文/西南石油大學(xué)財(cái)經(jīng)學(xué)院 羅葉霖 黃恒菁；西南石油大學(xué)教務(wù)部 胡南；西南石油大學(xué)工程學(xué)院 諶錚松

一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀分析

學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程的重要依據(jù)，為保證每個(gè)學(xué)生的學(xué)籍檔案信息準(zhǔn)確無誤，學(xué)校在檔案管理方面做了大量的工作。通過大量調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多高校對(duì)學(xué)籍檔案的重視程度并不如預(yù)期，學(xué)生學(xué)籍檔案的管理大致存在以下幾方面問題。

首先，在校期間對(duì)學(xué)生學(xué)籍的變更操作頻繁但并不集中。多數(shù)高校的學(xué)生檔案最終由檔案室相關(guān)人員集中管理，從對(duì)學(xué)生資格審查合格并正式注冊(cè)學(xué)籍開始，各個(gè)相關(guān)部門就開始專屬性的、分散性的、間斷性的、長(zhǎng)期性地對(duì)每位學(xué)生的大學(xué)成長(zhǎng)歷程進(jìn)行完整的記錄。例如學(xué)業(yè)發(fā)展方向的學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)管理、成績(jī)信息、畢業(yè)材料等由教務(wù)部門不定時(shí)提供，學(xué)生事務(wù)方向的綜合素質(zhì)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等由學(xué)生工作部門提供等。學(xué)生在整個(gè)大學(xué)期間均有形成變動(dòng)檔案的可能性，如個(gè)別學(xué)生在開學(xué)前或者學(xué)期中因參軍保留學(xué)籍、因事休（復(fù)）學(xué)、個(gè)別新生申請(qǐng)轉(zhuǎn)專業(yè)、因?qū)W業(yè)情況出現(xiàn)的學(xué)生跳降級(jí)等一系列學(xué)籍異動(dòng)情況，只能由相關(guān)工作人員在每一次變更時(shí)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的操作。

其次，進(jìn)行操作的經(jīng)由部門多且雜，降低辦公效率。隨著國(guó)家鼓勵(lì)在校大學(xué)生參軍入伍、創(chuàng)業(yè)等一系列政策的出臺(tái)，在校學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)越來越多。由于人力和權(quán)限限制，導(dǎo)致降低辦事效率。例如，學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)由學(xué)校教務(wù)部門學(xué)籍管理科負(fù)責(zé)，學(xué)生在辦理時(shí)，先到學(xué)籍管理科做好記錄并拿到相應(yīng)業(yè)務(wù)流程單，到相應(yīng)部門辦理相關(guān)手續(xù)后將手續(xù)辦結(jié)的流程單返回學(xué)籍管理科存檔。由于信息化水平不算太高，信息管理系統(tǒng)還不足夠完善，致使辦理學(xué)籍異動(dòng)時(shí)至多同時(shí)只辦理一位同學(xué)，多人只能依次進(jìn)行，而無法做到同時(shí)辦理，給學(xué)生造成流程繁復(fù)的體驗(yàn)，降低了學(xué)生滿意度。

此外，目前多數(shù)高校學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主。學(xué)生檔案應(yīng)為完整正確及時(shí)的反映學(xué)生在校全部表現(xiàn)的檔案，由于檔案內(nèi)容填寫未做出強(qiáng)制性規(guī)范，對(duì)于個(gè)別新生不以為意，填寫檔案信息卡片時(shí)填寫規(guī)范往往被學(xué)生直接忽視。高校學(xué)生檔案是日后人事檔案的前身，因個(gè)別信息填寫的不規(guī)范往往導(dǎo)致后續(xù)系列問題的發(fā)生。

在管理過程中造成問題后，按照目前的方式學(xué)生是無法立即發(fā)現(xiàn)的，只能在畢業(yè)信息確認(rèn)時(shí)，才會(huì)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而在畢業(yè)學(xué)期處理檔案信息失真的相關(guān)問題。因記入檔案的材料保存的時(shí)效性以及材料保管方式的多樣性，極易造成學(xué)生相關(guān)信息的支撐材料遺失，時(shí)間久了則難以提供原來的支撐材料，造成學(xué)生部分檔案不能體現(xiàn)真實(shí)性。

二、學(xué)籍檔案管理的改進(jìn)

（一）優(yōu)化信息化管理。信息化是時(shí)代潮流，勢(shì)不可擋。在妥善保存原始紙質(zhì)憑證的同時(shí)，凌駕于現(xiàn)行各個(gè)獨(dú)立的部門內(nèi)部系統(tǒng)之外，利用數(shù)字信息化系統(tǒng)，建立學(xué)籍管理智能化系統(tǒng)。學(xué)生可以進(jìn)行自助式學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)操作，管理端也可以進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控管理，為保密等級(jí)不高的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效場(chǎng)所，也為保密性比較高的信息提供備份平臺(tái)，而學(xué)生能借此及時(shí)獲知自己的發(fā)展動(dòng)態(tài)，其中數(shù)據(jù)可由學(xué)校權(quán)限較高者調(diào)取以分析學(xué)生情況。具體流程如圖1所示。

圖1 學(xué)生檔案一體化管理流程圖

（二）具體流程分析。1.報(bào)到注冊(cè)。學(xué)籍注冊(cè)是學(xué)生入學(xué)時(shí)必經(jīng)的手續(xù)，通過學(xué)生學(xué)籍管理一體化系統(tǒng)，學(xué)生先用校園一卡通或者輸入學(xué)號(hào)密碼進(jìn)入系統(tǒng)，密碼默認(rèn)設(shè)置為學(xué)生身份證后六位，選中自助學(xué)籍注冊(cè)板塊，接著系統(tǒng)提示即將進(jìn)行身份識(shí)別，學(xué)生將身份證置于掃描區(qū)，系統(tǒng)進(jìn)行信息篩查，篩查內(nèi)容包括是否已錄取、是否重復(fù)注冊(cè)等，提示登錄成功的同時(shí)，系統(tǒng)開啟實(shí)時(shí)錄像，學(xué)生按下指紋以辨別操作是否本人，并將學(xué)生證放在相應(yīng)區(qū)域內(nèi)進(jìn)行注冊(cè)蓋章。2.學(xué)籍異動(dòng)的一體化管理。學(xué)籍異動(dòng)管理由教務(wù)部門主導(dǎo)，其他部門及各個(gè)學(xué)院配合輔助審核及登記，以教務(wù)部為第一級(jí)管理，通過學(xué)生學(xué)籍管理一體化系統(tǒng)自助終端提交申請(qǐng)，持相關(guān)證明到各個(gè)輔助辦理部門進(jìn)行第二級(jí)別的異動(dòng)，異動(dòng)也可由學(xué)生本人在系統(tǒng)中線上申請(qǐng)并由相關(guān)部門線上審批。學(xué)籍管理人員在系統(tǒng)中可利用其中數(shù)據(jù)可進(jìn)行導(dǎo)入導(dǎo)出、登記查詢、單據(jù)打印、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、到期提醒等系列操作。通過一體化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)歸檔材料統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提高了學(xué)籍管理的信息化程度。3.檔案信息維護(hù)由檔案管理人員負(fù)責(zé)，對(duì)學(xué)生在校期間各類獎(jiǎng)懲信息進(jìn)行有效登記并統(tǒng)一記入檔案，待學(xué)生畢業(yè)離校后，按統(tǒng)一要求將學(xué)生檔案整理并投遞到用人單位，實(shí)現(xiàn)學(xué)生在校期間檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三、學(xué)籍檔案管理應(yīng)注意的問題

制度建設(shè)是高校運(yùn)行之本。學(xué)籍管理辦法是高校的學(xué)籍管理工作的依據(jù)，高校在修訂學(xué)籍管理辦法之前應(yīng)充分學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)教育部相關(guān)文件精神，同時(shí)結(jié)合高?，F(xiàn)狀與特色，分析在辦學(xué)歷史中所存在或發(fā)生過的特殊情況，全面制定各學(xué)校的學(xué)籍管理辦法。同時(shí)，高校也應(yīng)制定行之有效的具體操作辦法，對(duì)日常管理中所遇到的實(shí)際問題，確定科學(xué)合理的操作流程，減輕師生辦理相關(guān)事宜的負(fù)擔(dān)，提高學(xué)籍管理工作中的規(guī)范性、合理性。

高校對(duì)學(xué)籍管理工作的重視程度決定了其管理水平。信息化技術(shù)高速發(fā)展，新技術(shù)、新手段層出不窮，高校應(yīng)積極組織相關(guān)管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，使之能快速接收技術(shù)的改革與創(chuàng)新。高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的創(chuàng)新教育，激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)、提高創(chuàng)新能力，加強(qiáng)管理人員之間的相互學(xué)習(xí)、相互進(jìn)步，提高學(xué)籍管理隊(duì)伍整體管理水平。同時(shí)，引導(dǎo)管理人員形成無私奉獻(xiàn)的職業(yè)道德，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，積極改善以往“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”的官僚主義和形式主義作風(fēng)，努力提高為高等教育和師生服務(wù)的水平。

高校對(duì)學(xué)籍管理人員的重視程度決定了管理工作的風(fēng)險(xiǎn)程度?；诟咝W(xué)生學(xué)籍檔案管理應(yīng)用一體化系統(tǒng)，對(duì)于在校期間操作頻繁和流程繁復(fù)的問題上是可以達(dá)到較好效果的。但應(yīng)用信息化系統(tǒng)，最為重要的是需要加強(qiáng)后臺(tái)的管理。要真正應(yīng)用學(xué)籍管理智能化系統(tǒng)，就需要有一個(gè)專門的后臺(tái)管理部門或直接以教務(wù)下屬機(jī)構(gòu)進(jìn)行安裝、調(diào)試、編程及日常維護(hù)工作，例如學(xué)生對(duì)系統(tǒng)不恰當(dāng)使用造成的信息泄露問題；同時(shí)，在應(yīng)用過程中遇到的新問題，要及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行開發(fā)，以解決新問題。高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的相關(guān)思想政治培訓(xùn)，使相關(guān)管理人員將保密工作貫穿學(xué)籍檔案管理工作始終，牢固樹立底線意識(shí)，加強(qiáng)工作的原則性。

四、結(jié)論與展望

學(xué)籍檔案是學(xué)生時(shí)期最為重要的檔案之一，其管理工作也是重中之重。信息技術(shù)加速發(fā)展，信息化管理為提高檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率提供了有效手段，同時(shí)也對(duì)相關(guān)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力提出了更高的要求。學(xué)校更應(yīng)形成具備較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的教師隊(duì)伍，通過信息化手段形成方法規(guī)范化、模式多樣化、流程制度化、管理智能化的體系，來實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案的高效規(guī)范管理。