是無法使用的，但在經(jīng)過深度校準(zhǔn)和修復(fù)過后可能會被再次使用。此外，儀器設(shè)備檔案精細(xì)化管理可以建立動態(tài)的儀器設(shè)備臺賬，尤其是電子臺賬。臺賬信息主要包括設(shè)備名稱、型號、生產(chǎn)廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產(chǎn)編號、采購價格、儀器的運行狀態(tài)、報廢情況及檔案借閱情況等，這樣能夠全方面獲取統(tǒng)計儀器設(shè)備信息，并為使用者查閱儀器設(shè)備信息提供方便。

（五）搭建精細(xì)化儀器設(shè)備檔案信息系統(tǒng)平臺

信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用為信息化的檔案管理系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。信息化的檔案信息系統(tǒng)能夠?qū)x器設(shè)備檔案的精細(xì)化歸檔文件實施動態(tài)監(jiān)控，并能夠追溯檔案的移交留痕，顯著提高儀器設(shè)備檔案管理效率。檔案信息系統(tǒng)平臺具有文件監(jiān)控功能，對每個文件設(shè)置有狀態(tài)燈，以實時顯示出相應(yīng)的收集狀態(tài)，這樣能夠確保檔案檢查工作的精準(zhǔn)高效，實時掌握檔案信息整理情況。儀器設(shè)備移交審核全部留痕能夠?qū)崿F(xiàn)責(zé)任追溯，為檔案精細(xì)化管理提供重要保障。在儀器設(shè)備檔案管理過程中，檔案資料可以通過在線移交對調(diào)檔案資料進(jìn)行逐級審核把關(guān)，并移交到檔案管理部門。同時，相關(guān)工作人員還可以對檔案資料填寫審核意見，有助于后續(xù)的整改與歸檔。此外，儀器設(shè)備檔案信息系統(tǒng)平臺的建立不僅可以完善儀器設(shè)備的臺賬，還可以將各項維護(hù)計劃、維修記錄、使用記錄與溯源等檔案信息模塊進(jìn)行集中管理，實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化和現(xiàn)代化，顯著提高儀器設(shè)備檔案資料的使用和管理效率。

四、結(jié)語

檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案精細(xì)化管理在實驗室管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，相關(guān)機(jī)構(gòu)在增強(qiáng)精細(xì)化管理意識的同時也需要不斷完善管理制度，并注重對檔案管理隊伍的建設(shè)以及信息化管理平臺的搭建等，以促進(jìn)儀器設(shè)備檔案資料的科學(xué)利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉春嬌，陳紅.淺談檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（12）：20，23.

[2]阿娜.試析檢驗檢測實驗室儀器設(shè)備的檔案管理[J].科技資訊，2018，16（16）：114，118.