杜金璞 郭繼科

本文從企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合筆者多年合同管理實務(wù)經(jīng)歷，分析目前企業(yè)合同管理中存在的普遍問題，從建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)方面對企業(yè)合同管理提出了合理化建議，以期能夠改進管理模式，優(yōu)化內(nèi)部控制，提高工作效率，全面防控企業(yè)合同法律風(fēng)險。

近年，市場經(jīng)濟的快速發(fā)展導(dǎo)致企業(yè)合同數(shù)量大幅度增加，隨著全面依法治國的深入推進和國家法治建設(shè)的不斷完善健全，對企業(yè)依法合規(guī)的要求越來越高。當(dāng)前，企業(yè)中絕大部分的法律糾紛訴訟案件都是因為合同管理不規(guī)范或者履行過程中監(jiān)管不到位而引發(fā)的，合同是企業(yè)通向市場的橋梁和紐帶，也是產(chǎn)生糾紛、引發(fā)風(fēng)險的根源，合同管理作為企業(yè)管理與風(fēng)險防范手段愈發(fā)重要。

合同管理，是一個涉及多部門、多環(huán)節(jié)的動態(tài)管理過程，包括確定合同相對方、合同談判、合同起草、合同審核、合同簽訂、合同履行、合同歸檔、合同糾紛處理等環(huán)節(jié)。從控制風(fēng)險的角度來看，合同管理可劃分為事前、事中、事后管理，審核合同文本屬于事前管理、監(jiān)督合同履行屬于事中管理、應(yīng)對合同糾紛屬于事后管理，各個環(huán)節(jié)控制法律風(fēng)險的效果如同治病，事后補救不如事中控制，事中控制不如事前防范，如果合同事先管理不規(guī)范，合同未經(jīng)審查或者不嚴(yán)，事中控制不到位，簽訂合同后沒有及時監(jiān)控，發(fā)生糾紛后才匆忙應(yīng)對，無疑于亡羊補牢，為時已晚。因此，在合同管理過程中更應(yīng)重視事前和事中的風(fēng)險防范，提升合同管理和風(fēng)險管控能力成為一個亟待解決的問題。

一、企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

（一）法治意識薄弱，風(fēng)險防范觀念較差

承辦部門對可能發(fā)生的風(fēng)險認識不足或者存在僥幸心理，合同倒簽的現(xiàn)象比較普遍，經(jīng)常將一些已經(jīng)開始履行或者履行完畢的合同提交法務(wù)部門審查，不能有效維護企業(yè)合法權(quán)益。

（二）管理重點錯位，忽視合同動態(tài)管理

合同管理中存在“只見樹木，不見樹林”的片面做法，把大部分精力都傾注在合同準(zhǔn)備、合同簽署上，卻不及時監(jiān)控合同履行，不能及時發(fā)現(xiàn)履行異常情況，合同履行不到位也未及時維權(quán)，這些忽視合同動態(tài)管理的行為都給企業(yè)發(fā)展埋下了潛在的法律風(fēng)險。

（三）管理手段落后，合同管理效果不好

在當(dāng)今信息化的時代背景下，我們企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的合同管理模式，合同審批、反饋修改意見、歸檔整理等工作仍通過紙質(zhì)文件進行，無法即時反饋審核意見，及時掌握合同管理進度，全面監(jiān)督合同履行情況，導(dǎo)致合同審批周期過長、工作效率不高、監(jiān)督作用發(fā)揮不到位，不利于有效防控合同法律風(fēng)險，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代企業(yè)合同管理的需要。

二、建立合同管理信息系統(tǒng)的總體思考

傳統(tǒng)的合同管理中所采用的人跑紙送、書面審查、人工歸檔等方式因其傳遞滯后性和操作復(fù)雜性，導(dǎo)致合同信息缺乏有效的集成管理，合同管理部門之間合作不緊密、信息不對稱，監(jiān)管能力不足，導(dǎo)致企業(yè)運營成本上升，容易引發(fā)法律風(fēng)險，嚴(yán)重影響企業(yè)合同管理整體水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，開發(fā)、建設(shè)及應(yīng)用合同管理信息系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)合同風(fēng)險管理信息化已成為現(xiàn)代企業(yè)合同管理的必然趨勢。

建立合同管理信息系統(tǒng)，即采用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理思想，利用信息技術(shù)，從企業(yè)合同管理現(xiàn)狀出發(fā)，設(shè)計一套貼合承辦部門辦理需求、審核部門管理需求，加強業(yè)務(wù)整合、優(yōu)化管理流程、固化管理要求，借助系統(tǒng)對企業(yè)合同管理工作中合同起草、審核、簽訂、履行、結(jié)算、歸檔等環(huán)節(jié)進行全覆蓋管理的信息化模式，形成以操作及時、有效、便捷為目的，以信息整合管理為主要目標(biāo)的新型合同管理模式，進一步提高工作效率，優(yōu)化內(nèi)部控制，完善運營體系，增強合同管理的透明度，降低企業(yè)發(fā)展風(fēng)險，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展保駕護航。

（一）合同管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢

一是提高合同審核效率。通過合同管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用，對不同部門、不同人員進行授權(quán)，合同承辦部門在提請合同審核時，只須將草擬的合同文本上傳至系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動提示職能部門工作人員和外聘法律顧問進行審核，讓“事找人”而非“人找事”，實時向承辦部門反饋審核意見。簡化審批流程、提高審核效率，解決異地送審、長跑在外、久評合同的難題。實現(xiàn)合同評審及簽訂流程高效、有序的開展，達成企業(yè)合同管理全方位自動運行。

二是節(jié)約企業(yè)運營成本。通過使用合同管理系統(tǒng)，用信息化的手段減少異地送審人員車輛派置以及文件交流過程中辦公耗材的浪費，節(jié)約企業(yè)運營成本。

三是解決查詢歸檔難題。通過合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，將紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)化為電子化信息后，通過搜索即可查詢到完整的合同內(nèi)容和相關(guān)資料，既實現(xiàn)了快速調(diào)取信息資料的電子化辦公模式，又解決了紙質(zhì)文本難以長期妥善保存的歸檔難題，有利于合同信息資源合理使用和有效保存。

四是整合合同信息數(shù)據(jù)。通過合同管理系統(tǒng)的建設(shè)，一方面，可以對合同文件進行系統(tǒng)有效的歸類整理，建立合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫，合同承辦人員起草合同時既可根據(jù)需求在文本庫中選擇合同標(biāo)準(zhǔn)文本，又可參考己存檔的同類文本，從而減少合同擬定、審核過程中的工作量。另一方面，系統(tǒng)可以自動將記錄的數(shù)據(jù)生成統(tǒng)計信息，直觀反映出企業(yè)合同管理總體情況，方便管理者進行決策。

（二）合同管理信息系統(tǒng)價值

一是找準(zhǔn)問題癥結(jié)，做好事前風(fēng)險防范。建立合同管理系統(tǒng)以后，系統(tǒng)對合同辦理關(guān)鍵節(jié)點進行邏輯控制，嚴(yán)格根據(jù)設(shè)定的審批順序自動流轉(zhuǎn)，前一環(huán)節(jié)辦理結(jié)束才能流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)，從而杜絕“倒簽合同”的現(xiàn)象;合同辦理過程和合同審核意見由系統(tǒng)全程記錄并公開，促使合同承辦人、審查人起草合同文本、提出審核意見時更加認真負責(zé)、謹慎嚴(yán)肅，解決合同審核流于形式，不負責(zé)任的難題，有效防控合同法律風(fēng)險。

二是防實簽約過程，做好事中風(fēng)險控制。建立合同管理系統(tǒng)以后，合同正式簽訂前通過系統(tǒng)上傳擬簽訂的文本，印章管理部門通過查詢和比對，做到“五不”，即未經(jīng)法定代表人授權(quán)不用印，未經(jīng)系統(tǒng)送審不用印，用印文本與系統(tǒng)文本不一致不用印，存在空白條款不用印、未有雙方代表人簽字不用印，確保合同在簽訂前無硬傷，筑牢合同簽訂前的最后一道防線。

三是填補履行空白，做好事后風(fēng)險監(jiān)督。建立合同信息管理系統(tǒng)以后，按照“誰承辦誰履行”、“全覆蓋監(jiān)管”的原則，由系統(tǒng)自動監(jiān)控并公示合同履行情況，合同管理部門可實現(xiàn)合同簽訂前資信調(diào)查、訂立、審批、履行、歸檔的全生命周期管理，解決長期以來的合同履行情況只有承辦人清楚的難題;由系統(tǒng)對履行期限、款項支付等關(guān)鍵節(jié)點實施提示，自動篩選履行異常的合同，甄別風(fēng)險點，幫助管理部門精準(zhǔn)查找問題，解決傳統(tǒng)的線下管理手段無法有效監(jiān)管合同履行的難題，有效防范合同風(fēng)險，為企業(yè)依法合規(guī)經(jīng)營保駕護航。

三、結(jié)束語

目前企業(yè)的日常經(jīng)營活動與合同密切相關(guān)，合同管理的能力和水平直接影響到企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展?，F(xiàn)已進入移動互聯(lián)網(wǎng)、社會信息化、大數(shù)據(jù)時代，現(xiàn)代企業(yè)合同管理需要整體跟進和創(chuàng)新，重點以信息化系統(tǒng)為抓手，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提能力，以流程化固定防風(fēng)險，通過建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)優(yōu)化流程、規(guī)范運營、風(fēng)險識別、數(shù)據(jù)治理、動態(tài)監(jiān)控、創(chuàng)造價值的合同管理新路徑，變“人為操作”為“電子操作”，讓“無情電腦”代替“有情人腦”，從事后檢查為主轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑胺婪?、事中控制、事后監(jiān)督全過程管理公開透明網(wǎng)絡(luò)化操作，最大限度的實現(xiàn)企業(yè)合同管理部門的無縫銜接和自動管理，提升合同管理部門之間的配合契合度，用信息化手段推動制度的有效落實，真正做到“信息實時傳遞、問題及時處理、風(fēng)險提前預(yù)測”，全面提升合同管理綜合支撐能力，對合同管理風(fēng)險進行源頭控制，促使企業(yè)健康有序發(fā)展。

（作者供職于南陽市煙草公司;第二作者系通信作者）