王小波

摘要：促進(jìn)信息化和工業(yè)化深度整合，不斷完善信息基礎(chǔ)設(shè)施，助推信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，為信息化工作的全面推廣指引了方向和提供了動力。檔案信息化建設(shè)如今已經(jīng)成為了信息化建設(shè)時代的一項重要工作內(nèi)容，有助于實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化以及現(xiàn)代化建設(shè)，也成為了單位適應(yīng)新時代的一項重要性。單位要迎合當(dāng)前的時代要求，充分發(fā)揮會計檔案的利用價值，就要在信息化建設(shè)方面加大力度，利用信息化的管理方法彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中存在的不足。

關(guān)鍵詞：信息化;會計檔案;管理

伴隨現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)開始在諸多領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，而會計檔案管理也因此步入到了一個電子化與信息化的時代。會計檔案是單位財務(wù)管理工作當(dāng)中形成的，是單位的重要資源，也是單位長效建設(shè)的根據(jù)。只有做好會計檔案的科學(xué)化管理工作，彌補(bǔ)檔案管理當(dāng)中存在的缺陷和不足，才能夠真正為會計工作的發(fā)展和有關(guān)決策的制定提供必要根據(jù)。信息化建設(shè)無疑是重要方向和必然趨勢，所以單位要完善管理條件，加大現(xiàn)代技術(shù)手段的應(yīng)用力度，利用信息化手段進(jìn)行會計檔案管理體系建設(shè)，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)與利用。

一、信息化背景下會計檔案的特點(diǎn)

信息化時代下的單位發(fā)展必須和時代建設(shè)相適應(yīng)，走可持續(xù)性發(fā)展以及與時俱進(jìn)的發(fā)展道路。相應(yīng)的單位會計檔案管理工作，也需要在信息化建設(shè)上做好理論研究以及實踐分析，了解信息化會計檔案管理給單位提出的要求。第一，會計檔案信息化管理要求建設(shè)電子檔案，而電子檔案載體對環(huán)境的要求很高。這就需要在電子檔案載體的應(yīng)用上提供一系列的環(huán)境保障，以免信息毀損。第二，會計檔案內(nèi)容豐富，領(lǐng)域?qū)挿?。電子化的會計檔案，既涉及到傳統(tǒng)層面上的會計檔案信息，比如原始單據(jù)、會計憑證、賬目報表等等，還涉及到存儲于硬盤和其他介質(zhì)當(dāng)中的電子數(shù)據(jù)，極大程度上提高了檔案內(nèi)容的豐富性和全面性。第三會計檔案顯現(xiàn)出極大的共享性與高速性特征。在信息化背景下，單位會計電子檔案在實際處理當(dāng)中運(yùn)用的是計算機(jī)設(shè)備，不管是信息處理還是數(shù)據(jù)整合，在速度上都明顯加快，同時也可以基于網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息傳遞，促進(jìn)信息共享，充分體現(xiàn)會計檔案的應(yīng)用價值。

二、信息化背景下會計檔案信息化管理的措施

2.1健全會計檔案信息化管理制度

對于單位的規(guī)范化建設(shè)以及長遠(yuǎn)發(fā)展來說，對會計檔案進(jìn)行整理與開發(fā)利用是單位完善財務(wù)管理體系的必要舉措。傳統(tǒng)的檔案管理方法比較落后，不利于對信息的長久保存和合理利用。在信息化時代下，通過會計檔案信息化管理建設(shè)能夠給單位的會計工作提供必要根據(jù)，保證相關(guān)決策的科學(xué)性和有效性。而信息化的會計檔案管理必須要有完備的管理制度作為約束和規(guī)范，因為會計檔案當(dāng)中涉及到的都是單位的重要數(shù)據(jù)，所以在管理工作中要小心謹(jǐn)慎，避免差錯，并建立規(guī)范化的會計檔案信息化管理制度。首先需要確定電子會計檔案的傳播和管理流程，在對數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行整理之后，需要嚴(yán)格依照規(guī)范要求，做好刻盤備份工作，之后再進(jìn)行保存保管和分類存放，由專門人員定期維護(hù)和檢查，保證會計檔案完整。其次，要對檔案管理規(guī)范進(jìn)行詳細(xì)說明，比如指出檔案查閱時要經(jīng)過嚴(yán)格審批程序，要求檔案管理者要依照制度規(guī)范進(jìn)行管理，嚴(yán)肅處理違規(guī)操作行為。最后，單位要構(gòu)建會計檔案信息化管理的安全保障制度，給出安全管理工作要遵循的原則和流程，維護(hù)信息存儲安全和系統(tǒng)運(yùn)營安全，同時還需要構(gòu)建內(nèi)外網(wǎng)隔離措施，完善異地災(zāi)備系統(tǒng)，全方位保證檔案信息化管理安全。

2.2保證電子化檔案保存環(huán)境安全

信息化的會計檔案管理需要把各項信息用電子化形式保存保管下來。電子檔要有現(xiàn)代化設(shè)備作為保存條件，并保證了環(huán)境的安全性。如今單位的會計檔案保存，通常是電子與紙質(zhì)檔案并存的，其中電子檔案能夠為查詢利用提供極大的便利，而紙質(zhì)檔案則顯得比較可靠，可以在電子檔案數(shù)據(jù)資料出現(xiàn)差異時進(jìn)行校對比照。在保存電子檔案時，需要做好備份工作，避免保存過程中出現(xiàn)毀損的問題，所以備份的磁盤與圓盤要分別保存。存放電子檔案的房間溫度要進(jìn)行把控，保持有效通風(fēng)，同時還需要做好防火、防潮和防磁工作。入庫之后的磁盤必須保存在特制防磁柜當(dāng)中，避免出現(xiàn)病毒感染等問題。在利用會計信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理時，也需要做好系統(tǒng)的安全建設(shè)，引入保密技術(shù)和其他的技術(shù)手段，做好信息安全保障工作。

2.3提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和檔案資料的管理建設(shè)存在著非常密切的關(guān)系，特別是在如今的信息化時代背景下，如果檔案管理人員素質(zhì)不高，就不能夠滿足會計檔案信息化管理的要求，也不能夠在檔案信息的利用額上做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。基于這樣的情況，單位首先要提高檔案管理者的思想認(rèn)識，使其正確認(rèn)識會計檔案管理和實現(xiàn)信息化管理的必要性，改變他們以往在檔案管理當(dāng)中過于隨意的情況。其次，單位要定期對檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，規(guī)范他們的管理操作，既要為他們補(bǔ)充必要的財務(wù)專業(yè)知識，也要提高他們的信息素質(zhì)和信息化系統(tǒng)的操作能力，以免在管理工作當(dāng)中出現(xiàn)誤差。除此以外，企業(yè)還需要招收專門的計算機(jī)人才負(fù)責(zé)對會計檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和技術(shù)支持，特別注重維護(hù)系統(tǒng)安全。

在會計信息化持續(xù)發(fā)展和單位變革管理方式的背景下，會計檔案的信息化管理成為了單位創(chuàng)新檔案管理工作的必要舉措，所以單位立足實際深入研究信息化背景下，促進(jìn)會計檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化管理，有著極高的實踐價值。單位需要對會計檔案信息化管理的要求與特征進(jìn)行分析和把握，了解信息化建設(shè)的要求，在此基礎(chǔ)之上通過變革會計檔案管理模式為信息化管理的實現(xiàn)提供系列保障條件，滿足當(dāng)前階段單位創(chuàng)新發(fā)展的要求。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋志剛.關(guān)于資產(chǎn)管理公司財務(wù)會計工作的若干思考[J].經(jīng)營管理者.2017 （17）