文/西安碑林博物館 張寧

人事檔案作為博物館人事管理制度的主要內(nèi)容，為了更加精準(zhǔn)科學(xué)地對(duì)干部個(gè)人的工作能力與業(yè)績(jī)表現(xiàn)以及學(xué)歷信息與個(gè)人信息等進(jìn)行精準(zhǔn)記錄，對(duì)干部的全面了解、識(shí)別、選拔等提供信息基礎(chǔ)，在人力資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化、人事調(diào)動(dòng)、個(gè)人能力全面分析、個(gè)人考評(píng)任用信息基礎(chǔ)等方面有著不可或缺的作用，需要改進(jìn)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式，切實(shí)加強(qiáng)信息化管理模式的應(yīng)用，通過推進(jìn)干部人事檔案信息化管理，全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新。

一、干部人事檔案信息化管理全面推進(jìn)的目的

任何工作的開展必須要有明確的目標(biāo)，這樣才能在目標(biāo)的導(dǎo)向下推動(dòng)工作的深入實(shí)施。為全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新，需要在干部人事檔案管理方面全面推進(jìn)信息化管理，并對(duì)其全面推進(jìn)目標(biāo)，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）以切實(shí)提升檔案查詢的便捷性為基本目的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案較多，且查詢起來十分不便，而全面推進(jìn)干部人事檔案信息化管理，最為關(guān)鍵的一環(huán)就是要做好紙質(zhì)檔案的信息化處理，并在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與軟件中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保存，這樣在檢索過程中，就能利用軟件檢索功能對(duì)所需檔案信息進(jìn)行檢索和查詢，并非傳統(tǒng)地從大量的紙質(zhì)檔案中查詢檔案。因此，干部人事檔案信息化管理，需要提升其智能化程度，提升檔案查詢的便捷性，彰顯檔案管理的初心。

（二）以切實(shí)提升檔案管理的規(guī)范性為根本目的。全面推進(jìn)干部人事檔案信息化管理，使得檔案管理變得更加規(guī)范，因?yàn)楦刹康娜耸聶n案信息，完全是根據(jù)檔案信息系統(tǒng)的要求，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范填寫，不僅字體、內(nèi)容、格式嚴(yán)格規(guī)范，而且能有效地避免紙質(zhì)檔案的字體不一、字跡辨認(rèn)難度大、格式不規(guī)范和內(nèi)容不全面的問題。而提升干部人事檔案的規(guī)范化管理水平，就需要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，緊密結(jié)合技術(shù)要求，做好檔案信息的數(shù)據(jù)遷移和共享，不斷規(guī)劃檔案管理行為。

（三）以切實(shí)提升檔案管理的安全性為核心目的。檔案信息安全的重要性不言而喻，而傳統(tǒng)的檔案管理，因?yàn)槭芗垙垺⒐P墨等方面的性質(zhì)影響，在紙質(zhì)檔案保存時(shí)，需要始終處于干燥、背光、溫度適宜的環(huán)境中才能得到良好的保存，但是現(xiàn)實(shí)中要想做到這一點(diǎn)難度較大，使得為檔案管理的投入會(huì)進(jìn)一步加大，加上紙質(zhì)檔案的管理難度大，對(duì)檔案的安全性受到影響。因此，在干部人事檔案信息化管理中，需要以提升其安全性為核心目的，通過應(yīng)用信息技術(shù)做好檔案的數(shù)字化處理，加上通過對(duì)其的加密處理，使得檔案信息變得更加安全，在可讀性、完整性與可用性上有較大的保障，所有信息化檔案還能在云端保存，使得信息化技術(shù)的安全性得到提升。

二、干部人事檔案信息化管理現(xiàn)存問題

（一）專業(yè)能力有限。采用信息化的管理模式優(yōu)化博物館人事檔案的管理所帶來的優(yōu)勢(shì)，已經(jīng)被我們所認(rèn)知，并得到了廣泛的應(yīng)用，但是從當(dāng)前來看，很多博物館在這方面主要是將紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換，而轉(zhuǎn)換的結(jié)果、轉(zhuǎn)換后的適用性、原有紙質(zhì)檔案的保護(hù)等方面容易出現(xiàn)矛盾，這主要是由于對(duì)專業(yè)化技術(shù)要求掌握不夠，尤其是專業(yè)水平有待提升，而干部人事檔案的信息化管理對(duì)檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平要求較高，使得信息化管理處于初級(jí)水平。

（二）管理方法的創(chuàng)新性不足。干部人事檔案信息化管理并不是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案即可，還要在日常管理中對(duì)管理方法不斷創(chuàng)新，但是從當(dāng)前來看，由于管理方法落后，采用的管理機(jī)制不完善，管理方法較為傳統(tǒng)，在信息化管理中忽視檔案數(shù)據(jù)信息的安全性、便捷性和創(chuàng)新性，導(dǎo)致檔案的利用率較低，檔案管理的作用難以有效發(fā)揮。

三、博物館干部人事檔案的信息化管理的實(shí)施

創(chuàng)新的前提是有著強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)和基本的創(chuàng)新技術(shù)，就當(dāng)前來看，我國很多博物館在干部人事檔案管理方面，已經(jīng)具有這兩個(gè)方面的前提，但是迫切需要做好以下工作：

（一）基礎(chǔ)資源建設(shè)方面的創(chuàng)新。推進(jìn)干部人事檔案信息化管理工作的開展，需要在基礎(chǔ)資源方面加大建設(shè)力度，在基礎(chǔ)資源建設(shè)創(chuàng)新時(shí)，主要是從基礎(chǔ)設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)體系和應(yīng)用系統(tǒng)三個(gè)方面的建設(shè)進(jìn)行創(chuàng)新。1.基礎(chǔ)設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施作為推進(jìn)干部人事檔案信息化管理的根本前提，需要切實(shí)做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，在內(nèi)部局域網(wǎng)方面加大對(duì)其的建設(shè)力度，秉承大組工網(wǎng)的原則，構(gòu)建互聯(lián)互通的檔案管理所需的網(wǎng)絡(luò)管理體系。其次，需要在機(jī)房與辦公設(shè)施方面加大投入力度，既要確保各種基礎(chǔ)設(shè)施配備到位，又要采取安保措施強(qiáng)化對(duì)其運(yùn)行情況監(jiān)測(cè)，特別是要加大對(duì)其的更新和維護(hù)力度，以確保其始終處于性能最佳的狀態(tài)。最后，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)一致、科學(xué)高效的檔案管理系統(tǒng)，尤其是要利用檔案系統(tǒng)做好數(shù)字資料的技術(shù)性加工，使得數(shù)字文件的技術(shù)水平得到提升，從而給未來對(duì)數(shù)據(jù)資源庫的不斷完善奠定基礎(chǔ)。2.標(biāo)準(zhǔn)體系。在標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)中，主要是緊密結(jié)合干部人事檔案信息化管理的需要，尤其是博物館的工作本身就具有較強(qiáng)的專業(yè)性，在這方面有著較多的優(yōu)勢(shì)，所建立的體系往往是他人所模仿的對(duì)象，因此在標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)方面需要做好表率。一般而言，標(biāo)準(zhǔn)體系主要有基礎(chǔ)硬件、數(shù)據(jù)庫建構(gòu)、軟件開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)。但是需要對(duì)經(jīng)過系列環(huán)節(jié)，且整個(gè)環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，這就需要結(jié)合博物館的特點(diǎn)，切實(shí)建立具有自身特色的干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，且檔案專業(yè)的基本術(shù)語詞匯要規(guī)范，檔案館的代碼要編制細(xì)則，明確檔案種類的劃分標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量單位標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能更好地以完善的標(biāo)準(zhǔn)體系促進(jìn)信息化檔案管理的實(shí)施。3.應(yīng)用系統(tǒng)。干部人事檔案信息化管理需要應(yīng)用系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的共同支持，所以需要在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。常見的應(yīng)用系統(tǒng)的基本流程詳見圖所示。

圖 檔案系統(tǒng)數(shù)字資源查詢流程

（二）檔案信息安全方面的創(chuàng)新。為確保干部人事檔案信息資源的安全，需要在檔案信息安全方面加大對(duì)其的創(chuàng)新力度。首先，著力構(gòu)建完善的干部人事檔案信息化安全維護(hù)體系，以切實(shí)強(qiáng)化軟件運(yùn)維保護(hù)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。在機(jī)房物理環(huán)境方面加大對(duì)其的安全防護(hù)，選派專人做好主機(jī)和服務(wù)器以及持續(xù)電源系統(tǒng)與儲(chǔ)存設(shè)備存放區(qū)的管控，定期做好對(duì)其的檢查，尤其是做好病毒庫的實(shí)時(shí)在線自動(dòng)更新，以切實(shí)強(qiáng)化其網(wǎng)絡(luò)安全水平。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化其自身安全意識(shí)，定期做好系統(tǒng)的運(yùn)維和數(shù)據(jù)庫的完善。其次，需要建立信息安全的保密規(guī)范，對(duì)用戶管理與使用權(quán)限要準(zhǔn)確劃分，采取分級(jí)管理方式，對(duì)使用權(quán)限和使用級(jí)別進(jìn)行精準(zhǔn)定位和科學(xué)劃分。尤其是整個(gè)干部人事檔案信息系統(tǒng)的使用流程要科學(xué)、安全、規(guī)范、完善，切實(shí)強(qiáng)化安全保密教育。

（三）以“十四五”規(guī)劃為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的多元?jiǎng)?chuàng)新。在“十四五”即將來臨之際，為了更好地強(qiáng)化干部人事檔案的信息化管理，我們應(yīng)在這方面加大創(chuàng)新力度，緊密結(jié)合本單位對(duì)“十四五”期間的科學(xué)規(guī)劃，做到未雨綢繆，既要思考“十四五”背景下單位干部人事檔案信息化管理的對(duì)策，又要切實(shí)加強(qiáng)與兄弟單位的合作，切勿閉門造車。尤其是在新檔案法修訂的大背景下，需要切實(shí)強(qiáng)化與受眾之間的互動(dòng)，才能更好地打造高素質(zhì)的干部人事檔案管理人員隊(duì)伍。

第一，干部人事檔案信息錄入之前，需要確保每個(gè)干部的人事檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確、原始依據(jù)完整規(guī)范，需要在完成專審工作的基礎(chǔ)上，才能在干部人事檔案信息管理系統(tǒng)中錄入。在審核過程中，重點(diǎn)對(duì)出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間這三個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)要查明，而在此基礎(chǔ)上，就是對(duì)學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、身份識(shí)別、家庭背景等，且所有送審材料嚴(yán)禁造假，只有做到精準(zhǔn)采集和嚴(yán)格審核，才能把好入口關(guān)。

第二，將干部信息管理平臺(tái)對(duì)接到干部人事檔案在線查詢系統(tǒng)之中，并利用大組工網(wǎng)建立聯(lián)合查詢系統(tǒng)，尤其是要對(duì)二者的在線查詢系統(tǒng)需要做好對(duì)接，才能更好地對(duì)借閱流程進(jìn)行規(guī)范。

第三，需要切實(shí)做到全程跟蹤與動(dòng)態(tài)化管理，干部人事檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行，需要切實(shí)做好對(duì)其的跟蹤與動(dòng)態(tài)化管理，所以需要檔案管理人員具有較強(qiáng)的政治素養(yǎng)和較高的責(zé)任意識(shí)以及過硬的專業(yè)技能，以更好地做好檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，避免由于網(wǎng)絡(luò)安全問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息被泄密的事故出現(xiàn)。

第四，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)化水平的提升，切實(shí)加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)等與現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，切實(shí)利用數(shù)字化加工技術(shù)，切實(shí)做好檔案資料的固話，又要確保各項(xiàng)檔案管理制度得到落實(shí)，制定材料分類標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范、歸檔整理制度、入庫審核制度、保管借閱制度、保密制度等，以全面提升干部人事檔案的信息化管理水平，開創(chuàng)人事管理新格局、新業(yè)態(tài)、新生態(tài)。

（四）檔案管理制度方面的創(chuàng)新。良好的管理制度是實(shí)現(xiàn)成功的根本。針對(duì)博物館的干部人事檔案管理而言，在檔案管理制度創(chuàng)新過程中，需要始終采取內(nèi)部與外部監(jiān)督相結(jié)合的機(jī)制，既要確保干部人事檔案的鑒別與使用做到認(rèn)真細(xì)致審查，又要預(yù)防出現(xiàn)工作漏洞，對(duì)管理行為進(jìn)行約束，嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。此外，還要對(duì)干部人事數(shù)字檔案的收集與鑒別制度進(jìn)行完善，數(shù)字檔案移交與轉(zhuǎn)遞方法要明確，檔案查閱制度不斷完善，責(zé)任得到落實(shí)，審批權(quán)限得到管控，定期做好干部人事檔案信息化管理情況的考核與評(píng)價(jià)等。

四、結(jié)語

綜上所述，鑒于人事檔案信息化管理的重要性，需要在干部人事檔案信息化管理方面加大對(duì)其的重視，結(jié)合其目標(biāo)和現(xiàn)存問題，采取針對(duì)性的措施，切實(shí)做好上述工作，切實(shí)提升干部人事檔案管理水平。