曲晨耕

摘要：聲像檔案是現(xiàn)代檔案的重要組成部分，在現(xiàn)實(shí)查考利用方面具有重要作用，為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，必須做好聲像檔案管理工作，但是由于各種因素的影響，使其存在諸多問題，基于此，本文闡述了聲像檔案的主要特征，對現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理問題及其策略進(jìn)行了簡要分析。

關(guān)鍵詞：聲像檔案;特征;問題;策略

一、聲像檔案的主要特征

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。其聲像檔案主要具有以下特征：1）直觀形象性特征。聲像檔案以音頻、視頻等形式存在，故而通過音頻、視頻的形式能夠?qū)崿F(xiàn)對其所承載的事件的客觀、詳實(shí)記錄，使檔案信息更具有直觀性與形象性。而且相對于紙質(zhì)檔案來說，聲像檔案可信度相對更高一些。因此聲像檔案資源所具備的優(yōu)勢是紙質(zhì)檔案所難以與之比擬。2）內(nèi)容真實(shí)性特征。一般聲像檔案主要是視頻和音頻錄制，并附有一些文字來描述一些歷史內(nèi)容，諸如唱片、照片、文字等不同特點(diǎn)的材料，闡釋的都是事實(shí)、史實(shí)。同時(shí)把具有巨大價(jià)值的音像資料進(jìn)行定期系統(tǒng)收集整理和歸檔，因而在檔案資料運(yùn)用中，聲像資料存儲完整與否，直接影響到其是否真實(shí)、嚴(yán)密，是否可以客觀地反映社會內(nèi)容，充分展示歷史舞臺的形象，從而直接影響到其應(yīng)用價(jià)值。3）傳播專業(yè)性特征。一是聲像檔案可以直接顯示社會各階層的面貌，無論哪個階段或時(shí)期都可以直接反映出來。二真實(shí)性檔案，不可替代，它不僅記錄了已發(fā)生過的事情或現(xiàn)象，對于社會發(fā)展是一個重要的參考，丟失或損壞則是不可挽回的損失。三聲像檔案的專業(yè)性，是公眾輿論和宣傳方向的主要傳播者，反映了一個時(shí)代所呈現(xiàn)出來的主流意識形態(tài)和價(jià)值取向。4）收集廣泛性特征。聲像資料內(nèi)容非常豐富，種類繁多，涉及當(dāng)?shù)馗鱾€時(shí)期的歷史風(fēng)貌及當(dāng)?shù)厣鐣麟A層的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等活動，表現(xiàn)形式包含照片、聲視頻資料、錄影帶、光盤等，這些都是檔案部門收集的對象，非常廣泛。

二、現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理問題分析

現(xiàn)代檔案管理過程中，由于受到諸多因素的影響，使得聲像檔案管理存在很多問題，主要表現(xiàn)為：1）意識問題。隨著社會的變化發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善，絕大數(shù)單位都配備有聲像設(shè)備，從總體講，聲像設(shè)備配備比較齊全。但是也不同程度地存在著聲像設(shè)備管理混亂問題，多數(shù)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度和使用要求，致使有的設(shè)備閑置，難以充分發(fā)揮作用;有的設(shè)備存放在科室或個人手中，使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用，最終造成一些重要活動沒有及時(shí)攝錄，檔案沒有完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。特別是隨著人員變動和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。2）管理制度問題。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)只有少數(shù)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。聲像檔案的管理還存在著科室一年一次移交檔案室、科室分散保管或個人保存等多種管理方式，對單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠。3）歸檔問題。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有很多單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。4）保存問題。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。但是，大多數(shù)單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

三、?現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理策略分析

1、增強(qiáng)聲像檔案管理意識。現(xiàn)代檔案管理工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證。結(jié)合相關(guān)實(shí)踐分析：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案及生動的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2、建立健全聲像檔案管理制度。基于聲像檔案管理存在的問題，現(xiàn)代檔案管理的聲像檔案管理需要合理制定切合實(shí)際的管理制度來規(guī)范聲像檔案管理。因此各立檔單位要建立健全相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、整理、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處。必須制定有效的配套策略，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3、做好聲像檔案歸檔管理。現(xiàn)代檔案管理的聲像檔案歸檔管理策略主要有：第一、通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交檔案館。第二、重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對本地重點(diǎn)單位和產(chǎn)生聲像檔案比較集中的部門，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。第三、從攝錄人員中直接征集。對保存在攝錄人員手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。第四、廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

綜上所述，隨著科技的進(jìn)步發(fā)展，使得機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，同時(shí)形成了大量的聲像檔案，這些聲像檔案是各單位檔案全宗的重要組成部分，并且加強(qiáng)對聲像檔案的收集與管理，對單位、對社會都具有重要意義，但是由于各種因素的影響，導(dǎo)致聲像檔案管理工作存在諸多問題，因此對現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理進(jìn)行分析具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

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[2]盧立紅.淺談新時(shí)期聲像檔案管理存在的幾點(diǎn)問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（01）.

（作者單位：海倫市房產(chǎn)信息服務(wù)中心）