李怡菲

摘要：由于信息技術(shù)的有效發(fā)展，檔案管理信息化成為了未來(lái)趨勢(shì)，也對(duì)檔案管理員的素質(zhì)形成更高的要求，進(jìn)而使信息化有效的運(yùn)用到檔案管理工作中。本文針對(duì)檔案信息化在檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理信息化;檔案管理員素質(zhì)

引言：

檔案管理工作中將信息技術(shù)加以有效運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠有效地提升檔案管理的工作效率。檔案管理員應(yīng)當(dāng)積極提升自身全面素質(zhì)，提高個(gè)人綜合能力，將信息技術(shù)更好的加以運(yùn)用，改變傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端，促進(jìn)更好的適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，推動(dòng)檔案管理行業(yè)的快速發(fā)展。

一、檔案管理信息化在檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）應(yīng)用程度不足

當(dāng)下是信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，信息化已經(jīng)融入到了各行各業(yè)中，為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來(lái)極大的推動(dòng)力，然而有些檔案館在信息化的運(yùn)用程度上還并不充分，只是將信息化設(shè)備用來(lái)完成日常的工作，至于大量的檔案內(nèi)容整理與分類等工作仍然采用的是傳統(tǒng)的手工方式，工作效率依舊沒(méi)有得到有效的提升，缺少信息化設(shè)備的有效協(xié)助，大量的檔案信息也就無(wú)法得不到有效的運(yùn)用。

（二）人員能力較低

許多檔案館內(nèi)早已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，只是工作人員的思想認(rèn)知程度沒(méi)有太多變化，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，需要進(jìn)行大量的檔案信息調(diào)用工作時(shí)，無(wú)法對(duì)需求的內(nèi)容進(jìn)行有效辨別，不能做到檔案信息的精準(zhǔn)查找和調(diào)用，導(dǎo)致工作效率較低，即便是運(yùn)用信息化設(shè)備完成工作，工作效率的提升也并不明顯。

（三）缺乏技術(shù)能力

檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)能夠讓從事檔案管理工作的人員利用信息化設(shè)備迅速完成工作，但需要具備熟練運(yùn)用的能力。有些檔案管理員在工作中只會(huì)利用計(jì)算機(jī)的日常使用，并不會(huì)使用專業(yè)的軟件和設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作的效率依舊沒(méi)有得到提升，而且當(dāng)遇到技術(shù)方面的問(wèn)題時(shí)不能及時(shí)解決，面對(duì)來(lái)自外界的惡意攻擊時(shí)，缺少良好的防范意識(shí)，導(dǎo)致信息化在檔案管理工作中的運(yùn)用常常遇到問(wèn)題，檔案管理員也無(wú)法正常開(kāi)展工作[1]。

二、檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）良好的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作對(duì)職業(yè)能力的要求較高，只有擁有良好的職業(yè)能力才能夠有效的開(kāi)展相關(guān)工作，而且對(duì)工作效率也有著很高的要求，因此，在當(dāng)下這個(gè)科技高速發(fā)展的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的同時(shí)，檔案管理員也應(yīng)當(dāng)及時(shí)的轉(zhuǎn)變思想，摒棄傳統(tǒng)檔案管理工作的思維，讓信息化在檔案管理工作中的運(yùn)用成為提高自身職業(yè)能力的機(jī)會(huì)，積極的展開(kāi)針對(duì)信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，形成熟練運(yùn)用信息化設(shè)備的能力，從而更快的適應(yīng)檔案管理信息化的工作方式。

檔案管理員對(duì)大量的檔案信息進(jìn)行管理，也掌握了許多較為嚴(yán)密的內(nèi)容，這些都是重要的信息，不能夠隨便的泄露出去。所以檔案管理員應(yīng)當(dāng)明確工作的保密性特點(diǎn)，不斷的在工作中進(jìn)行自我提醒和約束，努力做好檔案信息的保密和管理工作。也可以針對(duì)檔案管理人員不定期開(kāi)展職業(yè)道德方面的教育，組織所有工作人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，幫助檔案管理員正視工作特性和職業(yè)道德，不會(huì)做出任何泄露檔案信息的行為，為檔案信息的安全性提供有效保障。

（二）熟練的工作能力

檔案管理工作不僅要做到對(duì)檔案信息的有效分類、整理，也應(yīng)當(dāng)具備精準(zhǔn)的進(jìn)行查找的能力。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)能夠更好的幫助檔案管理員實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵信息的查找，但前提是檔案管理員要具備掌握大量的運(yùn)用信息化設(shè)備的知識(shí)，擁有熟練的操作技巧，了解信息化運(yùn)用時(shí)開(kāi)展工作的關(guān)鍵方法。例如檔案管理員要對(duì)某些檔案信息進(jìn)行查找時(shí)，通過(guò)確定查找內(nèi)容的關(guān)鍵詞并輸入到檔案信息管理軟件中，軟件系統(tǒng)會(huì)根據(jù)關(guān)鍵詞迅速查找到相關(guān)檔案的具體內(nèi)容，方便檔案管理人員的及時(shí)調(diào)取。檔案信息的整理和歸類也是十分關(guān)鍵的，管理員應(yīng)當(dāng)具備利用信息化來(lái)實(shí)現(xiàn)工作的能力。例如有檔案信息需要整理分類時(shí)，檔案管理員能夠?qū)n案信息進(jìn)行有效分類，將新增加的檔案信息以最全面、準(zhǔn)確的內(nèi)容歸類到計(jì)算機(jī)軟件中，并進(jìn)行相關(guān)信息的檢索，做到對(duì)檔案信息的有效整理和分類，減少不必要的資源產(chǎn)生，為節(jié)省各類資源做出貢獻(xiàn)。

（三）較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)

隨著科技水平的發(fā)展，信息化的運(yùn)用越來(lái)越廣泛，同時(shí)也面臨著很多的問(wèn)題，來(lái)自外界的惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊行為是最常見(jiàn)的。實(shí)際上檔案館的檔案信息也可以利用網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行調(diào)取，這就給檔案館的檔案信息帶來(lái)了非常大的安全隱患。因此檔案館可以通過(guò)對(duì)所有工作人員開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)安全教育和相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)，幫助檔案管理人員能夠在日常檔案管理工作中養(yǎng)成良好的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，避免了在工作中個(gè)人的不當(dāng)操作導(dǎo)致檔案信息被盜用。例如規(guī)定工作人員在工作期間內(nèi)，不許利用裝有專門(mén)的檔案信息管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)瀏覽與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容，也不允許隨意連接個(gè)人設(shè)備，從最基礎(chǔ)的方面提升了員工的安全意識(shí)[2]。另一方面，檔案管理員還應(yīng)當(dāng)具備能夠應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的能力，需要通過(guò)對(duì)檔案管理人員開(kāi)展信息安全方面的技能培訓(xùn)，加大信息安全方面的投入，幫助檔案管理人員能夠熟練掌握許多關(guān)于信息安全方面的專業(yè)技術(shù)以及相應(yīng)的防范手段，有效地了解來(lái)自各類手段的惡意攻擊的同時(shí)，也具備對(duì)這些惡意攻擊進(jìn)行有效防護(hù)的能力，及時(shí)的將問(wèn)題解決。避免因?yàn)闄n案管理員不懂得專業(yè)技術(shù)，無(wú)法及時(shí)對(duì)來(lái)自外界的攻擊進(jìn)行抵抗并予以控制，導(dǎo)致許多檔案信息被泄露出去，帶來(lái)很多意想不到的問(wèn)題。例如管理員懂得將計(jì)算機(jī)上安裝防護(hù)專用的殺毒軟件，專業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)與外界網(wǎng)絡(luò)相連接時(shí)，特定的網(wǎng)絡(luò)端口能夠及時(shí)關(guān)閉，避免更多的網(wǎng)絡(luò)攻擊對(duì)檔案管理系統(tǒng)造成破壞。也能夠懂得對(duì)軟件系統(tǒng)設(shè)置定時(shí)備份，保證在遭遇突發(fā)攻擊時(shí)，大量的檔案信息數(shù)據(jù)能夠完全恢復(fù)。

結(jié)論：

檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是必然趨勢(shì)，檔案管理員應(yīng)當(dāng)積極的面對(duì)檔案管理信息化帶來(lái)的沖擊，努力提升自身的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，熟練的利用信息化的方式來(lái)完成檔案管理工作，從根本上提升檔案管理的工作效率，推動(dòng)行業(yè)能夠緊隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的步伐前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉洋.探討檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].才智，2019 （32）：205.

[2]李曉敏.淺談檔案管理信息化背景下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017 （01）：37.