摘 要?作為全國首批國家示范性高等職業(yè)院校和廣東省一流高職院校建設(shè)計劃立項建設(shè)單位之一的廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院，伴隨著智慧校園的建設(shè)，從文檔一體化到數(shù)據(jù)檔案一體化，一方面，將檔案管理滲透到教學(xué)、科研、管理等業(yè)務(wù)活動中，另一方面，將歸檔流程寫入業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，通過更新觀念、規(guī)則前置、協(xié)同治理的方式將檔案工作深度融入學(xué)校信息化整體進程，并結(jié)合自身實踐，提出了高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)電子化歸檔的具體思路和實現(xiàn)路徑。

關(guān)鍵詞 智慧校園 電子文件 單軌制管理 路徑

中圖分類號 G271 文獻標(biāo)識碼 A 收稿日期 2019-05-22

★作者簡介：向澤紅，廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院研究館員，碩士，研究方向為檔案信息化、業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成、數(shù)字檔案館建設(shè)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔。

Abstract Guangzhou Panyu Vocational and Technical College， as one of the first national demonstration vocational colleges and the first-class vocational college construction projects in Guangdong province， goes from the integration of documents to the integration of data and archives along with the construction of smart campus. On the one hand， archives management is permeated into teaching， scientific research， management and other activities. On the other hand， the filing process is written into business links. By renewing concepts， giving priority to rules and collaborative management， the archival work is deeply integrated into the overall process of school informatization. Combining with its own practice， the paper puts forward specific ideas and realization path of electronic archiving of college business system data.

Keyword smart campus; electronic document; monorail system management; path

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及以及校園網(wǎng)的無限延伸，高校各項業(yè)務(wù)的辦理已從傳統(tǒng)的手工方式向自動化方式轉(zhuǎn)變，從辦公自動化系統(tǒng)，到智慧校務(wù)平臺的網(wǎng)上辦事大廳;從公文網(wǎng)上流轉(zhuǎn)和網(wǎng)上行政審批，到實現(xiàn)師生辦事網(wǎng)絡(luò)化、移動化、自助化;從文檔一體化到數(shù)據(jù)檔案一體化，數(shù)據(jù)化、開放化成為檔案的基本特征。檔案部門如果爭取進入到智慧校園建設(shè)這個平臺上來，會推進智慧檔案館的建設(shè)，大大推動檔案館為師生和社會服務(wù)，這是檔案界從未經(jīng)歷過的機遇和挑戰(zhàn)。作為全國首批國家示范性高等職業(yè)院校和廣東省一流高職院校建設(shè)計劃立項建設(shè)單位之一的廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院，探索出高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)電子化歸檔的實踐路徑。

一、新時代檔案數(shù)據(jù)的形成促進高校檔案行業(yè)的變革

隨著高校智慧校園建設(shè)的不斷推進，教學(xué)、科研、基建、資產(chǎn)、財務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的新型文件和數(shù)據(jù)，這些文件的形成主體、形態(tài)、特征、數(shù)據(jù)量、運行流程、管理要求各不相同，與生俱來帶有各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的技術(shù)特征與含量，如文檔、設(shè)計圖、照片、錄音材料、視頻、地理信息等，這些數(shù)據(jù)以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主，向表格、網(wǎng)頁、音視頻、圖像等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)傾斜。面對這些快速增長的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，檔案館廣泛應(yīng)用的IOE（I指IBM的服務(wù)器，O指Oracle的數(shù)據(jù)庫，E指EMC存儲模式）模式顯得捉襟見肘。同時這些結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間存在一定關(guān)聯(lián)性，如查詢一份合同，不僅能和申請、審批、業(yè)務(wù)部門、供應(yīng)商的信息相關(guān)聯(lián)，還能關(guān)聯(lián)招投標(biāo)環(huán)節(jié)、合同的談判、簽訂、執(zhí)行、付款以及憑證等全過程管理環(huán)節(jié)。要處理這些檔案數(shù)據(jù)，必須借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用又促進了高校檔案行業(yè)的變革。

1.思維角度。國務(wù)院要求，網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)全過程留痕、全流程監(jiān)督。這是一個檔案化程度越來越高的時代，開放政府把檔案館推到了一個公共服務(wù)的位置，智慧城市的發(fā)展也將檔案的開發(fā)利用從幕后推向前臺，檔案工作如何適應(yīng)法治中國建設(shè)推進依法治檔，如何適應(yīng)政務(wù)公開推進檔案信息開放？檔案管理正逐漸成為“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”改革的重要支撐，檔案的作用也將以支撐取代尾隨，網(wǎng)絡(luò)是一種將各種信息檔案化的工具，所有信息都將變成檔案數(shù)據(jù)。

2.資源角度。大數(shù)據(jù)時代，一切具有保存價值的文件、數(shù)據(jù)、照片、視頻、實物等都將被視為檔案。因此，檔案館接收、征集和保存的資源不僅局限于官方的紅頭文件，還要有意識、有針對性地收集能夠突顯社會發(fā)展脈絡(luò)、反映時代特征全貌的網(wǎng)頁、社交媒體、圖片、音視頻資料等大眾化的信息資源，從而構(gòu)建一幅反映國家與社會變遷的實時全景圖。

3.服務(wù)角度。檔案服務(wù)向多元化和個性化發(fā)展，要將服務(wù)定位于全面服務(wù)、全程服務(wù)、精準(zhǔn)服務(wù)，實現(xiàn)“信息+解決方案”的一站式服務(wù)。除此之外，檔案業(yè)務(wù)流中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，用戶數(shù)據(jù)以及用戶的查詢和瀏覽數(shù)據(jù)也是檔案大數(shù)據(jù)的一部分，主動調(diào)查社會公眾需求，建立各種數(shù)據(jù)模型，挖掘有用的信息和知識，合理開放，實現(xiàn)數(shù)據(jù)增值。

4.管理角度。信息時代檔案管理不再以檔案實體作為管理對象，載體只是過客，留存在載體上的信息才是真正的管理對象，要對檔案的內(nèi)容進行全生命周期管理，包括其歷史性、原始記錄性、系統(tǒng)性和完整性。每一個人既是檔案的形成者，又是檔案的利用者，檔案機構(gòu)也將演變成協(xié)同化的數(shù)據(jù)管理機構(gòu)。

二、基于智慧校園的電子檔案管理實現(xiàn)路徑的關(guān)鍵要素

1.更新理念為先導(dǎo)推進電子文件單軌制管理。如今的文件絕大部分是在信息環(huán)境中產(chǎn)生，檔案工作的對象正逐步由模擬態(tài)向數(shù)字態(tài)、數(shù)據(jù)態(tài)的方向演化，在此進程中我們需要密切關(guān)注新技術(shù)背景下前端業(yè)務(wù)發(fā)生的巨大變化并快速作出響應(yīng)。這就需要對檔案原件的概念進行再認(rèn)識，要將原生的具有保存價值的電子文件及其相關(guān)過程信息的集合體作為管理的范圍和對象，要重新認(rèn)識電子文件的某些核心特點，比如對原件的認(rèn)識，信息環(huán)境下電子文件的內(nèi)容和載體是可分離的，對電子文件原始性的認(rèn)識就不能囿于載體的形式，而是注重電子文件承載的信息是生成時的原始記錄，這些電子文件形成、辦理、歸檔等過程中形成的元數(shù)據(jù)（如基本信息描述、辦理流程等），都應(yīng)作為電子文件的組成部分一并歸檔和保存，因為它們都是“人類活動的原始符號記錄”，所以智慧校園環(huán)境下檔案管理的對象就要縱橫拓展，即橫向到邊，包括前端和后端，在信息系統(tǒng)全生命周期內(nèi)做檔案業(yè)務(wù)設(shè)計，將各類數(shù)據(jù)的操作規(guī)程、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、管理過程標(biāo)準(zhǔn)，以及存儲格式標(biāo)準(zhǔn)等檔案管理工作提前介入文件或事項辦理運行程序，在前端及對應(yīng)歸檔文件進行檔案化管理;縱向到底，要做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，電子文件種類要從文本文件拓展到數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、視頻文件、程序文件、網(wǎng)頁文件、命令文件等[1]62。

2.建立一套完整的治理式的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。信息化、電子化產(chǎn)生了大量的電子化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，歷經(jīng)多年形成了大量的電子檔案，其使用、存儲都是電子化，徹底顛覆了傳統(tǒng)檔案管理模式。電子檔案立檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一[2]93，《全國檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃綱要》確定了電子檔案“單軌制”的政策認(rèn)可;《合同法》《電子簽名法》《刑訴法修正案》《民訴法修正案》《電子公文傳輸管理辦法》等法律條文的頒布確認(rèn)了電子檔案法律地位;第三方權(quán)威機構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書、可靠的電子簽名、電子印章等技術(shù)保障了電子文件、電子檔案的真實性和安全性。所以對于電子文件的管理，需要采取有別于一般數(shù)字信息記錄的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方針，甚至可以影響檔案信息化建設(shè)和實施的成敗。因此，在具體實施中，我們主要以“采標(biāo)為主、制訂為輔”的原則參照國內(nèi)外成熟體系框架，考慮采用國家已有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制訂或修訂適合高校特點、與國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以需求為驅(qū)動，以業(yè)務(wù)為驅(qū)動，遵循統(tǒng)一的流程，確保操作的合法性和規(guī)范性。

3.搭建覆蓋所有業(yè)務(wù)活動的檔案大數(shù)據(jù)管理平臺。檔案大數(shù)據(jù)管理平臺是基于大數(shù)據(jù)、云平臺、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)、虛擬現(xiàn)實等高新技術(shù)，以海量數(shù)據(jù)為核心、多元產(chǎn)品為基礎(chǔ)、多個終端為平臺、充分發(fā)揮認(rèn)知盈余、實現(xiàn)信息與用戶相匹配、以深度服務(wù)為延伸的全新、開放、共享的生態(tài)系統(tǒng)，該平臺以各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件歸檔處理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案長期保存系統(tǒng)等一起構(gòu)建文件檔案全過程連續(xù)性管理體系，其定位在電子檔案的管理，將傳統(tǒng)載體作為輔助功能[3]22，它不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對電子校務(wù)平臺行政審批事項的電子化歸檔，而且能夠?qū)崿F(xiàn)各類重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的電子化歸檔，還能確保內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過遷移依然與形成時的原始狀態(tài)一致性，來實現(xiàn)對高校各部門檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研。

圖1模型包括收、管（存）、用三個階段：

（1）收：建立業(yè)務(wù)全覆蓋的檔案收集體系，在檔案數(shù)據(jù)的采集過程，強調(diào)“大檔案觀”，將數(shù)字副本、電子文件及元數(shù)據(jù)、著錄數(shù)據(jù)、歸檔范圍確定、保管期限判別、用戶習(xí)慣、用戶需求、管理日志、風(fēng)險預(yù)警形成的數(shù)據(jù)，以及可以支撐智能管理、精準(zhǔn)服務(wù)、檔案安全等形成的數(shù)據(jù)都納為采集范圍，并對電子文件實施前端控制和全過程管理;對存量檔案采用數(shù)字化加工，建立起檔案數(shù)字化的常態(tài)機制，關(guān)注數(shù)字副本的真實性，采集數(shù)字化過程中的元數(shù)據(jù)[4]8，實施已有紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本的全文識別，完成目錄管理向全文管理轉(zhuǎn)型。

（2）管（存）：建立完備的數(shù)據(jù)檔案管理體系，將各數(shù)據(jù)從原業(yè)務(wù)系統(tǒng)中不失真攝取，將異構(gòu)數(shù)據(jù)進行整合處理，統(tǒng)一元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，并在新的環(huán)境中有序管理，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫文件的可讀性管理、音視頻非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)格式管理、只讀鎖定管理、控制權(quán)限管理、格式升級遷移監(jiān)控與管理、環(huán)境升級遷移管理等，形成了一個真正意義的數(shù)字檔案館。消除業(yè)務(wù)部門的信息孤島，打破管理壁壘，實現(xiàn)管理、技術(shù)、文化教育、服務(wù)等功能的相互融合、相互依存，協(xié)同創(chuàng)新，提升高校教育教學(xué)管理效能，推進精細化管理，以檔案工作規(guī)范化、信息化帶動教育、教學(xué)、管理、科研等各項工作規(guī)范化和科學(xué)化，從而提高學(xué)校各項工作的管理水平，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各層級管理人員提供決策和管理服務(wù)，助力管理創(chuàng)新。

（3）用：建立智能的數(shù)據(jù)推送服務(wù)機制，利用各類專題庫的結(jié)構(gòu)設(shè)計、虛擬數(shù)據(jù)推送、隨機專題推送、隨機目錄檢索、統(tǒng)計與全文檢索，提供“互聯(lián)網(wǎng)+”結(jié)構(gòu)的主動服務(wù)利用及知識挖掘的應(yīng)用，給用戶提供一個追溯過程的資源檢索利用平臺，通過網(wǎng)站信息發(fā)布、掌上檔案服務(wù)、遠程公共服務(wù)平臺、多媒體檔案利用、電子閱覽室等模塊，用戶能夠在這個平臺進行與人、財、物、事彼此關(guān)聯(lián)的鏈條式檢索[5]33。

4.建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔處理平臺。電子文件歸檔處理平臺是電子校務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的過渡性系統(tǒng)，是電子文件歸檔、電子檔案接收實現(xiàn)安全管控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也可叫預(yù)歸檔平臺，它是數(shù)字檔案館的前端和入口，是連接數(shù)字檔案館與電子校務(wù)各系統(tǒng)的橋梁和紐帶，必須做好技術(shù)保障支撐，該平臺通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)管道、Webservice、網(wǎng)頁爬蟲、服務(wù)總線等技術(shù)對前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行采集，采集的內(nèi)容包括元數(shù)據(jù)、正文、留痕稿、流轉(zhuǎn)單、附件、標(biāo)準(zhǔn)格式等。對于已使用多年或已失去原開發(fā)商支持的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，可通過開放業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫只讀權(quán)限的方式主動抓取數(shù)據(jù)，進行版式合成、數(shù)字簽名、校驗及數(shù)據(jù)封裝。對于新建的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，可通過標(biāo)準(zhǔn)接口即FTP+Webservice接口方式接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可保證各業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照標(biāo)準(zhǔn)方式推送數(shù)據(jù)，盡量避免建設(shè)后的數(shù)據(jù)分析模板化合成，真正做到中間過程的無人工干預(yù)，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性和原始性。

要實現(xiàn)對全校所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督和指導(dǎo)，需要將數(shù)據(jù)歸檔范圍、歸檔數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、存儲結(jié)構(gòu)、交換方式、格式質(zhì)量等檔案業(yè)務(wù)要求前置到前端各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，一定要在流程、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、軟件設(shè)計等方面相互銜接、相互匹配，按照歸檔要求分門別類進行有序化、系統(tǒng)化的重新組織、整理導(dǎo)出。電子文件歸檔處理系統(tǒng)主要面向各業(yè)務(wù)部門檔案員，奉行“誰家的孩子誰抱回家”，由電子文件形成部門負(fù)責(zé)完成電子文件的價值鑒定、整理、檢測、格式轉(zhuǎn)換等預(yù)歸檔功能，重點實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的即時采集，接收入庫，并確保電子文件的真實、完整、安全、可用。

5.示范引領(lǐng)、試點先行、分步推進、逐步完善。2014年，中國人保財險成功接收國內(nèi)第一張以電子化方式入賬的電子發(fā)票;2016年，中國國家開發(fā)銀行助學(xué)貸款電子合同試點工作順利通過驗收;2017年，上海自貿(mào)區(qū)作為試點企業(yè)成功實施了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理，在全國檔案界和自貿(mào)區(qū)中實現(xiàn)首創(chuàng);緊接著浙江省檔案局開展的“最多跑一次”事項電子化歸檔是全國檔案系統(tǒng)的一次業(yè)務(wù)和技術(shù)創(chuàng)新實踐;2018年清華大學(xué)與中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)）實現(xiàn)了可信電子成績單的互信互認(rèn)，成為國內(nèi)首家啟用電子成績單的高校。這些成功的案例構(gòu)建了電子檔案單套制管理的新模式，開啟了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新時代，為電子檔案單軌制的運行在全國推廣提供了模式，用大數(shù)據(jù)支撐起實實在在的智慧檔案。要從戰(zhàn)略高度對高校檔案信息化建設(shè)進行頂層設(shè)計，遵循電子檔案的形成規(guī)律，按照試點先行、分步推進的原則，對發(fā)展成熟的業(yè)務(wù)系統(tǒng)優(yōu)先考慮。比如，將OA系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)作為先期試點，在實踐中不斷總結(jié)、不斷創(chuàng)新，不斷優(yōu)化管理流程、研究管理方法、改進管理手段，探索出適合本校業(yè)務(wù)實際的電子數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在條件成熟時，逐步推廣到全校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，不僅可以減少高校檔案信息化中的盲目性，也可以降低高校檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險。

6.建立智慧利用平臺，推行智慧服務(wù)。從本質(zhì)上講，智慧校園建設(shè)，或者說智慧校園的電子校務(wù)的發(fā)展，其核心是智慧檔案工作的發(fā)展，高校檔案實現(xiàn)智慧化管理，屬于智慧校園的范疇。所謂智慧檔案其實就是數(shù)字檔案的高級階段，高級在所謂數(shù)字智慧上，是在數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上使用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，在數(shù)據(jù)采集、存儲、共享、開放的基礎(chǔ)上進行智能化服務(wù)，智慧檔案館具有感知、整合、協(xié)同、智能、增值，泛在的功能，是為了讓檔案更有用、更好用。（1）通過獲取用戶的各種信息，對用戶的行為習(xí)慣、思維習(xí)慣、背景信息進行標(biāo)識形成用戶標(biāo)簽，通過不斷累積用戶標(biāo)簽，對標(biāo)簽數(shù)據(jù)進行分群分類，最終搭建出多個不同應(yīng)用分析和預(yù)測場景。（2）通過洞察用戶習(xí)慣，對檔案內(nèi)容的瀏覽時間、瀏覽次數(shù)的收集，系統(tǒng)逐漸刻畫用戶的思維習(xí)慣和行為習(xí)慣，定期推送相應(yīng)的內(nèi)容。（3）數(shù)據(jù)挖掘和知識發(fā)現(xiàn)，充分運用元數(shù)據(jù)、文本分析、語義分析、關(guān)聯(lián)分析、可視化的技術(shù)和方法，快速發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)律和構(gòu)建預(yù)測模型，并將其布署為預(yù)測分析解決方案。當(dāng)用戶檢索到某一條檢索結(jié)果時，系統(tǒng)將在后臺進行其關(guān)聯(lián)檔案分析，前臺用可視化的知識圖譜形象地展示某一檔案及其相關(guān)條目的關(guān)系結(jié)構(gòu)，可以構(gòu)建一個與搜索結(jié)果相關(guān)的完整的知識體系，往往讓用戶有意想不到的新發(fā)現(xiàn)，啟發(fā)其進行一系列的全新搜索查詢。（4）提供精準(zhǔn)利用，以開放、協(xié)同、共享的理念構(gòu)建主動服務(wù)體系，以人為本，由外向內(nèi)服務(wù)驅(qū)動，倒逼管理，以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，分析不同群體、不同業(yè)務(wù)場景的不同需求，使檔案服務(wù)更具“匹配性”和“瞄向性”惠及民生。

傳統(tǒng)檔案條件下的圖檔一體化到數(shù)字條件下的文檔一體化，再到智慧校園的數(shù)據(jù)檔案一體化，將是一種范疇更大、更開放、更社會化、技術(shù)水平更高、業(yè)務(wù)內(nèi)容更全面、更豐富的一種一體化形式。為此，新時代的檔案工作應(yīng)該以檔案資源體系[2]62、利用體系、安全體系建設(shè)為主線，圍繞學(xué)校中心工作，積極推進電子文件歸檔和電子檔案移交接收，加快數(shù)字檔案館建設(shè)，全面融入電子校務(wù)和智慧校園建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)，將電子檔案單軌制運行作為建設(shè)目標(biāo)，把融合與創(chuàng)新作為新時代檔案工作者的使命。

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