俞木發(fā)

平時(shí)我們經(jīng)常要展示一些最新數(shù)據(jù)，比如實(shí)時(shí)銷售數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)展示員工開(kāi)單業(yè)績(jī)用于激勵(lì)其他員工等。雖然可以直接將Excel表格中的銷售數(shù)據(jù)展示到大屏幕上，但這種方式顯得簡(jiǎn)陋。利用Excel 2019結(jié)合PowerPoint 2019，我們可以更直觀、生動(dòng)地進(jìn)行展示。下面以大屏幕實(shí)時(shí)地展示某保險(xiǎn)公司的員工銷售業(yè)績(jī)?yōu)槔齺?lái)說(shuō)明（圖1）。

對(duì)于實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，可以借助于Excel的組合函數(shù)進(jìn)行提取。首先打開(kāi)員工業(yè)績(jī)銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表，按提示輸入員工實(shí)時(shí)開(kāi)單數(shù)據(jù)。定位到G1，輸入公式“=MAX（Sheet1！A：A）”（公式表示在該單元格顯示表1的A列數(shù)值最大的單元格，即最新輸入的日期）;在H2中輸入公式“=VLOOKUP（$G$1，$A$1：$E$26，COLUMN（B2），F(xiàn)ALSE）”，然后向右拖動(dòng)公式填充到K1，這樣即可在G1：K1處顯示最新的銷售數(shù)據(jù)（圖2）。

公式解釋：這里使用VLOOKUP函數(shù)提取最新的銷售數(shù)據(jù)，查找的值是以G1顯示的時(shí)間為準(zhǔn)（$G$1表示絕對(duì)引用），查找的范圍是$A$1：$E$26（表示絕對(duì)引用A1：E26區(qū)域，即銷售數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)域），查找的列數(shù)是COLUMN（B2），這里使用COLUMN函數(shù)對(duì)列的相對(duì)引用，右拉時(shí)會(huì)依次查找C、D、E列，F(xiàn)ALSE表示精確查找。這樣，只要我們?cè)贏1：E26區(qū)域輸入新的開(kāi)單數(shù)據(jù)，就會(huì)自動(dòng)引用到G1：K1。

新建工作表2，將表1的A1：E1內(nèi)容復(fù)制到G13：K13，接著定位到G14（即文檔大約中間位置即可）并輸入公式“=Sheet1！G1”，向右填充到K14，即在工作表2的位置引用表1的G1：K1的數(shù)值。定位到G18并輸入公式“="恭喜"&CHAR（10）&H14&I14&"在"&TEXT（G14，"yyyy年mm月dd日"）&CHAR（10）&"成功開(kāi)單"&J14&CHAR（10）&"金額是："&K14&"元"”，這樣在G18就會(huì)顯示開(kāi)單的喜報(bào)內(nèi)容。按提示將G18單元格的底色填充為紅色，設(shè)置合適的字體并選擇“居中顯示”（圖3）。

公式解釋：這里主要使用“&”字符將指定的單元格連接起來(lái)（注意漢字字符要用半角的雙引號(hào)標(biāo)注），其中“CHAR（10）”表示換行，“TEXT（G14，"yyyy年mm月dd日"）”表示使用Text函數(shù)將日期顯示為年月日的形式。因?yàn)槲覀冊(cè)谑褂谩?”連接單元格后無(wú)法再對(duì)其中的字符進(jìn)行單獨(dú)設(shè)置，大家可以根據(jù)實(shí)際需要自行選擇連接的字符，比如可以將“恭喜”單獨(dú)放置在G17，然后將其設(shè)置為其他字體，這樣實(shí)際展示時(shí)更為醒目。

為了更好地展示數(shù)據(jù)，這里還可以使用“鏈接圖片功能”，將上述鏈接文本轉(zhuǎn)換為圖片，以便于后續(xù)進(jìn)行三維等美化處理。選中G18并復(fù)制，定位到I19（不要和原始數(shù)據(jù)在一行，便于后續(xù)圖片的調(diào)整），選擇“開(kāi)始→粘貼→選擇性粘貼→鏈接的圖片”，調(diào)整I19的大小，使得圖片正好能填滿整個(gè)單元格。點(diǎn)擊“圖片工具格式→格式→三維格式”，按提示設(shè)置合適的三維參數(shù)。當(dāng)然還可以對(duì)其設(shè)置發(fā)光、陰影、柔化等效果，使展示效果更好（圖4）。

選中13、14行并右擊，選擇“隱藏”，隱藏原來(lái)的數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊菜單欄的“視圖”，去除“網(wǎng)格線”的勾選，這樣可以在空白版面上顯示喜報(bào)圖片，便于后續(xù)在PPT中進(jìn)行展示。

完成上述操作后，啟動(dòng)PPT進(jìn)行數(shù)據(jù)展示。先新建空白版式幻燈片，依次點(diǎn)擊“開(kāi)始→粘貼→選擇性粘貼→粘貼鏈接→Microsoft Excel工作表對(duì)象”，將I19單元格以鏈接的方式粘貼到幻燈片中（圖5）。

選中圖片并點(diǎn)擊“動(dòng)畫→添加動(dòng)畫”，為其添加一個(gè)“翻轉(zhuǎn)式由遠(yuǎn)及近”的進(jìn)入動(dòng)畫，將“開(kāi)始”設(shè)置為“與上一動(dòng)畫同時(shí)”，持續(xù)時(shí)間為3秒。切換到“動(dòng)畫窗格→效果選項(xiàng)→計(jì)時(shí)”，將“重復(fù)”設(shè)置為“直到幻燈片末尾”（圖6）

點(diǎn)擊“幻燈片放映→設(shè)置幻燈片放映”，放映類型選擇“演講者放映（全屏幕）”，放映選項(xiàng)勾選“循環(huán)放映，按Esc鍵終止”，放映幻燈片選擇從1到1。再準(zhǔn)備一張喜報(bào)模板圖片并置于底層。這樣，一份喜報(bào)展示幻燈片就制作完成了（圖7）。

最后將PPT移動(dòng)到擴(kuò)展的大屏幕上進(jìn)行全屏放映，大屏幕上就會(huì)循環(huán)播放喜報(bào)數(shù)據(jù)。由于這里圖片是鏈接到Excel中的數(shù)據(jù)，當(dāng)我們?cè)贓xcel中輸入新的數(shù)據(jù)后，幻燈片上也會(huì)同步展示最新的數(shù)據(jù)（如果沒(méi)有同步顯示，右擊圖片選擇“更新鏈接”即可）。這樣，展示的效果就會(huì)更好（圖8）。