唐榮君

(貴州廣播電視大學(xué) 貴陽(yáng) 550004)

一、基層電大教輔管理工作的現(xiàn)狀

開(kāi)放教育教務(wù)工作管理平臺(tái)由上至下分為國(guó)開(kāi)平臺(tái)、省校(分部)平臺(tái)、分校平臺(tái)和教學(xué)點(diǎn)平臺(tái)，該平臺(tái)在物理結(jié)構(gòu)上分為國(guó)家開(kāi)放大學(xué)和省級(jí)電大兩級(jí)，在管理權(quán)限上分為國(guó)開(kāi)、省電大、地州市電大、教學(xué)點(diǎn)四級(jí)，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示?；鶎与姶?教學(xué)點(diǎn))作為第四級(jí)管理平臺(tái)，日常教務(wù)、教輔管理工作是基于教學(xué)點(diǎn)平臺(tái)展開(kāi)的。以貴州廣播電視大學(xué)為例，其教務(wù)管理工作模式由上至下分為國(guó)開(kāi)總部、省校(貴州電大本部)、分校(地州市電大)、教學(xué)點(diǎn)(縣級(jí)電大及工作站)四個(gè)部分，截至2020年一共下設(shè)11個(gè)分校、84個(gè)教學(xué)點(diǎn)，基層電大數(shù)量多且分布廣。基層電大(教學(xué)點(diǎn))的日常教務(wù)管理工作通過(guò)國(guó)家開(kāi)放大學(xué)教務(wù)管理平臺(tái)(CPS1.0)、貴州分部平臺(tái)、分校平臺(tái)和教學(xué)點(diǎn)平臺(tái)開(kāi)展，涵蓋教務(wù)、學(xué)籍、考務(wù)三大業(yè)務(wù)模塊，涉及課程及教學(xué)資源、專業(yè)規(guī)則、學(xué)籍、考務(wù)、成績(jī)、畢業(yè)審核等內(nèi)容。

圖1 電大教務(wù)管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖[1]

基層電大(教學(xué)點(diǎn))教務(wù)管理系統(tǒng)的有效業(yè)務(wù)模塊包括招生、課程、學(xué)籍、選課、考務(wù)、成績(jī)、畢業(yè)、收費(fèi)、專業(yè)規(guī)則、免修免考等十個(gè)部分，具體如圖2所示。通過(guò)該平臺(tái)開(kāi)展的上述教務(wù)管理工作基本停留在數(shù)據(jù)查詢與簡(jiǎn)單錄入階段，系統(tǒng)操作友好性、智能性欠缺，過(guò)多的查詢條件會(huì)在無(wú)形中增加工作人員的負(fù)擔(dān)。

圖2 基層電大教務(wù)管理平臺(tái)界面

由于教務(wù)管理系統(tǒng)操作權(quán)限受限于國(guó)家開(kāi)放大學(xué)，加上國(guó)開(kāi)平臺(tái)缺乏自定義模塊，直接導(dǎo)致基層電大很多業(yè)務(wù)不能運(yùn)用信息化平臺(tái)高效開(kāi)展工作?；鶎与姶蠼梯o管理人員多為兼職且不固定，除了要完成上述教務(wù)管理系統(tǒng)涉及的業(yè)務(wù)工作，還要依托分校、省校、國(guó)開(kāi)的各級(jí)各類學(xué)習(xí)、考試平臺(tái)開(kāi)展日常教輔工作，包括國(guó)開(kāi)學(xué)習(xí)網(wǎng)、省校考試管理平臺(tái)、國(guó)開(kāi)考試管理平臺(tái)等，教輔工作人員及學(xué)生需要在不同平臺(tái)之間頻繁切換，稍有遺漏就會(huì)影響學(xué)生畢業(yè)。這些平臺(tái)往往獨(dú)立運(yùn)行，服務(wù)器和運(yùn)行管理都隸屬于不同部門(mén)，勢(shì)必會(huì)給基層電大教輔管理工作帶來(lái)實(shí)際困難。

二、基層電大教輔管理工作存在的問(wèn)題

基層電大(教學(xué)點(diǎn))除了常規(guī)教務(wù)管理工作以外，教輔工作主要涵蓋學(xué)生入學(xué)后的教務(wù)、學(xué)籍和考務(wù)相關(guān)具體工作，包括專業(yè)規(guī)則校對(duì)、班級(jí)課表、學(xué)期開(kāi)課表、系統(tǒng)選課、國(guó)開(kāi)學(xué)習(xí)網(wǎng)選課、課程考核形式核對(duì)、考試訂單、試卷號(hào)核對(duì)、考試通知單、成績(jī)查詢、查分查卷、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)位外語(yǔ)考試、免修免考辦理等。筆者根據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn)：目前，全國(guó)絕大多數(shù)基層教學(xué)單位的上述教輔管理工作均處于人工手動(dòng)校對(duì)狀態(tài)，工作量巨大，由于缺乏信息化平臺(tái)的使用，工作過(guò)程中存在很多問(wèn)題。

(一)信息查詢不便捷

在日常教輔工作中，基層電大(教學(xué)點(diǎn))教輔管理人員需要掌握學(xué)生的全部基本信息，查詢所管理班級(jí)的專業(yè)規(guī)則數(shù)據(jù)、開(kāi)課總表及班級(jí)課表，匯總查詢班級(jí)的學(xué)生成績(jī)，檢查各類學(xué)習(xí)網(wǎng)選課數(shù)據(jù)，校對(duì)審核各科目考核方式及試卷號(hào)，查詢學(xué)生繳費(fèi)情況等。目前，這些查詢工作基于不同平臺(tái)，很多工作需要教輔管理人員手工檢查核對(duì)，信息查詢非常不方便，同時(shí)也容易導(dǎo)致查詢結(jié)果出錯(cuò)。

(二)交互操作不靈活

基層電大(教學(xué)點(diǎn))教務(wù)管理平臺(tái)屬于國(guó)家開(kāi)放大學(xué)教務(wù)管理平臺(tái)的第四級(jí)平臺(tái)，平臺(tái)操作權(quán)限受限，只能機(jī)械地錄入數(shù)據(jù)與查詢數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)分析及結(jié)果運(yùn)用方面不夠靈活。查詢數(shù)據(jù)的時(shí)候，由于搜索條件太多導(dǎo)致基層教輔管理人員工作量加大。圖3為教學(xué)點(diǎn)學(xué)期開(kāi)設(shè)課程查詢界面，其查詢條件多達(dá)16項(xiàng)。

圖3 教學(xué)點(diǎn)學(xué)期開(kāi)設(shè)課程查詢界面

在日常教輔工作中，教師和學(xué)生往往要頻繁登錄多個(gè)平臺(tái)開(kāi)展相關(guān)教輔工作。這些平臺(tái)相互獨(dú)立，用戶名和密碼各不相同，沒(méi)有統(tǒng)一入口，圖4顯示了貴州分部部分教輔平臺(tái)操作界面。

圖4 貴州分部部分教輔平臺(tái)操作界面

眾多的操作平臺(tái)無(wú)形中增大了教輔人員和學(xué)生的負(fù)擔(dān)，一項(xiàng)工作通常需要登錄查詢多個(gè)平臺(tái)才能完成，且各平臺(tái)操作較機(jī)械化，缺乏交互性。

(三)平臺(tái)數(shù)據(jù)難共享

由于各個(gè)操作平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)相對(duì)獨(dú)立，數(shù)據(jù)接口未開(kāi)放或半開(kāi)放，導(dǎo)致各平臺(tái)之間數(shù)據(jù)很難共享，即使能導(dǎo)出相應(yīng)數(shù)據(jù)，也需要經(jīng)過(guò)人工檢查、修改才能使用。基層教輔管理人員在查詢處理學(xué)生數(shù)據(jù)時(shí)需要格外仔細(xì)。例如，在補(bǔ)考訂單生成中，教輔人員需要將國(guó)開(kāi)學(xué)習(xí)網(wǎng)、省校學(xué)習(xí)平臺(tái)等多個(gè)平臺(tái)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出，人工校對(duì)學(xué)生成績(jī)，再按照需要補(bǔ)考的學(xué)生信息制作補(bǔ)考訂單提交省校教務(wù)部門(mén)。這樣的操作流程難免存在遺漏，每學(xué)期都有學(xué)生因此未能參加補(bǔ)考，導(dǎo)致不能按時(shí)畢業(yè)。

(四)材料遺失風(fēng)險(xiǎn)大

目前，各基層電大的各項(xiàng)材料基本處于人工手動(dòng)操作狀態(tài)，并且很多材料均以紙質(zhì)文件的形式留存。例如，學(xué)生每學(xué)期免修免考辦理材料、各專業(yè)班級(jí)規(guī)則表、開(kāi)課大表、課程表、考試通知單、學(xué)生繳費(fèi)收據(jù)等材料的保管方法原始，若保管不當(dāng)，將進(jìn)一步增大上述材料遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

三、基層電大教輔管理工作的改進(jìn)措施

針對(duì)基層電大(教學(xué)點(diǎn))日常教輔管理工作存在的問(wèn)題，結(jié)合筆者多年從事電大教務(wù)管理工作的經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)提出如下改進(jìn)措施。

(一)完善政策保障

為了更好更快地推進(jìn)基層教務(wù)管理工作改革，管理者必須出臺(tái)相應(yīng)政策以確保改革順利進(jìn)行。各分部必須高度重視業(yè)務(wù)工作的改革，要以真抓實(shí)干的精神配以專班建設(shè)促進(jìn)改革落地。筆者建議組建由省校、分校、教學(xué)點(diǎn)三級(jí)構(gòu)成的專班小組，投入一定科研人員與經(jīng)費(fèi)的同時(shí)出臺(tái)項(xiàng)目建設(shè)方案，進(jìn)一步完善政策保障措施，力推改革。

(二)研究開(kāi)發(fā)系統(tǒng)

要解決上述基層電大面臨的具體問(wèn)題，最有效的辦法就是開(kāi)發(fā)一套基于WEB操作完整的基層電大教輔管理系統(tǒng)，將相關(guān)業(yè)務(wù)工作有機(jī)整合，減少教輔管理人員日常工作內(nèi)耗，提高效率，進(jìn)一步減少和避免差錯(cuò)的發(fā)生。

1.豐富平臺(tái)模塊功能

在開(kāi)發(fā)WEB教輔管理系統(tǒng)之前必須仔細(xì)梳理基層電大現(xiàn)有的業(yè)務(wù)工作，并按照操作對(duì)象分為教輔界面、學(xué)生界面和后臺(tái)管理界面，盡可能方便操作人員查詢與管理數(shù)據(jù)。結(jié)合前文提到的具體問(wèn)題，該WEB教輔管理系統(tǒng)需與國(guó)開(kāi)教務(wù)管理系統(tǒng)的相關(guān)模塊進(jìn)行關(guān)聯(lián)與整合。例如，學(xué)生注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)審核等業(yè)務(wù)需納入學(xué)籍模塊，專業(yè)規(guī)則、課程安排、免修免考辦理等業(yè)務(wù)需納入教務(wù)模塊，考試通知、成績(jī)查詢、補(bǔ)考安排等業(yè)務(wù)需納入考務(wù)模塊。另外，還應(yīng)增加信息查詢、繳費(fèi)管理、學(xué)習(xí)管理等模塊，建議各模塊組成如圖5所示。

圖5 WEB教輔平臺(tái)模塊構(gòu)成圖

2.整合平臺(tái)數(shù)據(jù)共享

目前，各類教輔管理平臺(tái)眾多且入口不一，WEB教輔管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)必須關(guān)注并解決此問(wèn)題，讓廣大基層教輔管理人員和學(xué)生從瑣碎的賬號(hào)密碼中解放出來(lái)，快速登錄各類平臺(tái)完成相應(yīng)操作。在設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，該系統(tǒng)可以通過(guò)HTML超鏈接的形式在WEB教輔平臺(tái)中直達(dá)各類平臺(tái)，同時(shí)，可以運(yùn)用Cookie設(shè)置記住各平臺(tái)賬號(hào)和密碼并完成自動(dòng)快捷登陸。各平臺(tái)相關(guān)數(shù)據(jù)通過(guò)平臺(tái)管理員統(tǒng)一導(dǎo)入后臺(tái)，方便各模塊調(diào)用。

3.規(guī)范各類報(bào)表導(dǎo)出

由于基層電大各項(xiàng)工作存在連續(xù)性，每年都會(huì)面臨各類評(píng)估檢查。教輔平臺(tái)的使用會(huì)產(chǎn)生很多數(shù)據(jù)和文檔，這些材料組成教學(xué)檔案共同支撐各類檢查評(píng)估。以往的教學(xué)檔案材料五花八門(mén)，分別由不同的管理人員存放，查找打印非常不便且容易丟失。如果要通過(guò)教輔平臺(tái)的運(yùn)用來(lái)規(guī)范各類數(shù)據(jù)報(bào)表的導(dǎo)出，就必須創(chuàng)建一個(gè)固定的文件夾系統(tǒng)，統(tǒng)一規(guī)范由平臺(tái)生成的各類文檔，使用含有學(xué)期標(biāo)志的標(biāo)準(zhǔn)文件名命名，并對(duì)文檔設(shè)置安全保護(hù)，從而建立起一套完善的電子檔案，解決材料遺失風(fēng)險(xiǎn)大這一基層電大普遍存在的實(shí)際問(wèn)題。[2]

(三)重視數(shù)據(jù)安全

開(kāi)發(fā)系統(tǒng)在提升工作效率的同時(shí)也面臨數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)，在系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中必須重視數(shù)據(jù)的安全性與保密性。安全是發(fā)展的前提，必須全面提高數(shù)據(jù)安全保障能力，構(gòu)建貫穿整個(gè)系統(tǒng)的綜合立體的預(yù)防體系，以滿足各基層電大(教學(xué)點(diǎn))的實(shí)際應(yīng)用需求。數(shù)據(jù)利用和隱私保護(hù)本身存在矛盾，可以利用動(dòng)態(tài)加密、多方安全計(jì)算、匿名化等技術(shù)實(shí)現(xiàn)兩者良好的平衡，解決數(shù)據(jù)應(yīng)用過(guò)程中隱私保護(hù)問(wèn)題的同時(shí)，加強(qiáng)系統(tǒng)操作日志的管理以及管理人員工作臺(tái)賬管理，有效將數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)篡改等安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

四、結(jié)語(yǔ)

針對(duì)開(kāi)放教育基層教輔管理工作存在的問(wèn)題，設(shè)計(jì)研發(fā)教輔管理平臺(tái)能夠有效促進(jìn)基層電大各項(xiàng)教輔工作的開(kāi)展，提升工作效率，減少人為錯(cuò)誤的發(fā)生。教輔平臺(tái)的研發(fā)具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義與使用價(jià)值。首先，教輔管理平臺(tái)的開(kāi)發(fā)深入調(diào)研基層需求，解決實(shí)際問(wèn)題，主動(dòng)為基層電大教輔管理人員創(chuàng)造良好的管理平臺(tái)，為學(xué)生提供方便快捷的信息查詢功能。其次，管理規(guī)范化是一切工作的基礎(chǔ)，通過(guò)平臺(tái)研發(fā)可以保障管理制度有序高效執(zhí)行，進(jìn)一步提高工作效率。第三，促進(jìn)管理質(zhì)量提高。計(jì)算機(jī)處理的對(duì)象是信息，在數(shù)據(jù)處理過(guò)程中出現(xiàn)的漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)、漏輸、錯(cuò)輸?shù)葐?wèn)題，是影響工作質(zhì)量的關(guān)鍵問(wèn)題。若要減少和避免這些錯(cuò)誤，需在平臺(tái)開(kāi)發(fā)中充分考慮錯(cuò)誤校驗(yàn)，增加相應(yīng)的檢測(cè)功能，同時(shí)將數(shù)據(jù)處理作分層設(shè)計(jì)，強(qiáng)化各管理層、各管理人員的責(zé)任，保證信息采集的準(zhǔn)確性。最后，促進(jìn)基層管理人員對(duì)信息技術(shù)的掌握，提升各基層電大管理人員的整體管理水平與職業(yè)素質(zhì)。[3]